Transkript: Folge 110

KOFA auf dem Sofa - Folge 110 - Zwischen Tool und Team: Was KI mit unserer Arbeit macht (Gast: Prof. Dr. Holger Schmidt) 

Einleitung: KOFA auf dem Sofa, dein Podcast für bessere Personalarbeit im Mittelstand, präsentiert vom Kompetenzzentrum Fachkräftesicherung. 

Sibylle: 

Hallo und herzlich willkommen zu einer neuen Folge KOFA auf dem Sofa. 

Ich experimentiere gerade viel mit Künstlicher Intelligenz und nutze unterschiedliche Tools. Meine neueste Entdeckung ist Notebook LM. Dort lade ich Studien hoch, chatte mit der KI über Inhalte, lasse mir Mindmaps erstellen und teilweise sogar Audios generieren. Das hilft mir oft, Themen schneller zu erschließen. 

Gefühlt arbeite ich strukturierter, vielleicht auch inspirierter. Aber ob ich wirklich produktiver werde durch den Einsatz von KI-Technologie, das weiß ich ehrlich gesagt noch nicht genau. 

Ich bin Sibylle Stippler und arbeite im Institut der deutschen Wirtschaft. Heute sprechen wir bei KOFA auf dem Sofa über das Thema Produktivität durch Künstliche Intelligenz im Mittelstand. 

Mein Gast ist Holger Schmidt. Er ist Honorarprofessor an der TU Darmstadt und Redaktionsleiter bei der FAZ für professionelle Briefings. Außerdem ist er ein gefragter Speaker rund um Künstliche Intelligenz und die Transformation der Arbeitswelt. 

Holger, wir haben inzwischen viele Möglichkeiten, die uns Arbeit erleichtern könnten. Warum sehen wir trotzdem noch kein Produktivitätswunder in der deutschen Wirtschaft? 

Holger: 
Das ist eigentlich ganz normal bei einer neuen Technologie. Zunächst muss sie eingeführt werden. Das heißt, es wird investiert, Prozesse werden angepasst, Mitarbeitende werden geschult und das kostet Zeit und Geld. 

In der Ökonomie sprechen wir vom sogenannten J Kurven Effekt. Zuerst geht es wirtschaftlich eher nach unten, bevor die positiven Effekte sichtbar werden. 

Das war bei jeder Basistechnologie in den vergangenen 200 Jahren so. Es dauert, aber mit hoher Wahrscheinlichkeit kommt der Produktivitätsschub. 

Sibylle: 
Das heißt, wir können die aktuelle Transformation durchaus mit früheren Umbrüchen vergleichen? 

Holger: 
Ja, wir sprechen von sogenannten Basistechnologien wie der Dampfmaschine, Elektrizität oder dem World Wide Web. Solche Technologien wirken branchenübergreifend und führen häufig zu großen Wohlfahrtsgewinnen. 

Aber sie brauchen Zeit. 

Bei der Eisenbahn dauerte es 30 bis 40 Jahre, bis sich die Effekte voll entfalteten. Beim Strom dachte man anfangs nur daran, dass er den Lampenanzünder ersetzt. Der volkswirtschaftliche Effekt erschien gering. 

Erst Jahrzehnte später wurde klar, dass Elektrizität die gesamte Produktionsweise verändert hat. 

Ähnlich ist es heute mit KI. Wir können uns vermutlich noch gar nicht vollständig vorstellen, welches Potenzial darin steckt. 

Sibylle: 
In meiner Vorstellung geht es bei KI vor allem um Zeitersparnis oder Qualitätsverbesserung, weniger um neue Geschäftsmodelle. Aber genau darin liegt doch der eigentliche Hebel, oder? 

Holger: 
Genau. Wir unterscheiden zwei Effekte. 

Erstens die Produktivitätssteigerung, also die Automatisierung von Routinetätigkeiten. Viele manuelle Aufgaben lassen sich durch KI effizienter erledigen. 

Zweitens entstehen neue Geschäftsmodelle. 

Beispielsweise kann eine Dienstleistung, die bisher 100 Euro kostete, für 20 Euro angeboten werden, weil KI einen Großteil der Arbeit übernimmt. 

