Onboarding von Auszubildenden

Von der Vertragsunterschrift bis zum Probezeit-Ende

Was bedeutet „Onboarding“

Von Onboarding spricht man, wenn ein Unternehmen neue Mitarbeitende oder Auszubildende „an Bord holt“, also Willkommen heißt und für die weitere Reise vorbereitet. Das Onboarding beinhaltet alle Maßnahmen und Aktivitäten für die Integration und erfolgreiche Einarbeitung neuer Kolleginnen und Kollegen.

Was also können Sie tun, damit es weder vor dem ersten Ausbildungstag, aber auch nicht nach Beginn der Ausbildung einen Ausbildungsabbruch zu verzeichnen gibt?

Phase 1: Vor dem ersten Ausbildungstag - Maßnahmen zur Azubi-Bindung

Sie haben einen passenden Auszubildenden gefunden und der Ausbildungsvertrag ist unterschrieben? Aber es dauert noch bis zum Ausbildungsbeginn? Je früher vor Ausbildungsbeginn Sie den Vertrag geschlossen haben, desto eher kann es passieren, dass der zukünftige Azubi doch noch abspringt. Dafür gibt es vielfältige Gründe: Manche Azubis unterschreiben mehrere Verträge, entscheiden sich für ein vermeintlich besseres Angebot, oder wollen doch lieber studieren.

Mit der Bindung Ihrer zukünftigen Azubis an Ihr Unternehmen sollten Sie also direkt nach der Vertragsunterschrift loslegen. Sie zeigen so, dass Sie sich auf den ersten Tag mit ihnen freuen und sie bis dahin nicht vergessen.

Übersicht der möglichen Maßnahmen vor Beginn der Ausbildung

  • Mitarbeiterzeitung oder Firmen-Newsletter: Schicken Sie diese auch an Ihre zukünftigen Azubis! Oder es gibt ein (interaktives) Mitarbeiterportal, für das der zukünftige Azubi schon freigeschaltet werden kann. 
  • Feste und Feiern: Zum „Tag der offenen Tür“, Sommerfest, Weihnachtsfeier oder Firmen-Jubiläum können Sie auch die zukünftigen Azubis (eventuell mit ihren Eltern) einladen. 
  • Ein Weihnachtsgruß oder auch Geburtstagswünsche sind schnell versendet und zeigen Ihre Wertschätzung.
  • Azubi-Events: Laden Sie die „Neuen“ zu gemeinsamen Aktivitäten der anderen Auszubildenden, einer Bildungsfahrt oder anderen Events ein. Vielleicht kann ein „alter Hase“ Mentor oder Pate für einen der „Neuen“ sein.
  • Transparenz: Informieren Sie im Vorfeld so transparent wie möglich über zukünftige Ansprechpartner im Betrieb, in der Berufsschule und bei anderen Kooperationspartnern. 
  • Eine (digitale) „Willkommensmappe“ mit allen relevanten Informationen zum ersten Ausbildungstag, Fotos von Ausbildern und Mit-Azubis oder Notfallnummern/ Kontakten erleichtert das Ankommen. 
  • Bieten Sie Unterstützung an bei Fragen zu Krankenkasse, Versicherungen oder auch der Wohnungssuche. 
  • Wenn Sie wissen, dass Sie Azubis mit einem Förderbedarf eingestellt haben, kann die Förderung (z. B. Sprachförderung) schon vor dem Ausbildungsbeginn starten. Ein Beispiel dafür ist die „Assistierte Ausbildung“ der Agentur für Arbeit.

Bleiben Sie also in Kontakt mit Ihren zukünftigen Azubis, um ihnen den Start leichter zu machen. Aber auch, damit sie sich nicht noch anders entscheiden. Weitere Informationen zum Onboarding neuer Mitarbeiter finden Sie hier. Alternativ können Sie sich ein Webinar zum Thema „Erfolgreiches Onboarding“ anschauen.

Phase 2: Die ersten Tage im Betrieb - Planung und Organisation

Bevor Ihre Auszubildenden den ersten Tag im Unternehmen haben, sollten Sie überlegen, wie Sie den jungen Menschen den Einstieg ein wenig leichter machen können.  

Erstellen Sie eine „Willkommensmappe“ mit allen wichtigen Informationen für den Ausbildungsstart, organisieren Sie die ersten Ausbildungstage im Betrieb, richten Sie den Arbeitsplatz für den zukünftigen Azubi ein und überlegen Sie, wer der erste Ansprechpartner sein soll. 

Eine Onboarding-Checkliste für den Ausbildungsstart finden Sie hier: 

Download Checkliste (PDF)

Phase 3: Erste Zeit im Betrieb bis Ende der Probezeit - Ausbildungsabbrüche vermeiden durch Vorbeugen! 

Ein Viertel aller Auszubildenden beendet die Ausbildung nicht. Die Gründe dafür sind vielfältig: Falsche Berufswahl, zwischenmenschliche Hürden oder private Probleme. Eine solche Situation ist für den Betrieb und die Auszubildenden gleichermaßen schwierig und bedeutet Unsicherheit für alle.

