Transkript: Folge 16

KOFA auf dem Sofa: Mitarbeiterbindung

Jürgen: 
KOFA auf dem Sofa, der Podcast des Kompetenzzentrums Fachkräftesicherung. Personalerwissen zum Hören auf dem Sofa, unterwegs, im Büro, wo immer Sie mögen. 

Willkommen, liebe Hörerinnen und Hörer, zur neuen Folge von KOFA auf dem Sofa. Das KOFA, kurz für Kompetenzzentrum Fachkräftesicherung, ist Ansprechpartner für KMU bei Fragen rund um die Personalarbeit. Mehr dazu finden Sie auf www.kofa.de. 

In unserem heutigen Podcast wollen wir von einem Unternehmer aus der Praxis wissen, wie KMU Fachkräfte durch Angebote zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf binden können. 

Ich bin Jürgen Gehr. 

Wiebke: 
Und mein Name ist Wiebke Womers. 

Zwei Monate – das ist für viele Väter immer noch die maximale Auszeit vom Job, die sie nach der Geburt der Kinder nehmen. Und nur 35,9 Prozent der deutschen Väter nehmen überhaupt Elterngeld in Anspruch. Dabei wünschen sich laut Umfragen 79 Prozent von ihnen mehr Zeit für die Familie. Oft stecken die Angst vor einem Karriereknick oder auch ökonomische Zwänge dahinter, dass sie sich diese nicht nehmen. 

Jürgen: 
Die Folgen solcher Zwänge sind vielfach Unzufriedenheit oder Stress, um trotz Vollzeitjob noch möglichst viele Momente in der ersten Lebensphase der Kinder mitzubekommen. Und natürlich gibt es neben den Vätern nach wie vor auch berufstätige Mütter und Arbeitnehmer, die Pflegefälle zu Hause haben oder auch aus anderen Gründen – lange Reisen oder Wanderungen – gerne mehr Zeit fürs Private hätten. 

Einer, der für diese Bedürfnisse ein offenes Ohr hat, ist Norbert Schallm. Er ist Geschäftsführer des Heizungs- und Klimatechnikbetriebs H. Schallm GmbH in Mönchengladbach und weiß aus eigener Erfahrung als Arbeitgeber und Vater, dass sich familienfreundliche Arbeitszeiten für beide Seiten lohnen. 

Wir dürfen heute bei Ihnen zu Gast sein. Herzlichen Dank für die Einladung, Herr Schallm. 

Norbert Schallm: 
Herzlich willkommen. 

Jürgen: 
Herzlichen Dank fürs Hiersein, Herr Schallm. Wann haben Sie denn zum ersten Mal über so ein Thema wie die Vereinbarkeit von Familie und Beruf als Thema der Personalbindung nachgedacht? Hatten Sie da einen bestimmten Anlass? 

Norbert Schallm: 
Also das erste Mal über das Thema Vereinbarkeit von Familie und Beruf habe ich sicherlich nachgedacht, als die in meinem Leben einschneidenden Erlebnisse – die Geburt meiner beiden Kinder – zum Tragen kamen und auch ich selbstverständlich das Bedürfnis hatte, das mehr zu begleiten, intensiver zu begleiten und eben auch in der weiteren Zeit, nämlich gerade dann in Kindergarten- und Schulzeit, Aktivitäten zu begleiten und diese wunderbare Jugendzeit nicht zu vermissen. 

Jürgen: 
Und zu der Zeit haben Sie den Betrieb hier schon geführt? 

Norbert Schallm: 
Zu der Zeit war ich schon Inhaber und Geschäftsführer der H. Schallm GmbH. Wir waren damals noch nicht ganz so groß wie heute. Heute sind wir 40 Mitarbeiter. Damals waren wir noch etwas kleiner. Aber meine Alterskohorte, die ja den Wandel durchwandert, hat mich begleitet und ich war der Erste der jüngeren Generation, der eigenen Nachwuchs hatte. 

Wiebke: 
Was waren denn so die ersten Schritte in Richtung bedürfnis- und familienorientierte Personalpolitik? Wie hat sich das bis heute entwickelt? 

