Transkript: Folge 106

KI in der Personalgewinnung: Digital rekrutieren, menschlich bleiben mit Persoblogger Stefan Scheller

KOFA auf dem Sofa – Dein Podcast für bessere Personalarbeit im Mittelstand
vom Kompetenzzentrum Fachkräftesicherung

Sibylle:
Herzlich willkommen zu einer neuen Folge KOFA auf dem Sofa. Ich bin Sibylle und beschäftige mich schon seit mehr als einem Jahrzehnt mit Fachkräften, Teams und Personal in kleinen und mittleren Unternehmen. Und mir begegnen dabei immer wieder ähnliche Probleme: Man hat wenig Zeit, man hat wenig Ressourcen, Bewerbungen bleiben aus, Prozesse dauern oft zu lange.

Rettung verspricht seit November 2022 die künstliche Intelligenz. Da kam nämlich ChatGPT auf den Markt. Und seither erlebe ich in meinem Umfeld, dass viele schon damit experimentieren, manche noch so ein bisschen undercover. Viele haben große Hoffnungen, die sie mit künstlicher Intelligenz verbinden, aber es gibt auch Bauchschmerzen, wenn künstliche Intelligenz im Recruiting eingesetzt werden soll. Funktioniert das da wirklich als Hoffnungsträger oder müssen wir uns da eher Sorgen machen, wie es ja oft in den Medien kolportiert wird?

Genau darüber möchte ich heute sprechen, und zwar mit jemandem, der sich schon seit Jahren differenziert und auch durchaus kritisch mit digitalem Recruiting beschäftigt. Mein Gast heute ist Stefan Scheller. Viele kennen ihn, glaube ich, besser als den Persoblogger. Er ist Buchautor, Podcaster und Keynote Speaker. Mit ihm gemeinsam möchte ich das Thema KI im Recruiting einordnen. Lieber Stefan, schön, dass du da bist. Ich freue mich sehr auf unser Gespräch.

Stefan:
Vielen Dank für die Einladung, liebe Sibylle.

Sibylle:
Stefan, du bist ja ganz viel im Austausch mit Personalerinnen und Personalern, aber auch mit Wissenschaftlerinnen, mit Unternehmen, insgesamt online, auf Veranstaltungen und so weiter. Was ist denn so dein Eindruck: Welche Themen brennen den Personalerinnen und Personalern am meisten unter den Nägeln?

Stefan:
Oh, da gibt es tatsächlich sehr viele Themen. Was ich aktuell gerade feststelle, ist vor allem das Thema Gehaltstransparenz. Da sind alle gefühlt ganz schön am Rotieren. Dann geht es oftmals um die Frage, kommen wir weg von Jobrollen hin zu Skills. Und das dritte Thema, das natürlich auch immer ganz heiß diskutiert wird, ist die Frage, wie man KI im Personalbereich sinnvoll einsetzen kann.

Sibylle:
Und direkt auf den Punkt gefragt: Hast du Beispiele, wo du sagst, da kann KI wirklich einen Unterschied machen im Recruiting, da kann man das sinnvoll einsetzen? Oder auch ein anderes Beispiel, wo du sagst, da sollte man vielleicht aktuell besser noch die Finger davon lassen?

Stefan:
Ja, die Frage ist natürlich immer: Rede ich nur über Recruiting oder denke ich erstmal ganzheitlich, was das Thema Personalgewinnung angeht? Das heißt, ich kann schon ganz vorne im Prozess, wenn es um das Thema Employer Branding geht, heute sehr schön intern alle möglichen Medien mal durchforsten lassen und sagen: „Hey, liebe KI, wie nimmst du uns denn wahr mit dem, was wir da kommunizieren?“

Oftmals wird diese Frage gar nicht gestellt. Man kommuniziert, man baut eine Employer Brand auf, hat eine Karriereseite, hat ein Führungsverständnis. Aber was sagt das alles über uns aus? Was kann man da herauslesen? Das ist für mich der allerwichtigste erste Schritt, um überhaupt mal zu gucken: Sind wir mit dem, was wir wollen, und mit dem, was wir kommunizieren, überhaupt in einer Linie, was die Zielgruppe angeht?

