(Digitales) Vorstellungsgespräch mit internationalen Bewerberinnen und Bewerbern

Vorbereitung: Die richtigen Rahmenbedingungen schaffen

Bewerbungsunterlagen richtig einordnen

Bewerbungsunterlagen unterscheiden sich weltweit stark: Lebensläufe folgen anderen Standards, Ausbildungs- und Berufsbezeichnungen sind nicht immer vergleichbar, und Nachweise liegen häufig in anderen Formaten vor. KMU sollten daher flexibel und offen sein und die tatsächliche Berufserfahrung der Bewerbenden stärker in den Blick nehmen als Formalia und den konkreten Abschluss.

Organisatorische Vorbereitung

Nicht alle Vorstellungsgespräche mit internationalen Bewerberinnen und Bewerbern finden digital statt. Digitale Interviews sind vorwiegend dann sinnvoll, wenn sich die Bewerberin oder der Bewerber noch im Ausland befindet. Befindet sich die Person bereits in Deutschland, kann das Gespräch auch in Präsenz stattfinden.

Digitale Vorstellungsgespräche mit internationalen Bewerberinnen und Bewerbern

Digitale Interviews sind oft der erste Berührungspunkt und sollten daher besonders gut vorbereitet sein:

• Technische Rahmenbedingungen prüfen: stabile Internetverbindung, Videokonferenz-Tool, Kamera, Mikrofon
• Zeitverschiebung berücksichtigen: Welcher Termin funktioniert für alle Beteiligten?
• Agenda vorab kommunizieren: Wer nimmt an dem Gespräch teil? Wie läuft das Gespräch ab?
• Kompetenzen bewerten: Fragen klar strukturieren und ggf. alternative Testformate für Kompetenznachweise einbauen (z. B. kurze Aufgaben online bearbeiten)

Vorstellungsgespräche mit internationalen Bewerberinnen und Bewerbern in Präsenz

Bei persönlichen Vorstellungsgesprächen gelten ähnliche Grundprinzipien. Bei der Planung sollten weitere Aspekte berücksichtigt werden, z. B.:

• Buchung und Vorbereitung eines passenden Raums
• Richtige Sitzordnung für eine angenehme Gesprächsatmosphäre

Welche weiteren Aspekte Sie bei der Vorbereitung und Durchführung von Bewerbungsgesprächen berücksichtigen sollten, erfahren Sie in unserem Artikel „Bewerbungsgespräche führen“.

Besonderheiten beim Vorstellungsgespräch mit internationalen Bewerbenden

In einem fremden Land in einer fremden Sprache zu arbeiten, ist herausfordernd. Achten Sie darauf, trotz unterschiedlichen Sprachniveaus auf Augenhöhe zu bleiben, und denken Sie daran: Geringere Sprachkenntnisse sagen nichts über die fachlichen Kompetenzen der Bewerbenden aus.

Sprachliche Herausforderungen

Viele internationale Bewerberinnen und Bewerber sprechen Deutsch bisher nicht auf muttersprachlichem Niveau. Mit guten Strategien lässt sich dies gut auffangen:

• Planen Sie mehr Zeit ein, da Antworten möglicherweise langsamer formuliert werden oder häufiger Verständnisfragen notwendig sind.
• Nutzen Sie einfache und klare Sprache, indem Sie kurze Sätze formulieren, Redewendungen sparsam verwenden und auf Ironie verzichten.
• Stellen Sie konkrete Fragen und vermeiden Sie abstrakte Formulierungen.
• Ermutigen Sie die Bewerbenden, Nachfragen zu stellen.
• Wechseln Sie bei Bedarf in eine gemeinsame Sprache, z. B. Englisch, wenn Sie merken, dass das Gespräch stockt. Ziehen Sie bei Bedarf Kolleginnen oder Kollegen mit entsprechenden Sprachkenntnissen hinzu.