Norbert Schallm: 
Die ersten Schritte waren die, die ich selber unternommen habe. Jetzt muss man den großen Vorteil sehen, den ich als Unternehmer habe, dass ich meine Arbeitszeiten schon immer etwas flexibler gestalten konnte und dass ich den Bedürfnissen der Familie einfach gefolgt bin, indem ich etwa mal ein bisschen später gekommen bin, mal zwischendurch eine Stunde zu Hause war oder auch an Tagen früher gegangen bin. 

Zu der Zeit – das ist 1993 bis 1996 gewesen – gab es noch keine Aktivitäten in diesem Bereich oder unterstützende Maßnahmen. Und das Thema Väter und Familie war noch gar nicht auf dem Bildschirm. 

Wir haben angefangen, 1998 – also als mein erstes Kind sozusagen in die Schule kam und die nächsten Mitarbeiter Kinder bekamen – darüber nachzudenken: Wie kann man das, was mir wichtig war und was wir aus den verschiedenen Gesprächen mit den Mitarbeitern mitbekommen haben, für andere umsetzen? 

Und wir haben 1998 eine lange Phase gehabt, in der wir erst einmal den Kontakt zu den einzelnen Mitarbeitern so intensivieren mussten, dass wir offen miteinander gesprochen haben über das, was wirklich ansteht. Denn das normale Mitarbeitergespräch geht ja um Gehalt, tarifliche Lösungen, Anforderungen, Arbeitsplätze und die Dinge, die eben nicht privat sind, die nicht Familie betreffen, die nicht die Persönlichkeit berühren oder dieses große Spannungsfeld zwischen Beruf und Familie. 

Jürgen: 
Und auch versucht, den Kopf noch zu trennen: Das ist Job, das ist Familie. 

Norbert Schallm: 
Ja. Und mit meinem Chef kann ich ja nicht über die Dinge reden, die mich zu Hause angehen. 

Jürgen: 
Wie haben Sie denn so einen Kulturwandel eingeführt, dass die Mitarbeiter mit Ihnen darüber doch irgendwann gesprochen haben? 

Norbert Schallm: 
Das war das Allerwichtigste und es hat auch wirklich lange gedauert, an diesen Punkt zu kommen, dass wir wirklich offen miteinander reden über die Dinge, die wirklich drücken. 

Wir wissen heute so viele familiäre Planungen und Besonderheiten, dass wir heute – 20 Jahre später – extrem gut darauf eingehen können. Aber ich will erst einmal berichten, wie wir dazu gekommen sind. 

Jürgen: 
Ja, wie Sie das tatsächlich gemacht haben, denn das ist ja ein schwieriger Prozess. 

Norbert Schallm: 
Ja, über vertrauensbildende Maßnahmen. Also wir haben zu Anfang unsere Mitarbeiter bestochen, mit uns zu reden. 

Das hat in der Art stattgefunden, dass wir die Ersten, von denen wir wussten, dass wir gut mit ihnen kommunizieren können, ganz einfach danach gefragt haben: „Was braucht ihr, um eure tägliche Arbeit leichter zu machen?“ 

Wir haben das auf Werkzeuge und Hilfsmittel begrenzt und fast schon vorgegeben, was es denn sein könnte, und das dann auch sofort umgesetzt. 

Das ist in Mitarbeitergesprächen erfolgt, vor denen man zu Anfang noch ein bisschen Respekt hatte. Wenn der Chef zum Mitarbeitergespräch lädt, ist das immer eine etwas kritische Situation. 

Und dann konnte jemand draußen erzählen: „Ich habe dieses neue Werkzeug bekommen.“ Und dann haben die anderen sich auch getraut, zuerst über diese Dinge zu reden. 

Das war 1998. Dann haben wir 1999 über Outfit und Corporate Identity gesprochen und über den Wert für das Unternehmen. 1999 haben wir auch schon große Mitarbeiterrunden eingeführt, die monatlich stattgefunden haben. Einfach immer eine Stunde freitagnachmittags, wo wir über wichtige Dinge gesprochen haben, die das Unternehmen betrafen. 

