Transkript: Folge 8

KOFA auf dem SOFA: Jobsharing

KOFA auf dem SOFA: Jobsharing

Jürgen:
KOFA auf dem Sofa – der Podcast des Kompetenzzentrums Fachkräftesicherung. Personalerwissen zum Hören: auf dem Sofa, unterwegs oder im Büro – wo immer Sie möchten.

Liebe Hörerinnen und Hörer, willkommen zur achten Folge von KOFA auf dem Sofa, dem Podcast des Kompetenzzentrums Fachkräftesicherung, kurz KOFA. Schön, dass Sie wieder dabei sind.

Wir vom KOFA unterstützen kleine und mittlere Unternehmen bei Fragen rund um Fachkräftesicherung und Personalarbeit. Mehr erfahren Sie auf unserer Website unter KOFA.de.

In unserem Podcast sprechen wir mit unseren Gästen darüber, wie KMU Fachkräfte finden, binden und weiterentwickeln können. Ich bin Jürgen Gier.

Wiebke:
Und mein Name ist Wiebke Brohmers.

Flexibilität ist ein Schlagwort, das in der Arbeitswelt immer wichtiger wird. Für viele Fachkräfte gehört es inzwischen fast selbstverständlich dazu, dass sich ein künftiger Arbeitgeber bei der Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben flexibel zeigt.

Doch wie lassen sich auch anspruchsvolle oder komplexe Stellen flexibel gestalten?

Jobsharing kann hier eine Möglichkeit sein. Wenn sich zwei Beschäftigte eine Stelle teilen, können auch Positionen flexibel werden, bei denen das vorher kaum denkbar war – sogar Führungspositionen.

Für Arbeitgeber ergeben sich daraus zusätzliche Kompetenzen, zwei Perspektiven und häufig auch mehr Kreativität und neue Impulse im Unternehmen.

Wir von KOFA auf dem Sofa haben heute unser Studiosofa gegen die Sessel des Kölner Druckspezialisten Repro Schneider getauscht. Das Familienunternehmen wird im Jobsharing von zwei Frauen geführt.

Wir wollten uns ansehen, wie dieses Modell in der Praxis funktioniert, und haben uns dafür mit Tanja Strücker und Katinka Kubier verabredet. Vielen Dank, dass wir heute bei Ihnen sein dürfen.

Tanja:
Sehr gerne.

Jürgen:
Frau Strücker, Frau Kubier, mit einer Geschäftsführungsposition verbindet man häufig einsame Entscheidungen und eine dauerhafte strategische Verantwortung. Wie kam es dazu, dass Sie ausgerechnet diese anspruchsvolle Aufgabe zu zweit übernehmen wollten?

Katinka:
Wir sind ein Familienunternehmen und außerdem Schwestern. Irgendwann stellte sich natürlich die Frage, ob und wer von uns in das Unternehmen einsteigt.

Ursprünglich haben wir beide etwas anderes gelernt, aber schließlich doch den Weg in die Firma gefunden. Durch unseren Altersunterschied hat meine Schwester früher angefangen und die Position zunächst allein übernommen.

Später ging sie mit ihrer Familie für einige Zeit ins Ausland. In dieser Phase habe ich die Geschäftsführung übernommen.

Das Jobsharing ist dann eher organisch entstanden. Wir haben beide Familien gegründet, Kinder bekommen und wollten das Familienunternehmen trotzdem gemeinsam weiterführen. So hat sich die geteilte Geschäftsführung nach und nach entwickelt.

Wiebke:
Hat das von Anfang an reibungslos funktioniert? Oder mussten Sie zunächst herausfinden, wer welche Aufgaben und Rollen übernimmt?

Tanja:
Es war auf jeden Fall ein Entwicklungsprozess, der über viele Jahre gewachsen ist. Ursprünglich war dieses Modell gar nicht geplant.

Am Anfang stand bei uns die Frage, wie sich Familie und Beruf miteinander vereinbaren lassen. Dabei gab es natürlich viele Situationen, aus denen wir lernen mussten. Die Lebensphasen und das Alter der Kinder haben sich verändert, entsprechend mussten wir das Modell immer wieder anpassen.

Es gab Reibungspunkte und viele Lernprozesse. Heute ist es für uns beide aber ein sehr gutes Modell geworden.