Kompetenzen richtig einschätzen

Ausbildungssysteme, Berufsprofile und Tätigkeitsbereiche unterscheiden sich international teilweise deutlich. Um einen guten Eindruck von den Fähigkeiten und Erfahrungen der Bewerbenden zu erhalten, sollten Sie Folgendes beachten:

• Fragen Sie detailliert nach praktischen Erfahrungen: Welche Aufgaben wurden genau ausgeführt? Wie oft? In welchem Umfeld? Mit welchen Maschinen/Programmen/Hilfsmitteln?
• Fragen Sie nach konkreten Beispielen: „Beschreiben Sie eine Situation, in der …“
• Bereiten Sie Kompetenztests vor oder lassen Sie sich Arbeitsproben präsentieren.
• Besprechen Sie konkrete Entwicklungsperspektiven: Welche Fähigkeiten können zeitnah aufgebaut werden?
• Nutzen Sie im Interview einen vorbereiteten Bewertungsbogen mit klaren Kriterien, um Entscheidungen nachvollziehbar zu treffen und den Fokus auf die relevanten Kompetenzen zu legen.
• Ergänzen Sie fachliche Fragen durch kurze, alltagsbezogene Themen, auf die sich Bewerbende weniger gezielt vorbereiten können, um das Sprachniveau realistisch einzuschätzen.
• Beachten Sie, dass Brüche im Lebenslauf oder längere Phasen der Erwerbslosigkeit in vielen Ländern üblich sind, etwa aufgrund angespannter Arbeitsmarktlagen, und nicht zwangsläufig etwas über die fachlichen Kompetenzen oder die Motivation der Bewerbenden aussagen.

Employer Branding: Welche Aspekte sollten KMU im Bewerbungsgespräch transportieren?

Ein Bewerbungsgespräch ist immer ein gegenseitiger Auswahlprozess. Bewerberinnen und Bewerber, die einen Umzug ins Ausland erwägen, tragen oft größere persönliche Risiken und müssen zusätzliche Hürden bewältigen: Sprachunterschiede, Visumsprozesse, Wohnungssuche oder die Orientierung in einem neuen Land. Machen Sie im Bewerbungsgespräch deutlich, dass Ihnen diese Herausforderungen bewusst sind und Sie bei der Bewältigung unterstützen, denn auch Sie bewerben sich als Arbeitgeber bei der Fachkraft. Folgende Aspekte können relevant sein:

• Praktische Unterstützung bei Behördengängen, Wohnungssuche, Mobilität oder Fragen des Alltags (Bankkonto, Versicherung, ärztliche Versorgung…)
• Möglichkeiten zum Heimaturlaub durch lange Urlaubsblöcke
• Strukturierte Einarbeitung, inklusive Fachsprachenförderung oder Lernmaterialien
• Mentoring-Programme, die die fachliche und soziale Integration erleichtern
• Klare Ansprechpersonen für fachliche, organisatorische und kulturelle Fragen
• Einbindung in das Team, etwa durch Patenschaft, regelmäßigen informellen Austausch und gemeinsame Aktivitäten
• Einbindung der Familie, durch Unterstützung beim Familiennachzug und der Orientierung im Bereich Schule und Kinderbetreuung
• Drücken Sie auch Ihre Wertschätzung dafür aus, dass der oder die Bewerbende den Schritt ins Ausland gehen möchte. Zeigen Sie ihm oder ihr, dass Sie wissen, wie herausfordernd das ist und dass Sie dankbar sind, dass er oder sie Ihr Unternehmen unterstützen möchte. 

Rahmenbedingungen verständlich erklären

Da viele Regelungen und Arbeitsmodalitäten international nicht selbstverständlich sind, sollten KMU im Gespräch einige Punkte transparent erläutern:

• Arbeitszeiten, Vergütungssysteme (inkl. Brutto/Netto), Urlaubsanspruch
• Teamstrukturen, Kommunikationswege und Entscheidungsabläufe
• Mobilitätsangebote und Infrastruktur (ÖPNV, Fahrrad, Parkplatz)
• Zusatzleistungen oder Weiterbildungsoptionen

So ermöglichen Sie Bewerbenden, eine informierte Entscheidung zu treffen, und schaffen von Beginn an ein realistisches Bild des Arbeitsumfelds.

Weitere Schritte

• Weiteres Gespräch: Möchten Sie den Kandidaten oder die Kandidatin nach einem digitalen Gespräch persönlich vor Ort kennenlernen, klären Sie frühzeitig, ob hierfür ein Einreisevisum notwendig ist und wer die Kosten hierfür übernimmt.
• Einreise nach Deutschland: Besprechen Sie rechtzeitig die nächsten organisatorischen Schritte, etwa visumsrechtliche Fragen, wenn Sie ein Jobangebot machen möchten.
• Kontakt halten: Bleiben Sie nach einer Zusage eng in Kontakt und versorgen Sie die zukünftige Fachkraft bereits vor dem Arbeitsbeginn mit wichtigen Informationen, um den Einstieg zu erleichtern. Ein gelungenes Onboarding beginnt bereits vor dem ersten Tag.