Und dann haben wir jeden Mittwoch einen festen Termin um 17 Uhr für Mitarbeitergespräche. Da liegen Listen aus, in die sich Mitarbeiter eintragen können. Oder wir tragen Mitarbeiter ein. Das sind Sechs-Augen-Gespräche, die mein Bruder und ich gemeinsam mit dem jeweiligen Mitarbeiter führen. 

Das ist mittlerweile eine lockere Gesprächsrunde, in der es heute – 2019 – oft gar nicht viel zu erzählen gibt. Aber man freut sich einfach, dass man wieder Zeit füreinander hatte und mittwochs um 17 Uhr eine Stunde miteinander reden kann. 

Norbert Schallm: 
Ja, weil das in unserer Branche noch nicht so bekannt ist. Wenn ich jetzt an junge Akademiker denke, die sich eine Stelle suchen und schon in der Familienplanung sind, die gucken ganz explizit danach. Im handwerklichen Bereich ist die Rollenverteilung noch klassischer. Erst in der Situation, in der es genutzt wird – nämlich wenn ich Vater werde oder viel später in eine Pflegesituation komme – bin ich froh, wenn ich solche Möglichkeiten habe und sie nutzen kann. 

Dann wird darüber auch stolz berichtet, unter den Kollegen und auch bei anderen Unternehmen. Aber dass jemand deswegen zu uns gekommen ist, haben wir noch nicht erlebt. 

Jürgen: 
Personalbindung ist dann eigentlich gar kein Thema mehr für Sie, oder? 

Norbert Schallm: 
Doch, das ist eine ständige Aufgabe. Das hört auch nicht auf. 

Wiebke: 
Entwickeln Sie da auch immer neue Instrumente? Das klingt so technisch, aber einfach neue Möglichkeiten? 

Norbert Schallm: 
Nein, wir gucken, was die aktuelle Generation der Mitarbeiter im Augenblick benötigt. Dadurch, dass die Mitarbeiter in der Regel bei uns gelernt haben und uns im Augenblick lebenslang begleiten – wir haben jetzt vierzigjähriges Firmenjubiläum und Mitarbeiter, die seit 40 Jahren im Unternehmen sind und mit mir zusammen sozusagen angefangen haben –, verändern die sich, genauso wie ich mich verändere. 

Man kann ja sagen: Alle sieben Jahre habe ich einen neuen Menschen mit neuen Bedürfnissen vor mir stehen. Jemand in der Ausbildung hat andere Bedürfnisse als der junge Vater oder der gestandene Mitarbeiter oder jemand, dessen Kinder mittlerweile zum Studium aus dem Haus sind und der wieder an seine Eltern denken muss. 

Durch diese intensiven Gespräche können wir das begleiten und ganz personenbezogen sagen: Was ist das, was dieser Person im Augenblick am meisten helfen würde und sozusagen wieder den Klebstoff zwischen Betrieb und Mitarbeiter festigt? Das ist eine ständige Aufgabe. 

Jürgen: 
Das heißt natürlich auch ein Wahnsinnsengagement von Ihrer Seite. 

Norbert Schallm: 
Ja, eigentlich nur Offenheit dafür. Das meiste ist Freizeit schaffen, Freiräume schaffen für Bedürfnisse. 

Ob das nun in den mittleren Lebensjahren die Wanderung auf dem Jakobsweg ist oder später mit Mitte fünfzig die Pflege der Eltern oder heute – frühestens ab 25 – die Betreuung der Kinder. Wir arbeiten bestimmt 40 Stunden, aber eben nicht nur von 8 bis 16 Uhr. Und der Mitarbeiter hat eben auch nicht nur ab 16 Uhr Zeit für die Familie. 

Wiebke: 
Es gibt aber ja kleine und mittlere Unternehmen wie Ihres, denen ohnehin schon Personal fehlt. Die sagen dann: „Wenn wir jetzt alle noch früher in den Feierabend schicken, wer macht denn dann am Ende den Job?“ Oder auch die Kollegen machen sich Sorgen. Solche kritischen Situationen haben Sie nie gehabt? 

