Bewerbungsgespräche führen

Erster Schritt: Bewerbungsgespräch vorbereiten  

Der erste Eindruck zählt! Entscheidend für einen positiven Unternehmenseindruck ist, dass sich die Bewerbenden wertschätzend behandelt fühlen. Damit ein Bewerbungsgespräch gelingt, sollte es gut vorbereitet sein. Eine schlechte fachliche Vorbereitung schadet dem Unternehmensimage nachhaltig und führt darüber hinaus oftmals zu einer Fehlauswahl. Erfahren Sie in diesem Video, was es dabei zu beachten gibt: 

Grundlegende Vorbereitungen: 

• Sichten Sie die Bewerbungsunterlagen genau. Seien Sie dabei für alle Bewerbungen offen, auch wenn Sie nicht den klassischen Vorgaben entsprechen. 
• Analysieren Sie den Lebenslauf. 
• Leiten Sie Fragen aus den Unterlagen ab. 

Fachliche Vorbereitung:  

• Bestimmen Sie, welche Abteilungen, Fach- und Führungskräfte oder Mitarbeitende in welchem Schritt des Bewerbungsprozesses eingebunden werden. 
• Klären Sie, wer ist beim Bewerbungsgespräch anwesend und was die genauen Rollen der jeweiligen Personen sein werden. 
• Es hat sich bewährt einen individuellen Gesprächsleitfaden zu erstellen, der allen Beteiligten aus dem Unternehmen vorab zur Verfügung gestellt wird. 
• Legen Sie den Entscheidungsweg im Bewerbungsprozess fest: Ist klar geregelt, wer wie viel Einfluss auf die endgültige Bewerberauswahl hat? Unklare Zuständigkeiten und Kompetenzen können zu Konflikten im Unternehmen führen.  
• Wie viele Bewerbungsgespräche sollen stattfinden? Soll es eine oder mehrere Auswahlrunden geben? 
• Überlegen Sie sich, ob es sinnvoll ist, dem Bewerbenden eine Aufgabe zu geben, die sie oder er im Vorfeld oder während des Gesprächs bearbeiten soll. 

Organisatorische Vorbereitung: 

• Legen Sie fest, wer die Person zum Gespräch abholt. Ein freundlicher Empfang ist ein wichtiger erster Eindruck, der die Kandidatin oder der Kandidat von Ihnen erhält. 
• Bereiten Sie den Raum für das Bewerbungsgespräch vor: Ist frisch gelüftet, sind Getränke und eventuell Kekse bereitgestellt? 
• Halten Sie alle benötigten Unterlagen (Bsp.: Organigramme, Unternehmensbroschüren) bereit. 
• Planen Sie genügend Zeit ein und beginnen Sie das Bewerbungsgespräch pünktlich. Die Beteiligten sollten keine direkten Vorab- oder Folgetermine haben. 
• Beachten Sie die richtige Sitzordnung: Nicht empfehlenswert ist eine Reihe nebeneinander, davor ein breiter Tisch, dann mit etwas Abstand ein einsamer Stuhl für den Bewerbenden. Diese ähnelt eher einem Verhör. Und genauso wird sich der Kandidat fühlen. 
• Deutlich angenehmer wirkt das Sitzen über Eck oder an einem runden Tisch. Hier gibt es keine sichtbare Hierarchie oder ein striktes Gegenüber.

Zweiter Schritt: Bewerbungsgespräch richtig führen und passende Fragen stellen 

Ein Bewerbungsgespräch gliedert sich in fünf verschiedene Phasen. Anhand dieser Struktur können Sie einen individuellen Gesprächsleitfaden entwickeln. Lernen Sie die fünf Phasen sowie Beispielfragen hier im Video kennen: 

Fünf Phasen des Bewerbungsgesprächs:  

Wenn Sie ein Bewerbungsgespräch führen, sollten Sie in der Lage sein, diese fünf Phasen kompetent zu moderieren. Konkret heißt das: Sie sollten sinnvolle Fragen stellen und Ihr Unternehmen authentisch präsentieren.

Unser Tipp für ein gelungenes Bewerbungsgespräch: Fertigen Sie im Vorfeld einen individuellen Gesprächsleitfaden an, der den fünf Phasen eines Vorstellungsgesprächs folgt. In den folgenden Abschnitten finden Sie beispielhaft einige Fragen, die Sie stellen können – grundsätzlich sollten Sie sich aber bemühen, Ihren Fragenkatalog möglichst passgenau auf den Bewerber bzw. die Bewerberin zuzuschneiden.  

1. Phase des Bewerbungsgesprächs: Begrüßung / Smalltalk

Planen Sie hierfür ca. 5 Minuten Zeit ein. 
Wichtig ist ein persönlicher und freundlicher Empfang: Heißen Sie die Kandidatin oder den Kandidaten willkommen. Sprechen Sie die Person direkt mit Ihrem Namen an. Wissen Sie etwas über die Anreise? Je besser Sie vorbereitet sind, desto willkommener fühlt sich die Bewerberin bzw. der Bewerber. 

