Was wollen Sie wissen und was können Sie ändern? Überlegen Sie sich im Vorfeld für welche Bereiche oder Angebote Ihres Unternehmens Sie Erkenntnisse gewinnen möchten und wie Sie diese Erkenntnisse in konkrete Maßnahmen umsetzen können? Wenn Ihnen das nicht gelingt, haben Sie die falschen Fragen gestellt. Deshalb: setzen Sie klare und realistische Ziele für die Mitarbeiterbefragung.
Wenn Sie ein ehrliches Feedback ihrer Mitarbeiter erhalten wollen, ist die Gewährleistung des Datenschutzes und der Anonymität entscheidend. Nur wenn Ihre Mitarbeiter sich sicher sind, dass Ihre Angaben vertraulich behandelt werden, werden Sie bereitwillig und offen an der Befragung teilnehmen.
Eine offene Kommunikation ist entscheidend um möglichst viele Teilnehmerinnen und Teilnehmer mit ins Boot zu holen und so ein aussagekräftiges Feedback zu erhalten. Informieren Sie daher Ihre Mitarbeiter rechtzeitig über die Durchführung einer Mitarbeiterbefragung und kommunizieren Sie Ihre Erwartungen und Ziele. Ziegen Sie auf, warum es nicht nur für das Unternehmen, sondern auch für jeden Einzelnen sinnvoll ist, an der Befragung teilzunehmen.
Eine Mitarbeiterbefragung wird in der Regel schriftlich und anhand eines Fragebogens durchgeführt. Kern der strategischen Vorbereitung ist es, Inhalt, Umfang und Aufbau dieses Fragebogens vorab festzulegen. Bei der Erstellung gilt hierbei: So kurz wie möglich, so lang wie nötig. Das Bearbeiten des Fragebogens sollte nicht länger als 15 Minuten in Anspruch nehmen.
Die Auswertung der Mitarbeiterbefragung erfolgt nach zuvor festgelegten Kriterien, wie Unternehmensbereiche (Abteilungen, Standorte, etc.) oder einzelne Gruppen (Vollzeitbeschäftigte/Teilzeitbeschäftigte, Geschlecht, Betriebszugehörigkeit nach Gruppen etc.). Häufig werden auch Vergleichswerte (Benchmarks) zu den einzelnen Punkten des Fragenkatalogs gebildet. Diese Werte geben Anhaltspunkte, wie die eigenen Befragungsergebnisse im Vergleich zu früheren Befragungen oder zu den Ergebnissen in anderen vergleichbaren Unternehmen oder Abteilungen interpretiert werden können. An Vergleichswerten können auch konkrete Handlungsbedarfe abgeleitet werden, wenn etwa bestimmte Schwellenwerte über- oder unterschritten werden.
Die Bekanntmachung der Befragungsergebnisse sollte möglichst zeitnah nach Abschluss der Mitarbeiterbefragung erfolgen. Werden die Ergebnisse zu spät oder gar nicht kommuniziert, besteht die Gefahr, dass die Motivation Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie deren Vertrauen in die Unternehmensleitung sinken und die Mitarbeiterbefragung negativ wahrgenommen wird. Zudem sollten Sie die Ergebnisse erläutern und die Gelegenheit für Rückfragen geben.
Nach der Mitarbeiterbefragung sind konkrete Umsetzungsmaßnahmen gefragt. Wenn sich beispielsweise herausgestellt hat, dass Ihre Mitarbeiter nicht genau wissen, was von ihnen erwartet wird, können Sie darauf mit der Einführung von Mitarbeitergesprächen und Zielvereinbarungen reagieren. Wenn Sie dagegen gar nichts ändern, verschenken Sie das Potenzial des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses, das solche Mitarbeiterbefragungen bieten. Und Sie schwächen die künftige Teilnahmebereitschaft. Denn nach der Mitarbeiterbefragung ist vor der Mitarbeiterbefragung.
Eine Mitarbeiterbefragung bietet Ihnen die Gelegenheit, die Erfahrungen und Einschätzungen Ihrer Mitarbeiter zu erfassen und für Ihre strategische Personalarbeit zu nutzen. Sie geben Ihren Beschäftigten die Möglichkeit, die Situation des Unternehmens aus der eigenen Perspektive zu beurteilen und aktiv konkrete Veränderungsmaßnahmen vorzuschlagen. So verbessern Sie nicht nur die interne Unternehmenskommunikation und erhalten ein wertvolles Feedback. Sie erhöhen auch die Motivation und Loyalität Ihrer Beschäftigten durch die aktive und individuelle Einbindung in Veränderungsprozesse.
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