Norbert Schallm: 
Doch, immer. Es gibt immer Zeiten, in denen es personell sehr eng ist. Wir haben im Augenblick eine sehr gute Konjunktur. Wir könnten sicherlich die doppelte Menge an Mitarbeitern beschäftigen. Aber wir müssen ja auch nicht die doppelte Menge an Aufträgen annehmen. 

Ich kann meine Mitarbeiter nicht überfordern, indem ich sage: Alles, was ich gerade am Markt an Aufträgen bekommen kann, nehme ich auch mit, und dann schaut ihr mal, wie ihr das abgewälzt kriegt. 

Wir arbeiten im Endeffekt nicht weniger. Ich würde sogar behaupten, wir arbeiten deutlich mehr. 

Jürgen: 
Zumindest habe ich den Eindruck, Sie arbeiten deutlich effizienter. Das, was Sie über die Unternehmenskultur und die Stimmung im Unternehmen schildern, fördert einfach gute Arbeit, gute Arbeitsbedingungen und ein gutes Arbeitsgefühl. 

Norbert Schallm: 
Und auch die Kommunikation zum Kunden. Ich kann einem Kunden gut erklären, dass jemand im Augenblick ein privates Bedürfnis hat und deswegen nicht heute, morgen oder zum vereinbarten Termin kommen kann. 

Wir finden da ganz großes Verständnis, weil Kunden selbst schon in dieser Situation gewesen sind. Wenn es geht, kommt jemand anders. Aber es gibt auch Kunden, die ein ganz bestimmtes Interesse an einer Person haben, weil das die Vertrauensperson ist. 

Wenn wir dann sagen: „Nein, der ist gerade zu Hause, weil das Kind erkrankt ist oder Einschulung hat“, erinnert sich in der Regel jeder Kunde daran und sagt: „Kenne ich. Toll, dass Sie das machen. Wann wäre es denn möglich?“ Und dann finden wir immer eine Lösung. Es geht ums Reden, miteinander reden. 

Jürgen: 
Ich möchte trotzdem vorsichtig an den Grenzen kratzen. Was wäre denn von Ihrer Seite eine Situation, in der Sie sagen würden: „Geht leider nicht“? Sie sagten ja, Sie sagen nie Nein. 

Norbert Schallm: 
Jetzt konstruieren wir mal, dass wir in einem Bereich, zum Beispiel dem häuslichen Kundendienst, der mit vier Mann recht stark besetzt ist, so leichtsinnig gewesen wären, drei Leute gleichzeitig in Urlaub zu schicken und dann passiert noch eine häusliche Situation, die dem vierten sagt: „Jetzt müsste ich auch nicht da sein.“ 

Dann haben wir aber vorher in der Planung nicht aufgepasst. Da die Mitarbeiter solche Dinge untereinander abstimmen – gerade Notdienstsituationen –, haben wir diese Krisensituation bis jetzt nicht gehabt. 

Jürgen: 
Also das läuft tatsächlich auch von selbst, ohne dass Sie da immer alles moderieren müssen? 

Norbert Schallm: 
Ich denke jetzt gerade an dieses kleine Team. Die stimmen ihren Notdienst untereinander ab. Wenn jemand sagt: „Ich kann aber nur den Freitag nicht“, dann tauschen die untereinander. Das geht nicht mehr über meinen Tisch. Es muss nur gewährleistet sein. 

Deswegen haben wir diese Krisensituation bis jetzt nicht gehabt. Es wird bestimmt einmal eine geben und dann werden wir eine Lösung finden. 

Wiebke: 
Ist es denn so, dass die Väter bei Ihnen auch sagen: „Wir gehen nicht nur zwei Monate in Elternzeit, wir trauen uns auch, mehr zu nehmen“, ohne Angst vor einem Karriereknick zu haben? 

Norbert Schallm: 
Ja. Wir hatten einen Fall: Ein Ehepaar, bei dem der Mitarbeiter bei uns beschäftigt ist, konnte keine Kinder bekommen. Für eine Adoption ist er nach Russland gereist und musste dort schon sechs Wochen verbringen, um das Kind kennenzulernen. 

