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Change Management

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Zuletzt aktualisiert: 04. Januar 2022

Mit Veränderungsmanagement Mitarbeitende für den Wandel gewinnen

Wie schaffen wir es, die Mitarbeitenden für den Wandel zu begeistern? Wie schaffen wir es, ein entsprechendes Mindset zu etablieren? Die Antworten auf diese Fragen bedeuten für alle Beteiligten sehr wahrscheinlich einen (größeren) Wandel, die ein Veränderungsmanagement erfordern. Unter Veränderungsmanagement lassen sich alle Aufgaben, Maßnahmen und Tätigkeiten zusammenfassen, die einen Wandel – zur Umsetzung neuer Strategien, Strukturen, Systeme, Prozesse oder Verhaltensweisen – in einer Organisation bewirken sollen.

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Veränderungsmanagement gestalten

Um zu wissen, wie man ein Veränderungsmanagement so gestaltet, dass sich Mitarbeitende für den Wandel begeistern lassen, ist es zunächst hilfreich, zu verstehen, warum Veränderungen in der Regel erst einmal nicht mit Begeisterung und Lust einhergehen. Gründe für Widerstand im Hinblick auf Veränderungen können sein:

  • Sorge vor Rollen- und Statusverlust im Unternehmen (das ist insbesondere oft innerhalb der mittleren Führungsebene der Fall),
  • Angst und Unsicherheit, neue Abläufe nicht zu verstehen, sich in unbekannten Terrains nicht mehr zurechtzufinden und überfordert zu sein,
  • fehlende Schlüsselpersonen (z. B. Vorbilder und Visionäre), die über ihre eigene Begeisterung für die Veränderung andere begeistern,
  • fehlendes Vertrauen, dass die Veränderungen auch positiv sein und/oder überhaupt gelingen können.

Wie können Sie mit diesen Punkten so umgehen, dass Akzeptanz und Motivation für die Veränderung entsteht? Es gibt, wie bereits dargestellt, kein einheitliches Rezept für die Gestaltung von Veränderungsprojekten. Sinnvoll ist immer eine individuelle Analyse und Betrachtung. Generell zu empfehlen bei großen Veränderungsprojekten ist die Begleitung durch externe Berater, vor allem weil Veränderungsprojekte Emotionen zu Tage führen, die eine sehr sensible Kommunikation und Moderation erfordern. Diese Expertise ist oftmals intern nicht vorhanden. Und üblicherweise braucht es vor allem Zeit, Geduld und eine intensive Kommunikation, bis ein Wandel auf positive Resonanz stößt und sich dann auch Begeisterung einstellt. Insbesondere die Kommunikation im Rahmen eines Veränderungsmanagements, eine sogenannte Change Kommunikation, hat einen erheblichen Einfluss darauf, ob sich Mitarbeitende von der Veränderung begeistern lassen.

Es geht beim Veränderungsmanagement erst einmal darum, die Emotionen der Mitarbeitenden zu „managen“. Die (Projekt-)Verantwortlichen in Unternehmen unterschätzen oft, wie viel Zeit und Energie es seitens der Mitarbeitenden erfordert, sich von vertrauten Strukturen und Verhaltensmustern zu verabschieden – schließlich vermitteln sie ihnen Sicherheit. 

In diesem Video zeigen wir Ihnen, wie Sie die Wirkung dieser Emotionen verstehen und damit umgehen können.

 

Führungskräfte gewinnen

Starten Sie diesen Prozess mit Ihrer gesamten Führungsmannschaft. Wenn Sie erst einmal Ihre Führungskräfte wirklich für den Wandel gewonnen haben, können Sie diese gut als sogenannte Promotoren nutzen. Insgesamt kann man in der Mitarbeiterschaft meistens drei verschiedene Gruppen erkennen: die Kritiker, die Befürworter und die Unentschlossenen. Befürworter können Sie als Promotoren dabei unterstützen, die Unentschlossenen zu überzeugen. Im Umfang mit den Kritikern sind Einzelgespräche hilfreich, um sie vom Nutzen der Veränderung zu überzeugen.
Mitarbeitende stellen bei Veränderungen oft ähnliche Fragen rund um die Notwendigkeit der Veränderung. Daher sollten Führungskräfte auf diese Fragen vorbereitet werden:

