Wissenstransfer mit KI: So sichern Unternehmen ihr Wissen

Was ist Wissenstransfer?

Wissenstransfer bezeichnet die systematische Weitergabe von Wissen innerhalb des Unternehmens. Das Erfahrungswissen langjähriger Beschäftigter wird dabei gesichert und für andere Kolleginnen und Kollegen zugänglich gemacht, bevor sie das Unternehmen verlassen. Das angesammelte Wissen soll als Unternehmensressource gespeichert und für andere Mitarbeitende zugänglich gemacht werden, um Wissenslücken gar nicht erst entstehen zu lassen. 

Warum ist Wissenstransfer für KMU wichtig?

In den nächsten 10 bis 15 Jahren verlassen mehr als 8,5 Millionen sozialversicherungspflichtige Beschäftigte der Babyboomer-Generation den Arbeitsmarkt. Mit ihnen verlässt nicht nur Personal, sondern auch Erfahrungswissen und praktisches Know-how viele Unternehmen deutschlandweit.

In vielen Unternehmen steckt das wertvollste Wissen nicht in Handbüchern, Prozessbeschreibungen oder Datenbanken, sondern in den Köpfen erfahrener Beschäftigter. Über viele Jahre in der Praxis und aus informellen Netzwerken ist dieser Wissensschatz immer weitergewachsen. Ein Beispiel: Geht ein Elektromeister in den Ruhestand, der seit über 40 Jahren auf Baustellen unterwegs ist und für jedes noch so knifflige Problem eine Lösung hat, hinterlässt das eine große Lücke. Für einen Betrieb mit fünf oder zehn Beschäftigten kann der Abgang einer einzigen Schlüsselperson existenzgefährdend sein. 

Handeln Sie deshalb früh, damit Ihr Unternehmenswissen nicht mit den Baby-Boomern in Rente geht. Durch systematische Wissenssicherung und Wissenstransfer sichern Sie die Wettbewerbsfähigkeit Ihres Betriebs. Hier erfahren Sie, wie Künstliche Intelligenz (KI) Sie dabei unterstützen kann.
 

Wie unterstützt KI den Wissenstransfer?

2025 nutzen erst 11 Prozent der befragten Unternehmen KI für ihr internes Wissensmanagement. Demnach besteht hier noch ein großes Potenzial. Gerade für KMU kann Künstliche Intelligenz bei vielen Aufgaben rund um das Thema Wissen entlasten: 

• Wissenslücken sichtbar machen
• Wissensdokumentation beschleunigen
• Wissen automatisch strukturieren
• Inhalte durchsuchbar machen und kontextbezogen abrufen
• Nutzung von Wissen evaluieren

Der größte Hebel liegt dabei selten im isolierten Einsatz eines einzelnen KI-Tools wie ChatGPT, sondern im Zusammenspiel aus Erfahrungswissen, einem systematischen Vorgehen sowie der Auswahl geeigneter KI-Tools.
 

Wissenstransfer Schritt für Schritt umsetzen – Vorgehen, Tipps und Tools

Wissenstransfer gelingt am besten Schritt für Schritt. Die folgenden vier Schritte führen Sie von der Bestandsaufnahme bis zur Evaluation. Begleitend zu diesem Vorgehen können Sie unseren Leitfaden nutzen.
 

1. Schritt: Zielsetzung und Bestandsaufnahme

Am Anfang steht ein klares Ziel: Wissen sichern und zugänglich zu machen, bevor es verloren geht. Verschaffen Sie sich dazu einen Überblick über Ihre Personalsituation. Wer geht wann in Rente, und welches erfolgskritische Wissen ist an einzelne Personen gebunden? Künstliche Intelligenz kann Sie dabei unterstützen. Sie kann vorhandene Informationen aus Organigrammen, Kompetenzprofilen, Altersstrukturen oder Personallisten bündeln und in eine einheitliche Übersicht bringen oder als Alarmsystem bei Auffälligkeiten fungieren. Eine wichtige Voraussetzung: aktualisierte und gut gepflegte Daten.