Katinka:
Absolut. Ich finde, darauf können wir auch stolz sein. Ich glaube, viele beneiden uns sogar ein Stück weit darum.

Jürgen:
Gibt es ein Erfolgsrezept? Ist Kommunikation der wichtigste Faktor?

Katinka:
Kommunikation ist auf jeden Fall der Dreh- und Angelpunkt.

Wenn man sich eine Stelle teilt, teilt man auch Aufgaben, Herausforderungen und schwierige Situationen. Deshalb muss die andere Person vollständig informiert sein.

Wenn es Probleme mit Kundinnen und Kunden, mit Beschäftigten oder in anderen Bereichen gibt, reicht es nicht, einfach einen Zettel mit den wichtigsten Informationen hinzulegen. Die andere Person muss die Situation nachvollziehen und sich hineinversetzen können.

Auch wenn eine von uns an einem Tag nicht im Unternehmen ist, kann sie nicht einfach die Tür schließen oder das Handy ausschalten. Man bleibt in gewisser Weise immer ansprechbar.

Tanja:
Auch gegenüber den Kundinnen und Kunden sowie den Mitarbeitenden ist es wichtig, dass klar ist: Wir sind beide über alles informiert.

Das ist ein bisschen wie in einer Familie. Auch dort müssen sich die Eltern untereinander abstimmen, damit sie gemeinsam klare Entscheidungen vertreten können.

Katinka:
Wir sagen sehr oft: „Nur damit du Bescheid weißt: Das und das läuft gerade.“

Dabei geht es nicht immer darum, sofort eine Entscheidung zu treffen. Wichtig ist, dass beide auf demselben Stand sind. So kann man später viel besser reagieren.

Neben der Kommunikation ist Vertrauen entscheidend. Man muss sicher sein können, dass die andere Person niemals gegen einen arbeitet. Dass wir Schwestern sind, hilft uns dabei sicherlich.

Jürgen:
Vertrauen ist vermutlich grundsätzlich eine Voraussetzung, wenn man sich eine verantwortungsvolle Position teilt – unabhängig davon, ob man miteinander verwandt ist.

Katinka:
Auf jeden Fall. Es darf kein Konkurrenzdenken entstehen.

Man sollte nicht anfangen zu vergleichen, wer länger gearbeitet hat oder wer eine Aufgabe besser erledigt. Stattdessen braucht es Erfahrung, gegenseitige Wertschätzung und die Fähigkeit, die Stärken der anderen Person anzuerkennen.

Man kann zum Beispiel sagen: „Das liegt mir nicht besonders, aber du kannst das gut.“ Umgekehrt gibt es Themen, bei denen die andere Person Unterstützung braucht.

Wiebke:
Sie haben beide die Geschäftsführung bereits allein übernommen. Gleichzeitig sind Sie unterschiedliche Persönlichkeiten und haben die Position vermutlich jeweils anders ausgefüllt.

Wie funktioniert es, diese unterschiedlichen Arbeitsweisen zusammenzubringen?

Tanja:
Das funktioniert eigentlich sehr gut. Wir können offen sagen, welche Aufgaben uns überhaupt nicht liegen.

Dann versucht man natürlich zunächst, diese Aufgabe an die andere Person weiterzugeben. Manchmal hat man Glück und sie sagt: „Damit habe ich kein Problem, das mache ich gerne. Dafür übernimmst du bitte etwas anderes.“

Wenn wir beide eine Aufgabe nicht gerne erledigen, können wir uns zumindest gegenseitig motivieren und sagen: „Wir müssen da jetzt durch, also machen wir es gemeinsam.“

Jürgen:
Wir haben bereits viele wichtige Stichworte gehört: Kommunikation, Vertrauen, partnerschaftliches Handeln und die Ergänzung unterschiedlicher Kompetenzen.

Über die Vorteile von Jobsharing und die Frage, wie sich ein solches Modell im Unternehmen organisieren lässt, haben wir mit Jana Tepe gesprochen. Sie ist eine der beiden Geschäftsführerinnen der Agentur Tandemploy, arbeitet selbst im Tandem und kennt das Modell daher aus eigener Erfahrung.

Frau Tepe, flexibles Arbeiten ist ein großes Thema. Wie verbreitet ist Jobsharing inzwischen?

