Traineeprogramm

  • Traineeprogramme dienen der Entwicklung von Führungskräftenachwuchs oder der gezielten Einarbeitung von Nachwuchskräften in einen Unternehmensbereich.
  • Sie wollen ein neues Traineeprogramm starten: Arbeiten Sie gemeinsam mit einer Projektgruppe ein Konzept aus.
  • Integrieren Sie das bestehende Programm in die Personalentwicklung. Die KOFA-Handlungsempfehlung gibt Tipps für die Umsetzung.

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Personalentwicklungsprogramm

Ratsam ist es, die Traineeausbildung in ein Personalentwicklungsprogramm einzubetten, das Teil der Vorbereitung auf die zukünftige Übernahme von Verantwortung im Unternehmen ist. Das Angebot, eine konkrete Personalentwicklungsmaßnahme zu durchlaufen, lässt sich mit entsprechenden Vertragsklauseln verknüpfen. So können Vereinbarungen getroffen werden, für welchen Zeitraum sich Ihre Fachkraft als Gegenleistung für Ihre Übernahme etwaiger Schulungskosten verpflichtet, weiterhin für Ihr Unternehmen tätig zu sein. 

Zielrichtungen von Fachtraineeprogrammen
In der Praxis lassen sich zwei Zielrichtungen von Traineeprogrammen unterscheiden: zum einen die allgemeine Entwicklung von Führungskräftenachwuchs, zum anderen die gezielte Einarbeitung in und Vorbereitung auf einen vorher festgelegten Unternehmensbereich. Die zweite Variante stellt das im Rahmen der Bindung von Fachkräften besonders relevante Fachtrainee-Programm dar. Dabei wird – im Gegensatz zum Direkteinstieg – der Trainee in verschiedenen Bereichen, die in direktem Zusammenhang zur festgelegten Position stehen, eingesetzt. Dies soll ihn in die Lage versetzen, nach Beendigung des Programms auf ein breites Wissen über die zukünftige Position und die mit ihr in Verbindung stehenden Bereiche zurückgreifen zu können. Außerdem kann der Trainee sich ein Netzwerk aufbauen.

Zielgruppen von Traineeprogrammen
Traineeprogramme richten sich in erster Linie an Hochschulabgänger/innen und damit an akademische Berufsanfänger/innen, die nach Einführung des gestuften Hochschulsystems statt eines der klassischen (Diplom-)Hochschulabschlüsse inzwischen auch einen Master- oder Bachelortitel führen. Im Kontext einer zeitnahen Fachkräftegewinnung könnte angedacht werden, für die Teilnahme an einem solchen Programm auch weitere Zielgruppen zu berücksichtigen: Zu denken wäre hier zum Beispiel an Hochschulabsolvierende aus dem Ausland oder an Wiedereinsteiger/innen, die schon zuvor einmal erste Berufserfahrungen sammeln konnten – zum Beispiel Frauen, die nach einer Erziehungspause wieder in ihren Beruf zurückkehren möchten. 

Was bringen Traineeprogramme?

  • Fachkräftesicherung
    Der Betrieb kann sich im Rahmen dieses umfassenden Personalrekrutierungs- und -entwicklungsverfahrens mit besonders qualifiziertem Personal versorgen.
  • Höherqualifizierung
    Neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden auf die unternehmensspezifischen Anforderungen vorbereitet und entsprechend qualifiziert. Sinnvoll ist eine Qualifizierung auf diese Weise auch dann, wenn geplant ist, in absehbarer Zeit Führungspositionen neu zu besetzen.
  • Senkung späterer Qualifizierungskosten
    Im Vorfeld umfassend qualifizierte Fach- bzw. zukünftige Führungskräfte benötigen ggf. weiterführende Schulungen lediglich in geringerem Umfang als ohne Durchlaufen eines Traineeprogramms eingestellte Fachkräfte.
  • Mitarbeiterbindung
    Durch die mit dem Traineeprogramm verbundene Qualifizierung und Förderung lassen sich qualifizierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an Ihr Unternehmen binden.
  • Verringerung der Fehlbesetzungsquote
    Durch die eigene Entwicklung Ihres Führungskräftenachwuchses können Sie Fehlbesetzungen durch externe Führungskräfte vermeiden und somit Kosten sparen.
  • Identifikation mit dem Unternehmen
    Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die Ihr Unternehmen gut kennen und die Zusammenhänge zwischen den verschiedenen Bereichen aufgrund der durchlaufenden Job-Rotation gut verstehen, können sich eher mit dem Unternehmen identifizieren. Diese persönliche Bindung schafft oftmals eine erhöhte Leistungsbereitschaft und Motivation.
  • Stärkung des Unternehmens-Images
    Der Einsatz anspruchsvoller personalpolitischer Maßnahmen fördert ein positives Image des Unternehmens. 

