Transkript: Folge 113

KOFA auf dem Sofa - Kurzfolge: Planen statt reagieren - Warum strategische Personalplanung so wichtig ist (mit Judith Freisburger)

Letizia: 
KOFA auf dem Sofa, kompakt. Letizia fragt nach, wenn kurze Fragen auf kluge Köpfe treffen. 

Hallo und herzlich willkommen zu einer neuen Kurzfolge von KOFA auf dem Sofa, wenn kurze Fragen auf kluge Köpfe treffen. Mein Name ist Letizia Celentano und heute geht es um ein Thema, das viele Unternehmen beschäftigt: strategische Personalplanung. 

Klingt erstmal nach einem großen Konzernthema, aber wisst ihr denn eigentlich wirklich, welche Fachkräfte in den nächsten Jahren gebraucht werden? 

Wir schauen uns das heute mal genauer an mit der KOFA Expertin Judith Freisburger. Schön, dass du dabei bist, Judith. Erstmal zum Einstieg: Was ist strategische Personalbedarfsplanung eigentlich wirklich und warum ist sie für Unternehmen so wichtig? 

Judith: 
Jedes Unternehmen verfolgt einen bestimmten Zweck. Warum gibt es das Unternehmen grundsätzlich? Und für diesen Unternehmenszweck, also um ihn zu erfüllen, braucht es die richtigen Mitarbeitenden. 

Gemeint ist die richtige Anzahl an Mitarbeitenden an den richtigen Stellen, also am richtigen Ort, zur richtigen Zeit mit den passenden Qualifikationen. 

Strategische Personalbedarfsplanung heißt im Kern, wir übersetzen das Ganze in die Zukunft. Also ich überlege mir, welche Kompetenzen ich an welcher Stelle im Unternehmen brauche, um den Unternehmenszweck auch in Zukunft erfüllen zu können. 

Das ist gerade heute unheimlich wichtig, weil sich vieles im Umbruch befindet. Wir erleben Veränderungen auf den Märkten, in den Technologien, aber auch in den Anforderungen an Unternehmen. 

Deswegen ist es ganz wichtig, Personalbedarf frühzeitig mitzudenken. Dabei geht es nicht darum, die Zukunft exakt vorherzusagen. Das können wir nicht, auch nicht mit strategischer Personalbedarfsplanung. Es geht vielmehr darum, in Szenarien zu arbeiten, also vorbereitet zu sein, wenn sich Rahmenbedingungen ändern. 

Letizia: 
Und was passiert, wenn ich in der Praxis feststelle, uns fehlen Mitarbeitende? Was kann ich dann machen? 

Judith: 
Der erste Impuls ist häufig, ich stelle wieder ein, ich besetze die Stellen nach. Es lohnt sich aber, hier kurz innezuhalten. 

Denn häufig passt der Bedarf nicht mehr zum vorhandenen Personal, einfach weil sich Anforderungen verändert haben und neue Kompetenzen im Unternehmen gebraucht werden. 

Wenn wir herausgefunden haben, welche Kompetenzen benötigt werden, können wir auch die passende Stellschraube nutzen. 

Und da gibt es ganz unterschiedliche Möglichkeiten. Wir können rekrutieren, wir können Mitarbeitende weiterentwickeln, wir können sie halten, Prozesse vereinfachen oder automatisieren, externe Unterstützung nutzen, zum Beispiel Leiharbeit, oder Aufgaben gezielt outsourcen. 

Letizia: 
Wie fange ich denn überhaupt mit diesem riesigen Prozess der strategischen Personalbedarfsplanung an? 

Judith: 
Der Einstieg ist einfacher, als viele denken. Es geht erstmal darum, einen Überblick zu bekommen. 

Also wo haben wir Engpässe, wo dauert es lange, Stellen nachzubesetzen, wo verlieren wir Mitarbeitende? 

Fluktuation, Krankenstand, Altersstrukturen, das sind alles Kennzahlen, die helfen, Personalrisiken frühzeitig zu erkennen. 

Wichtig ist dabei, nicht zu tief ins Detail zu gehen, sondern Muster zu erkennen. Ein guter Schritt ist, ähnliche Aufgaben zusammenzufassen. 

Wir sprechen hier von Jobfamilien, also einer Clusterung, die hilft, eine Übersicht zu bekommen und sichtbar zu machen, wo es zukünftig kritisch werden könnte. 