Jana Tepe:
Als wir vor sechs Jahren unsere Gründungsidee entwickelt und selbst zu dem Thema recherchiert haben, fanden wir kaum Informationen.

Es gab einen Wikipedia-Eintrag zur Arbeitsplatzteilung und einen Fachbeitrag aus den 1980er-Jahren. Heute sind die Suchergebnisse voll mit Beiträgen zum Thema.

Die Aufmerksamkeit und das Bewusstsein sind enorm gestiegen. Das ist bereits ein großer Erfolg und zeigt, dass es heute andere Formen der Arbeit braucht.

Jürgen:
Welche Vorteile bietet Jobsharing speziell für kleine und mittlere Unternehmen – zum Beispiel für einen Handwerksbetrieb mit 20 Beschäftigten?

Jana Tepe:
Jobsharing eröffnet eine andere Art, Arbeit zu denken und zu organisieren.

Warum halten wir so stark an der 40-Stunden-Woche fest? Manche Aufgaben benötigen vielleicht nur 30 Stunden pro Woche. Andere brauchen 60 oder 70 Stunden. In solchen Fällen kann ein Tandem sinnvoll sein.

Jobsharing ermöglicht es Unternehmen, stärker nach Aufgaben und Verantwortungsbereichen zu planen und weniger nach starren Stellenmodellen.

Gerade für KMU bietet das die Chance, Organisation und Zusammenarbeit flexibler zu gestalten. Unternehmen können sich von klassischen hierarchischen Strukturen hin zu einer stärker vernetzten Zusammenarbeit entwickeln.

Wer Fachkräfte sucht, kann sich mit solchen Modellen vom Wettbewerb abheben. Unternehmen erhöhen damit die Chance, Beschäftigte zu gewinnen und langfristig zu halten, weil sie in unterschiedlichen Lebensphasen und sogar in Führungspositionen flexibel arbeiten können.

Wiebke:
Wenn zwei Personen auf einer Stelle arbeiten, bedeutet das im besten Fall auch doppelte Kompetenz?

Jana Tepe:
Im Idealfall ja. Das ist einer der großen Vorteile von Jobsharing.

Ein Tandem kann unterschiedliche Fähigkeiten miteinander verbinden. Vielleicht sprechen die beiden Personen zusammen fünf Sprachen oder ergänzen sich in analytischen und kreativen Kompetenzen.

So kann ein Tandem Eigenschaften vereinen, die eine einzelne Person nur selten vollständig mitbringt.

Jürgen:
Wie können Arbeitgeber Jobsharing erfolgreich einführen?

Jana Tepe:
Ein Tandem zeichnet sich durch einen hohen Grad an Selbstorganisation aus. Die Tandempartnerinnen oder Tandempartner steuern ihre Arbeitszeit und Aufgabenverteilung weitgehend selbstständig.

Für Führungskräfte bedeutet das im besten Fall weniger Managementaufwand. Auch die Vorbereitung sollte nicht unnötig kompliziert sein. Sonst verspielt man die Vorteile des Modells, bevor man sie überhaupt nutzen kann.

Die Personalabteilung kann Hilfestellungen anbieten, zum Beispiel Leitfragen oder einfache Werkzeuge, mit denen sich das Tandem über seine Arbeitsweise und Aufgabenverteilung abstimmen kann.

Wiebke:
Frau Kubier, Frau Strücker, erkennen Sie sich in den Aussagen von Jana Tepe wieder?

Tanja:
Ich finde, sie hat die Vorteile einer Tandemposition sehr gut zusammengefasst. Auch wir erleben, wie wertvoll unterschiedliche Kompetenzen und Stärken sein können.

Katinka:
Ich finde auch den Gedanken spannend, sich von klassischen Arbeitsmodellen zu lösen.

Es gibt Positionen, die vielleicht nur 30 Stunden pro Woche erfordern, und andere, die 70 Stunden beanspruchen. Das ist ein wichtiger Punkt.

Trotzdem ist Jobsharing aus meiner Sicht noch stark von der jeweiligen Branche abhängig. Ich kann mir zum Beispiel schwer vorstellen, dass eine große Baufirma bewusst nach einer Tandemlösung für die Geschäftsführung sucht.