Konkrete Maßnahmen
Bei der Gestaltung des Konzepts ist darauf zu achten, dass das Programm über die gesamte Dauer der Maßnahme hinweg sämtliche Teilnehmerinnen und Teilnehmer motiviert sowie ihnen betriebs- und branchenspezifisches Wissen vermittelt. Hierzu zählen ein regelmäßiger Kontakt mit den Trainees und ein Austausch über Inhalte und Probleme, aber auch die abwechslungsreiche Gestaltung der Arbeitsaufträge während der einzelnen Programmabschnitte. Zudem können fachübergreifende Themen berücksichtigt werden, die sich auf die Unternehmenskultur, das Leitbild und die personalpolitischen Grundsätze beziehen.

Konzeptentwicklung

Zur Entwicklung eines Konzeptes ist es ratsam, im Vorfeld eine Projektgruppe zu bilden, die idealerweise aus Vertreterinnen bzw. Vertretern der Geschäftsführung, der Personalabteilung und der jeweiligen Fachabteilung zusammengesetzt ist. Nach Absprache und Festlegung der Zielsetzung kann die Aufgabensteuerung und -verteilung durch die Projektgruppe selbst organisiert werden. Von großer Bedeutung ist hierbei die klare Kompetenzaufteilung im Team. 

Sinnvoll wäre es, während der Konzeptphase weitere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit einbeziehen – wie etwa zukünftige Vorgesetzte der Trainees. Diese können beispielsweise um ein Feedback zum Programmdesign oder zu den Auswahlkriterien für die Kandidatinnen und Kandidaten gebeten werden. Auf diese Weise wird auch eine positive Annahme des Programms bei Ihren übrigen Fachkräften erzielt, die in die Durchführung der Traineeausbildung involviert sein werden.

Fragen im Rahmen der Konzeptentwicklung

  • Welches Ziel wird mit dem Programm verfolgt? 
  • Welches sind die branchen- und firmenspezifischen Trainingsinhalte, die vermittelt werden sollen? 
  • Wird der Trainee auch wirklich an die Themen herangeführt, deren Kenntnis er benötigt, um seine zukünftigen Aufgaben nach dem Programm erfolgreich ausführen zu können?
  • Welche weiteren Themen/Bereiche soll der Trainee kennenlernen? 
  • Steht fest, wie viele Abteilungen durchlaufen werden sollen und wie lange die Aufenthalte jeweils dauern werden?
  • Wie soll überfachliches (nicht fachspezifisches) Wissen vermittelt werden?
  • Wie sollen die Vorgesetzten in das Programm einbezogen werden?

Trainee-Auswahlverfahren

Ziel einer erfolgreichen Auswahlstrategie ist die termingerechte Rekrutierung von Trainees, die die fachlichen und persönlichen Voraussetzungen besitzen, um das Programm erfolgreich zu absolvieren. Auf Basis eines schon in der Konzeptentwicklung mitgedachten Anforderungskatalogs kann der Prozess der Suche und Auswahl von Hochschulabsolventinnen bzw. Hochschulabsolventen sowie ggf. weiterer Zielgruppen zum Erfolg geführt werden.

Fragen im Rahmen des Auswahlverfahrens

  • Welche Anforderungen müssen die Trainees für die Teilnahme am Programm erfüllen?
  • Auf welche Weise soll rekrutiert werden? 
  • Wie sollen entsprechende Werbemaßnahmen aussehen? 
  • Nach welchen Verfahren und Kriterien soll die endgültige Auswahl der Trainees erfolgen?

