Change Management: Methoden und Tipps für KMU

Change-Prozess – die 6 wichtigsten Schritte im Überblick

Ein Change-Management-Prozess beschreibt den allgemeinen Ablauf, wie Veränderungen im Unternehmen strukturiert durchgeführt werden.

Die wichtigsten Schritte in einem Change-Management-Prozess umfassen: 

1. Ist-Zustand erfassen und Veränderungsbedarf erkennen

Ausgangspunkt ist die aktuelle Situation: Welche Abläufe funktionieren gut, wo gibt es Schwachstellen oder Verbesserungsmöglichkeiten? (z. B. neue Kundenanforderungen oder interne Probleme bei Prozessen). 

Der Fokus liegt hier auf Herausforderungen und Potenzialen.

Beispiel: Es fällt auf, dass Rechnungen noch manuell erstellt werden und es dadurch oft zu Verzögerungen kommt. 

2. Ziele festlegen

Im nächsten Schritt sollten KMU klar definieren, welche Veränderung konkret erreicht werden soll. 

Beispiel: Das Ziel ist es, die Rechnungsstellung zu digitalisieren, damit Rechnungen schnell und fehlerfrei zugestellt werden. 

3. Strategie und Maßnahmen planen

Hier geht es um die Entwicklung eines konkreten Plans zur Umsetzung der Veränderung. Dazu gehören z. B. Zuständigkeiten, Budget, Zeitplan, Methoden.

Beispiel: Die Geschäftsführung wählt ein geeignetes Tool aus, legt Verantwortlichkeiten fest und plant eine Testphase. 

4. Kommunizieren

Informationen über die geplanten Veränderungen sollten Sie transparent und regelmäßig an alle Mitarbeitenden kommunizieren. Was macht den Prozess notwendig? Was wollen Sie damit erreichen? 

Gehen Sie auf Rückfragen ein und treten in den Dialog, um Unsicherheiten abzubauen und die Motivation für den Change-Prozess zu fördern.

Beispiel: Um alle Beteiligten in den Change-Prozess zu integrieren, wird in einem Teammeeting erklärt, wozu das neue Tool eingeführt werden soll und welche Vorteile man sich davon verspricht. 

5. Veränderung umsetzen

Setzen Sie die Veränderungen Schritt für Schritt um, bleiben dabei im Austausch mit Mitarbeitenden und holen sich Feedback ein, um etwaige Herausforderungen zu überwinden.

Beispiel: Eine kleine Gruppe von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern testet das Tool für den festgelegten Zeitraum und gibt den Verantwortlichen regelmäßig Feedback. Anschließend wird die neue Software für alle Mitarbeitenden eingeführt. 

6. Nachhaltigkeit der Veränderung sichern

So sorgen Sie dafür, dass die Veränderung langfristig akzeptiert wird und sich in der Unternehmenskultur verankert:

Machen Sie Nutzen und Erfolge für alle Teammitglieder sichtbar und benennen Sie für jeden neuen Ablauf eine verantwortliche Person. 

Dokumentieren Sie das neue Vorgehen schriftlich (z. B. als Checkliste) und verankern Sie die Neuerungen im Onboarding neuer Mitarbeitender. 

Planen Sie zudem regelmäßige Auffrischungsschulungen. 

Prüfen Sie monatlich ein bis zwei Kennzahlen (KPIs) wie beispielsweise den Anteil der E-Rechnungen oder die Durchlaufzeit vom Auftrag bis zur Rechnung. Steuern Sie bei Bedarf nach. 

Beispiel: Nach einigen Wochen werden die Arbeitserleichterung und Zeitersparnis deutlich. Dies wird im Team besprochen und als gemeinsamer Erfolg anerkannt.

Mitarbeitende in Change-Prozesse einbinden - Praxistipps für KMU

Unsere Praxistipps zeigen, wie Sie Ihr Team aktiv in den Change-Prozess einbeziehen und für die Umsetzung der Veränderung gewinnen.

1. Emotionen ernst nehmen

Veränderungen können Widerstand und Unsicherheit auslösen. Geben Sie den Sorgen Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Raum: Vor und während eines Change-Prozesses helfen Einzelgespräche und hierarchieübergreifende Teamrunden dabei.

2. Offen kommunizieren

Machen Sie Führungskräften und Mitarbeitenden deutlich, warum die geplante Veränderung notwendig ist.

Mitarbeitende wollen vor allem wissen: 

• Warum ist die Veränderung nötig?
• Wie werden die Mitarbeitenden einbezogen?
• Wie sieht die Planung aus?
• Was sind die Vorteile, aber ggf. auch die Nachteile/Risiken?
• Was bedeutet die Veränderung für die eigene Position/Karriere?
• Bin ich den Anforderungen der Veränderung gewachsen?

Nutzen Sie für den Austausch verschiedene Formate wie Team-Meetings, kurze Updates, abteilungsübergreifende „Zukunfts-Kaffees“ sowie regelmäßige Retrospektiven, um sich über Fortschritte und Herausforderungen im Rahmen des Changes auszutauschen.

3. Verantwortliche für die Veränderung benennen

Benennen Sie Verantwortliche aus unterschiedlichen Bereichen, die ein „Change-Team“ bilden. Aufgaben dieses Teams sind beispielsweise:

• Als interne Ansprechpersonen fungieren
• Fragen beantworten
• Über Stand und Fortschritte informieren (z. B. Mitteilungen per E-Mail, im Intranet sowie Aushänge)

Auch die Führungskräfte tragen Verantwortung für das Gelingen des Change-Prozesses: Sie geben mit ihrem Verhalten die Richtung vor.

