Arbeitet nun ein Großteil Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dezentral von zu Hause, hat das einen großen Einfluss auf die Kommunikation untereinander. Statt Meetings trifft man sich in Telefon- und Videokonferenzen, statt „per Zuruf“ kommen Arbeitsanweisungen, aber auch Lösungen für kleinere und größere Probleme, per Chat. Nutzen Sie die „Schwarmintelligenz“ Ihrer Beschäftigten. Sie werden erstaunt sein, mit welchen kreativen Ideen sich die Beschäftigten gegenseitig bei der Bewältigung der neuen Situation unterstützen. Hierbei ist es wichtig, fixe Kommunikationskanäle festzulegen. Es verwirrt nur, wenn ein Team mehrere Messenger gleichzeitig verwendet. Nutzen Sie – wenn möglich - Videokonferenzen, damit Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sich nicht sozial isoliert fühlen und weiterhin in Kontakt mit den Kolleginnen und Kollegen bleiben und setzen Sie diese Konferenzen bewusst als Kommunikationsplattform. Ihr Vorteil: Diverse Anbieter bieten diese derzeit kostenlos oder stark vergünstigt an.
Im Homeoffice fallen informelle Gespräche zwischen Kolleginnen und Kollegen weg. Der kurze Plausch in der Kaffeeküche fehlt – und damit auch manch soziale Bindung. Schaffen Sie daher auch genügend Raum für diesen Austausch untereinander. Hierfür eignen sich beispielsweise kurze Morgenrunden, bei denen alle ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in ihren jeweiligen Teams virtuell zusammenkommen.
Bei Online-Kommunikation ist die Einhaltung von Kommunikationsregeln von entscheidender Bedeutung. Für die Durchführung von Telefonkonferenzen ist es daher wichtig, eine klare Moderatorenrolle vorab festzulegen und diese dann auch auszufüllen.
Kommunikationsregeln für die Onlinekommunikation
- Wir legen eine klare Moderationsrolle fest (im Zweifel den/die Einladende)
- Wir melden uns zu Wort, bevor wir sprechen (Chat oder Handzeichen)
- Wir protokollieren To-do’s, Verantwortliche und wichtigste Ergebnisse
- Wir halten uns möglichst kurz und lassen alle zu Wort kommen
- Wir schalten das Mikrophon stumm, wenn wir nicht sprechen (insbesondere bei Hintergrundgeräuschen)
Sprechen Sie mit Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern klar ab, was zu tun ist – wie im normalen Büroalltag auch. Stehen Sie für Rückfragen zur Verfügung und geben Sie zeitnah Rückmeldung. Wahrscheinlich erhöhen sich Kommunikations- und Organisationsaufwand vorübergehend, da man sich eben nicht kurz über den Gang eine Information zurufen kann, sondern gezielter kommuniziert werden muss.
„Wo es im Realen jetzt Abstand halten heißt, gilt es virtuell zusammenzurücken“