Transkript: Folge 12

KOFA auf dem Sofa: Zeiterfassung

Jürgen: 
KOFA auf dem Sofa, der Podcast des Kompetenzzentrums Fachkräftesicherung. Personalerwissen zum Hören – auf dem Sofa, unterwegs, im Büro, wo immer Sie mögen. 

Willkommen bei der zwölften Folge von KOFA auf dem Sofa, dem Podcast des Kompetenzzentrums Fachkräftesicherung, kurz KOFA. Wir, das KOFA, sind Ansprechpartner für kleine und mittelständische Unternehmen bei Fragen zur Fachkräftesicherung und Personalarbeit. Mehr dazu finden Sie im Netz auf www.kofa.de. 

In unserem Podcast reden wir mit unseren Sofagästen darüber, wie KMU am besten Fachkräfte finden, binden und weiterentwickeln können. 

Ich bin Jürgen Gehr. 

Wiebke: 
Und mein Name ist Wiebke Bomers. 

Vor ungefähr drei Wochen haben sich eines Morgens die Schlagzeilen schier überschlagen. Der Europäische Gerichtshof hatte sein Urteil zur Erfassung der Arbeitszeiten bekannt gegeben, nach dem Arbeitgeber verpflichtet werden sollen, die gesamte Arbeitszeit ihrer Beschäftigten systematisch zu erfassen. 

„Der EuGH schafft neue Pflichten für Unternehmen“, war zu lesen, und das Ende flexibler Arbeitsformen wurde beschworen. 

Die Arbeitgeberverbände warnten schon vor der generellen Wiedereinführung der Stechuhr im 21. Jahrhundert und warfen dem Gericht vor, auf die Anforderungen der Arbeitswelt 4.0 mit einer Arbeitszeiterfassung 1.0 zu reagieren. 

Bundeswirtschaftsminister Altmaier hat zuletzt Auslegungsspielraum bei der Umsetzung des EuGH-Urteils reklamiert und warnt ausdrücklich vor zunehmender Bürokratie. 

Wir möchten heute mit Oliver Stettes, Arbeitsökonom am Institut der deutschen Wirtschaft in Köln, darüber sprechen, was in dem EuGH-Urteil im Einzelnen eigentlich steht und welche Folgen das für Unternehmen und Arbeitnehmer haben kann – insbesondere in kleinen und mittleren Unternehmen. 

Herr Stettes, willkommen auf unserem Sofa. 

Oliver: 
Schönen guten Tag, ich freue mich. 

Jürgen: 
Herr Stettes, willkommen auch von mir. Wir haben jetzt gehört: Arbeitgeber sollen die Arbeitszeiten ihrer Arbeitnehmer systematisch erfassen. Das ist den meisten auch aus den Medien bereits bekannt. Aber worüber hat der EuGH konkret eigentlich entschieden? 

Oliver: 
Im Kern trifft es genau diesen Punkt. Es geht um die Erfassung von Arbeitszeiten. 

Hintergrund ist ein Fall in Spanien. Ein Unternehmen wurde von einer Gewerkschaft verklagt, weil es keine Erfassung der täglichen Arbeitszeit hatte – gar keine. 

Die beiden Parteien stritten darüber, inwiefern das durch das geltende nationale Recht geregelt und erlaubt sei. Wenn man sich über so etwas streitet, landet man am Ende beim EuGH. Der überprüft dann, inwiefern das mit europäischem Recht in Einklang zu bringen ist. 

Der EuGH hat im Grunde zunächst entschieden, dass eine Arbeitszeiterfassung gesichert sein muss beziehungsweise dass eine Rechtsprechung auf nationaler Ebene niemanden von der Arbeitszeiterfassung befreien kann. 

Wiebke: 
Hat so ein Einzelfall tatsächlich europaweit Wellen geschlagen? 

Oliver: 
Im Grunde genommen hat ein Einzelfall Wellen geschlagen. 