In kreativeren Branchen ist das vermutlich leichter. Dort sind Menschen häufig offener für neue Modelle und stärker an Teamarbeit gewöhnt. In sehr hierarchischen Unternehmen ist die Einführung sicherlich schwieriger.

Jürgen:
Braucht ein Tandem auch privat eine gute Verbindung oder ähnliche Lebensumstände? Oder reicht es, wenn die Zusammenarbeit beruflich funktioniert?

Tanja:
Ich glaube, beide müssen ein ähnliches Bedürfnis danach haben, sich eine Stelle zu teilen.

Der familiäre Hintergrund liegt als Motiv natürlich nahe. Man möchte Zeit für die Familie oder das Privatleben haben. Aber grundsätzlich kann es auch andere Gründe geben.

Wichtig ist, dass beide Personen das Modell wirklich wollen.

Jürgen:
Man kann niemandem vorschreiben, den eigenen Job plötzlich zu teilen. Denkbar wäre Jobsharing aber auch aus anderen Gründen – zum Beispiel, weil jemand nebenbei ein Buch schreiben möchte.

Könnten Sie sich vorstellen, Jobsharing auch für Beschäftigte in Ihrem Unternehmen einzuführen?

Katinka:
Im ersten Moment würde ich vielleicht Nein sagen. Wenn man genauer darüber nachdenkt, ist es aber sicherlich eine Frage, für die man offen sein sollte.

Wir arbeiten sehr kundennah und müssen Termine zuverlässig einhalten. Deshalb erscheint mir Jobsharing zunächst schwierig.

Wenn Beschäftigte einen entsprechenden Wunsch äußern würden, könnten wir aber wahrscheinlich eine Lösung finden.

Wir haben mehrere Mitarbeitende mit ähnlichen Kompetenzen, die sich bereits im Urlaubs- oder Krankheitsfall gegenseitig vertreten. Dann stellt sich allerdings die Frage: Wann sprechen wir von Schichtarbeit und wann von Jobsharing?

Tanja:
Wir hatten zum Beispiel einen Mitarbeiter, für den das klassische Arbeitszeitmodell von acht bis 17 Uhr aus familiären Gründen schwierig wurde. Er wünschte sich mehr Flexibilität.

Für uns war es relativ einfach, Gleitzeit zu ermöglichen. Den restlichen Zeitraum haben wir mit einer ähnlich qualifizierten Person abgedeckt.

Ob das bereits Jobsharing im eigentlichen Sinne ist, weiß ich nicht. In diesem Fall geht es eher darum, laufende Aufträge zu bearbeiten und bestimmte Zeiten abzudecken.

Deshalb glaube ich weiterhin, dass es auch eine Branchenfrage ist, wo Jobsharing wirklich funktioniert.

Wiebke:
In Ihrer Geschäftsführung geht es um viel Verantwortung. Hat es von Anfang an funktioniert, diese Verantwortung zu teilen? Oder übernimmt eine von Ihnen bei bestimmten Themen automatisch stärker die Führung?

Katinka:
Das ist themenabhängig.

Es gibt Bereiche, in denen meine Schwester stärker antreibt, weil sie eher in ihr Aufgabengebiet fallen. Am Ende besprechen und entscheiden wir die Themen aber gemeinsam.

Wer ein Thema vorbereitet oder vorantreibt, kann wechseln.

Tanja:
Manchmal hängt es auch davon ab, bei wem ein Thema zuerst landet. Diejenige übernimmt es dann häufig zunächst.

Einige Bereiche haben wir klar aufgeteilt. Da wissen wir, dass eine Entscheidung warten kann und eindeutig in den Zuständigkeitsbereich der anderen fällt. Dann mischen wir uns nicht unnötig ein.

Die abschließenden Entscheidungen treffen wir aber gemeinsam.

Tanja:
Noch einmal zum Thema Verantwortung: Auch wenn ein Thema eindeutig in Katinkas oder meinen Bereich fällt, sagt eine von uns am Ende oft: „Hast du kurz zwei Minuten? Ich würde dir gerne erklären, worum es geht und wie ich entscheiden würde. Was meinst du dazu?“

Das ist sehr beruhigend. Man bekommt noch einmal eine Rückmeldung und damit auch ein Korrektiv. Die andere kann sagen: „Ich sehe das völlig anders, denk noch einmal darüber nach.“ Oder sie bestätigt die Entscheidung und sagt: „Ja, das finde ich gut. Mach das so.“

Katinka:
Dadurch fühlt sich Verantwortung viel angenehmer an. Man ist mit einer Entscheidung nicht allein, sondern hat immer jemanden an der Seite.

