Entgelttransparenzrichtlinie: Darum müssen alle KMU handeln

Die EU‑Entgelttransparenzrichtlinie soll bis 2026 umgesetzt werden – was verändert sich für KMU im Vergleich zur bisherigen Rechtslage konkret am stärksten?

Michaela Felisiak: Die wichtigste Veränderung ist, dass künftig praktisch kein Unternehmen mehr außen vor bleibt. Das bisherige deutsche Entgelttransparenzgesetz galt erst ab 200 Beschäftigten – für klassische KMU spielte es daher in der Praxis kaum eine Rolle. Mit der EU-Richtlinie fällt diese Schwelle weg, der Anwendungsbereich wird massiv ausgeweitet.

Hinzu kommt, dass die Richtlinie sehr konkret formuliert ist: Ein Großteil der Anforderungen steht bereits fest und lässt dem nationalen Gesetzgeber wenig Spielraum. Aufgrund der richtlinienkonformen Auslegung, die Gerichte bereits ab dem 08. Juni 2026 vornehmen müssen, bzw. die unmittelbare Anwendbarkeit der Richtlinie in der öffentlichen Verwaltung können Unternehmen sich also nicht darauf verlassen, dass ihnen die Verzögerung der nationalen Umsetzung tatsächlich Erleichterung bringen wird.

Dominik Sorber: Parallel dazu werden die praktischen Hürden für Beschäftigte deutlich gesenkt. Auskunftsansprüche lassen sich künftig viel leichter geltend machen, etwa weil Mindestgrößen für Vergleichsgruppen wegfallen. Auch der Vergleichsmaßstab erweitert sich: Nicht mehr nur der einzelne Betrieb zählt, sondern das, was gegebenenfalls das gesamte Unternehmen oder sogar der Konzern an Vergütungen zahlt.

Das führt dazu, dass sich Unternehmen nicht mehr hinter rein formalen Argumenten zurückziehen können. Quasi jeder kann sich über Entgelte im Unternehmen informieren und Ansprüche geltend machen. Kommt es dann zu einer Klage, trägt der Arbeitgeber die Kosten – auch das ist neu. Bei Verstößen gegen die Entgelttransparenz werden künftig Bußgelder fällig, analog zur Bußgeldhöhe bei der Datenschutzgrundverordnung.

Welche Pflichten kommen auf kleinere Unternehmen zu, auch wenn sie unterhalb der Berichtspflicht von 100 Mitarbeitenden liegen?

Michaela Felisiak: Erstens: Einer der wichtigsten Punkte ist, dass KMU eine transparente Entgelt-Systematik brauchen. Das ist in Artikel 4 der EU-Richtlinie geregelt und gilt ganz klar für jedes Unternehmen, unabhängig von der Unternehmensgröße. Demnach muss sich das Entgeltsystem an objektiven, geschlechtsneutralen Kriterien bemessen. In der Praxis haben die wenigsten jetzt schon eine Systematik in der erforderlichen Genauigkeit. Zweitens müssen Unternehmen ihre Beschäftigten aktiv und regelmäßig – einmal im Jahr – über bestehende Auskunftsrechte informieren. Drittens wird ein kultureller Wandel erzwungen: Geheimhaltungsklauseln zu Gehältern sind künftig unzulässig. Mitarbeitende dürfen offen über ihre Vergütung sprechen und werden das auch tun. Viertens: Bewerbende haben Anspruch auf Gehaltsinformationen noch vor dem Vorstellungsgespräch. Unternehmen müssen also Prozesse schaffen, um diese Informationen rechtzeitig bereitzustellen. 

Das kann das Recruiting komplizierter machen …

In der Richtlinie steht exemplarisch, dass das Gehalt oder die Gehaltsspanne in der Stellenanzeige zu nennen sind. Das ist aber nicht Pflicht und hätte auch einige Nachteile für das Unternehmen. KMU möchten oft nicht, dass die Konkurrenz sieht, was man zahlt. Ein Alternativprozess wäre, circa 36 Stunden vor dem Vorstellungsgespräch einen One-Pager mit den Gehaltsinformationen an die Kandidatin oder den Kandidaten zu schicken.

Warum führen intransparente oder schlecht dokumentierte Vergütungsmodelle häufig zu Konflikten im Unternehmen, und wie lässt sich dies vermeiden?

Dominik Sorber: Problematisch wird es vor allem dann, wenn Unterschiede nicht begründbar sind. Schon heute reicht oft ein direkter Vergleich mit einer einzelnen Person, um eine Ungleichbehandlung darzulegen! Genau das hat die Rechtsprechung bereits bestätigt. Stellt das Gericht eine Diskriminierung fest, ist nicht nur die Gehaltsdifferenz auszugleichen, und zwar für mindestens drei Jahre. Entschädigungsansprüche und Gerichtskosten kommen dann noch obendrauf, wohlgemerkt, schon nach heutiger Rechtslage.