Er hat nicht nur diese sechs Wochen vor Ort verbracht, sondern danach auch die ersten drei Monate mit dem Kind hier verbracht und direkt anschließend Elternzeit genommen. Er war also viereinhalb Monate nicht im Unternehmen. 

Das war lange kommuniziert, geplant und dann geht das auch. 

Wiebke: 
War das denn so eine Art Vorbild, dass andere Väter sich auch getraut haben, länger zu gehen? 

Norbert Schallm: 
Das hat keiner gemacht, weil die anderen, die drei Monate genommen haben – bei uns nehmen eigentlich alle drei Monate –, gesagt haben: Es war wunderschön, aber auch mega anstrengend. Und ganz ehrlich: Ich bin froh, dass ich wieder arbeiten darf. 

Jürgen: 
Sie haben gerade schon gesagt, fertig ist man eigentlich nie. Gibt es aktuell etwas, woran Sie noch arbeiten? 

Norbert Schallm: 
Ja, die jungen Menschen. Die Auszubildenden oder die, die mit der Ausbildung fertig werden, haben ein ganz anderes Verständnis von Freizeit und noch gar kein Verständnis von Familie. 

Die würden am liebsten gar nicht mehr arbeiten und denken gar nicht darüber nach, wie sie Zeiten aufbauen, die sie später wieder zur Verfügung haben. Sie würden die Zeit am liebsten sofort wieder verbrauchen. Also: „Ich habe heute eine Stunde länger gemacht, dann komme ich morgen eine Stunde später.“ 

Da wissen wir noch nicht so richtig, wie wir damit umgehen sollen. Das ist für mich eine große Herausforderung. 

Jürgen: 
Nicht jeder ist Vater, nicht jeder hat pflegebedürftige Angehörige und nicht jeder will den Jakobsweg wandern. Es gibt ja auch Leute, die einfach möglichst viel Geld verdienen wollen. 

Norbert Schallm: 
Ja, das wäre derjenige, der sagt: „Ich mache in jungen Jahren ganz viele Überstunden und lasse sie mir sofort auszahlen.“ 

Dann ist der auch befriedigt und hat seinen monetären Anreiz. Haben wir aber kaum. Der Ausgleich zu der doch anstrengenden Arbeit in einem handwerklichen Unternehmen ist in der Regel Freizeit. 

Wiebke: 
Vielleicht zum Abschluss: Wenn ein Unternehmer zu Ihnen kommt und sagt: „Bei Ihnen klappt das sehr gut mit Personalbindung und familienfreundlicher Politik“, was würden Sie ihm raten? 

Norbert Schallm: 
Mit den Mitarbeitern reden. 

Es gibt kein Konzept, das ich einfach überstülpen kann. Es gibt kein Seminar, das ich besuchen kann, nach dem ich zurückkomme und sage: „Das machen wir jetzt so.“ 

Das Wichtigste ist, die Kommunikation und das Vertrauensverhältnis zu den Mitarbeitern so aufzubauen, dass man sich darüber einig ist: Wir probieren etwas Neues aus. Wir machen etwas anders. Und es ist weder zu deinem Nachteil noch zu unserem Nachteil. 

Als wir Gleitzeit eingeführt haben, kamen sofort Stimmen wie: „Jetzt wollen sie uns die Überstunden klauen.“ 

Die gingen ja auf ein Konto. Da kam die Frage: „Was passiert damit? Wie habe ich das im Griff?“ Die Ängste vor diesen Veränderungen waren riesig. 

Heute hängen die Konten aus, jeder kann alles sehen. Jeder sieht auf seiner Gehaltsabrechnung, wie viel aufs Gleitzeitkonto gegangen ist. Gar kein Thema mehr. 

Aber die Ängste waren riesig. Und das Allerwichtigste ist: reden, miteinander reden, miteinander reden. 

Jürgen: 
Das finde ich ein fantastisches Schlusswort. Vielen Dank für das tolle Gespräch, Herr Schallm. 

Norbert Schallm: 
Danke für Ihren Besuch. 