Da bin ich noch gar nicht bei der Stellenanzeige. Da rede ich erstmal über das richtige Mindset und die richtige Grundkommunikation. Und da fängt es an. Das wäre vielleicht sogar mein erstes Beispiel, weil es oft unterschätzt wird.

Sibylle:
Jetzt sagst du sogar Mindset. Also damit kann künstliche Intelligenz offenbar ja viel mehr, als nur Daten zu analysieren und vorgefertigte Antworten zu produzieren, wenn sie sogar unsere eigenen Gedanken oder unsere Haltung beeinflussen kann.

Stefan:
Ich mag mein Beispiel, das nicht direkt im Recruiting beheimatet ist. Wenn du heute Transkripte machst, indem du irgendeinen Copiloten in deinem Meeting mitlaufen lässt, dann wird ein automatisches Transkript erstellt. Gleichzeitig wird aber auch erfasst, welche Person sich wann äußert. Du siehst also ganz genau, wer an einem Gespräch teilnimmt und wer eher nicht.

Und das verändert schon etwas in der Wahrnehmung. Allein, dass diese KI, die eigentlich nur mitprotokollieren soll, plötzlich da ist, fühlen sich manche Mitarbeitende auch überwacht. Sie beteiligen sich dann stärker oder auch weniger stark. Andere sagen: Ich muss an einem Meeting gar nicht mehr teilnehmen, weil die KI so eine tolle Zusammenfassung macht. Dann lese ich die doch durch, dann setze ich mich doch nicht 45 Minuten ins Meeting, sondern höre mir hinterher in fünf Minuten das Transkript an.

Und das macht etwas mit uns. Und deswegen sage ich ja auch: Arbeit verändert sich.

Sibylle:
Das ruft natürlich wirklich stark auch die Führungskräfte auf den Plan, da gut zu kommunizieren. Also was wollen wir durch den Einsatz von KI erreichen, zum Beispiel in Teammeetings, und welche Anforderungen haben wir auch? Oder was erwarten wir von den Teammitgliedern? Reicht es vielleicht aus Zeitersparnisgründen wirklich aus, dass nicht mehr alle dabei sind? Oder wollen wir trotzdem als kulturellen Faktor, dass alle teilnehmen? Ein spannendes Beispiel.

Wenn wir jetzt mal das Worst-Case-Szenario betrachten, das medial oft kommuniziert wird: Wenn man KI in Auswahlprozessen zur Vorselektion einsetzt, besteht die Sorge, dass wir ein verzerrtes Kandidatinnen- und Kandidatenset bekommen. Was hältst du davon? Siehst du dieses Risiko? Oder gibt es Dinge, wo du sagst, davon würde ich noch viel mehr die Finger lassen?

Stefan:
Das waren jetzt quasi drei Fragen. Also sehe ich das so? Würde ich sagen: nein, pauschal erstmal nicht. Wenn du mich nach einem Risiko fragst: ja, definitiv. Und das Risiko ist sehr hoch. Das ist auch im AI Act der EU so niedergelegt.

Man sagt, wenn ich im Bereich Personalauswahl KI-gestützte Werkzeuge oder echte KI einsetze, dann bin ich im Hochrisikobereich. Und da muss man sehr genau hinschauen. Und das will ich unabhängig davon, dass es irgendwo steht, immer auch tun.

Ich kann es mir natürlich einfach machen. Aber wenn ich nicht weiß, auf welcher Basis diese KI trainiert worden ist, was sie herausfiltert, worauf sie anspringt, wodurch sie sich triggern lässt, dann ist sie im Prinzip nichts anderes als eine Art erweitertes Keyword-Matching. Und da kann mir sehr viel Potenzial verloren gehen, weil Vergangenheitsdaten eben nicht eins zu eins die Zukunft vorhersagen können.