Nutzen Sie den folgenden Fragenkatalog für Ihre persönliche Bestandsaufnahme und lesen Sie bei Bedarf noch mehr zur strategischen Personalbedarfsplanung.
 

2. Schritt: Rahmenbedingungen 

Wissenstransfer ist fortlaufend und nicht einmalig. Daher benötigt er wiederkehrende Routinen, Formate und Abläufe. Die Leitfrage lautet: „Welchen Rahmen und welche Standards benötigen Sie, um Wissen dauerhaft zu sichern und weiterzugeben?“ Erst ein klarer Rahmen sorgt dafür, dass Informationen zuverlässig gefunden, gesichert und weitergegeben werden.

Rollen und Zuständigkeiten klären

• Wer ist Ansprechpartner für den Wissenstransfer?
• Wer gibt Wissen weiter?
• Wer nimmt Wissen an?
• Wer sind weitere Schlüsselpersonen?

Strukturen und Prozesse anlegen

• Bis wann müssen Wissensübergaben erfolgen?
• Wie sieht der Wissenstransferprozess aus?
• Wie sehen Dokumentation, Sicherung etc. von Wissen aus?
• Welches Wissen muss aktualisiert werden?
• Wie ist die Qualität Ihres gesicherten Wissens?

Methoden und Formate etablieren

• Welche allgemeinen Tools können beim Wissenstransfer unterstützen? (Z. B. Checklisten, strukturierte Interviews etc.)
• Welche KI-Tools können beim Wissenstransfer unterstützen?
• Wie wird der Prozess reflektiert und weiterentwickelt?

3. Schritt: Wissenssicherung und Transfer

Im dritten Schritt geht es darum, Wissen zu sichern und für den Transfer aufzubereiten. Klären Sie zunächst Ihren konkreten Anwendungsfall und was Sie erreichen möchten (siehe Schritt 1). Erst danach wählen Sie ein passendes KI-Tool aus, zum Beispiel ChatGPT, Copilot, Notebook LM oder n8n. Achten Sie bei der Verwendung von KI-Tools unbedingt auf Datenschutz und den Schutz Ihrer Betriebsgeheimnisse. Das bedeutet konkret: Anonymisieren Sie personenbezogene Daten, bevor Sie sie in ein Tool geben.
 

Praxisbeispiel für den KI-gestützten Wissenstransfer

Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Petra Möller, 63 Jahre alt und seit mehr als 25 Jahren im Betrieb, geht in acht Monaten in Rente. Sie ist die einzige Mitarbeiterin, die die betriebsspezifische Kalkulations- und Auftragssoftware „SteelOffice Pro" vollständig beherrscht, einschließlich selbst entwickelter Vorlagen, Sonderlogiken und Fehlerbehebungsroutinen. Fällt Petra Möller kurzfristig aus, können Angebote nicht mehr zuverlässig kalkuliert werden, was die Handlungsfähigkeit des Betriebs gefährdet. Eine Nachfolge gibt es bislang nicht, und im Tagesgeschäft bleibt kaum Zeit, das Wissen systematisch zu sichern. Wie kann der Betrieb vorgehen?

Das folgende Vorgehen lässt sich auf viele softwarebasierte Arbeitsprozesse übertragen. Der Aufwand hängt davon ab, wie umfangreich der zu dokumentierende Prozess ist. Planen Sie in jedem Fall ausreichend Zeit ein, um die Ergebnisse zu prüfen und zu ergänzen.

Beispielhafte Vorgehensweise zur Wissenssicherung:

1. Ziel formulieren
Bis zu Petra Möllers Renteneintritt in acht Monaten wird das operative Kernwissen rund um „SteelOffice Pro“ so gesichert, dass der Betrieb auch ohne sie Angebote kalkulieren kann.

2. Prozess aufzeichnen
Zeichnen Sie die Arbeitsschritte in der Software am Bildschirm auf. Lassen Sie Petra Möller dabei mündlich erläutern, was sie tut und warum sie so vorgeht. Für die Aufzeichnung können Sie kostenfreie Tools nutzen, etwa das Snipping Tool (Windows) oder OBS-Studio. 