Im Folgenden finden Sie Zahlen zu den Ausbildungsabbrüchen im ersten Ausbildungsjahr und deren Abhängigkeit von der Betriebsgröße und dem Wirtschaftszweig. Auch sind Gründe dargestellt, aus denen Betriebe Ausbildungsverträge auflösen und warum Auszubildende ihre Ausbildung beenden.

     

Mit offenen Feedbackgesprächen und externer Unterstützung können Sie kritische Situationen erkennen und lösen und aktiv Ausbildungsabbrüchen entgegen wirken.  

Vorbeugend können Sie folgendes tun: 

  • Transparenz über Ihr Unternehmen und die Ausbildung hilft schon im Auswahlprozess, falschen Vorstellungen auf Seiten der Bewerberinnen und Bewerber vorzubeugen. 
  • Ursachenforschung: Fragen Sie bei den „Abbrecherinnen und Abbrechern“ nach und gehen Sie mit den Antworten selbstkritisch um. 
  • Wie sind die Arbeitsbedingungen und Ausbildungsaktivitäten bei anderen Betrieben der Branche? Ein Netzwerk hilft, gemeinsam Verbesserungen anzugehen und Positives darzustellen. 
  • Bleiben Sie mit denjenigen im Gespräch, die direkt mit den Azubis zusammenarbeiten – die Perspektive und Motivation des Ausbildungspersonals spielt eine große Rolle. 
  • Falls Sie bei den Azubis einen Förderbedarf erkennen – sprachliche Defizite, Probleme mit dem Lernstoff der Berufsschule oder auch Schwierigkeiten im Umgang mit Kolleginnen und Kollegen – lassen Sie sich extern unterstützen.  
  • Mehr zu Fördermaßnahmen in der Ausbildung, zum Beispiel über die „Assistierte Ausbildung“, finden Sie hier.

Wenn Sie das Thema vertiefen möchten, dann hören Sie dazu unseren Podcast „Ausbildungsabbrüche vermeiden“.

Probezeit gestalten 

Die Probezeit kann nach §20 des BBiG zwischen einem und vier Monaten dauern. Sie dient dazu, dass beide Seiten, Auszubildende/r und ausbildender Betrieb, sich darüber klar werden können, ob sie sich richtig entschieden haben. Unter bestimmten Bedingungen kann die Probezeit verkürzt oder auch verlängert (z. B. bei Krankheit) werden. 

Tauschen Sie sich regelmäßig mit Ihren Auszubildenden aus, vor allem während der Probezeit. Gerade am Anfang einer Ausbildung zweifeln junge Menschen an ihrer Berufswahl und der Übergang von Schule ins Berufsleben kann schwerfallen. Regen Sie die Kommunikation an und führen Sie Feedbackgespräche. 

Kommunikation mit den Auszubildenden – Feedbackgespräche 

Wie auch bei allen anderen Mitarbeitenden sind für die Auszubildenden regelmäßige Feedbackgespräche eines der wichtigsten Führungsinstrumente. Der Austausch fördert die Bindung an Ihr Unternehmen, er kann motivieren, die Entwicklung der Kompetenzen des Azubis fördern und Konflikten vorbeugen. 
Die Gespräche können in einem regelmäßigen Rhythmus stattfinden oder sich an dem Wechsel der Ausbildungsabteilungen orientieren. Dabei sollten Sie sowohl die fachlichen als auch die persönlichen Leistungen Ihres Azubis im Blick haben.

Was sollten Sie bei einem Feedbackgespräch beachten?

  • Nehmen Sie sich Zeit und sorgen Sie für eine angenehme, entspannte Atmosphäre.
  • Lassen Sie den Azubi zuerst zu Wort kommen. Stellen Sie ihm gezielte Fragen: 

    • Wie ist der letzte Ausbildungsabschnitt gelaufen? 
    • Was ist gut gewesen, was war weniger gut? 
    • Wie war die Betreuung? 
    • Wie schätzt der Azubi seine Leistungen und sein Verhalten ein? 
    • Was möchte er selbst ändern/ verbessern? 
    • Was wünscht er sich für die nächste Zeit? 

  • Schildern Sie dem Azubi Ihre Wahrnehmung seiner Leistungen und seines Verhaltens. Achten Sie dabei auf die „Ich-Form“ Ihrer Botschaft. Formulieren Sie positive und negative Aspekte. 
  • Überlegen Sie gemeinsam, was verändert werden könnte oder wie der Auszubildende noch besser gefördert / gefordert werden kann. 
  • Fassen Sie am Ende des Gesprächs die Inhalte kurz zusammen. Haben beide Gesprächspartner das Gleiche verstanden? 
  • Vereinbaren Sie gemeinsam Aufgaben und Ziele für den nächsten Ausbildungsabschnitt. 

Mehr zum Thema Feedbackgespräche können Sie auch hier finden. 

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