Ziel der ersten Phase ist es, der Bewerberin bzw. dem Bewerber die Nervosität zu nehmen, aber auch die Anwesenden mit Funktion im Unternehmen vorzustellen und den Ablauf des Gesprächs zu skizzieren. 

2. Phase des Bewerbungsgesprächs: Kennenlernen der Kandidatin bzw. des Kandidaten

Planen Sie hierfür ca. 15 Minuten ein. Ziel der zweiten Phase ist es, die Bewerberin bzw. den Bewerber besser kennenzulernen. Folgende Fragen eignen sich dafür: 

• Erzählen Sie etwas über sich. 
• Warum haben Sie sich bei uns beworben? 
• Was reizt Sie an diesem Job? 
• Warum sollten wir gerade Sie einstellen? 
• Was können Sie für uns tun, was andere nicht tun können? 
• Stellen Sie offene Fragen, also Fragen, die nicht nur mit „Ja“ oder „Nein“ beantwortet werden können.  

Beachten Sie: Die Kennenlernphase ist die Bühne des Bewerbenden. Sie als Arbeitgeber sollten sich hier so gut wie möglich zurücknehmen und lediglich als Impulsgeber agieren. 

3. Phase des Bewerbungsgesprächs: Selbstvorstellung des Unternehmens

Hierfür sollten Sie max. 10 Minuten einplanen.  
Stellen Sie Ihr Unternehmen und die zu besetzende Stelle genauer vor. Erzählen Sie hier keine allgemeinen Dinge, die auch auf Ihrer Unternehmens-Webseite zu lesen sind, sondern berichten Sie stattdessen von Ihren Zielen, Ihrer Unternehmenskultur sowie den Arbeitsabläufen und Anforderungen an die offene Stelle. 

Erläutern Sie in dieser Phase folgende Dinge: 

• Warum ist die Stelle vakant? 
• Gab es einen Vorgänger bzw. eine Vorgängerin, wo ist sie / er jetzt? 
• Was erwarten Sie sich von der Besetzung? 
• Wie messen Sie Erfolg? 
• Wie groß ist das Team? An wen wird berichtet? 
• Was sind Ihre Ziele und Visionen, wo möchte das Unternehmen hin? 
• Was sind die organisatorischen Rahmenbedingungen wie Arbeitszeiten, Entlohnung, Standorte oder Urlaubsanspruch? 

4. Phase des Bewerbungsgesprächs: Rückfragen  

Hierfür sollten Sie ca. 5 Minuten einplanen. 
Geben Sie dem Bewerbenden die Möglichkeiten Rückfragen zu stellen und antworten Sie so offen und ehrlich wie möglich. Die Qualität der Fragen kann Ihnen Einiges über die Kandidatin oder den Kandidaten verraten. 

5. Phase des Bewerbungsgesprächs: Abschluss

Hierfür sollten Sie ca. 5 Minuten einplanen.
Sobald alle Fragen geklärt sind, sollten Sie sich obligatorisch zum Ende des Gesprächs bei den Bewerbenden bedanken. 
Erläutern Sie, wie es nach dem Bewerbungsgespräch weiter geht: 

• Gibt es noch ein weiteres Gespräch? 
• Wann erhält der Bewerber bzw. die Bewerberin eine Antwort? 
• An wen kann sie / er sich mit Rückfragen wenden? 
• Wie kann der Bewerber etwaige Fahrtkosten abrechnen?

Dritter Schritt: Nachbereitung des Bewerbungsgesprächs

Nach dem Bewerbungsgespräch folgt die Bewerberauswahl. Es erleichtert Ihnen eine Auswahl zu treffen, wenn Sie die Bewerbungsgespräche dokumentiert haben. Daher empfiehlt es sich, während des Gesprächs zumindest stichpunktartige Notizen über die jeweiligen Bewerber anzulegen. 

Ganz wichtig: Alles, was Sie in dem Gespräch zugesagt haben, sollten Sie auch einhalten. Das betrifft insbesondere den skizzierten Zeitrahmen. Informieren Sie alle Kandidatinnen und Kandidaten zeitnah über Ihre Entscheidung. Das heißt, dass Sie neben der Zusage und dem Vertragsangebot den anderen Bewerbenden möglichst zügig eine Absage zukommen lassen. 

Sollte es zu eventuellen Verzögerungen im Entscheidungsprozess kommen, teilen Sie dies den Kandidatinnen und Kandidaten unverzüglich mit. Eine offene und wertschätzende Kommunikation hat dabei entscheidenden Einfluss auf Ihr Unternehmensimage. 

So geht es nach dem Bewerbungsgespräch weiter: 

• Sie haben die richtige Person gefunden? Beginnen Sie nach Vertragsunterzeichnung mit dem Onboarding.
• Sie wollen Ihren Personalbedarf strategisch angehen, um langfristig auf personelle Veränderungen vorbereitet zu sein? Lesen Sie hier mehr zur Personalbedarfsplanung.
• Sie erhalten nicht die richtigen Bewerbungen? Investieren Sie Zeit in den Aufbau Ihrer Arbeitgeberattraktivität.