Interview: Active Sourcing auf LinkedIn & Co: So geht es

Statt auf Bewerbungen zu warten, gehen aktive Recruiterinnen und Recruiter auf vielversprechende Talente zu. Wann sich dieses Active Sourcing für KMU lohnt und wie es am besten umsetzt, darüber sprachen wir mit dem Experten Fabian Bartels vom Institut der deutschen Wirtschaft.

Wann sich Active Sourcing für KMU lohnt

Herr Bartels, Active Sourcing ist recht zeitintensiv. Ab wann lohnt es sich für kleine und mittelständische Unternehmen? 

Bartels: Active Sourcing lohnt sich immer dann, wenn der Nutzen den Aufwand übersteigt. Active Sourcing ist relativ aufwendig. Unternehmen sollten sich fragen: Welche Kosten entstehen, wenn eine Stelle unbesetzt bleibt? Können wir zum Bespiel Aufträge nicht annehmen, weil Personal fehlt? Dann entstehen Einnahmeverluste. In solchen Fällen rechnet sich Active Sourcing – auch langfristig.  

Welche ersten Schritte empfehlen Sie, auch wenn man kein Recruiting-Team hat? 

Bartels: Der Einstieg beginnt mit dem Erstellen eigener Profile in Netzwerken wie LinkedIn oder Xing. Dort sollten Unternehmen aktiv werden, Inhalte teilen und sich nach und nach eine Reichweite sowie eine Arbeitgebermarke aufbauen.

Geeignete Plattformen und rechtliche Rahmenbedingungen

Welche Plattformen eignen sich besonders gut, um Fachkräfte direkt anzusprechen – und welche nicht? 

Bartels: LinkedIn und Xing sind die zentralen Plattformen. Zwar sind nicht alle Zielgruppen – etwa Handwerks- oder Pflegefachkräfte – dort stark vertreten, doch die Bedeutung wächst. Viele wechselinteressierte Fachkräfte richten sich inzwischen bewusst dort Profile ein, um gefunden zu werden. 

Bei diesen Business-Netzwerken besteht von beiden Seiten – Arbeitgebern und Fachkräften – ein berechtigtes Interesse daran, zueinander zu finden.  Dann ist die direkte Kontaktaufnahme rechtlich in Ordnung. Für Instagram gilt das nicht. Und Daten einzukaufen, um die Zielpersonen dann zwecks Recruiting per E-Mail zu kontaktieren, das ist in Deutschland rechtlich nur mit vorheriger Einwilligung der Zielperson möglich.

Wie geht man auf seine Zielpersonen zu? Was könnte ein passender erster Satz sein? 

Bartels: Zunächst ist klar zu definieren, wer die Zielperson ist, das heißt: Um welche Berufsbezeichnungen oder welches Profil geht es? Bei der Ansprache gilt: individuell statt standardisiert. Erfolgreiche Recruiterinnen und Recruiter beziehen sich konkret auf die Profile ihrer Zielpersonen, auf deren Projekte oder Engagement. 

Ein möglicher Einstieg wäre: „Mir ist Ihr Projekt im Bereich XY aufgefallen – besonders spannend fand ich … Darf ich Sie dazu kurz etwas fragen?“ Es kommt darauf an, echtes Interesse zu zeigen und die Formulierung auf die Person zuzuschneiden. Die Bedürfnisse des Unternehmens im Sinne von „Wir brauchen dich!“ haben in der Erstansprache nichts zu suchen. 

Das gezielte Abwerben von Beschäftigten anderer Unternehmen gilt als sensibel. Wo verläuft die Grenze? 

Bartels: Sensibel wird es vor allem im Wettbewerb: Wer bei direkten Konkurrenten rekrutiert, muss mit Reaktionen rechnen – etwa mit Gegenabwerben oder angespannten Geschäftsbeziehungen. Je kleiner die Branche ist, umso mehr sollte man sich fragen, ob man die Konsequenzen in Kauf nehmen möchte. 

Wie KMU als Arbeitgeber sichtbar und attraktiv werden

Wie können KMU authentisch und attraktiv auftreten, womit können sie punkten? 

Bartels: KMU können vor allem mit Nähe, kurzen Entscheidungswegen und einer persönlichen Arbeitskultur punkten. Wichtig ist, diese Vorteile sichtbar zu machen – etwa durch Mitarbeitende, die als authentische Botschafter auftreten. Gerade die Empfehlungen aus dem eigenen Team oder Netzwerk sind besonders wirksam. Sie schaffen Vertrauen und führen oft zu nachhaltigen Kontakten. 

Wenn die eigenen Mitarbeitenden über ihre LinkedIn- oder Xing-Profile positiven Content über ihre Aufgaben, ihr Arbeitsumfeld und ihren Arbeitgeber teilen, werden sie auf diese Weise zu Werbeträgern. Im Übrigen ist jetzt eine gute Zeit für Active Sourcing. Es gibt etliche Wechselwillige sowie Talente auf Jobsuche.

Active Sourcing im Unternehmen eigenständig umsetzen

Wie können KMU Active Sourcing eigenständig umsetzen, und wann ist externe Unterstützung sinnvoll? 

Bartels: Active Sourcing kann auch intern aufgebaut werden – zum Beispiel, indem man eigene HR-Fachleute entsprechend schult. Um Fehler zu vermeiden, ist ein solcher Kompetenzaufbau im Active Sourcing sehr wichtig. Externe Unterstützung lohnt sich vor allem bei kurzfristig hohem Personalbedarf. Wenn jedoch klar ist: Wir brauchen auf Dauer mehr Kapazität im Bereich Active Sourcing, kann es sinnvoll sein, eine eigene Stelle dafür zu schaffen. 

Welche Lösung auch immer man wählt: Wer Active Sourcing betreibt, sollte wirklich Lust darauf haben und gern netzwerken. 

Wenn Sie KMU eine Empfehlung geben müssten – was wäre Ihre wichtigste Botschaft? 

Bartels: Nehmen Sie sich Zeit für eine gute Vorbereitung, definieren Sie Ihre Zielgruppe klar und setzen Sie auf persönliche statt auf massenhafte Ansprache. Tauschen Sie sich in Ihrem Team zu dem Vorgehen und dem gewählten Wording aus. Das erhöht die Erfolgsquote deutlich. Beziehen Sie Mitarbeitende, die gern bei Ihnen arbeiten, mit ein – vielleicht möchten diese als Referenzen dienen oder in ihrem eigenen Netzwerk akquirieren.  Wichtig ist außerdem: Absagen und ausbleibende Antworten gehören dazu und sollten Sie nicht entmutigen.  

Die Dos and Don’ts beim Active Sourcing: Das rät der Experte

Dos: 

• Zielgruppen klar definieren: Dies gilt zum Beispiel für Jobtitel und die mögliche Kandidatenzahl. 

• Realistisch bleiben: Beziffern Sie die den möglichen Erfolg, zum Beispiel die Zahl positiver Antworten oder tatsächlicher Neueinstellungen, und wägen dann Kosten und Nutzen ab. 

• Zielpersonen anschauen: Befassen Sie sich mit deren Profil und Werdegang. 

• Zeit investieren: Formulieren Sie eine individuelle Ansprache und tauschen Sie sich intern dazu aus.

Don’ts: 

• Blindflüge: Massenanschreiben (Copy and Paste) führen zu Ablehnung bei der Zielgruppe. 

• Zu hohe Erwartungen: Unrealistische Zielvorgaben bergen die Gefahr, dass man zu viele Ressourcen investiert. 

• Fehler: Falsche Anreden oder ungenaue Informationen gehen nach hinten los. 

• 0815: Oberflächliche, plumpe oder unpersönliche Kontaktaufnahme, das wirkt nicht sympathisch. 

Fazit: Das nehmen KMU aus diesem Experteninterview zu Active Sourcing mit

Active Sourcing lohnt sich für KMU vor allem dann, wenn unbesetzte Stellen spürbare wirtschaftliche Folgen haben. Entscheidend ist ein strategisches Vorgehen: Zielgruppen klar definieren, sich gut vorbereiten und auf individuelle statt auf massenhafte Ansprache setzen. 

Business-Netzwerke wie LinkedIn und Xing sind geeignet Kanäle – soziale Medien wie Instagram jedoch nicht. KMU können mit persönlicher Unternehmenskultur, kurzen Wegen und authentischen Einblicken punkten. Mitarbeitende spielen dabei als Botschafter eine wichtige Rolle.

Active Sourcing lässt sich intern aufbauen, erfordert aber Schulung und Engagement. Wichtig ist zudem: Rückmeldungen bleiben oft aus – das gehört dazu und sollte nicht entmutigen.