Wenn ich sage, eine Person hat etwas gemacht oder hat etwas nicht gemacht, und die KI sagt dann, diese Person ist nicht geeignet, dann greift das einfach deutlich zu kurz.

Sibylle:
Jetzt ist es nach meiner Wahrnehmung so, dass aktuell viele Menschen Sorge haben, etwas zu verpassen, also nicht rechtzeitig auf den Zug aufzuspringen. Da ist ein gewisser Druck da: Wir müssen doch jetzt mal irgendwo anfangen. Was wäre denn deine Empfehlung, vielleicht für eine Personalerin in einem 50-Mann-und-Frau-Unternehmen? Wo könnte sie ansetzen, womit sollte sie anfangen?

Stefan:
Ich glaube, das Grundverständnis darüber, wie eine KI Entscheidungen vorbereitet oder auf welcher Basis sie entscheidet, was sie kann und was sie nicht kann, das muss man den Menschen tatsächlich erstmal beibringen, um überhaupt alles Weitere zu verstehen.

Wenn ich immer bei der Blackbox stehen bleibe und sage, ich weiß nicht, was da eigentlich passiert, es kommt halt irgendwas raus, wenn ich etwas eintippe oder reinsprache, dann ist es schwierig. Das heißt, eine gewisse Grundlagenausbildung ist aus meiner Sicht der erste Schritt.

Stefan:
Braucht es das? Aus meiner Sicht schon. Dann kommen wir gleich in den Bereich, wo du sagst: Wo fange ich denn mit der Anwendung an? Da gibt es oftmals sehr, sehr schöne praktische Beispiele, die man im Austausch mit anderen Personalerinnen und Personalern relativ schnell bekommt, je nachdem, wo man im Prozess steht.

Ein schönes Beispiel sind Stellenanzeigen. Das ist ja so ein Klassiker, auch wenn viele noch nicht ganz zukunftsorientiert unterwegs sind. Aber eine Stellenanzeige formulieren alle. Das heißt, ich kann an der Stelle schon mal anfangen, die KI auf die Stellenanzeige loszulassen und zu sagen: Zerleg mir die doch mal. Welche Zielperson oder welche Gruppe von Personen würdest du aufgrund dieser Stellenanzeige sehen, die sich da bewirbt?

Das ist ein ganz spannender kleiner Test, den man erstmal machen kann. Denn wenn das nicht die Personengruppe ist, die man selbst erreichen möchte, dann wäre natürlich die nächste Frage, und die kann man sprachlich stellen: Was würdest du denn vorschlagen, wo müssten wir Änderungen ansetzen?

Dieser, ich sage mal, spielerische Ansatzpunkt in einem klassischen Feld, mit dem du heute als Generalistin oder Generalist im kleinen Unternehmen immer zu tun hast, der macht Lust. Da wirst du angefixt, wie man so schön sagt, und sagst: Hey, da habe ich jetzt zwei Punkte entdeckt, da hatte ich noch gar nicht dran gedacht. Das ist sehr cool, da will ich mich weiter mit beschäftigen.

Sibylle:
Überhaupt das Thema Zielgruppen mal ein bisschen auszudifferenzieren, oder? Ich glaube, viele schreiben ja eine Stellenanzeige und wollen damit alle erreichen. Und da kann KI doch wunderbar helfen, vielleicht auch dabei: Wo poste ich denn diese Stellenanzeige? In welchen Netzwerken sind denn die Leute unterwegs?

Stefan:
Da gibt es ganz viele Ansatzpunkte, definitiv.

Sibylle:
Gibt es dann so ein paar Tools, die du uns vielleicht sogar nennen magst, wo du sagst: Hey, das hat mich echt begeistert? Oder auch Dinge, wo du dachtest, auf den ersten Blick sah das supergut aus, aber irgendwie funktioniert das dann doch nicht so?

