Digitalisierung und KI im Personalwesen: Klosterfrau
3 wichtige Praxistipps auf einen Blick
- Digitalisierung ja, aber keine Extrawurst für die HR:
Das Personalwesen sollte kein Silodenken pflegen, sondern Lösungen bevorzugen, die zur Unternehmenssoftware passen. - Cloud braucht Mindset, nicht nur Technik:
Wer Software-as-a-Service einführt, muss sich darauf einrichten, dass sich Systeme kontinuierlich weiterentwickeln – inklusive regelmäßiger Pflicht‑Updates. Im Personalwesen ist dies wegen der unaufschiebbaren Routineaufgaben sensibel und bedarf entsprechender Vorbereitung. - KI gezielt und verantwortungsvoll einsetzen:
Nicht jede heute bekannte KI‑Funktion ergibt für KMU Sinn. Bei Klosterfrau ist sie zum Beispiel bei der Optimierung von Stellenanzeigen hilfreich, nicht aber im persönlichen Umgang mit Bewerberinnen und Bewerbern oder als „Support-Bot“ für die eigenen Beschäftigten.
Klosterfrau: Ein Unternehmen mit langer Tradition und historisch gewachsenen Digitalstrukturen
Als Klosterfrau begann, sich intensiver mit der Digitalisierung des Personalwesens zu beschäftigen, war die Ausgangslage typisch für ein gewachsenes Unternehmen – und auch für viele KMU:
Über die Jahre hatte sich innerhalb der Abteilung Human Resources (HR) eine heterogene IT-Landschaft entwickelt: So gab es für Abrechnung, Zeitwirtschaft und Talent Management unterschiedliche Datensätze oder Systeme. Das war fehleranfällig.
Als überarbeitungsbedürftig erwies sich zudem, dass viele Abläufe noch manuell und nicht standardisiert waren. Das Unternehmen konnte auf diese Weise mit der Digitalisierung bei wichtigen Stakeholdern im Bereich der Entgeltabrechnung, zum Beispiel den Sozialversicherungen, auf längere Sicht nicht Schritt halten. Auch interne Stakeholder, wie Geschäftsführer und Führungskräfte, erwarteten mehr.
Zugleich stiegen die Anforderungen an Dokumentation, Transparenz und Nachweisbarkeit – etwa durch DSGVO‑Vorgaben, oder die regulatorischen Anforderungen im Pharma‑ und Healthcare‑Umfeld.
Daher fiel der Entschluss, HR als Ganzes neu aufzustellen und damit auch die HR-IT zu modernisieren. Dies ging zunächst nicht in die richtige Richtung:
- Es gab eine externe Lösung für die Gehaltsabrechnung.
- Für die Digitalisierung des Personalwesens sollte ein Spezialsystem sorgen, das allerdings über keine brauchbare Schnittstelle zur Unternehmenssoftware verfügte.
Dies sorgte leider nicht für die erhoffte Effizienz. Und die Unternehmensführung vermisste zuverlässige, entscheidungsvorbereitende HR-Reports.
Die Lösungsidee und die treibende Kraft
Kristian Wolff, Head of HR Operations, berichtet: „HR Operations, der operative Teil des Personalwesens, muss einfach gut und geräuschlos laufen.“ Der Wendepunkt kam mit einem Perspektivwechsel in der Geschäftsleitung: Es wurde ein umfassender Due‑Diligence‑Prozess gestartet, das heißt, ein detailliertes Abklopfen der Technik, Prozesse und Schnittstellen.
Wolff, der diesem Zeitpunkt zu Klosterfrau gestoßen war, erinnert sich an den Befund:
Ohne vom Hersteller bereits vorgesehene (native) Schnittstellen zwischen den Systemen wird es auch künftig nicht besser.
HR, IT und andere Bereiche müssen gut abgestimmt sein, um die gewünschten Ergebnisse zu definieren und gemeinsam umzusetzen. Ein „Silodenken der HR-Abteilung“, so erläutert es Wolff, führt zu Planungsfehlern und späteren Mängeln im Prozess, insbesondere im Hinblick auf einen umfassenden Employee Lifecycle. Damit sind alle Phasen der Interaktion zwischen einem Mitarbeitenden und dem Unternehmen gemeint.
Die Lösung: Eine integrierte Cloud-HR-Software mit SAP SuccessFactors
Als Resultat des Due‑Diligence‑Prozesses entschied sich Klosterfrau für eine durchgängige, integrierte Cloud‑HR‑Lösung. Das System, SAP SuccessFactors, bietet auch KI-Funktionen.