In einem solchen Fall ist es zunächst üblich, juristisch zu prüfen, welche Konsequenzen das für die Rechtsprechung beziehungsweise für die nationale Gesetzgebung in anderen Ländern hat. 

Jedes Land hat eine eigene Form der Umsetzung der dahinterstehenden europäischen Gesetzgebung, nämlich der Arbeitszeitrichtlinie. Die Länder sind frei darin, die Vorgaben dieser Richtlinie entsprechend umzusetzen. 

Jetzt stellt sich die Frage: Gibt es daraus eine Konsequenz für Deutschland? Das muss man zunächst juristisch genau prüfen. 

Der spanische Fall hat nämlich zwei Besonderheiten beziehungsweise dort werden zwei Punkte miteinander vermengt, die man eigentlich trennen muss. 

Auf der einen Seite geht es um Arbeitszeit vor dem Hintergrund von Gesundheits- und Arbeitsschutz. Das ist auch der eigentliche Hintergrund der europäischen Arbeitszeitrichtlinie. 

Der andere Punkt, der in diesem Fall ebenfalls eine Rolle spielt und einer der Hintergründe für die Klage ist: Gewerkschaften in Spanien haben Anspruch darauf, Einsicht in die Arbeitszeiten der Beschäftigten zu nehmen, um zu überprüfen, wie viele Überstunden geleistet wurden. 

Das ist eher auf der arbeitsvertraglichen oder tarifvertraglichen Ebene angesiedelt und hat mit Gesundheits- oder Arbeitsschutz zunächst einmal nichts zu tun. 

Jürgen: 
Es geht aber letztlich um die Überstunden, die erfasst werden sollen. Und die können nur erfasst werden, wenn die gesamte Arbeitszeit erfasst wird. Verstehe ich das richtig? 

Oliver: 
Das ist genau die Frage, die jetzt juristisch zu prüfen ist: Inwiefern wird das für Deutschland Konsequenzen haben? 

Wir haben im deutschen Arbeitszeitgesetz ohnehin schon eine Form der Arbeitszeiterfassung vorgeschrieben. Es gibt nämlich eine Besonderheit: Wir haben eine Tageshöchstarbeitszeit von acht Stunden, von der abgewichen werden darf. 

Wenn man davon abweicht, müssen die Stunden, die darüber hinausgehen, aufgezeichnet werden. Damit wird praktisch automatisch die gesamte Arbeitszeit an einem Tag festgelegt. 

Man liegt entweder unterhalb von acht Stunden oder genau bei acht Stunden. Dann muss man die Arbeitszeit nicht zwingend erfassen. Wenn aber eine zusätzliche Stunde erfasst wird, weiß man automatisch: An diesem Tag wurden neun Stunden gearbeitet. 

Die Arbeitszeiterfassung hat dabei den Hintergrund, dass sie dem Schutz des Menschen dient – also dem Schutz des Arbeitnehmers oder der Arbeitnehmerin. Es soll verhindert werden, dass es zu einer zeitlichen Überbeanspruchung kommt, die langfristig negative gesundheitliche Folgen haben könnte. 

Wiebke: 
Also wären Arbeitgeber in Deutschland eigentlich schon ganz gut vorbereitet? 

Oliver: 
In vielen Unternehmen wird die Arbeitszeit ohnehin erfasst, weil die Arbeitszeit neben dem Entgelt einer der zwei harten Bestandteile des Arbeitsvertrages ist. 

Als Arbeitgeber stellen Sie sich beispielsweise die Frage: Macht ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin genau das, was vertraglich vereinbart wurde? 

In der Regel lässt sich die Arbeitszeit am besten beobachten. Daher haben viele Arbeitgeber ein Interesse daran, Arbeitszeit aufzuschreiben. 

Wenn Unternehmen einem Tarifvertrag unterliegen, gibt es natürlich auch ein Interesse der Tarifvertragsparteien, darauf zu achten, dass Arbeitszeiten differenziert werden: Was ist normale Arbeitszeit, was ist Regelarbeitszeit, was ist eine Überstunde? Denn Überstunden werden möglicherweise mit einem Zuschlag vergütet. 

