Personalbedarfsplanung

  • Eine Personalbedarfsplanung hilft Ihnen, die benötigten Arbeitskräfte mit den erforderlichen Kompetenzen zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Einsatzort zu haben.
  • Nur wenn Sie Ihren Personalbestand und den zukünftigen Personalbedarf kennen, können Sie geeignete Maßnahmen entwickeln, um Ihre Ziele zu erreichen.
  • Wir zeigen Ihnen, wie Sie bei ihrer Personalbedarfsplanung schrittweise vorgehen können.
  • Handlungsempfehlung Personalbedarfsplanung (PDF)

Was ist eine Personalbedarfsplanung?

Mit einer strategischen Personalbedarfsplanung stellen Sie sicher, dass Ihrem Unternehmen die benötigten Arbeitskräfte mit den erforderlichen Kompetenzen zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Einsatzort zur Verfügung stehen. Sie ist die Grundlage für erfolgreiches Wirtschaften und Ihre Wettbewerbsfähigkeit. Ziel der Personalbedarfsplanung ist es, schon heute Ihre Fachkräftebasis von morgen zu sichern. Gerade in Zeiten von Fachkräfteengpässen lohnt es sich, genau zu schauen, über welche gegebenenfalls versteckten Potenziale Ihr Unternehmen verfügt, bevor Sie versuchen, kostspielig neue Mitarbeitende zu gewinnen.

Warum brauche ich eine Personalbedarfsplanung?

Gerade für kleine und mittlere Unternehmen ist es wichtig, eine Personalbedarfsplanung zu haben. Gründe dafür sind vielfältig. Nur wenn Sie Ihren Personalbestand und den zukünftigen Personalbedarf kennen, können Sie geeignete Maßnahmen entwickeln, um Ihre Ziele zu erreichen.

Herausfordernde Rahmenbedingungen wie der demografische Wandel, der Akademisierungstrend und die Anforderungen an die digitalisierte Arbeitswelt tragen maßgeblich zu den Fachkräfteengpässen bei, die in vielen Berufen und Regionen immer deutlicher zu spüren sind. Viele Unternehmen werden es deshalb in Zukunft schwieriger haben, neue Beschäftigte zu finden und langfristig an ihr Unternehmen zu binden. Damit Sie trotz dieser herausfordernden Rahmenbedingungen immer genügend passendes Personal haben, um Ihre Visionen verwirklichen zu können, brauchen Sie eine strategisch angelegte Personalbedarfsplanung.

Was sind Vorteile einer Personalbedarfsplanung?

  • Sie sichern sich heute Ihre Fachkräftebasis von morgen.
  • Sie erkennen frühzeitig neue Möglichkeiten des Personaleinsatzes.
  • Sie setzen die Potenziale, die bereits im Unternehmen vorhanden sind, effizient ein.
  • Sie senken langfristig Personalkosten.
  • Sie verbessern Ihr Wissensmanagement durch eine planvolle Stellenbesetzung.
  • Zufriedene Mitarbeitende empfehlen Sie als attraktiven Arbeitgeber weiter.

Wie gehe ich bei einer Personalbedarfsplanung vor?

Die Personalbedarfsplanung besteht im Wesentlichen aus drei Schritten.

  • 1. Schritt: Ermitteln Sie Ihren aktuellen Personalbestand
    Fragen Sie sich, wo Sie heute stehen. Nur wenn Sie wissen, was Ihr Ausgangspunkt ist, in welchen Bereichen Sie zu viele oder zu wenige Beschäftigte haben und welche Kompetenzen Ihnen fehlen, können Sie effiziente Maßnahmen für die zukünftige Fachkräftesicherung in Ihrem Unternehmen ableiten. Allgemeine Informationen zur Unternehmensanalyse finden Sie hier.
     
  • 2. Schritt: Bestimmen Sie Ihren zukünftigen Personalbedarf
    Sie sollten wissen, wo Sie mit Ihrem Unternehmen in ein, zwei oder drei Jahren stehen wollen. Auch wenn nur der jetzige Status beibehalten werden soll, ist das eine strategische Entscheidung, die Ihre Personalbedarfsplanung beeinflusst. Selbst wenn Ihr Unternehmen heute über ausreichende Personalressourcen verfügt, kann sich das in Zukunft ändern. Mitarbeitende kündigen, gehen in Rente oder Elternzeit. Diese Entwicklungen können Sie bereits heute abschätzen und bei Ihrer strategischen Personalbedarfsplanung berücksichtigen.
     
  • 3. Schritt: Leiten Sie geeignete Handlungsfelder und Maßnahmen ab
    Im Anschluss daran überlegen Sie sich, wie Sie dahin kommen, wo Sie hinwollen. In vielen Berufen und Regionen fehlen passend qualifizierte und verfügbare Fachkräfte. Daher sind Sie gut beraten, als erstes alle betriebsinternen Fachkräftepotenziale auszuschöpfen. Hierzu zählt der effiziente Personaleinsatz ebenso wie die betriebliche Aus- und Weiterbildung. Erst wenn alle betriebsinternen Möglichkeiten ausgeschöpft sind, lohnt sich die Rekrutierung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

In unserem Praxisbeispiel sehen Sie, wie die Haux Maschinenbau GmbH eine strategische Personalbedarfsplanung anstelle eines spontanen Recruitings zur Fachkräftesicherung einsetzt.

Was passiert ohne Personalbedarfsplanung?

  • Sie haben zu wenig oder zu viel Personal.
  • Ihre Mitarbeitenden sind unzufrieden, weil sie über- oder unterfordert sind.
  • Sie setzen Ihr Personal ineffizient ein und verschenken wertvolles Potenzial.
  • Es fehlen wichtige Kompetenzen im Unternehmen.

Ohne eine strategische Personalbedarfsplanung ist die wirtschaftliche Existenz Ihres Unternehmens bedroht.

Tipps für eine Personalbedarfsplanung

  • Gehen Sie die Personalbedarfsplanung strategisch an:
    Ermitteln Sie, wie viel Personal Ihnen in den einzelnen Unternehmensbereichen zur Verfügung steht. Überlegen Sie, wo Sie mit Ihrem Unternehmen in ein, zwei oder drei Jahren stehen wollen und wie viele Mitarbeitende mit welchen Kompetenzen Sie dafür benötigen.
  • Betreiben Sie Nachfolgeplanung:
    Renteneintritte langjähriger Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind gut planbar. Starten Sie frühzeitig mit der Einarbeitung Ihrer Nachwuchskräfte und fördern Sie den Wissens- und Erfahrungsaustausch unter Ihren Beschäftigten.
  • Investieren Sie in Personalentwicklung und betriebliche Weiterbildung:
    Viele Fachkräfte sind nur schwer zu finden. Deshalb ist es umso wichtiger, dass Sie Ihr bestehendes Personal so weiterbilden, dass es für zukünftige Herausforderungen gewappnet ist.
  • Seien Sie ein attraktiver Arbeitgeber:
    Bauen Sie Ihre eigene Arbeitgebermarke gezielt auf, um die Chancen auf passgenaue Bewerbungen zu erhöhen. Weitere Informationen zum Employer Branding finden Sie hier.

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