Das Ziel war es, möglichst alle zentralen HR‑Funktionen in einer Systemwelt abzubilden, statt weiterhin mehrere Einzellösungen zu steuern. Klosterfrau übernahm die Verantwortung für die Entgeltabrechnung wieder selbst.
Zudem setzte das Unternehmen konsequent auf auditierbare Schnittstellen statt auf individuelle Sonderlösungen. Zu den Vorteilen zählt aus Wolffs Sicht:
Durchgängige Datenverarbeitung: Mit manuellen Abläufen und Umwegen war nun Schluss.
Vorhandenes Know-how: Klosterfrau hatte bereits Fachkräfte mit SAP-Know-how an Bord. Nischenlösungen hingegen erfordern zusätzlichen Kompetenzaufbau.
Verbreiteter Standard: Sollte das Unternehmen durch Zukäufe wachsen oder mehr IT-Fachkräfte benötigen, so bietet ein verbreitetes System wie SAP unter anderem größere Chancen auf Kompatibilität.
Hürden – und wie sie überwunden wurden
„Der Neustart erfolgte weitgehend ohne zusätzliche interne Kapazitäten “, berichtet Wolff.
Das heißt: Das interne Kern-Umsetzungsteam bestand aus maximal fünf Personen – die im Übrigen noch andere Aufgaben hatten. Als wirkliche Hürde sieht er dies jedoch nicht:
„Unterm Strich hat jeder HR-Kollege seinen Beitrag geleistet.“ Erfolgsentscheidend sei nicht die Größe des Teams gewesen, sondern dass sich die beteiligten Bereiche gegenseitig unterstützten, statt isoliert vor sich hinzuarbeiten und Klosterfrau sich auf den externen Umsetzungspartner verlassen konnte.
„Da braucht es eine Vertrauensbasis und auch Konfliktfähigkeit“, erläutert Wolff.
Klosterfrau gehört zu den ersten Unternehmen, die die SAP-Payroll-Lösung in der Cloud, mit „Software-as-a-Service“, für das Personalwesen umsetzten. Das heißt unter anderem: Der Hersteller aktualisiert das System, sobald er den Bedarf sieht. Das Kundenunternehmen zieht dann mit. Neue Ansichten, neue Funktionen, neue User Experience per Update: All das gilt es, rechtzeitig vorzubereiten, um möglichem Ärger bei den Anwendern vorzubeugen. „Dafür braucht man durchaus ein bestimmtes Mindset, ein Cloud-Mindset“, bemerkt Wolff.
KI für KMU: Nicht immer ein Vorteil
SAP SuccessFactors bietet eine Reihe von Funktionen, in denen Künstliche Intelligenz eingesetzt werden kann. Klosterfrau nutzt KI dort, wo sie einen klaren Mehrwert bietet. Dies ist der Fall bei:
Stellenanzeigen: Damit Suchmaschinen die Stellenanzeigen finden und entsprechend in den Suchergebnissen anzeigen, sind so genannte Keywords erforderlich – Schlüsselwörter, die zur Stelle und zu den Suchanfragen der Interessenten passen. Auch Job-Portale funktionieren wie Suchmaschinen. KI hilft, den Wortlaut der Stellenanzeigen in puncto Keywords zu verbessern. Dies sorgt für eine höhere Sichtbarkeit im Vergleich zu vorher.
Zielvereinbarungen: Ziele zu finden, die spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminierbar sind, das ist nicht immer einfach. Hier kann KI helfen: Sie liefert auf der Basis geeigneter Informationen Vorschläge für Zielvereinbarungen. „Damit unterstützt sie Führungskräfte und Beschäftigte“, sagt Wolff. Die Präzision und Umsetzbarkeit der Vereinbarungen sollen auf diese Weise deutlich besser werden als zuvor.
Gleichzeitig sieht das Unternehmen den Einsatz von KI bei bestimmten Anwendungen heute noch kritisch:
- Zum Beispiel Leistungsbeurteilung: „Die Leistungsbeurteilung darf nicht zu einer Blackbox werden“, meint Wolff. Er bezweifelt, dass eine KI beispielsweise die kulturellen Faktoren, die eine Leistung beeinflussen, angemessen berücksichtigen kann.