Für Beschäftigte ist es ebenfalls von Interesse, dem Arbeitgeber zu signalisieren: „Ich habe meine Pflicht aus dem Arbeitsvertrag erfüllt.“ 

Dann kann es sein, dass beide Seiten sagen: „Okay, wir machen eine Arbeitszeiterfassung.“ Das ist in vielen Unternehmen bereits gängige Praxis. 

Wenn der Arbeitgeber es aber nicht vorschreibt, weil er sagt: „Am Ende hilft es mir nicht, nur zu sehen, ob jemand acht Stunden gestempelt oder aufgeschrieben hat. Ich vertraue darauf, dass die Person ihre Dienstpflichten erfüllt.“ Dann kann der oder die Beschäftigte sich die Zeiten ja immer noch selbst aufschreiben. 

Jürgen: 
Da sind wir eigentlich auch schon beim Thema moderne Arbeitswelt. Man verabschiedet sich ja gerade eher davon, Zeit zu erfassen. Vertrauensarbeitszeit wird von vielen Personalern empfohlen, weil Mitarbeitende dann motivierter sind. 

In diesem Zusammenhang spricht man auch von einer gewissen Ignoranz, dass der Gerichtshof die moderne Arbeitswelt offenbar gar nicht so sehr im Blick hat. Arbeitswelt 1.0 haben wir vorhin schon gehört. 

Oliver: 
Genau. Das hängt davon ab, welche juristischen Konsequenzen das Urteil für uns hat. 

Spielen wir einmal das Szenario durch: Der deutsche Gesetzgeber wäre verpflichtet, eine neue Regelung zu treffen, nach der Arbeitszeiten verpflichtend erfasst werden müssen. 

Dann wären zumindest die Arbeitszeitmodelle infrage gestellt, bei denen wir heute sagen: Wir haben Vertrauensarbeitszeit und verzichten im Rahmen dieser Vertrauensarbeitszeit auf eine Aufzeichnung – es sei denn, man überschreitet die Tageshöchstarbeitszeit, denn dann muss aufgezeichnet werden. 

Jetzt kann man Vertrauensarbeitszeit natürlich auch anders regeln. Arbeitgeber können die Verantwortung für die Aufzeichnung der Arbeitszeiten an die Mitarbeitenden delegieren. 

Dann müsste juristisch geprüft werden, ob eine solche Regelung der Erfassungspflicht noch entspricht. 

Wiebke: 
Das hieße dann aber auch, dass Arbeitnehmer, die ihre Stunden selbst erfassen, nicht unbedingt auf die normale Arbeitszeit von acht Stunden kommen müssten. 

Denn Vertrauensarbeitszeit kann ja letzten Endes mit dem Arbeitgeber nicht nur auf Stundenbasis, sondern auch auf Ergebnisbasis vereinbart werden. 

Oliver: 
Die meisten Arbeitsverträge enthalten eine Regelarbeitszeit. 

Bei Vertrauensarbeitszeit gibt der Arbeitgeber einen Teil seiner unternehmerischen Weisungsbefugnis auf, indem er sagt: Es ist mir eigentlich egal, wann jemand arbeitet und wie die Arbeit eingeteilt wird. Ich überlasse es dieser Person. 

Man muss aber wissen: Vertrauensarbeitszeit entbindet nicht davon, die Regeln des geltenden Arbeitszeitgesetzes als Arbeitsschutzinstrument einzuhalten. Das Arbeitszeitgesetz ist durch Vertrauensarbeitszeit nicht außer Kraft gesetzt. 

Mitarbeitende in Vertrauensarbeitszeit tragen gerade dann, wenn sie im Homeoffice oder mobil arbeiten, ein hohes Maß an Eigenverantwortung dafür, arbeitszeitrechtliche Regelungen einzuhalten, zum Beispiel Tageshöchstarbeitszeiten oder Ruhezeiten. 