Stefan:
Die Frage ist ja immer bei Tools: Die verändern sich so schnell. Heute kannst du das eine Tool mehr empfehlen als das andere. Ich glaube, wenn du dir eine KI suchst, die du in deinem Unternehmenskontext sicher einsetzen kannst, dann ist erst mal wichtig: Ist das mit der IT geklärt? Ist das datenschutzrechtlich geklärt?

Gerade in kleinen Unternehmen und im Mittelstand hast du das alles oft nicht so klar geregelt. Trotzdem solltest du auf diese Dinge achten und sagen: Okay, was kann ich da überhaupt tun? Was darf ich da an Informationen reingeben?

Mein Tipp wäre eher, klein anzufangen und sich selbst Tools zu erarbeiten. Ich kann zum Beispiel sogenannte Agenten erstellen, die ich als eine Art Advokatus Diaboli gegen meine eigene Argumentation laufen lasse. Ich sage: Ich habe hier etwas vor oder ich möchte diese E-Mail rausschicken. Und dann trainiere ich mir sozusagen einen Agenten für den Chef oder die Chefin und sage: Wie kommt das denn an, wenn ich das jetzt rausschicke?

Und dann sagt mir der Agent zum Beispiel: Als Führungskraft würde ich das so überhaupt nicht schreiben, da fühlen sich ganz viele im Team angegriffen und so weiter. Diese kleinen selbstgebauten Tools, die mir einen echten Mehrwert stiften, sind für mich viel mehr wert, als mir direkt eine riesige Software einzukaufen.

Denn die muss ich implementieren, da muss ich Prozesse anpassen, und dafür haben manche weder das Geld noch die Lust, das große Rad zu drehen. Mein Tipp wäre also: klein anfangen, dort, wo wir heute schon arbeiten, spielerisch rangehen und sich selbst Tools bauen. Und wenn man irgendwann sagt: Jetzt haben wir richtig Lust auf etwas Größeres, dann ist die Frage: Welches Tool kann genau das, was ich im Kleinen gemacht habe, jetzt im Großen abbilden? Und dann suche ich auch viel gezielter nach einem Tool.

Sibylle:
Dieses Experimentieren, dieses spielerische Herangehen, das spricht mich total an. Und ich kann aus meinem eigenen Arbeitsalltag sagen, dass man ja auch mit Hilfe von KI lernen kann, was man mit Hilfe von KI alles machen kann.

Du hast ja eben schon das Stichwort Employer Branding angesprochen. Und was da total zentral ist, ist, dass wir authentisch kommunizieren, dass wir Menschlichkeit transportieren, dass wir uns greifbar machen als Unternehmen. Wenn ich jetzt stärker auf KI setze und vielleicht auch in Bewerbungsprozessen automatisiert E-Mails rausschicke, dann bin ich natürlich schneller, da habe ich Punkte gemacht. Aber kann es nicht auch sein, dass ich dadurch ein bisschen das Individuelle verliere? Macht das nicht ein neues Risiko auf?

Stefan:
Das ist ein extrem spannender Gedanke, der mich die ganze Zeit beschäftigt. Die Frage ist ja, wie viel Automatisierung am Ende sogar individueller sein kann. Denn die KI formuliert ja jedes Mal neu, im Gegensatz zu einer Standard-E-Mail, die, wenn ich mich dreimal bewerbe, eben dreimal identisch bei mir aufschlägt.

Auf der einen Seite entsteht schnell der Eindruck: Da bemüht sich gar keiner mehr um dich, du sprichst eigentlich nur noch mit einem Automaten. Egal, was du sagst, es kommt zwar eine tolle Antwort zurück, aber die ist nicht markenspezifisch, die hat nichts mit dem Unternehmen zu tun. Ich erfahre ja eigentlich gar nicht mehr: Wie sind denn die Menschen dort? Sind die freundlich? Oder ist einfach nur die KI auf Freundlichkeit eingestellt?