- Support Chat für die Beschäftigten: Änderungsmitteilungen, freudige Nachrichten wie die Mitteilung über eine Schwangerschaft oder Info-Anfragen – dies könnte theoretisch ein Chatbot bearbeiten. Wolff lehnt dies aus mehreren Gründen ab: „Bei uns in der Personalabteilung kann man noch anrufen beziehungsweise eine Mail schreiben und bekommt eine wirklich menschliche Reaktion. Liegt etwas Ernstes an, dann finden unsere Kolleginnen und Kollegen immer einen Weg und die richtigen Worte.“
- Talent Management: Dafür nutzt Klosterfrau bereits verschiedene Methoden, allerdings ohne KI. „Karrierepfade, Nachfolgeplanung – dafür gibt es bei uns keine Automatismen.“.
Darum ist zielführende Digitalisierung im Personalwesen unverzichtbar
Heute arbeitet Klosterfrau mit einer einheitlichen HR‑Datenbasis, auf die das Personalwesen, Führungskräfte und Mitarbeitende je nach Rolle zugreifen können. Alle wichtigen Kennzahlen lassen sich in kurzer Zeit abrufen und sind belastbar – ein deutlicher Unterschied zu früheren manuellen Auswertungen.
Zudem sind viele Anforderungen nur mit Hilfe eines zuverlässigen Systems erfüllbar. Datenschutz, Datenauskunft, Datenlöschung: „Man könnte die Regeln der Datenschutz-Grundverordnung gar nicht ohne digitale Instrumente einhalten“, betont Wolff.
Die wichtigsten Dos & Don’ts
Dos
- Mit Stammdaten starten: Danach richtet sich alles andere, sagt Praktiker Wolff. Dass Stammdaten und Entgeltabrechnung stabil und bruchlos funktionieren, ist eine Kernanforderung. „Die Profis in dem Bereich sind aus gutem Grund an zuverlässigen Routinen interessiert“, sagt er. „Das ist bei einem Digitalisierungsprojekt unbedingt zu berücksichtigen!“
- Früh einen Solution Architect einsetzen: Solution Architects bilden die Brücke zwischen Geschäftsanforderungen und technischer Umsetzung. Sie entwerfen maßgeschneiderte IT-Lösungen, indem sie Geschäftsprobleme analysieren und in technische Konzepte überführen.
- Auf Standardlösungen oder zumindest weit verbreitete Lösungen setzen: Sie erleichtern die HR-Fachkräftesuche sowie die Kompatibilität und reduzieren langfristig die Kosten.
- KI im Personalwesen nur sehr gezielt einsetzen: Vorher ein eigenes Konzept erstellen, den Nutzen und die Datenbasis genau prüfen!
Don’ts
- Mit dem Talent Management anfangen: Das Talent Management ist für eine ausgereifte Digitalisierung des Personalwesens nicht entscheidend, mahnt Wolff. Viele KMU starten dennoch mit diesem Thema, weil die HR-Mitarbeitenden in diesem Bereich in der Regel besonders transformationsbereit sind.
- Dem Silodenken erliegen: Was eine einzelne Abteilung schick findet, muss für das Unternehmen als Ganzes nicht unbedingt eine gute Lösung sein. Stattdessen drohen suboptimale Prozesse oder gar Ineffizienzen.
- Nischenlösungen auswählen: Das kann Abhängigkeiten vom Anbieter, Kompetenzlücken und Schnittstellenprobleme schaffen.
- KI um der KI willen: Dies sorgt gegebenenfalls für ungenaue Ergebnisse, das Fehlen des menschlichen Faktors und für Compliance-Risiken.
Fazit: Was KMU aus diesem Beispiel für Digitalisierung und KI im Personalwesen mitnehmen
Das Beispiel Klosterfrau zeigt, dass erfolgreiche HR‑Digitalisierung vor allem eines leisten muss: verlässliche Prozesse und belastbare Daten.
Für IT‑Projektteams heißt das, Kernprozesse wie Stammdaten, Zeitwirtschaft und Payroll klar zu priorisieren, bereichsübergreifend abzustimmen und konsequent zu standardisieren.
Die Entscheidung für SAP anstelle eines Nischenanbieters fiel vor allem wegen dieser Argumente: Standardisierte Schnittstellen, verfügbare Fachkompetenzen am Markt und eine integrierte Systemlandschaft. Dies reduziert Abhängigkeiten und schafft Skalierbarkeit. Auf das Thema KI im Personalwesen hat das Unternehmen einen nüchternen Blick: Bei geringen Fallzahlen können rechtliche Risiken und organisatorische Komplexität den Nutzen überwiegen.