Das führt natürlich dazu, dass wir heute zu Recht die Frage stellen: Passen die Regelungen des deutschen Arbeitszeitgesetzes noch zu dieser modernen Arbeitswelt? 

Das betrifft insbesondere die Ruhezeit. Wenn ich um 22:30 Uhr noch eine E-Mail schreibe oder lese, dass am nächsten Tag ein Meeting stattfindet, und am nächsten Morgen um 8:00 Uhr wieder arbeite, dann ist das de facto eine Unterbrechung der Ruhezeit. 

Jürgen: 
Von elf Stunden, wenn mich nicht alles täuscht. 

Oliver: 
Genau, von elf Stunden. Wenn man nicht unter die Ausnahmefälle fällt, wäre das faktisch ein Rechtsbruch. 

Die Frage ist: Ist das für die Person tatsächlich belastend? 

Das müsste geprüft werden. Man müsste sich anschauen, ob man bei der elfstündigen Ruhezeit Experimentiermöglichkeiten nutzen kann, ohne den Arbeitsschutz aufzuweichen, aber gleichzeitig die Möglichkeiten der Arbeitszeitflexibilisierung an die modernen Anforderungen von Betrieben und Beschäftigten anzupassen. 

Jürgen: 
Im Wesentlichen geht es also um Schutzrechte für Arbeitnehmer. Wenn diese tatsächlich überschritten würden, dann fordert der Gerichtshof sie sicherlich zu Recht ein. 

Auf der anderen Seite bedeutet das aber möglicherweise auch ausufernde Dokumentationspflichten. Da frage ich mich: Werden Arbeitnehmer dadurch nicht möglicherweise unzulässig oder übermäßig überwacht? 

Oliver: 
Der EuGH sagt noch nichts darüber aus, wie ein möglicherweise verpflichtendes Zeiterfassungssystem konkret aussehen muss. 

Es bleibt also abzuwarten, welche Möglichkeiten es gibt: Muss elektronisch erfasst werden? Kann man weiterhin sagen, dass Beschäftigte selbst ihre Arbeitszeiten erfassen, vielleicht auf einem Blatt Papier, das sie anschließend abheften? 

Wiebke: 
Und dann tragen sie auch die Verantwortung dafür, dass es korrekt aufgeschrieben wird. 

Oliver: 
Genau. Damit tragen sie automatisch auch Verantwortung. 

In bestimmten Situationen haben Arbeitgeber oder Führungskräfte ohnehin kaum noch eine Handhabe. 

Stellen Sie sich vor, auf einem Smartphone laufen berufliche und private Kontakte zusammen oder E-Mails landen alle im gleichen Postfach. Dann ist es kaum noch zu trennen. 

Oder was machen Sie, wenn jemand auf dem Nachhauseweg noch kurz die Post mitnimmt und in den Briefkasten wirft? 

Das sind solche Fälle. Ich glaube, genau deshalb gibt es diese Aufregung. Vertrauensarbeitszeitmodelle könnten infrage gestellt werden, obwohl beide Seiten sagen: „Das passt, das funktioniert, und der Arbeitsschutz ist eigentlich gar nicht betroffen.“ 

Dann stehen plötzlich immer wieder Fragen im Raum: Was ist Arbeitszeit und was ist keine Arbeitszeit? Ein Vertrauensarbeitszeitmodell beruht auf dem, was im Namen schon enthalten ist: Vertrauen. 

Wiebke: 
Wenn das jetzt tatsächlich nationales Recht wird, muss es ja auch irgendwie kontrolliert werden. Es reicht ja nicht zu sagen: „Du Arbeitnehmer, mach das mal. Ich vertraue dir.“ Geltendes Recht muss ja umgesetzt werden. 

Kommt da ein zusätzlicher bürokratischer Aufwand auf die Unternehmen zu? 

Oliver: 
Das hängt davon ab, wie dieses Urteil für Deutschland umgesetzt und relevant werden würde. 