Durchführung

Je nach unternehmensspezifischer Zielvorgabe sollten die Trainees während des Programms in kurzer Zeit relevante Firmenbereiche – bzw. im Rahmen des Fach-Traineeprogramms den zukünftigen Arbeitsbereich und seine betrieblichen Schnittstellen – und Personen kennenlernen und dabei selbst Kontakte knüpfen. Die Fähigkeiten und Fertigkeiten sowie das Wissen des Trainees werden dabei systematisch den Erfordernissen des Unternehmens angepasst. 

Sinnvoll ist es, das Traineeprogramm in die bestehende Personalentwicklung zu integrieren. Damit dies gelingt, werden in der Regel flankierende Maßnahmen eingeleitet:

  • So sollte der Trainee während des Programmdurchlaufs für inhaltliche und persönliche Fragen sowie organisatorische Belange eine/n feste/n Ansprechpartner/in haben. 
  • Hierbei wäre zu überdenken, ob eventuell ein Paten- und Mentorensystem implementiert werden sollte.
  • Auch Förder- und Entwicklungsgespräche können als Maßnahme dienen, um etwaige Störungen im Ablauf zu identifizieren. Sie haben zudem die Funktion, den Trainee systematisch in das Beurteilungssystem aufzunehmen. 

Ziel sollte es zudem sein, während des Programms im Rahmen von Qualifizierungsmaßnahmen identifizierte Defizite von vornherein abzubauen.

Fragen im Zusammenhang mit der Programmdurchführung

  • Ist die Aufgaben- bzw. Stellenbeschreibung klar formuliert? 
  • Wie wird vermieden, dass weder eine quantitative noch eine qualitative Unter- bzw. Überforderung des Trainees stattfindet?
  • Kennt der Trainee seinen Haupteinsatzbereich gut genug, um neue Informationen aus den übrigen Bereichen einordnen zu können? 
  • Erhält der Trainee entsprechende Aufgaben in den jeweiligen Abteilungen, die eine Beurteilung seiner fachlichen und persönlichen Kompetenzen ermöglichen?
  • Erhält der Trainee Schulungen, die dabei helfen, entsprechende Wissens- und Erfahrungslücken zu schließen?
  • Wie ist mit Widerstand seitens der Belegschaft gegenüber den neuen Fachkräften umzugehen?
  • Erfolgt ein kontinuierliches und klares Feedback durch die Vorgesetzten?
  • Hat der Trainee die Möglichkeit, selber ein Feedback zu geben?

Nachbetreuung

Die Trainees werden nach Beendigung des Programms in der Regel um eine Beurteilung gebeten. Dies dient im Rahmen eines umfassenden Feedbackprozesses der Stärken- und Schwächenanalyse des Programms. Zugleich können Sie die Erfahrungen der Trainees dazu nutzen, allgemeine Verbesserungsideen zu gewinnen.

Fragen im Zusammenhang mit einer Nachbetreuung

  • Welche in der Planung gesetzten Ziele müssen die Trainees am Ende des Programms erreicht haben?   
  • War es möglich, dem Trainee einen positiven Gesamteindruck des Unternehmens zu vermitteln?    
  • Was hat dem Trainee konkret am Programm besonders gut bzw. weniger gut gefallen?
  • Welche konkreten Verbesserungsvorschläge hat der Trainee für die zukünftige Durchführung des Programms?   
  • Kann der Trainee bereits auf Basis des absolvierten Programms Anhaltspunkte für Optimierungsmöglichkeiten der unternehmerischen Handlungsabläufe liefern?

Weiterführende Informationen

Portale für Traineestellen

  • Insbesondere an kleine und mittlere Unternehmen in der Region Südniedersachsen vermittelt das praxisorientierte Projekt GÖtrain Fachhoch- und Hochschulabsolventen als Trainees. Das Projekt präsentiert ein umfangreiches Programm - vor und während der Traineezeit (zur Webseite).
  • Zum Themengebiet Traineeprogramme gibt es beispielsweise das Informationsportal Trainee-Geflüster, dort können Unternehmen ihre zu besetzenden Stellen in eine Traineedatenbank einstellen und finden Artikel und Interviews (zur Webseite).

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