Active Sourcing für KMU: Fachkräfte gezielt finden und ansprechen

Das Wichtigste in Kürze

• Viele Unternehmen, die Active Sourcing nutzen, bewerten es als erfolgreich. Dennoch kommt es bislang selten zum Einsatz. Gerade bei schwer zu besetzenden Stellen kann es ein sinnvoller zusätzlicher Weg sein.
• KMU brauchen nicht zwingend eine eigene Active-Sourcing-Stelle. Wichtig ist aber, dass es im Unternehmen jemanden gibt, der Interesse, Zeit und passende Fähigkeiten für Suche, Ansprache und Kontaktpflege mitbringt. Das kann auch arbeitsteilig gelingen.
• Beim Active Sourcing gilt Qualität vor Quantität: Eine gut vorbereitete Suche, passende Profile und persönliche Nachrichten sind erfolgversprechender als viele standardisierte Ansprachen.

Was ist Active Sourcing?

Active Sourcing gehört mittlerweile für viele Unternehmen zur modernen Personalgewinnung. Active Sourcing ist die gezielte und aktive Ansprache von passenden Kandidatinnen und Kandidaten. Unternehmen suchen gezielt nach konkreten Anforderungsprofilen und versuchen, durch eine direkte Ansprache Interesse bei geeigneten Fachkräften zu wecken, auch wenn sich diese bereits in einer Anstellung befinden. Active Sourcing kann über verschiedene Kanäle, online wie offline, erfolgen. 

Warum Active Sourcing immer wichtiger wird

Vor dem Hintergrund des Fachkräftemangels und des demografischen Wandels hat sich der Arbeitsmarkt verändert. Viele Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer haben die Wahl zwischen verschiedenen Jobangeboten, sodass sich Unternehmen stärker um Bewerberinnen und Bewerber bemühen müssen. Das zeigt sich auch im modernen Recruiting, in dem neben den klassischen Wegen zunehmend proaktive Methoden wie Active Sourcing an Bedeutung gewinnen. Statt Stellenanzeigen zu schalten und auf Bewerbungen zu warten, setzen Unternehmen mit Active Sourcing auf den persönlichen Kontakt.

Der Vorteil von Active Sourcing ist, dass auch Kandidatinnen und Kandidaten erreicht werden, die nicht aktiv auf Jobsuche, aber mit den passenden Rahmenbedingungen offen für einen Jobwechsel sind. Das Erreichen dieser passiv Suchenden und Wechselwilligen ist insbesondere bei Fachkräften in Mangelberufen ein entscheidender Vorteil gegenüber klassischen Recruitingstrategien. Durch die gezielte Auswahl geeigneter Kandidatinnen und Kandidaten kann zudem die Passung auf das Stellenprofil erhöht werden. 

Ist Active Sourcing für Ihr Unternehmen sinnvoll?

Active Sourcing ist eine starke Strategie bei der Personalgewinnung. Die Mehrheit der Unternehmen in Deutschland, die es nutzen, bewerteten es in einer repräsentativen Unternehmensbefragung des KOFA als sehr erfolgreich. Erfolgreicher lassen sich Stellen aus Unternehmenssicht nur durch Mitarbeiterempfehlungen besetzen. Trotzdem wird Active Sourcing nur von gut 40 Prozent der Unternehmen genutzt.

Ob Active Sourcing sinnvoll ist, hängt nicht nur vom allgemeinen Fachkräftebedarf ab, sondern vor allem davon, ob aktuelle Recruitingwege an Grenzen stoßen und ob im Unternehmen Ressourcen für eine aktive Ansprache vorhanden sind.

Besonders geeignet ist Active Sourcing für schwer zu besetzende Positionen, spezialisierte Fachprofile, Engpassberufe oder Schlüsselpositionen, bei denen passende Personen selten aktiv suchen. Dabei ist Active Sourcing nicht auf Akademikerinnen und Akademiker und Führungskräfte beschränkt. Entscheidend ist, ob die jeweilige Zielgruppe über geeignete direkte Ansprachewege erreichbar ist. Für Stellen, die über klassische Kanäle zuverlässig besetzt werden können, ist der zusätzliche Aufwand dagegen nicht immer erforderlich.