  • Warum brauchen wir überhaupt eine Veränderung?
  • Warum brauchen wir genau diese Veränderung?
  • Gibt es Alternativen?
  • Was ist das Ziel der Veränderung?
  • Wird mir noch etwas verschwiegen?
  • Will ich diese Veränderung?
  • Was bringt mir die Veränderung?
  • Was bedeutet die Veränderung für meinen Status und meine Karriere?
  • Was verliere ich durch die Veränderung?
  • Kann ich die Veränderung schaffen?
  • Bin ich den Veränderungsanforderungen gewachsen?

Vorbildfunktion nutzen

Ihre Art und Weise der Kommunikation und Ihre Körpersprache haben einen sehr großen Einfluss darauf, ob Ihnen Ihre Mitarbeitenden vertrauen und sich begeistern lassen. Zentrale Frage ist daher: Mit wieviel Überzeugungskraft und Freude kommunizieren Sie ein positives Zukunftsbild/die Vision und die damit einhergehenden Änderungen? Begeistern Sie andere über Ihre eigene Begeisterung. Und machen Sie immer wieder den Nutzen und die Chancen deutlich, die mit dem Wandel einhergehen.

Für den Fall, dass Sie selbst merken, dass Sie noch nicht wirklich überzeugt und begeistert von den Veränderungen sind, fragen Sie sich, was Sie dafür brauchen. Denn: Solange Sie nicht wirklich selbst von einem positiven Zukunftsbild überzeugt sind, können Sie es nicht mit Überzeugungskraft und Freude an Ihre Mitarbeiterschaft weitergeben. Lust auf Veränderung entsteht vor allem dann, wenn diese durch Sie und weitere Führungskräfte authentisch vermittelt und vorgelebt wird sowie Ihre Mitarbeitenden Ihnen vertrauen können, dass der Wandel letztlich positiv ist.

Des Weiteren sollten Sie im Rahmen eines Veränderungsmanagements und bei Ihrer Change Kommunikation vor allem folgende Punkte beachten:

Kommunikation strategisch planen

  • Initiieren Sie einen Dialog, in denen die Bedenken der Mitarbeitenden Raum erhalten, ernst genommen und ausführlich diskutiert werden können. Veränderungen und die damit oftmals einhergehenden Emotionen erfordern insbesondere zu Beginn eine sehr sensible, intensive Kommunikation. Nicht jeder bringt automatisch solche Kompetenzen mit. Daher ist es zu empfehlen, den Dialog zu Veränderungsprojekten von einer Expertin/einem Experten moderieren zu lassen. Hilfreich ist es, die genauen Bedürfnisse herauszuarbeiten, die hinter den Bedenken stehen. Fragen wie zum Beispiel „Was brauchen Sie, um den Wandel mittragen zu können?“, „Was genau würde Ihnen helfen?“, können dazu beitragen, leichter Lösungen zu finden und gemeinsame Ziele herauszuarbeiten. Machen Sie vor allem auch deutlich, welche Unterstützung und Begleitung die Mitarbeitenden während des Veränderungsprojekts haben können.
  • Wer soll wann informiert werden? Wer spricht? Wie kommunizieren Sie im Veränderungsprozess und über welche Kanäle? Wie erkennen Sie Widerstände und wie gehen Sie damit um? Welche Botschaften senden Sie? Welche Fragen könnten Ihre Mitarbeitenden an Sie haben und wie beantworten Sie diese? Das sind nur einige Fragen, die im Vorfeld Ihrer Change Kommunikation bedacht werden sollten und deutlich machen: Eine strategisch geplante Change Kommunikation ist für ein erfolgreiches Veränderungsmanagement hilfreich. Setzen Sie dabei auf Kernbotschaften, die jeder versteht, plausible Begründungen, sympathische und ehrliche Aussagen sowie verschiedene Kommunikationskanäle. Dazu bieten sich neben den wichtigen persönlichen Gesprächs- und Dialogmöglichkeiten, z. B. Intranet, Mitteilungen per E-Mail sowie Aushänge am Schwarzen Brett an.