Ich kann mir gut vorstellen, dass zukünftig immer mehr Unternehmen bewusst sagen: Bei uns ist Recruiting eine KI-freie Zone, zumindest dort, wo es um die Kommunikation mit Bewerbenden geht. Das könnte eine ganz spannende Positionierung sein. Bei uns sprichst du nicht mit Bots, sondern mit echten Menschen. Das klingt jetzt vielleicht ein bisschen komisch, aber du weißt, was ich meine.

Sibylle:
Total cool.

Stefan:
Manche machen das bewusst, weil sie sagen, wir könnten es anders, wir machen es bewusst anders. Andere machen es, weil sie sagen, wir können gar keine KI einsetzen, also behaupten wir das einfach. Es gibt wie immer die gesamte Bandbreite.

Sibylle:
Was für mich eine ganz interessante Überlegung ist, dass ich das als Differenzierungskriterium nutze. Also dass ich im Recruiting bewusst nicht auf KI setze und nicht stolz darauf bin, auf jeden Zug aufzuspringen.

Gleichzeitig könnte man sich ja trotzdem in der Vorbereitung helfen lassen, zum Beispiel bei Bewerbungsgesprächen, indem man sich Leitfäden entwerfen lässt, damit man nicht so sehr vom Bauchgefühl gesteuert wird und eine bessere Vergleichbarkeit hinbekommt. Fallen dir noch Dinge ein, wo ich mich als Personalerin mit wenig Zeit und wenig Ressourcen unterstützen lassen könnte, ohne dass es direkt an der Schnittstelle zum Menschen ist?

Stefan:
Ja, sportliche Frage. Nicht an der Schnittstelle zum Menschen. Aber im Prinzip fängt es ja schon bei der Auftragsklärung an. Oft verstehst du als Person im Personalwesen gar nicht genau, was der Fachbereich eigentlich will.

Wenn ich dann die KI frage und sage: Hör zu, wir haben in der Produktion folgende Situation, erklär mir das bitte noch mal, dann kann ich mich als Personalverantwortliche besser vorbereiten. Zum Beispiel im Gespräch mit den Hiring Managern. Was machen die eigentlich? Wie denken Menschen in der Produktion? Wir im HR sind ja oft völlig anders gepolt.

Das kann ich umgekehrt auch weiterdenken, wenn ich mit Bewerbenden aus diesem Bereich spreche. Wenn ich verstehe, wie deren Denkweise ist, was deren tägliches Brot ist, womit sie ihr Geld verdienen, welche Ängste vielleicht durch Marktveränderungen entstehen, dann kann ich mich viel besser hineinversetzen. Es gibt also mannigfaltige Möglichkeiten, KI sinnvoll einzusetzen.

Sibylle:
Wenn du jetzt mal weiterdenkst und wir gemeinsam versuchen, in die Zukunft zu schauen: Wir haben eben gesagt, das ist erst drei Jahre her, dass das für uns verfügbar geworden ist. Hast du eine Fantasie, wo das hinlaufen könnte? Eher noch mehr Technologie oder eher weniger und wieder mehr Mensch?

Stefan:
Also mein positives Wunsch­szenario wäre, dass wir tatsächlich auf eine objektivere Basis kommen. Dort, wo heute natürlich auch menschliche Vorurteile, Stichwort Quereinstieg, einfach Türen zumachen, wo wir zielgruppensystematisch aufgrund von Vorurteilen wie zu jung, zu alt, zu krank, zu unflexibel, was auch immer da mitschwingt, Menschen ausschließen. Wenn wir da mithilfe von KI auf ein objektiveres Level kommen, wäre das ein riesiger Schritt.

Gleichzeitig braucht es aber, und jetzt ist es wieder so ein Fachbegriff, den Human in the Loop. Das heißt, wir müssen den Menschen im Prozess behalten. Wenn wir jetzt mal über den Atlantik schauen, dann wird dort vollautomatisiert von Anfang bis Ende gearbeitet. Da sprechen Menschen nicht mehr miteinander, sondern Bewerbende sprechen mit einer Maschine.