Tanja:
Und wir begegnen uns auf Augenhöhe. Keine von uns redet der anderen einfach nach dem Mund.

Natürlich muss man bereit sein, Kritik anzunehmen. Manchmal merkt man im Gespräch, dass die andere recht hat. Dann denkt man noch einmal darüber nach, verschiebt die Entscheidung vielleicht auf den nächsten Tag und schläft eine Nacht darüber.

Wir können uns zum Beispiel auf einer Messe gemeinsam für eine Idee begeistern und uns gegenseitig immer weiter hineinsteigern. Am nächsten Morgen telefonieren wir dann und sagen beide: „Ich habe noch einmal darüber nachgedacht. Vielleicht ist das doch nicht das Richtige.“

Es ist gut, die Perspektive noch einmal wechseln und eine Entscheidung überdenken zu können. Gleichzeitig hat man jemanden, der sich wirklich für das Thema interessiert, denselben Wissensstand hat und das gleiche Ziel verfolgt.

Wiebke:
Verantwortung bedeutet natürlich auch Belastung, Pflichten und schwierige Entscheidungen. Wie sieht es mit neuen Ideen und gegenseitiger Inspiration aus?

Katinka:
Davon haben wir fast zu viel. Wir müssen uns ständig bremsen, weil uns jeden Tag neue Ideen einfallen.

Wir haben eine klassische Digitaldruckerei übernommen. Da wir beide ursprünglich aus anderen Berufen kommen, mussten wir zunächst verstehen, dass es an uns liegt, was wir aus dem Unternehmen machen und in welche Richtung wir es entwickeln.

Seit etwa zwei Jahren versuchen wir, das Unternehmen stärker nach unseren eigenen Vorstellungen auszurichten. Gerade haben wir einen neuen Onlineshop mit dem Namen Pimp Your Wedding gestartet. Dort bieten wir individuell bedruckte Dekorations- und Veranstaltungsschilder an.

Solche Produkte fertigen wir bereits seit Jahren für große Agenturen und langjährige Kundinnen und Kunden.

Tanja:
Auch bei diesem Projekt ergänzen sich unsere Kompetenzen.

Katinka kümmert sich vor allem um die technischen Fragen: Wie wird ein Onlineshop aufgebaut? Wer kann uns dabei unterstützen? Wie funktionieren die Zahlungswege und Prozesse?

Von meiner Seite kommt stärker der kreative Teil. So fließen unsere unterschiedlichen Fähigkeiten zusammen.

Natürlich gibt es dabei auch Momente, in denen wir zweifeln. Dann fragen wir uns, ob die Idee wirklich richtig ist und ob sich die Investition lohnt. Schließlich müssen wir Geld investieren und an das Projekt glauben.

In solchen Phasen können wir uns gegenseitig sehr gut motivieren. Wenn eine von uns gerade Zweifel hat, ist die andere häufig überzeugt und sagt: „Wir schaffen das.“

Zum Glück wechseln sich diese Phasen bei uns meistens ab. So können wir schwierige Situationen gut überbrücken.

Jürgen:
Dann drücken wir Ihnen für das Projekt die Daumen.

Welchen Rat würden Sie anderen Unternehmen geben? Was sind aus Ihrer Sicht die größten Vorteile von Jobsharing und worauf sollte man bei der Einführung achten?

Katinka:
Der größte Vorteil liegt in den unterschiedlichen Kompetenzen. Zwei Personen bringen mehr Fähigkeiten, Erfahrungen und Talente in eine Position ein.

Außerdem ist Kommunikation entscheidend.

Tanja:
Jobsharing erweitert den Blick. Entscheidungen werden nicht nur aus einer Perspektive betrachtet, sondern aus verschiedenen Blickwinkeln.

Dadurch entstehen unterschiedliche Meinungen und Standpunkte, aus denen man häufig die beste Lösung entwickeln kann.