3. Aufzeichnung mit KI analysieren
Laden Sie das Video in ein KI-System und lassen Sie das Video analysieren. 

Beispiel-Prompt: „Analysiere die einzelnen Prozessschritte in diesem Video sowohl auf der Bild- als auch auf der Tonspur. Es handelt sich um einen Prozess bei der Auftragskalkulation, der das Thema [XY] beschreibt. Stelle die einzelnen Schritte des Prozesses dar und gib eine kurze Erklärung, was bei jedem Schritt zu tun ist.“

Prüfen Sie zunächst, ob die KI den Inhalt korrekt erfasst hat, und schärfen Sie bei Bedarf nach, bevor Sie weitermachen.

4. Ausgabeformat festlegen und Dokumentation erstellen
Entscheiden Sie, in welcher Form die Dokumentation im Arbeitsalltag am nützlichsten ist: eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, ein Prozessschaubild oder eine Kombination aus beidem.

Beispiel-Prompt: Erstelle auf Basis der Prozessschritte eine Schritt-für-Schritt-Anleitung mit beschreibenden Texten als Word-Datei. Ergänze passende Screenshots aus dem Video zu den Schritten [XY].

5. Ergebnis prüfen und pflegen
Die erstellte Dokumentation sollte im Nachgang von der erfahrenen Mitarbeiterin auf Richtigkeit und Vollständigkeit geprüft werden, solange sie noch im Betrieb ist. Legen Sie außerdem fest, wer die Anleitung künftig aktualisiert, wenn sich der Prozess verändert.

Hinweise für die Umsetzung:

• Videolänge: Halten Sie die Aufzeichnung kompakt (max. 4 Minuten). Ist das nicht möglich, unterteilen Sie den Prozess in Einzelsequenzen.
• Prompting: Tasten Sie sich schrittweise heran. Lassen Sie die KI zunächst nur den Inhalt beschreiben, bevor Sie das Ausgabeformat festlegen.
• Datenschutz: Vermeiden Sie es, sensible Betriebsinterna oder personenbezogene Daten im Video sichtbar zu machen. Verpixeln Sie kritische Passagen, bevor Sie das Video hochladen. Wenn Ihr Betrieb mit besonders schutzbedürftigen Daten arbeitet, prüfen Sie den Einsatz von KI-Tools, die eine DSGVO-konforme Verarbeitung garantieren.
• Denken Sie den Prozess weiter: Was erfolgt als Nächstes? Wo liegt Ihr Wissen ab? Wie wird sichergestellt, dass entsprechende Mitarbeitende darauf Zugriff bekommen? 

Fazit

Der Wissenstransfer im eigenen Betrieb mag zunächst abstrakt wirken und noch weit in der Ferne liegen, allerdings benötigt die Weitergabe von über viele Jahre gesammeltem Erfahrungswissen in der Regel mehrere Monate. Künstliche Intelligenz kann Sie bei dieser Aufgabe unterstützen und verhindern, dass wertvolles Wissen aus Ihrem Unternehmen abfließt. Wissenstransfer ist jedoch kein rein technisches Thema. Es ist Teil der strategischen Personal- und Organisationsentwicklung. Die Rolle von Personalverantwortlichen geht damit weit über ein On- und Offboarding-Gespräch, in dem Wissen gesichert und weitergegeben wird, hinaus. 

Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz kann bei Mitarbeitenden Sorgen und Ängste auslösen. Haben Mitarbeitende den Eindruck, dass KI ihr Wissen einfach „absaugt“, sie kontrolliert oder sogar ersetzbar machen soll, entsteht schnell Widerstand. Wissen wird dann nur unvollständig geteilt, zu spät weitergegeben oder bewusst zurückgehalten. Ob der Veränderungsprozess gelingt, hängt deshalb maßgeblich davon ab, wie HR den Wissenstransfer steuert und begleitet.