Letizia: 
Jobcluster, Jobfamilien, das klingt für mich irgendwie ziemlich technisch. Kannst du das noch mal erklären? 

Judith: 
Jobcluster sind im Grunde nichts Kompliziertes. Sie fassen Funktionen im Unternehmen zusammen, die ähnliche Anforderungen an Qualifikation, Wissen, Fähigkeiten und Verantwortung stellen. 

Statt jede Stelle isoliert zu betrachten, geht es darum zu verstehen, welche Aufgaben und Funktionen wir im Unternehmen haben und was sie leisten. 

Wenn ich strategisch planen will, bringt es wenig, mir einzelne Personen oder Stellen anzuschauen. Es geht um den übergeordneten Blick. 

Ich muss verstehen, welche Aufgaben heute und auch in Zukunft wichtig sind. Und genau dabei helfen Jobfamilien, weil sie durch die Clusterung Übersicht schaffen und zeigen, wo Engpässe entstehen und wo sich Anforderungen verändern. 

Letizia: 
Und welche Jobcluster werden in der Praxis besonders häufig verwendet? 

Judith: 
In der Praxis sind Jobfamilien meist nah an der Realität des Unternehmens. Es geht nicht um komplizierte Kategorien, sondern um nachvollziehbare Gruppen. 

Typische Beispiele sind Produktion und Fertigung, also alles rund um Herstellung und Technik, Vertrieb und Kundenservice, kaufmännische Funktionen wie Einkauf, Buchhaltung und Verwaltung sowie IT und Digitalisierung. 

Auch Führungskräfte sind oft ein eigenes Cluster, weil sie eine wichtige Stellschraube im Unternehmen sind. 

Je nach Unternehmen kommen weitere Cluster hinzu. Wichtig ist, es gibt keine Standardlösung. Die Cluster müssen zum Geschäftsmodell passen. 

In der Praxis hat es sich aber bewährt, sich an der Wertschöpfung zu orientieren. 

Letizia: 
Und wenn ich jetzt Unternehmerin oder Unternehmer bin, was kann ich tun, um den Personalbedarf abzuleiten? Woher weiß ich, wen ich in ein paar Jahren brauche? 

Judith: 
Hier hilft der Blick nach vorne. Was wollen wir als Unternehmen erreichen, wo wollen wir wachsen und was verändert sich? 

Daraus lässt sich ableiten, welche Aufgaben und Kompetenzen künftig gebraucht werden. 

Entscheidend ist, dass verschiedene Bereiche zusammenarbeiten. Die Geschäftsführung gibt die Richtung vor. Die Fachbereiche übersetzen die Ziele in die Praxis und schätzen ein, welche Kompetenzen gebraucht werden. 

Der HR Bereich übernimmt die Klammerfunktion, sammelt die Informationen und sorgt für ein gemeinsames Verständnis. Außerdem übersetzt HR die Erkenntnisse in konkrete Maßnahmen, zum Beispiel Recruiting, Weiterbildung oder Bindungsmaßnahmen. 

Und das Controlling ergänzt das Ganze um die wirtschaftliche Perspektive und hilft einzuschätzen, was realistisch und finanzierbar ist. 

Letizia: 
Und was kann man jetzt konkret mitnehmen, um im eigenen Unternehmen ins Handeln zu kommen? 

Judith: 
Ein guter Einstieg ist ein gemeinsames Treffen mit Geschäftsführung, Fachbereichen, HR und Controlling. 

Ziel ist es, ein gemeinsames Bild zu entwickeln. Wo stehen wir heute und was wollen wir in Zukunft erreichen? 

Daraus lassen sich dann konkrete Erkenntnisse ableiten, die in Personalmaßnahmen umgesetzt werden können. 

Letizia: 
Dann danke dir für die praxisnahen Tipps, Judith. Ich hoffe, der ein oder die andere kann davon etwas in der Praxis umsetzen. 

Das war es für heute. Und an alle, die zuhören: In der nächsten Folge spricht Sibylle mit Florence Borkowski Schickete zum Thema Willkommenskultur. Also unbedingt dranbleiben. 

Bis dahin bleibt dran und plant im Voraus. 

KOFA auf dem Sofa, jetzt abonnieren und keine Folge verpassen. Mehr Themen auch auf www.kofa.de.