Jürgen:
Wo liegen die größten Herausforderungen? Gibt es etwas, das Sie heute anders angehen würden?

Katinka:
Die größte Herausforderung ist der Mensch selbst – mit seinen Bedürfnissen, Gefühlen und allem, was man in den Arbeitsalltag mitbringt.

Es geht nicht nur darum, Aufgaben abzuarbeiten. Die beiden Personen müssen auch menschlich sehr gut zusammenpassen.

Tanja:
Je sorgfältiger ein Unternehmen die Personen auswählt, die sich eine Stelle teilen sollen, desto größer ist der mögliche Mehrwert.

Wenn die beiden Menschen gut zusammenpassen, kann der Arbeitgeber von zusätzlichen Kompetenzen und besseren Ergebnissen profitieren.

Katinka:
Entscheidend ist, dass das Modell wirklich funktioniert. Es geht nicht nur darum, dass sich die Beteiligten damit wohlfühlen. Am Ende sollte für alle ein konkreter Mehrwert entstehen.

Jürgen:
Herzlichen Dank für das Gespräch, Frau Strücker und Frau Kubier.

Tanja:
Sehr gerne. Es hat viel Spaß gemacht.

Katinka:
Vielen Dank auch von mir.

Wiebke:
Ich fand das Gespräch sehr spannend.

Sie möchten sich noch einmal in Ruhe mit dem Thema beschäftigen? Dann besuchen Sie unsere Website unter KOFA.de.

Dort finden Sie Handlungsempfehlungen zu flexiblen Arbeitszeiten, Jobsharing und weiteren Instrumenten der Mitarbeiterbindung.

Zum Abschluss geben wir Ihnen noch einmal einen Überblick über die wichtigsten Tipps.

KOFA to go – Wissen zum Mitnehmen

Wenn Sie gute Fachkräfte gewinnen und langfristig binden möchten, sollten Sie die unterschiedlichen Lebensphasen Ihrer Beschäftigten berücksichtigen. Jobsharing kann dafür ein geeignetes Modell sein.

Wenn sich zwei Beschäftigte eine Stelle teilen, gewinnen Unternehmen nicht nur zusätzliche Kompetenzen. Eine gute Balance zwischen Beruf und Privatleben kann außerdem Motivation und Produktivität fördern.

Achten Sie darauf, dass sich die Tandempartnerinnen oder Tandempartner mit ihren Kompetenzen ergänzen und im Arbeitsalltag gut vertreten können.

Wichtige Voraussetzungen sind eine gute Kommunikationsbasis sowie Planungs- und Organisationsfähigkeit. Auch persönliche Sympathie und gegenseitiges Vertrauen spielen eine wichtige Rolle.

Motivation, Ziele und Arbeitseinstellung sollten in eine ähnliche Richtung gehen.

Kommunizieren Sie die Einführung des Jobsharings transparent gegenüber allen Beteiligten. Dazu gehören das Tandem selbst, das Team und die Führungskräfte.

Schaffen Sie außerdem klare organisatorische Rahmenbedingungen. Die konkrete Aufteilung der Aufgaben und Arbeitszeiten können gut funktionierende Tandems anschließend weitgehend selbstständig regeln.

Jürgen:
Damit endet die achte Folge von KOFA auf dem Sofa. Wir hoffen, dass Ihnen die Folge gefallen hat und Sie wertvolle Impulse für Ihre Personalarbeit mitnehmen konnten.

Wiebke:
Seien Sie auch beim nächsten Mal wieder dabei, wenn wir gemeinsam mit Personalexpertinnen und Personalexperten Fragen und Empfehlungen zur Fachkräftesicherung diskutieren.

Bis dahin finden Sie uns im Internet.

Jürgen:
Auf KOFA.de finden Sie neben unserem Podcast zahlreiche Studien, Handlungsempfehlungen und Beispiele aus der Praxis.

Für den Mittelstand – aus dem Mittelstand.

Wiebke:
Bei Fragen, Anregungen oder Kritik erreichen Sie uns unter fachkraefte@iwkoeln.de.

Ihnen gefällt KOFA auf dem Sofa? Dann empfehlen Sie uns gerne weiter.

Jürgen:
Tschüss, wir hören uns.