In vielen Branchen drängen Startups genau mit solchen Ansätzen in den Markt. Sie gestalten Prozesse neu, KI basiert, und können dadurch deutlich günstiger anbieten. 

Sibylle: 
Gerade kleinere Unternehmen scheinen oft erst unter Druck zu reagieren. 

Nehmen wir ein mittelständisches Handwerksunternehmen. Ein Meister geht in Ruhestand und Ersatz ist schwer zu finden. Wäre das ein Anlass, Geschäftsprozesse neu zu denken? 

Holger: 
Ja, häufig gehen große Unternehmen voran, während kleinere zunächst abwarten. 

Doch grundsätzlich kann jedes Unternehmen profitieren. 

Die KI baut keinen Schrank ein, aber sie kann administrative Tätigkeiten übernehmen, zum Beispiel in der Buchhaltung. 

Belege müssen nicht mehr manuell eingescannt und zugeordnet werden. Genau hier liegt aktuell der größte Hebel, in der Automatisierung administrativer Prozesse. 

Sibylle: 
Wie gelingt der Einstieg am besten? Arbeitet man mit Startups zusammen, mit Hochschulen oder mit Dienstleistern? 

Holger: 
Es gibt zwei Wege. 

Erstens mit spezialisierten, oft jungen Unternehmen zusammenarbeiten, die Dienstleistungen vollständig KI basiert anbieten. Das ist für kleine Unternehmen meist der einfachere Weg. 

Zweitens eigene Prozesse automatisieren. 

Beispielsweise bei der E Rechnung, ein Thema, das ohnehin gesetzlich verpflichtend wird. 

Wer hier frühzeitig umstellt, schafft strukturierte Daten und legt die Grundlage für weitere Automatisierung. 

Das händische Eintippen von Daten wird künftig keinen Sinn mehr ergeben. 

Sibylle: 
Viele nutzen generative KI Tools wie ChatGPT, aber sie sind nicht immer fehlerfrei. 

Kann ich mich bei KI basierten Rechnungstools darauf verlassen, dass alles korrekt läuft? Oder entsteht zusätzlicher Kontrollaufwand? 

Holger: 
Da muss man unterscheiden. Wenn ich dem kostenlosen ChatGPT eine Frage stelle und sie nicht vernünftig eingrenze, dann kann es zu Halluzinationen kommen. Wenn man sich jedoch auskennt, weiß, wie man KI richtig bedient, die passenden, meist kostenpflichtigen Modelle nutzt und präzise fragt, bekommt man in der Regel auch präzise Antworten. Das ist ein Trainingseffekt. 

Bei spezialisierten Tools, wie du sie angesprochen hast, sind die Anwendungen meist so präzise auf einzelne Aufgaben zugeschnitten, dass bei Standardsachen kaum noch Fehler passieren. Wenn ich allerdings einen Chatbot um juristischen Rat zu einem komplexen Thema bitte, kann es natürlich sein, dass die KI danebenliegt. Bei kritischen Fragestellungen sollte man sich also nicht hundertprozentig darauf verlassen. 

Bei Standardprozessen funktioniert es jedoch meistens gut. Wichtig ist nur, den Kopf eingeschaltet zu lassen und Ergebnisse zu prüfen. Alles eins zu eins zu übernehmen, ohne nachzudenken, wäre ein großer Fehler. 

Sibylle: 
Wenn du ein kleines Unternehmen leiten würdest und die Prozesse identifizieren müsstest, die sich am besten durch KI übernehmen lassen, wie würdest du vorgehen? 

Holger: 
Ich würde alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter fragen, welche Routinetätigkeiten sie täglich oder wöchentlich wiederholen, die viel Zeit kosten und wenig Mehrwert bringen. 

Gerade bei diesen Aufgaben liegt das größte Potenzial. Erstens steigt die Zufriedenheit, weil monotone Tätigkeiten entfallen. Zweitens entsteht ein hoher Produktivitätseffekt, weil diese Aufgaben regelmäßig anfallen. 