 

Active Sourcing benötigt Zeit, Vorbereitung und kommunikatives Geschick. Profile müssen recherchiert, passende Kanäle ausgewählt und Kandidatinnen und Kandidaten individuell angesprochen werden. Entscheidend ist daher auch die Frage, ob im Unternehmen Personen vorhanden sind, die diese Aufgabe übernehmen können. Das muss nicht ausschließlich die Personalabteilung sein: Auch Vertrieb, Marketing oder Fachbereiche können wertvolle Kompetenzen einbringen, etwa bei der Einschätzung des Stellenbedarfs, der Ansprache geeigneter Personen, der überzeugenden Darstellung der Stelle oder der Gesprächsführung.

Für KMU kann eine arbeitsteilige Organisation ein pragmatischer Einstieg sein, wenn keine eigene Active-Sourcing-Stelle vorhanden ist oder die Personalabteilung die Aufgabe nicht allein übernehmen kann. Beispielsweise kann eine Person den Prozess koordinieren, während der Fachbereich fachliche Einschätzungen einbringt und gut vernetzte oder kommunikationsstarke Mitarbeitende bei Ansprache und ersten Kontakten unterstützen.

Active Sourcing ersetzt andere Recruitingwege nicht. Es ergänzt Stellenanzeigen, Karriereseiten, Social Media, Mitarbeiterempfehlungen, Praktika oder Kooperationen vor allem dort, wo klassische Maßnahmen nicht genügend passende Personen erreichen.

Vor dem Start: Zielgruppe und Attraktivitätsfaktoren klären

Am Anfang des Active Sourcings steht die klare Definition der Zielgruppe: Unternehmen sollten festlegen, welche Personen sie erreichen möchten und warum die ausgeschriebene Stelle für diese Zielgruppe attraktiv sein könnte. Dabei geht es nicht nur um fachliche Anforderungen, sondern auch um die Frage, welche Rahmenbedingungen, Aufgaben und Entwicklungsperspektiven potenzielle Kandidatinnen und Kandidaten ansprechen. Deshalb sollten Unternehmen frühzeitig klären, welche Vorteile sie bieten können – etwa flexible Arbeitszeiten, Entwicklungsmöglichkeiten, Teamkultur, Standort, Verantwortungsbereich oder Maßnahmen zur Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben. Auf dieser Grundlage lässt sich später besser einschätzen, über welche Kanäle passende Personen erreichbar sind und welche Argumente in der Ansprache besonders überzeugend sind.

Wichtig ist dabei: Die Zielgruppe darf nicht anhand geschützter Merkmale wie Alter, Geschlecht oder Herkunft eingegrenzt werden. Maßgeblich sind objektive, stellenbezogene Kriterien sowie die Frage, welche Rahmenbedingungen für unterschiedliche Personen attraktiv sein können.
 

Active Sourcing in der Praxis: Schritt für Schritt

Sind Zielgruppe, Attraktivitätsfaktoren und Kanäle geklärt, beginnt die konkrete Umsetzung. Active Sourcing lässt sich als dreistufiger Prozess verstehen, dessen Phasen ineinandergreifen. Für den Erfolg von Active Sourcing ist es wichtig, den Prozess und die Methoden immer wieder anzupassen und zu verbessern, statt Muster zu wiederholen, die nicht zum Erfolg führen. Grundlegend gilt, dass der Fokus dabei auf der Qualität liegen sollte: Es geht nicht darum, möglichst viele Kandidatinnen und Kandidaten anzusprechen, sondern mit passenden Personen einen Kontakt aufzubauen. Hierfür sollte systematisch vorgegangen werden. Active Sourcing erfordert somit gründliche Vorbereitung, um erfolgreich zu sein. Wenn der Prozess erstmals aufgebaut wird, ist Zeitinvestition gefragt. Tipps zur erfolgreichen Umsetzung und konkrete Beispiele für die Direktansprache gibt das KOFA in diesem Praxisbeispiel.