Verantwortlichkeiten und Testphasen

Legen Sie Verantwortliche fest, z. B. in Form von Change Agents, die als zentrale Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner rund um das Veränderungsprojekt fungieren. Vereinbaren Sie zunächst Testphasen und berichten Sie über die Change Agents frühzeitig und transparent über Fortschritt, Erfolge, Misserfolge und nächste Schritte. Und wenn Sie an einem Punkt im Prozess nichts Neues zu kommunizieren haben, wiederholen Sie noch einmal die wichtigsten Botschaften. So können Mitarbeitende nach und nach immer mehr den Veränderungen vertrauen.

Gründe und Vision vermitteln

Machen Sie deutlich und nachvollziehbar, warum der Wandel sein muss und zeigen Sie Szenarios auf, was passiert, wenn Sie die Veränderungen nicht vollziehen. Ein weiterer zentraler Punkt ist eine geteilte Vision. Shared Vision beschreibt ein gemeinsam getragenes Zukunftsbild der Organisation, das in der Lage ist, viele Menschen zu motivieren und ein gemeinsames Ziel klar vor Augen zu führen. Es sollten daher möglichst unter Einbindung der Mitarbeitenden Zukunftsszenarien diskutiert und wenn möglich ein positives, gleichzeitig realistisches Zukunftsbild entwickelt werden. 

Beteiligung ermöglichen

Bieten Sie Ihren Mitarbeitenden an, sich an dem Veränderungsprojekt über Pilotprojekte, Testphasen und/oder „nur“ das Einreichen von Ideen/Wünschen beteiligen.
Wenn Mitarbeitende die Chance sehen, einen eigenen Beitrag im Rahmen des Wandels zu leisten, können Sie Veränderungsbereitschaft und Begeisterung für das Neue schneller erreichen.
Hilfreich sind Pilotprojekte, die bei erfolgreicher Erprobung auf das gesamte Unternehmen nach und nach erweitert werden können. Klare Zeitvorgaben sind ebenso wichtig wie regelmäßiger Austausch über den Fortschritt und etwaige Probleme sowie der Prüfung, ob Nachjustierungen nötig sind. Inhaltliche Ziele des Change-Prozesses – schnellere Produktzyklen beispielsweise – sollten bei Erreichen dann auch belohnt werden. Am besten nicht auf individueller Basis, sondern über Teams hinweg. Das Tempo des Wandels sollte im ganzen Unternehmen ähnlich hoch und alle Mitarbeitenden darin eingebunden und beteiligt sein.

Vertrauen schaffen

Eine kontinuierliche Kommunikation und Transparenz über Fortschritte, Hindernisse und erreichte Ziele sowie Belohnungen tragen dazu bei, dass sich die Veränderungen erfolgreich in der Unternehmenskultur verankern, schaffen Vertrauen und fördern somit eine erfolgreiche Zusammenarbeit. 

Über Transparenz schaffen Sie Vertrauen: Kommunizieren Sie einerseits aufrichtig die Nachteile und Risiken der Veränderungen und gleichzeitig die Vorteile und Chancen.

Abschließend ein wichtiger Hinweis zum Veränderungsmanagement: Sie werden nicht alle Mitarbeitenden für den Wandel begeistern können, aber mit einer durchdachten, empathischen Change Kommunikation schaffen Sie sehr gute Voraussetzungen dafür, die Mehrheit Ihrer Belegschaft zu begeistern. Oder anders ausgedrückt: Eine der wesentlichen Erfolgsfaktoren von in erster Linie rationalen Unternehmen ist einerseits die Erlaubnis von Emotionen und andererseits der produktive Umgang mit ihnen, insbesondere im Rahmen eines Veränderungsmanagements.