Drei Dos & Don’ts bei Veränderungsprozessen

Dos

• Do: Planen Sie Veränderungen ganzheitlich und bedenken Sie die Auswirkungen auf das gesamte Unternehmen – inklusive Strukturen, Prozesse, Hierarchien und Zusammenarbeit.
• Do: Stellen Sie den Menschen in den Mittelpunkt. Dazu gehören regelmäßiges Feedback, Transparenz und Dialogbereitschaft. Das sorgt für weniger Reibungsverluste und mehr Motivation.
• Do: Fördern Sie Vertrauen durch offene Kommunikation und geschützte Feedbackräume – so entsteht psychologische Sicherheit.

Don’ts 

• Don’t: Veränderung werden isoliert betrachtet und eingeführt. Es wird nicht bedacht, dass Change-Prozesse Auswirkungen auf das gesamte Unternehmen sowie die Zusammenarbeit haben.
• Don’t: Der Fokus liegt auf der Sachebene, z. B. auf der Einführung neuer Technologien und der Anpassung von Prozessen.
• Don’t: Zweifel, Kritik und negative Gefühle der Beteiligten übergehen, nicht ernst nehmen oder gar bestrafen. Das erzeugt ein Klima der Angst und Frustration und fördert Schweigespiralen.

Change Management – Modelle einfach erklärt

Es gibt verschiedene Modelle, um den Change-Prozess zu strukturieren und zu begleiten. Zu den bekanntesten gehören:

Das 3-Phasen-Modell von Kurt Lewin 

Kurt Lewins Modell beschreibt den Veränderungsprozess in drei einfachen Phasen: Zuerst muss das Unternehmen die bestehenden Strukturen und Denkmuster “auftauen” um Veränderungen zu ermöglichen (Unfreeze). In der zweiten Phase werden die gewünschten Veränderungen eingeführt (Moving). Schließlich folgt die Stabilisierung der neuen Strukturen und Prozesse, um sie dauerhaft zu verankern (Refreeze).

Praktisch anwenden lässt sich das Modell z. B. bei der Einführung neuer Softwareprogramme: Alte Routinen werden hinterfragt und aufgebrochen, das neue Tool wird eingeführt und nach einer Eingewöhnung dann fest im Alltag verankert.

Das ADKAR-Modell 

Das ADKAR-Modell hilft Unternehmen, Veränderungen Schritt für Schritt umzusetzen, indem es die Mitarbeitenden durch fünf Phasen führt: Zuerst wird ein Bewusstsein für die Notwendigkeit der Veränderung geschaffen (Awareness), dann wird der Wunsch zur Veränderung geweckt (Desire). In der nächsten Phase lernen die Mitarbeitenden, wie die Veränderung umgesetzt wird (Knowledge), gefolgt von der Fähigkeit, diese umzusetzen (Ability). Zum Schluss wird die Veränderung verstärkt, damit sie langfristig erhalten bleibt (Reinforcement). Bei diesem Modell liegt der Fokus stark auf den Mitarbeitenden. Das ist für KMU besonders hilfreich, wenn kleinere Teams Veränderungen gemeinsam tragen müssen. 

Das 8-Stufen-Modell von John Kotter

John Kotter beschreibt in seinem Modell acht Schritte, um Veränderungen erfolgreich zu etablieren:

1. Dringlichkeit aufzeigen: Bewusstsein schaffen für die Notwendigkeit der Veränderung. 

2. Führungsteam aufbauen: Eine starke Koalition aus einflussreichen Personen im Unternehmen bilden. 

3. Vision und Strategie entwickeln: Klares Zielbild und Maßnahmen definieren. 

4. Vision kommunizieren: Die Vision soll allen Beteiligten als Orientierung dienen. 

5. Hindernisse beseitigen: Barrieren wie ineffiziente Prozesse oder unzureichende technische Voraussetzungen sollen abgebaut werden, um Veränderung zu ermöglichen. 

6. Kurzfristige Erfolge schaffen: Change-Prozesse können sich ziehen und Herausforderungen bereithalten. Um alle Mitwirkenden motiviert zu halten, sollen kurzfristige Erfolge sichtbar gemacht und gewürdigt werden. 

7. Veränderung weiter antreiben: Die ersten Etappenziele und Erfolge sollen nun genutzt werden, um weitere Schritte umzusetzen. 

8. Veränderung verankern: Zuletzt gilt es, neue Ansätze in der Unternehmenskultur fest zu etablieren. Mitarbeitende sollen die Veränderung mit dem Erfolg in Verbindung bringen und sie weiter im Berufsalltag leben. Wichtig ist bei diesem Schritt, dass die Veränderung auch bei Führungswechseln standhält und es nicht zum Rückfall in alte Muster kommt. 

 In der Praxis, besonders in KMU, laufen viele Schritte parallel ab und erfordern mehr Flexibilität sowie eine stärkere Einbindung der Mitarbeitenden bei der Umsetzung.

Das Kübler-Ross-Modell 

Ursprünglich für den Umgang mit Trauer entwickelt, beschreibt das Kübler-Ross-Modell die emotionalen Phasen, die Menschen bei Krisen oder Verlusten durchlaufen. 

Diese fünf Phasen sind: Leugnung, Wut, Verhandeln, Depression und Akzeptanz. Unternehmen können dieses Modell nutzen, um die emotionalen Reaktionen ihrer Mitarbeitenden besser zu verstehen und den Veränderungsprozess entsprechend zu unterstützen.

Die folgende Grafik zeigt eine auf Veränderungsprozesse angepasste Interpretation des Kübler-Ross-Modells und visualisiert, wie sich Emotionen und Leistung im Verlauf eines Changes entwickeln können: