Ausbildungsvorbereitung im Betrieb: Planung und Organisation

• Zur Ausbildungsvorbereitung gehören alle organisatorischen und rechtlichen Maßnahmen vor dem Ausbildungsstart.
• Dazu zählen unter anderem Ausbildungsplan, Ausbildungsvertrag sowie notwendige Anmeldungen bei Behörden und Berufsschule.
• Eine sorgfältige Planung schafft Orientierung für Betrieb und Auszubildende. Ziel ist es, die Ausbildung strukturiert, rechtssicher und praxisnah umzusetzen.

Die Ausbildungsvorbereitung im Betrieb umfasst alle organisatorischen, rechtlichen und administrativen Schritte, die Unternehmen vor dem Ausbildungsstart erledigen sollten. Ziel der Planung und Vorbereitung ist es, die Ausbildung strukturiert, rechtssicher und praxisnah vorzubereiten.

Bevor Sie die Ausbildung vorbereiten, müssen Sie die Voraussetzungen erfüllen, um Ausbildungsbetrieb zu werden.

Anschließend kann die Ausbildungsvorbereitung im Betrieb erfolgen. Dazu gehört:

• einen betrieblichen Ausbildungsplan erstellen
• Ausbildungsvergütung festlegen
• Ausbildungsvertrag schließen
• Anmeldung bei Sozialversicherung, Krankenkasse und Finanzamt durchführen
• Auszubildende bei der Berufsschule anmelden
• den Ausbildungsnachweis (Berichtsheft) vorbereiten

Ein zentraler Baustein ist der betriebliche Ausbildungsplan: Er ist Bestandteil des Ausbildungsvertrags und dient als Grundlage für die Strukturierung der Ausbildung im Unternehmen.

Damit Ihre Ausbildungsvorbereitung im Betrieb strukturiert gelingt, sollten Sie die folgenden Schritte systematisch planen und umsetzen.

1. Einen betrieblichen Ausbildungsplan erstellen

Der betriebliche Ausbildungsplan ist Bestandteil des Ausbildungsvertrages. Er wird bei der Einreichung bei der zuständigen Stelle (z. B. Kammer, Innung) benötigt. 

Er enthält die sachliche und zeitliche Gliederung der Ausbildung (Ausbildungsrahmenplan) und dient Ihnen, Ihren Ausbilderinnen und Ausbildern sowie Ihren Auszubildenden dazu, die betriebliche Ausbildung inhaltlich und zeitlich zu strukturieren. 

Ein gut durchdachter betrieblicher Ausbildungsplan bietet allen Beteiligten im Betrieb eine klare Orientierung für den Arbeitsalltag, die Ausbildungsinhalte und die nächsten Stationen im Unternehmen. Im folgenden Video-Tutorial erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie beim Erstellen des Ausbildungsplans vorgehen können.

Die gültigen Ausbildungsordnungen erhalten Sie auf den Seiten des Bundesinstituts für Berufsbildung (BIBB). In vielen Ausbildungsberufen gibt es „Wahlqualifikationen“, mit denen Sie die Besonderheiten in Ihrem Betrieb abbilden können. Für alle Beteiligten ist es vorteilhaft, wenn Ihre Auszubildenden einen breiten Überblick über alle Tätigkeiten in Ihrem Unternehmen bekommen und dadurch im Anschluss an die Ausbildung vielfältig einsetzbar sind. Man spricht dann auch vom Erwerb von „Beruflicher Handlungskompetenz“.

2. Ausbildungsvergütung festlegen

Die Ausbildungsvergütung ist in Paragraf 17 des BBiG geregelt und ist Bestandteil des Vertrages. Je nach Betrieb und Branche unterscheidet sich das Gehalt der Auszubildenden teilweise deutlich. Gezahlt werden muss, was der Tarifvertrag vorsieht. Unternehmen, die keinen Tarifvertrag haben, müssen sich an den gesetzlichen Vorgaben zur Mindestvergütung in der Ausbildung orientieren. Diese gelten seit Januar 2020. Die Vergütung steigt mit den Ausbildungsjahren. 

Tipp: Neben der Ausbildungsvergütung sollten Betriebe auch die weiteren Ausbildungskosten im Blick behalten.

3. Ausbildungsvertrag schließen

Wenn das Auswahlverfahren für die Ausbildung abgeschlossen ist und Sie sich für Bewerberinnen und Bewerber entschieden haben, steht an nächster Stelle der Abschluss des Ausbildungsvertrages. Die Inhalte der Vertragsniederschrift regelt der §11 des BBiG. Die zuständigen Stellen haben Musterverträge. Häufig kann inzwischen der Vertrag auch digital erstellt und eingereicht werden.