Untersuchungen zeigen, dass etwa 50 Prozent der Tätigkeiten in Bereichen wie Buchhaltung, Management oder IT sowohl von KI übernommen werden können als auch von den Beschäftigten gerne abgegeben würden. Diese Schnittmenge nennt man die Greenlight Zone. Dort sollte man anfangen, weil Technik und Bereitschaft zusammenpassen. 

Daneben gibt es eine Redlight Zone. Dort kann die Technik zwar unterstützen, aber die Menschen wollen die Aufgabe bewusst behalten, weil sie identitätsstiftend ist oder Freude bereitet. Dort würde ich nicht beginnen. 

In der Greenlight Zone steckt ein enormes Potenzial, um Mitarbeitende zu entlasten und gleichzeitig die Produktivität zu steigern. 

Sibylle: 
Das heißt, ich brauche nicht zwingend eine große KI Strategie, sondern kann einfach mit Gesprächen starten? 

Holger: 
Eine riesige Strategie ist nicht nötig, wenn man auf Prozessebene bleibt und Routinetätigkeiten identifiziert. Dafür braucht es keine 500 Seiten PowerPoint. 

Wenn man allerdings ein neues Geschäftsmodell entwickeln möchte, ist eine strategische Ausrichtung wichtig, weil man dann das Unternehmen grundlegend verändert oder ein neues Modell aufbaut. 

Auf Prozessebene gilt jedoch: einfach anfangen. Die Entwicklung ist so rasant, dass Strategiepapier, die drei Monate alt sind, oft schon überholt sind. In einem so dynamischen Feld muss man ohnehin permanent nachjustieren. 

Sibylle: 
Wenn wir auf die Beschleunigung der Arbeitswelt schauen, stellt sich die Frage, ob KI auch ein Rettungsanker sein kann. Kann sie uns helfen, wieder mehr Raum zum Durchatmen zu schaffen? 

Holger: 
Wir stehen vor dem demografischen Wandel. Viele Beschäftigte gehen in den nächsten Jahren in Rente, weniger rücken nach. Hier kann KI unterstützen. 

Ein Beispiel sind strukturierte Interviews mit ausscheidenden Mitarbeitenden. KI kann deren Erfahrungswissen dokumentieren und aufbereiten, sodass es im Unternehmen erhalten bleibt. 

In meinem eigenen Arbeitsalltag merke ich, dass ich mehr Routinetätigkeiten abgebe und mich stärker auf höherqualifizierte Aufgaben konzentriere. Das Niveau steigt, weil ich Ergebnisse bewerten und Wissen einordnen muss. 

Gleichzeitig hat sich meine Arbeitslast reduziert. Ich frage mich bei neuen Aufgaben oft zuerst, ob KI das bereits übernehmen kann. Wenn man diese Haltung verinnerlicht, erkennt man viele Ansatzpunkte zur Entlastung. 

Ich empfinde KI daher als echte Arbeitserleichterung. 

Sibylle: 
Welche Kompetenzen werden aus deiner Sicht künftig wichtiger? 

Holger: 
Wissen entwertet sich schneller. Bei vielen Einsteigerjobs wird heute Anwendungswissen erwartet, weil reines Buchwissen zunehmend auch von KI verarbeitet werden kann. Entscheidend ist die Fähigkeit, Wissen anzuwenden. 

Wichtiger wird außerdem die Lernfähigkeit, also die Bereitschaft und Fähigkeit, sich kontinuierlich weiterzubilden. 

Viele Beschäftigte werden künftig eine Art Supervisor Rolle einnehmen. Sie bewerten die Arbeit von KI Agenten, ohne jeden Schritt selbst manuell auszuführen. 

Eine offene Frage ist, wie Menschen Expertise entwickeln, wenn klassische Routinetätigkeiten entfallen. Hier stehen Bildungseinrichtungen vor großen Herausforderungen. 

Universitäten und Hochschulen müssen Wege finden, Buchwissen und Anwendungswissen so zu verbinden, dass der Einstieg in den Arbeitsmarkt gelingt. 

Gerade auf der Einstiegsebene ist es derzeit schwieriger geworden. Neben konjunkturellen und strukturellen Effekten spielt auch KI eine Rolle. Für junge Menschen ist der Einstieg in den Arbeitsmarkt dadurch nicht unbedingt leichter geworden. 