Wiebke: 
Auch von mir herzlichen Dank. 

Jürgen: 
Gerne. Sie möchten noch mehr über das Thema Personalbindung wissen? Besuchen Sie unsere Website unter www.kofa.de. Hier finden Sie unsere Handlungsempfehlungen „Vereinbarkeit von Familie und Beruf“ und „Flexible Arbeitszeiten“ sowie viele weitere Tipps und Beispiele aus der Praxis. 

Und wir geben Ihnen jetzt noch einmal einen Überblick über die Tipps zum Thema: 

Jürgen: 
Was brauchen Ihre Mitarbeiter, um zufrieden zu sein? Fragen Sie sie! Mitarbeitergespräche, Befragungen – idealerweise ergänzt um eine Altersstrukturanalyse – liefern wertvolle Hinweise für eine Auswertung. 

Wiebke: 
Wo stehen Sie in Sachen Familienfreundlichkeit eigentlich? Die drei Instrumente Beruf und Familie Index, das Audit Beruf und Familie und der Förderlotse bieten sich zur externen Bedarfsermittlung an – vom Fragebogen bis zur Entwicklung einer Gesamtstrategie. 

Jürgen: 
Überlegen Sie auf Grundlage der Mitarbeitergespräche und der externen Analyse, welche Maßnahmen zur Vereinbarkeit und Personalbindung am besten zu Ihnen passen. Zum Beispiel flexible Arbeitszeitmodelle, Unterstützung bei der Kinderbetreuung oder Beratungsservices. 

Wiebke: 
Auch wenn Ihre Mitarbeiter in Elternzeit sind, können Sie die Abwesenheit gemeinsam gestalten, zum Beispiel durch Teilzeitlösungen oder die Teilnahme an Weiterbildungen. 

Jürgen: 
Informieren Sie Mitarbeiter mit pflegebedürftigen Angehörigen über gesetzliche Unterstützungsmöglichkeiten und über eigene Angebote, wie Belegplätze in der Kurzzeitpflege für Mitarbeiterangehörige. 

Wiebke: 
Schaffen Sie eine familienfreundliche Unternehmenskultur, indem Sie die Notwendigkeit der Maßnahmen rechtzeitig und offen kommunizieren. So begegnen Sie Befürchtungen in der Belegschaft, dass diejenigen, die nicht von den Maßnahmen profitieren, mehr arbeiten müssen. Insbesondere sollten Sie Ihre Führungskräfte gezielt einbinden und ergebnis- statt präsenzorientiertes Arbeiten in den Vordergrund stellen. 

Jürgen: 
Informieren Sie sich beim Jugendamt oder anderen Beratungsstellen, wie dem Portal www.erfolgsfaktor-familie.de oder www.berufundpflegehessen.de, welche öffentlichen Fördermöglichkeiten es für familienfreundliche Maßnahmen gibt. 

Wiebke: 
Und schließlich: Reden Sie mit Ihren Mitarbeitern – wie Herr Schallm sagt. 

Jürgen: 
Das war's für heute bei KOFA auf dem Sofa. Wir hoffen, es hat Ihnen Spaß gemacht und den ein oder anderen Tipp gebracht. 

Wiebke: 
Seien Sie wieder dabei, wenn wir das nächste Mal Fragen und Empfehlungen zur Fachkräftesicherung diskutieren. Solange finden Sie uns im Netz. 

Jürgen: 
Auf www.kofa.de gibt es nicht nur unseren Podcast. In zahlreichen Studien und Handlungsempfehlungen finden Sie wichtige Informationsgrundlagen sowie Praxisbeispiele zum Nachmachen – für den Mittelstand, aus dem Mittelstand. 

Wiebke: 
Bleiben Sie uns gewogen. Bei Fragen, Anregungen und Kritik sind wir unter fachkraefte@iwkoeln.de für Sie erreichbar. 

Jürgen: 
Ihnen gefällt KOFA auf dem Sofa? Sagen Sie es gerne weiter. 

Wiebke: 
Tschüss! 

Jürgen: 
Wir hören uns!