Schon heute gibt es Aufzeichnungspflichten, zum Beispiel bei geringfügiger Beschäftigung und in bestimmten Branchen aufgrund der Mindestlohnregelungen. Dort müssen Beginn und Ende der Arbeitszeiten aufgezeichnet werden. 

Natürlich verursacht das Bürokratie. 

Wenn ein solches Urteil tatsächlich dazu führen würde, dass Arbeitszeiten umfassend erfasst werden müssen, insbesondere mit Beginn und Ende der Arbeitszeit und entsprechender Dokumentationspflicht, dann wäre zu hoffen, dass man die Umsetzung mit möglichst geringem bürokratischem Aufwand für Unternehmen ermöglicht. 

Es geht also um einen Abwägungsprozess: Ist dieser bürokratische Mehraufwand wirklich gerechtfertigt, um einen vermeintlich besseren Arbeitsschutz zu gewährleisten? 

Jürgen: 
Das Vermeintliche ist der springende Punkt. 

Oliver: 
Genau. Verbessert sich der Arbeitsschutz tatsächlich, wenn ich verpflichtet werde, Arbeitszeiten aufzuschreiben? 

Wiebke: 
Ich möchte noch einmal auf diesen Bürokratiepunkt zurückkommen. Am Ende gibt es ja wahrscheinlich jemanden, der kontrolliert, ob die Unternehmen das auch korrekt gemacht haben. 

Wer wäre dafür eigentlich zuständig und was ist absehbar, welche Pflichten möglicherweise auf Unternehmen zukommen? 

Oliver: 
Sie haben diese Regelungen in den angesprochenen Mindestlohnbereichen. Dort ist zum Beispiel der Zoll zuständig. 

Dann stellt sich die Frage: Gibt es regelmäßige Inspektionen zu den Arbeitszeiten in einem Unternehmen? Wird das nur fallweise gemacht? Wann wird es gemacht? Wie wird es gemacht? Welche Dokumente oder Dateien muss man vorhalten? 

Das sind Dinge, bei denen man sich zurecht fragt, wie man auf der einen Seite gewährleisten kann, dass dieser Schutzgedanke umgesetzt wird, und auf der anderen Seite mögliche bürokratische Belastungen gering hält. 

Das ist am Ende eine Frage, die dem deutschen Gesetzgeber obliegt. 

Jürgen: 
Wie ist das denn mit Blick auf kleine und mittlere Unternehmen? Erfassen die eher oder erfassen die eher nicht? Ist dort eher Vertrauensarbeitszeit verbreitet, weil sie den direkten Kontakt zu ihren Mitarbeitenden haben? 

Oliver: 
Das kann ich ehrlicherweise gar nicht genau sagen. 

Am Ende des Tages haben beide Seiten ein Interesse daran, denn die Arbeitszeit ist Teil des Arbeitsvertrages und setzt sich unmittelbar in ein Gehalt um. 

Für den Arbeitgeber gilt: Ein Arbeitnehmer oder eine Arbeitnehmerin schuldet dem Arbeitgeber nicht mehr Arbeitszeit als das, was im Vertrag steht. 

Umgekehrt heißt es natürlich: Ich als Arbeitnehmerin oder Arbeitnehmer bin verpflichtet, mindestens diese Arbeitszeit zu erbringen. 

Viele Arbeitgeber möchten dann gerne auf die Diskussion verzichten, was eigentlich Arbeit ist. Wenn ich mir zum Beispiel Ihre Jobs anschaue: Wenn Sie ein solches Interview konzipieren und dabei aus dem Fenster schauen, dann sieht man von außen nicht unbedingt auf den ersten Blick, ob das Arbeit ist oder nicht. 

Diese Diskussionen löst man häufig dadurch auf, dass man auf die Arbeitszeit schaut. Ob ich diese Arbeitszeit dann erfasse und wie ich sie erfasse, ist oft eine Frage davon, ob mir das hilft oder ob es für mich als Arbeitgeber ein Vertrauensbeweis ist. 

Dann vertraue ich darauf, dass meine Mitarbeitenden das tun, wozu sie sich vertraglich verpflichtet haben, und verzichte auf eine genaue Erfassung. 

Ob kleine Unternehmen das häufiger machen als große, kann ich nicht sicher sagen. 

Wiebke: 
Mit Blick auf mögliche neue Regelungen würde mich noch interessieren: Sehen Sie die Gefahr, dass das Unternehmen auch in wirtschaftliche Schwierigkeiten bringen könnte? 

Oliver: 
Auf jeden Fall werden Unternehmen sich zunächst die Frage stellen müssen, was passiert, wenn ein solches Urteil kommt und Arbeitszeiten umfassend aufgezeichnet werden müssen. 

Wenn dann dokumentiert wird, dass eine Person um 22:30 Uhr noch eine E-Mail schreibt und am nächsten Tag um 8:00 Uhr wieder arbeitet, müsste die Führungskraft diese Person eigentlich darauf hinweisen, dass das ein Verstoß ist, der vom Unternehmen nicht geduldet werden kann. 

Sie müsste die Person darauf hinweisen, dass sie es unterlässt, um 22:30 Uhr noch eine Mail zu schreiben oder um 8:00 Uhr morgens wieder zu arbeiten. 

Dadurch kann natürlich eine Konfliktlinie entstehen, wenn die Person sagt: „Das war für mich überhaupt kein Problem. Warum machst du mir daraus jetzt Schwierigkeiten?“ 

Im schlimmsten Fall wären Unternehmen möglicherweise gezwungen, Regelungen zu treffen, die solche Verstöße verhindern. Die betriebliche Notwehrmaßnahme wäre dann zum Beispiel: Server abschalten. 

Aber selbst dann können Sie nicht verhindern, dass sich jemand trotzdem an den Schreibtisch setzt. 

Die Frage ist also: Was wäre damit gewonnen, wenn eine solche Regelung nicht dazu führt, dass der Arbeitsschutz verbessert wird, sondern am Ende nur Arbeitgeber- und Beschäftigtenseite darüber streiten, warum etwas gemacht wurde? 

Das sorgt dann einfach für Unfrieden und Probleme. 

Jürgen: 
Ja, das klingt erst einmal absurd. Wir nehmen mal nicht an, dass es so kommt, weil es offenbar schon jetzt ganz gut mit den neuen flexiblen Arbeitszeitmodellen funktioniert. 

Wir danken Ihnen für das Gespräch, Herr Stettes. 

Oliver: 
Ich habe zu danken. 

Wiebke: 
Auch von mir vielen Dank. 

Wenn Sie sich weiter mit dem Thema flexible Arbeitszeiten beschäftigen möchten, besuchen Sie unsere Website www.kofa.de. 

Dort finden Sie unsere Handlungsempfehlung „Flexible Arbeitszeiten umsetzen“ sowie viele weitere Tipps und Beispiele aus der Praxis zum Thema. 

Jürgen: 
Das war es wieder von uns bei KOFA auf dem Sofa. Wir hoffen, Sie haben gerne zugehört und den einen oder anderen Tipp mitnehmen können. 

Wiebke: 
Seien Sie auch beim nächsten Mal wieder dabei, wenn wir mit Personalexpertinnen und Personalexperten Fragen und Empfehlungen zur Fachkräftesicherung diskutieren. 

Bis dahin finden Sie uns im Netz. 

Auf www.kofa.de finden Sie nicht nur unseren Podcast. In zahlreichen Studien und Handlungsempfehlungen finden Sie wichtige Informationsgrundlagen und Beispiele aus der Praxis, die zum Nachmachen anregen – für den Mittelstand aus dem Mittelstand. 

Jürgen: 
Bleiben Sie uns gewogen. Bei Fragen, Anregungen und Kritik erreichen Sie uns unter fachkraefte@iwkoeln.de. 

Wiebke: 
Gefällt Ihnen KOFA auf dem Sofa? Dann sagen Sie es gerne weiter. 

Jürgen und Wiebke: 
Tschüss, wir hören uns.