Handwerkersoftware für Kleinbetriebe? So funktionierts!

Digitalisierung im Handwerk: Für RUH kein neues Thema, aber …

Ein junger Gründer, ein junges Team: Eduard Pfanenstil, 28, machte sich 2019 mit seinem Malerbetrieb „Rund ums Haus Service“ (RUH-Service) selbstständig. Sein Unternehmen in Lüdenscheid bietet außer Renovierung und Sanierung unter anderem auch Trockenbauarbeiten, Fassadendämmung und Wartungsarbeiten. „Das Durchschnittsalter unserer Truppe liegt bei 35 Jahren“, berichtet er. Mit drei Malern, vier Azubis, zwei Aushilfen und zwei Bürokräften ist RUH ziemlich klein. Aber doch groß genug, um von der Digitalisierung im Handwerk zu profitieren. 

Von Anfang an nutzte Pfanenstil digitale Systeme. Allerdings solche, die nicht ideal harmonierten. Die Nachteile: 

• Eine Anwendung für Angebots- und Rechnungserstellung und eine weitere für die digitalen Projektakten bewirkten unterm Strich, dass für die Abrechnung nicht alle wichtigen Informationen im richtigen System waren. Die Folge: Im Zweifelsfall wurde zu wenig abgerechnet. 

• Einige Vorgänge und Datenübertragungen liefen immer noch manuell und damit wenig effizient. 

• Mangelnder Komfort erschwerte den Überblick, zum Beispiel über die aktuelle Kostensituation eines Projekts oder die Verfügbarkeit der Teammitglieder. 

… erst neuerdings läuft eine einzige Handwerkersoftware für alle Arbeitsschritte  

Darum entschied sich Pfanenstil 2023, auf ein einziges System umzusteigen. Seine Wahl fiel auf Plancraft. Auf diese Anwendung war er bereits durch die sozialen Medien und während eines Geschäftsführer-Coachings aufmerksam geworden. 

Vom ersten Termin auf der Baustelle bis zur Abrechnung und Nachkalkulation deckt Plancraft alle Arbeitsschritte ab. Jeder und jede im RUH-Team nutzt die Software. Im Büro läuft sie auf Desktop-Rechnern, unterwegs auf Tablets oder Handys. 

Umzusatteln ist aus Pfanenstils Sicht keine Frage der Unternehmensgröße oder des Alters: „Das Thema Kostenfaktor wird ja immer größer“, bemerkt er. „Da sollte man keinen Tunnelblick haben und immer so weitermachen wie bisher. Es lohnt sich, nach Lösungen zu schauen, die echtes Geld sparen.“ 

So funktioniert Plancraft bei RUH-Service 

Für wichtige Situationen im Geschäftsalltag stellt Plancraft bereits detaillierte Vorlagen zur Verfügung. Der RUH-Chef hat diese an seinen Betrieb angepasst. Dazu zählen: 

• Erfassung aller wichtigen Details beim ersten Baustellentermin, von Leistungsdetails und Materialeinsatz bis zu Ablagemöglichkeiten für das Werkzeug und Toiletten für die Handwerker. 

• Intuitiv einfache digitale Stundenzettel: Die Erfassung dauert nur maximal drei Minuten und geschieht oft noch auf der Baustelle. Mehrleistungen sind dann sofort dokumentiert. 

• Digitale Plantafel statt Zettelwand im Büro: So wird deutlich, welche Projekte parallel laufen und wer wo im Einsatz ist. Zeichnen sich Engpässe ab, lassen sich Termine frühzeitig entzerren. 

„Man kann in Plancraft sehr detailliert kalkulieren“, sagt Pfanenstil. „Da realisiert man schon bei der Angebotserstellung: Oh, ich brauche hier doch einen höheren Quadratmeterpreis, weil zum Beispiel der Materialverbrauch höher sein wird. So verschenkt man von Anfang an weniger Geld.“ 

Extra-Aufwände lassen sich die Handwerker vor Ort vom Kunden digital unterschreiben. „Früher lief das erst nach Rücksprache mit dem Chef und Zusatzangebot – bis dahin stand die Arbeit auf der Baustelle still“, erinnert er sich. 

Was er sehr gern nutzt: die Filterfunktion, zum Beispiel nach Projektstatus wie „offene Angebote“, „Nacharbeit“, „bereit zur Rechnungsstellung“. „Einfach mal reingucken, dann die Liste abarbeiten und den nächsten Schritt anstoßen, das mache ich dann mit meiner Mitarbeiterin zusammen“, berichtet der junge Chef. Beim Kunden nachfassen, Termine ausmachen oder eine Abschlagsrechnung stellen – es geht dann weiter im Prozess, der stets übersichtlich bleibt. 

