Onboarding von Auszubildenden

Ein gelungenes Pre- und Onboarding bildet die Basis für einen erfolgreichen Ausbildungsstart. Sie als Arbeitgeber gestalten den Übergang in die Arbeitswelt und begleiten Azubis vor und während des Einstieges in das Unternehmen – von der Vertragsunterschrift bis zum Ende der Probezeit. 

Ziel des Preboarding und Onboarding von Azubis ist es, neue Mitarbeitende frühzeitig zu binden, ihnen Orientierung zu geben und sie fachlich wie sozial erfolgreich in den Betrieb zu integrieren.

Der gesamte Prozess lässt sich in drei Phasen gliedern:
 

1. Phase 1: Preboarding (vor dem ersten Ausbildungstag)
2. Phase 2: Start des Onboarding (die ersten Tage im Betrieb)
3. Phase 3: Vertiefung des Onboardings (die Zeit bis zum Ende der Probezeit)

Zwischen Vertragsunterschrift und Ausbildungsstart besteht das Risiko, dass Auszubildende abspringen oder sich umorientieren. Ein frühzeitiges Preboarding hilft, Azubis an das Unternehmen zu binden und optimal auf den Ausbildungsbeginn vorzubereiten.

Ziel des Preboardings von Azubis:

Das Ziel des Preboardings ist es, Azubis frühzeitig an das Unternehmen zu binden, Vertrauen aufzubauen und so eine gute Basis für den Ausbildungsstart zu schaffen.

Maßnahmen für das Preboarding:

• Halten Sie Kontakt: Schicken Sie Firmen-Newsletter oder die Mitarbeiterzeitung auch an Ihre zukünftigen Azubis. Wenn Sie ein Mitarbeiterportal haben, schalten Sie dieses frühzeitig frei. Zeigen Sie Wertschätzung mit persönlichen Grüßen (z. B. zu Weihnachten oder Geburtstag).
• Binden Sie Azubis ein: Laden Sie die neuen Mitarbeitenden schon vor dem ersten Arbeitstag zu Events ein (z. B. zu Azubi-Events, Teamtagen oder Firmenfeiern).
• Benennen Sie Ansprechpartner: Stellen Sie frühzeitig Kontaktpersonen im Betrieb vor.
• Stellen Sie Informationen bereit: Geben Sie alle wichtigen Informationen zum Ausbildungsstart gebündelt weiter, z. B. über eine digitale Willkommensmappe.
• Bieten Sie organisatorische Unterstützung an: Helfen Sie zukünftigen Azubis bei Fragen zu Krankenkasse, Versicherungen oder auch bei der Wohnungssuche. 
• Berücksichtigen Sie Förderbedarf: Wenn Sie Azubis mit Förderbedarf eingestellt haben, kann die Förderung (z. B. Sprachförderung) schon vor dem Ausbildungsbeginn starten. Ein Beispiel dafür ist die „Assistierte Ausbildung“ der Agentur für Arbeit.
• Erleichtern Sie die Integration ins Team: Setzen Sie frühzeitig Mentoren oder Paten ein.
• Richten Sie den Arbeitsplatz ein: Legen Sie Materialien bereit und fordern Zugänge an.

Bevor Ihre Auszubildenden den ersten Tag im Unternehmen haben, sollten Sie überlegen, wie Sie den jungen Menschen den Einstieg ein wenig leichter machen können.  

Erstellen Sie eine „Willkommensmappe“ mit allen wichtigen Informationen für den Ausbildungsstart, organisieren Sie die ersten Ausbildungstage im Betrieb, richten Sie den Arbeitsplatz für den zukünftigen Azubi ein und überlegen Sie, wer der erste Ansprechpartner sein soll. 

Phase 3: Erste Zeit im Betrieb bis Ende der Probezeit - Ausbildungsabbrüche verhindern

Ein Viertel aller Auszubildenden beendet die Ausbildung nicht. Die Gründe dafür sind vielfältig: Falsche Berufswahl, zwischenmenschliche Hürden oder private Probleme. Eine solche Situation ist für den Betrieb und die Auszubildenden gleichermaßen schwierig und bedeutet Unsicherheit für alle.

Mit offenen Feedbackgesprächen und externer Unterstützung können Sie kritische Situationen erkennen und lösen und aktiv Ausbildungsabbrüchen entgegen wirken.  