 

Active Sourcing und künstliche Intelligenz

Künstliche Intelligenz hat viele Einsatzmöglichkeiten im Recruiting. Beim Active Sourcing kann KI helfen, den Zeitaufwand zu reduzieren und einzelne Arbeitsschritte zu strukturieren. Sie kann dabei als Sparringspartner eingesetzt werden, etwa um Zielgruppe, Stelle und Suchauftrag zu schärfen. Je konkreter die Informationen sind, die Unternehmen eingeben, desto brauchbarer werden die Vorschläge. KI ersetzt jedoch nicht die fachliche Einschätzung durch das Unternehmen.

• Suche vorbereiten: KI kann Vorschläge für Suchbegriffe, Synonyme, alternative Berufsbezeichnungen, englische Begriffe oder erste Suchstrings machen.
• Ansprache formulieren: KI kann Entwürfe für Erstnachrichten, Erinnerungen oder Absagen erstellen und unterschiedliche Tonalitäten vorschlagen.
• Vorgehen verbessern: KI kann helfen, Ansprachetexte zu überarbeiten oder aus Rückmeldungen Hinweise für die weitere Suche abzuleiten.

Rechtlich darf KI nur unterstützend eingesetzt werden. Entscheidungen über Kandidatinnen und Kandidaten mittels KI sind verboten, da sie intransparent und potenziell diskriminierend sind. Die Ergebnisse sollten daher immer geprüft, angepasst und verantwortet werden. Wichtig ist außerdem, keine sensiblen Merkmale wie Alter, Geschlecht oder Herkunft als Auswahlkriterien zu nutzen. Geben Sie zudem keine personenbezogenen Daten von Kandidatinnen und Kandidaten in KI-Tools ein.

Do’s und Don’ts beim Active Sourcing in KMU

Do’s 

• Gezielte Suche und Identifikation geeigneter Profile unter Einbindung der Fachabteilung
• Individuelle Ansprache mit persönlichem Bezug
• Bei direkten Wettbewerbern, Kunden oder Partnern besonders sorgfältig abwägen und fair vorgehen
• Gründliche Dokumentation kontaktierter Kandidatinnen und Kandidaten und Kontrolle von Namen und Anrede in jeder Nachricht
• Freundliche Erinnerungsnachrichten an die Kandidatinnen und Kandidaten sowie verbindliche und schnelle Antworten
• Starkes Employer Branding und leichter Zugang zu Unternehmens- und Karriereinformationen
• Stetige Prozessoptimierung durch Erfolgsmessung (z.B. auf Basis der Antwortquote), Schulungen und Weiterbildungen sowie Erfahrungsaustausch mit anderen Unternehmen

Don’ts 

• Fehlende Strategie, fehlende Zieldefinition und oberflächliches Lesen von Profilen
• Standardisierte, floskelhafte Anfragen mit generischen Texten 
• Aggressives oder massenhaftes Abwerben bei Kunden, Partnern oder der Konkurrenz 
• Doppelte Anfrage an Kandidatinnen und Kandidaten und Flüchtigkeitsfehler wie falscher Name in Nachrichten
• Lange Reaktionszeiten 
• Fehlende Arbeitgebermarke und intransparenter Auftritt 
• Wiederholung des gleichen Vorgehens ohne Lerneffekt 

Warum Employer Branding für Active Sourcing entscheidend ist

Nach einer Ansprache informieren sich interessierte Personen häufig weiter über das Unternehmen. Deshalb sollte der Arbeitgeberauftritt leicht auffindbar, aktuell und stimmig sein – etwa auf der Website, der Karriereseite, in Stellenanzeigen oder auf weiteren Kommunikationskanälen. Darum ist es für Unternehmen, die Active Sourcing nutzen, wichtig, eine glaubwürdige Arbeitgebermarke aufzubauen. Dieser Prozess wird Employer Branding genannt. Der Begriff beschreibt den Aufbau, die Pflege und die Stärkung der Arbeitgebermarke. Unternehmen machen sichtbar, wofür sie als Arbeitgeber stehen und was sie für Beschäftigte und Bewerbende attraktiv macht. Für Active Sourcing ist das besonders wichtig, weil die direkte Ansprache nur dann überzeugt, wenn sie zu einem glaubwürdigen Arbeitgeberauftritt passt.