Handwerkersoftware auf der Baustelle: Mancher Kunde staunt 

„Wow, ganz schön digital“ – solche Reaktionen hört Pfanenstil zuweilen, wenn er bei der Erstbegehung das Projekt aufsetzt. Dabei hinterlegt er die Kundendaten und aktiviert das Baustellenbegehungsprotokoll. Es enthält wichtige Angaben etwa zur Raumhöhe (Welche Leiter brauchen wir?), Fremdgewerken (Was ist hier zu koordinieren?), Art der Reparatur (Ist es ein Versicherungsschaden? Wie lautet die Schadennummer?) sowie das Aufmaß mit Fotos. Das Aufmaß selbst macht Pfanenstil mit seinen Messgeräten und trägt die Abmessungen dann in die entsprechende Plancraft-Tabelle ein. 

Zurück im Büro, erstellt er aus all diesen Daten ein Angebot. Entsprechende Mustervorlagen für Fälle wie Fassadenanstrich oder Wasserschadensanierung hat er zuvor angelegt: „Da brauchen wir nur noch die Sachen rauszunehmen, die nicht anstehen, und die Maße anzupassen – eine ziemliche Beschleunigung.“ Plancraft versendet dann das Angebot per Mail. 

Es war leicht, das Team für diese Form der Digitalisierung zu gewinnen 

Eduard Pfanenstil investierte einige Zeit, um alle Vorlagen so zu gestalten, dass sie für RUH-Service und für die Teammitglieder optimal funktionieren. Denn sie arbeiten über die Plancraft-Berichtefunktion auf der Baustelle eine detaillierte Checkliste ab, die sie am Schluss mit dem Kunden unterschreiben. 

„Es war ein bisschen komplexer, jedem zu erklären, in welcher Situation ich welchen Bericht haben möchte. Dafür haben wir uns ungefähr eine Stunde lang zusammengesetzt.“ Danach verbesserte Pfanenstil je nach Mitarbeiterfeedback die Berichtsfunktion weiter. „Aber grundsätzlich hat es von Anfang an funktioniert, weil es ja für alle einfacher geworden ist.“ 

Handwerkersoftware einführen: Dos & Don´ts 

Diese Schritte sind im Vorfeld wichtig: 

• Schwachstellen identifizieren: Plancraft rät dazu, vor der Einführung die bestehenden Abläufe zu überprüfen. Um einen sauberen Übergang zu gewährleisten, sei vorab festzulegen, welche Stammdaten benötigt werden und welche Mitarbeitenden mit Smartphones oder Tablets ausgestattet werden sollen.  

• Zeitaufwand kalkulieren: Das Zeitbudget für die Einführung hängt in erster Linie von der Größe des Betriebs ab. Kleinere Handwerksunternehmen können die Software oft noch am selben Tag in Betrieb nehmen, sagt Plancraft. Größere Betriebe benötigen „etwas mehr Vorlauf“. 

• Support nutzen: Plancraft unterstützt den Einstieg durch Erklär-Videos, ein strukturiertes Onboarding und regelmäßige Webinare. Für konkrete Fragen gibt es eine Wissensdatenbank und einen Kundensupport. Größere Betriebe greifen oft auf individuelle Einrichtungstermine zurück, um den Umstieg gezielt zu gestalten. 

So sollte es besser nicht laufen: 

• Das alte System „wegschmeißen“, ehe das neue rund läuft – davon rät Eduard Pfanenstil eindeutig ab. Stattdessen solle man in der Einrichtungsphase lieber zweigleisig fahren. 

• Den Umstieg hinauszögern: Der RUH-Gründer warnt davor, zu lange an ungeeigneten Systemen festzuhalten und dann unter Zeitdruck zu geraten. Besser sei es, vorausschauend zu handeln und interessante Systeme rechtzeitig zu testen. 

• Die Investition scheuen: Was unbekannt und zu gewaltig erscheint, ist es bei näherer Betrachtung nicht. Und auch Ineffizienzen kosten Geld, betont Pfanenstil. 

Demnächst auch mit KI am Start

Künstliche Intelligenz (KI) spielt bei Plancraft bereits heute eine wichtige Rolle in der Weiterentwicklung der Software. Künftig wird sie stärker in neue Funktionen einfließen, berichtet Julian Wiedenhaus, CEO und Gründer von plancraft. Das Ziel: neueste Technologien für das Handwerk einfach nutzbar zu machen. Dabei steht die Frage im Mittelpunkt, wo KI tatsächlich Zeit spart und Arbeitsprozesse spürbar erleichtert. „Für Handwerksbetriebe bedeutet jede Minute im Büro verlorene Zeit auf der Baustelle“, sagt Wiedenhaus. „Aktuell arbeiten wir beispielsweise an der Entwicklung des digitalen Meisters. Im Backoffice soll dieser Angebote, Rechnungen, Telefonie und Dokumentationen selbstständig strukturieren.“ 

Für User auf der Baustelle ist der digitale Meister als mobiler Begleiter gedacht. Per Sprachbefehl sollen Handwerker damit Arbeitsberichte erstellen oder projektbezogene Informationen abrufen können. Langes Tippen wäre dann passé.  

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