Vorbeugend können Sie folgendes tun: 

• Transparenz über Ihr Unternehmen und die Ausbildung hilft schon im Auswahlprozess, falschen Vorstellungen auf Seiten der Bewerberinnen und Bewerber vorzubeugen. 
• Ursachenforschung: Fragen Sie bei den „Abbrecherinnen und Abbrechern“ nach und gehen Sie mit den Antworten selbstkritisch um. 
• Wie sind die Arbeitsbedingungen und Ausbildungsaktivitäten bei anderen Betrieben der Branche? Ein Netzwerk hilft, gemeinsam Verbesserungen anzugehen und Positives darzustellen. 
• Bleiben Sie mit denjenigen im Gespräch, die direkt mit den Azubis zusammenarbeiten – die Perspektive und Motivation des Ausbildungspersonals spielt eine große Rolle. 
• Falls Sie bei den Azubis einen Förderbedarf erkennen – sprachliche Defizite, Probleme mit dem Lernstoff der Berufsschule oder auch Schwierigkeiten im Umgang mit Kolleginnen und Kollegen – lassen Sie sich extern unterstützen.  
• Mehr zu Fördermaßnahmen in der Ausbildung, zum Beispiel über die „Assistierte Ausbildung“, finden Sie hier.

Wenn Sie das Thema vertiefen möchten, dann hören Sie dazu unseren Podcast „Ausbildungsabbrüche vermeiden“. 

Probezeit gestalten 

Die Probezeit kann nach §20 des BBiG zwischen einem und vier Monaten dauern. Sie dient dazu, dass beide Seiten, Auszubildende/r und ausbildender Betrieb, sich darüber klar werden können, ob sie sich richtig entschieden haben. Unter bestimmten Bedingungen kann die Probezeit verkürzt oder auch verlängert (z. B. bei Krankheit) werden. 

Tauschen Sie sich regelmäßig mit Ihren Auszubildenden aus, vor allem während der Probezeit. Gerade am Anfang einer Ausbildung zweifeln junge Menschen an ihrer Berufswahl und der Übergang von Schule ins Berufsleben kann schwerfallen. Regen Sie die Kommunikation an und führen Sie Feedbackgespräche. 

Kommunikation mit den Auszubildenden – Feedbackgespräche 

Wie auch bei allen anderen Mitarbeitenden sind für die Auszubildenden regelmäßige Feedbackgespräche eines der wichtigsten Führungsinstrumente. Der Austausch fördert die Bindung an Ihr Unternehmen, er kann motivieren, die Entwicklung der Kompetenzen des Azubis fördern und Konflikten vorbeugen. 
Die Gespräche können in einem regelmäßigen Rhythmus stattfinden oder sich an dem Wechsel der Ausbildungsabteilungen orientieren. Dabei sollten Sie sowohl die fachlichen als auch die persönlichen Leistungen Ihres Azubis im Blick haben.

Was sollten Sie bei einem Feedbackgespräch beachten?

• Nehmen Sie sich Zeit und sorgen Sie für eine angenehme, entspannte Atmosphäre.
• Lassen Sie den Azubi zuerst zu Wort kommen. Stellen Sie ihm gezielte Fragen: 
  • Wie ist der letzte Ausbildungsabschnitt gelaufen? 
  • Was ist gut gewesen, was war weniger gut? 
  • Wie war die Betreuung? 
  • Wie schätzt der Azubi seine Leistungen und sein Verhalten ein? 
  • Was möchte er selbst ändern/ verbessern? 
  • Was wünscht er sich für die nächste Zeit? 
• Schildern Sie dem Azubi Ihre Wahrnehmung seiner Leistungen und seines Verhaltens. Achten Sie dabei auf die „Ich-Form“ Ihrer Botschaft. Formulieren Sie positive und negative Aspekte. 
• Überlegen Sie gemeinsam, was verändert werden könnte oder wie der Auszubildende noch besser gefördert / gefordert werden kann. 
• Fassen Sie am Ende des Gesprächs die Inhalte kurz zusammen. Haben beide Gesprächspartner das Gleiche verstanden? 
• Vereinbaren Sie gemeinsam Aufgaben und Ziele für den nächsten Ausbildungsabschnitt. 

Mehr zum Thema Feedbackgespräche können Sie auch hier finden.