Michaela Felisiak: Sobald Beschäftigte Einblick in die Gehaltssystematik oder konkrete Gehälter bekommen, etwa durch Gespräche, entsteht schnell der Eindruck von Ungerechtigkeit. Unternehmen hingegen, die früh auf Transparenz gesetzt haben, berichten ein klares Muster: Zwar gibt es am Anfang oft Unruhe oder Diskussionen, aber nach dieser Phase stabilisiert sich die Situation. Langfristig entstehen mehr Vertrauen und eine positivere Unternehmenskultur.

Viele Unternehmen wissen nicht, wo sie anfangen sollen: Welche drei ersten Schritte empfehlen Sie KMU?

Dominik Sorber: Der erste Schritt ist eine ehrliche Bestandsaufnahme: Welche Vergütungsbestandteile gibt es, und nach welchen Regeln werden sie gewährt? Oft zeigt sich dabei schon, dass viele Entscheidungen eher historisch gewachsen als systematisch begründet sind, beispielsweise bei Firmenwagen.

Michaela Felisiak: Der zweite Schritt ist die Stellenbewertung. Unternehmen müssen verstehen, welche Tätigkeiten vergleichbar sind. Nur so lassen sich faire Gehaltsstrukturen entwickeln. Dabei reicht zunächst eine pragmatische Analyse auf Basis vorhandener Daten. Das können KMU übrigens selbst machen, ohne externen Dienstleister. Der dritte Schritt ist die Schulung von Führungskräften. Sie sind die ersten Ansprechpersonen für Beschäftigte und müssen dementsprechend informiert sein, um im Mitarbeitergespräch keine falschen Zusagen zu machen.

Welche Rolle spielen objektive Kriterien bei der Festlegung fairer Gehälter und wie können Unternehmen diese sauber definieren?

Michaela Felisiak: Es geht nicht darum, Personen zu vergleichen, sondern Tätigkeiten: Gleichwertige Arbeit muss gleich vergütet werden. Dafür sieht die Richtlinie vier Kriterien vor: Kompetenzen, Belastung, Verantwortung und Arbeitsbedingungen. Unternehmen müssen ihre Stellen anhand dieser Faktoren analysieren und bewerten – idealerweise in einem strukturierten Verfahren. Das bedeutet auch einen Perspektivwechsel: Es geht nicht darum, was jemand individuell aushandelt, sondern welchen Wert eine Funktion im Unternehmen hat.

Dominik Sorber: Viele bestehende Systeme, etwa tarifliche oder betriebliche Modelle, basieren noch stark auf Betriebszugehörigkeit und Jahren der Erfahrung. Diese Logik reicht künftig nicht mehr aus! Das bedeutet, dass zum Beispiel tarifgebundene Unternehmen mit ausgefeilten Entgelttabellen nicht automatisch richtlinienkonform sind, auch wenn dies in dem derzeit noch geltenden Entgelttransparenzgesetz so festgehalten ist. Auch diese Unternehmen müssen sich mit den vier Kriterien der EU-Richtlinie befassen und sie in ihrem Entgeltsystem berücksichtigen.

Inwiefern ist die neue Richtlinie eine Chance, veraltete Vergütungssysteme auf eine bessere Grundlage zu stellen?

Michaela Felisiak: Viele Vergütungsstrukturen haben sich im Laufe vieler Jahre entwickelt: individuelle Goodies, Sondervereinbarungen oder Benefits ohne klare Kriterien. 

Dominik Sorber: Deshalb müssen viele Unternehmen einen Frühjahrsputz machen. Compliant und transparent zu sein, das kann langfristig sogar Kosten und Risiken reduzieren. Im Übrigen zielt die EU-Richtlinie nicht auf Gleichmacherei, auf gleiche Bezahlung für alle. Sie fordert allerdings ein objektives System, um Entscheidungen nach Zufall, Sympathie oder individueller Verhandlungsmacht zu vermeiden. Die Richtlinie ist überdies nicht nur eine Chance, sondern auch dann schon Pflicht, wenn sie noch nicht in deutsches Recht umgesetzt ist. Artikel 157 des Vertrags über die Arbeitsweise der EU sieht gleiches Entgelt für gleiche oder gleichwertige Arbeit vor. Weil sich die EU-Entgelttransparenzrichtlinie auf dieses Grundrecht bezieht, gilt sie ab dem 8. Juni 2026 unmittelbar. Auf das deutsche Umsetzungsgesetz zu warten, wäre eine sehr schlechte Idee.

Wie können KMU die Entgelttransparenz als strategischen Vorteil im Wettbewerb um Fachkräfte nutzen?

Michaela Felisiak: Unternehmen, die früh handeln, können Transparenz aktiv als Stärke kommunizieren. Gerade im Wettbewerb um Fachkräfte signalisiert ein klares Vergütungssystem Verlässlichkeit und Fairness. Zudem lassen sich Bewerbungsprozesse effizienter gestalten, weil unrealistische Erwartungen gar nicht erst entstehen. Das spart Zeit und Ressourcen.

Dominik Sorber: Eine Systematik kann Compliance-Probleme, Konflikte und die beträchtlichen Folgekosten minimieren. Unternehmen mit klarer Entgeltstruktur sparen sich Reibungsverluste durch Gehaltspoker und Auseinandersetzungen. Stattdessen profitieren sie von zügigen Entscheidungen auf der Basis von eindeutigen Kriterien.