Sibylle: 
Ja, genau das würde ich genauso unterschreiben. Gleichzeitig brauchen Unternehmen perspektivisch erfahrene Fachkräfte. Wenn Berufseinsteigerinnen und Berufseinsteiger heute nicht weiterentwickelt werden, stellt sich die Frage, wo in fünf bis zehn Jahren die erfahrenen Kolleginnen und Kollegen herkommen sollen. 

Eine Frage habe ich noch. Versetzen wir uns noch einmal in die Rolle eines Geschäftsführers eines mittelständischen Unternehmens, der KI Technologie einführen möchte. Was wäre deine wichtigste Botschaft an die Beschäftigten, damit sie nicht vor Angst erstarren, sondern den Weg gemeinsam mitgehen? 

Holger: 
Die wichtigste Botschaft ist, dass KI uns in vielen Fällen erweitert. Sie ergänzt das, was wir Menschen tun, erhöht unsere Einsatzmöglichkeiten und steigert unsere Produktivität. 

Mit Blick auf den demografischen Wandel brauchen wir KI zwingend. Sie ist eine große Chance, unseren Wohlstand zu sichern. Seit mehreren Jahren verzeichnen wir in Deutschland kaum Produktivitätswachstum. Wachstum entsteht dann nur noch, wenn mehr Menschen in den Arbeitsmarkt eintreten. Diese zusätzlichen Arbeitskräfte stehen uns aber nicht in ausreichendem Maße zur Verfügung. 

Wenn wir nicht mehr Menschen gewinnen können, bleibt als Hebel vor allem die Produktivität. Und genau hier bietet KI enormes Potenzial. Sie ist eine Chance, um Wohlstand zu sichern, ohne dass alle einfach noch mehr arbeiten müssen. 

Sibylle: 
Holger, vielen Dank für deine Ausführungen. Jetzt kommen wir zu unserem KoFA to go. Drei Punkte für KMU, wie sie KI nutzen können, um produktiver zu werden. 

KOFA to go, Wissen zum Mitnehmen. 

Holger: 
Erstens: Jede Woche eine feste Zeit für KI reservieren, zum Beispiel eine Stunde. In dieser Zeit neue Tools ausprobieren oder sich weiterbilden. Das Tempo der Entwicklung ist enorm. Wer den Überblick behalten möchte, muss kontinuierlich dazulernen. Eine Stunde pro Woche reicht aus, wenn man am Ball bleibt. 

Zweitens: Vor jedem Arbeitsschritt im Büroalltag kurz überlegen, ob die KI diese Aufgabe übernehmen kann. Wer sich regelmäßig mit KI beschäftigt, erkennt schnell, wie viele Tätigkeiten sich bereits unterstützen oder automatisieren lassen. So kann man den Arbeitsalltag Schritt für Schritt erleichtern. 

Drittens: KI entfaltet ihre größte Wirkung, wenn nicht nur bestehende Prozesse beschleunigt werden, sondern Prozesse neu gedacht werden. Es geht darum, KI Agenten von Anfang an mitzudenken und von der manuellen Nutzung einzelner Tools in eine echte Automatisierung zu kommen. 

Das Ziel ist, dass Prozesse im Hintergrund automatisch laufen und bestimmte Aufgaben gar nicht mehr manuell auftauchen. Wenn dieser Schritt gelingt, werden die Produktivitätsvorteile wirklich spürbar. 

Sibylle: 
Wow, das war eine Folge mit vielen konkreten Impulsen für die Praxis. Ich nehme vor allem mit, dass es nicht immer den großen Wurf braucht, sondern viele kleine, kluge Entscheidungen im Alltag und den offenen Dialog mit den Beschäftigten. 

Lieber Professor Holger Schmidt, vielen Dank für deine Zeit und dafür, dass du deine Perspektiven mit uns geteilt hast. 

Euch, liebe Zuhörerinnen und Zuhörer, wünsche ich eine gute Zeit. Wir hören uns hier wieder in zwei Wochen. Bis dahin, macht es gut. Tschüss. 

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