Wesentliche Punkte eines Ausbildungsvertrags sind:

• Ausbildungsberuf, Inhalt und Ziel der Berufsausbildung
• Beginn und Dauer der Berufsausbildung
• Ausbildungsmaßnahmen außerhalb der Ausbildungsstätte
• Dauer der regelmäßigen täglichen Ausbildungszeit
• Dauer der Probezeit
• Zahlung und Höhe der Ausbildungsvergütung (siehe unten)
• Dauer des Urlaubs
• Voraussetzungen, unter denen der Berufsausbildungsvertrag gekündigt werden kann
• Allgemeine Hinweise auf die Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen, die auf das Berufsausbildungsverhältnis anzuwenden sind
• Form des Ausbildungsnachweises: Sie müssen bereits mit Abschluss des Ausbildungsvertrages festlegen, ob das Berichtsheft digital  oder klassisch geführt werden soll.  

Verkürzung der Ausbildungsdauer:

Eine Verkürzung der Ausbildungsdauer ist grundsätzlich möglich, wenn bestimmte Voraussetzungen gegeben sind, zum Beispiel:

• der vorherige Besuch eines schulischen Berufsgrundbildungsjahres oder einer Berufsfachschule,
• eine vorangegangene Berufsausbildung in einem verwandten Ausbildungsberuf,
• eine fortgeschrittene schulische Allgemeinbildung.

Minderjährige Auszubildende

Ist Ihr zukünftiger Auszubildender bzw. Auszubildende minderjährig, müssen auch die gesetzlichen Vertreter mitunterschreiben. Minderjährige Auszubildende müssen sich außerdem vor Ausbildungsbeginn einer sogenannten ärztlichen Erstuntersuchung unterziehen, um sicherzustellen, dass sie die körperlichen Anforderungen der Ausbildung erfüllen können. Die „ärztliche Bescheinigung“ sollten Sie als Betrieb unbedingt einfordern.

4. Anmeldung bei Sozialversicherung, Krankenkasse und Finanzamt

Beachten Sie bei der Ausbildungsplanung und -organisation, dass Sie Auszubildende ordnungsgemäß bei den zuständigen Stellen anmelden müssen.

Diese Meldungen und Unterlagen sind erforderlich:

• Krankenkasse: Auszubildende sollten eine Mitgliedsbescheinigung der Kranken- und Pflegeversicherung vorlegen.
• Sozialversicherung: Melden Sie Azubis bei der Sozialversicherung an. Ist noch keine Sozialversicherungsnummer vorhanden, wird diese automatisch mit der erstmaligen Anmeldung zur Sozialversicherung vergeben.
• Berufsgenossenschaft: Zusätzlich melden Sie als Arbeitgeber Azubis bei der Berufsgenossenschaft an.
• Lohnsteuer: Für die Lohnsteueranmeldung benötigen Sie die Steueridentifikationsnummer, das Geburtsdatum und eine eventuelle Zugehörigkeit zu einer steuererhebenden Religionsgemeinschaft. Die Anmeldung der Lohnsteuer erfolgt durch Sie als Unternehmen mithilfe dieser Angaben beim zuständigen Finanzamt.

5. Berufsschulanmeldung

Die Berufsschule ist der zweite Lernort in der Ausbildung. Auszubildende sind zum Besuch der Berufsschule verpflichtet und werden dazu vom Betrieb freigestellt. Der Unterricht ist für sie kostenfrei.

Die Anmeldung bei der Berufsschule erfolgt durch den Ausbildungsbetrieb. Die meisten Berufsschulen bieten dazu ein Anmeldeformular zum Download auf ihrer Webseite an.

Der Unterricht findet an ein bis zwei Tagen in der Woche oder als Blockunterricht statt. Sie als ausbildender Betrieb und die Berufsschule sollten gemeinsam versuchen, die Inhalte der Ausbildung an den jeweiligen Lernorten aufeinander abzustimmen. Man spricht dann von Lernortkooperation. 

Halten Sie während der Ausbildung regelmäßig Kontakt zur Berufsschule, um Leistungen und Entwicklung Ihres Azubis gemeinsam zu besprechen.

Eine strukturierte Ausbildungsvorbereitung im Betrieb ist die Grundlage für einen gelungenen Ausbildungsstart. Wer sich frühzeitig um Themen wie Ausbildungsplan, Vertrag, Vergütung und Anmeldungen kümmert, sorgt für klare Abläufe im Betrieb. 

Entscheidend ist, alle organisatorischen und administrativen Schritte rechtzeitig einzuplanen und Zuständigkeiten im Unternehmen klar zu definieren.

Sie möchten direkt loslegen? Ein erster Schritt: Erstellen bzw. überprüfen Sie Ihren betrieblichen Ausbildungsplan und stellen Sie sicher, dass alle erforderlichen Unterlagen und Anmeldungen rechtzeitig vorbereitet sind.