Ich glaube, das ist für Europa für viele erst mal eine Horrorvorstellung. Viele sagen schon heute: Wenn ich keine Rückmeldung auf meine Bewerbung bekomme, fühle ich mich, als ob ich der Rufer im Wald bin. Wenn wir das jetzt komplett an Bots auslagern, bekomme ich zwar eine Antwort, aber ich habe immer noch das Gefühl, mich hört keiner, mich versteht niemand. Und wie soll ich denn dann noch das Potenzial transportieren, das ich habe?

Meine Datenbasis ist ja vergangenheitsbezogen. Mein Lebenslauf, meine Zeugnisse, das ist alles Vergangenheit und nicht Zukunft. Das sollten wir unbedingt bedenken. Wie schaffen wir es zukünftig, den Faktor Mensch, vor allem diese zwischenmenschliche Ebene, das Potenzial oder auch die Passung zum Team abzubilden? Da müssen wir ran. An die weichen Faktoren, Empathie, das, was sich in Gesprächen zeigt. Also wieder mehr eignungsdiagnostische Werkzeuge und Tools auf menschlicher Basis einsetzen, anstatt alles an technische Tools auszulagern und maschinell abzuarbeiten. Das wäre so meine Vision.

Sibylle:
Oh wow, Stefan. Das dockt ganz stark bei mir an. Das finde ich wunderbar. Und ich glaube, jede und jeder, der schon Bewerbungsgespräche geführt hat oder sich auf Grundlage von Lebensläufen für Kandidatinnen und Kandidaten entscheiden musste, ist sowohl positiv als auch total negativ überrascht worden und kann ein Lied davon singen, wie wichtig es ist, sich auch mal in die Augen zu gucken und zu spüren, was für ein Mensch da eigentlich gegenüber sitzt.

Da hoffe ich sehr auf uns als Europäerinnen und Europäer, dass wir das vielleicht ein bisschen anders machen als in den USA. Ich lade dich jetzt ein, für unsere Hörerinnen und Hörer deine drei konkreten Tipps für KI in der Personalarbeit zu formulieren. Hier kommt unser KOFA to go. Wissen zum Mitnehmen.

Stefan:
Der Fachkräftemangel ist vor allem ein volkswirtschaftliches Thema. Das bedeutet, dass euer Unternehmen nicht zwangsläufig davon betroffen sein muss. Wenn ihr KI in der Personalarbeit sinnvoll einsetzt, habt ihr bereits einen wesentlichen ersten Schritt getan.

Ein zweiter Punkt ist, dass vor allem kleine Veränderungen der Candidate Experience bereits eine große Wirkung haben können. Wir haben in der Folge darüber gesprochen, wie ich Zielgruppen im Vorfeld so analysieren kann, dass ich wirkungsvoller rekrutiere. Es beginnt, wie so oft, mit der eigenen Haltung.

Und ein dritter Punkt ist, dass wir uns generell klar machen müssen, dass KI nicht nur das Recruiting auf Unternehmensseite verändert, sondern auch dort, wo die Jobsuchenden unterwegs sind. Damit muss man sich intensiv beschäftigen, man muss informiert bleiben. Und deswegen ist es gut, sich solche Podcasts anzuhören oder auch auf meiner Plattform persoblogger.de unterwegs zu sein.

KOFA to go – Wissen zum Mitnehmen

Sibylle:
Lieber Stefan, ich danke dir ganz herzlich für deine offenen Worte, für die gute Einordnung und für die vielen praktischen Beispiele. Ich glaube, da dürfte für unsere Zuhörenden einiges dabei gewesen sein. Und die Lust am Experimentieren, die möge uns erhalten bleiben, auch im Jahr 2026.

Wer mehr von Stefan lesen oder hören möchte, schaut gern beim Persoblogger vorbei. Ich gucke dort regelmäßig rein und habe mir schon viele Impulse mitgenommen. Vielen Dank fürs Zuhören. Ich freue mich auf die nächste Folge und sage für heute Tschüss.

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