Personalkennzahlen für KMU

Der Wald voller Bäume  

Kennzahlen sind Fluch und Segen zugleich. Sie bilden einerseits eine Organisation detailliert ab und können zur verbesserten Unternehmenssteuerung beitragen. Durch eine richtige Auslese und Interpretation von Daten entstehen Wettbewerbsvorteile für das Unternehmen. Andererseits sollten Kennzahlen niemals ihrer selbst willen erhoben, sondern an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden. Ein Zahlenfriedhof nutzt niemandem.   

Ziel von Personalkennzahlen 

Personalkennzahlen werden in erster Linie genutzt, um Personalkosten transparent zu machen und die Entscheidungsqualität durch eine bessere Informationslage zu erhöhen. Die Hauptadressaten des Personalcontrollings sind daher vorwiegend die Geschäftsführung und die Personalleitung - also all jene, die strategische Personal-Entscheidungen treffen. 

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Unternehmensgröße und Kennzahlen – ab wann lohnt sich die Erhebung?  

Um Personalkennzahlen analysieren zu können, ist eine gewisse Unternehmensgröße notwendig. Personalkennzahlen können in der Regel ab einer Unternehmensgröße von 60 bis 80 Beschäftigten sinnvoll genutzt werden. Aber auch in kleineren Unternehmen können Kennzahlen zu Analysezwecken erhoben werden. Besonders eignet sich die Erhebung von Kennzahlen in kleinen Unternehmen, um eigene Rekrutierungs-Prozesse zu optimieren. Letzteres geschieht in der Praxis häufig im Zuge der Einführung von Bewerbermanagementsystemen.

Kennzahlen für sich nutzen - Wie gehen Sie vor?  

Um Kennzahlen sinnvoll zu nutzen, ist es wichtig – bereits vor der eigentlichen Erhebung – die Zielsetzung festzulegen. Zielführende Fragen können für die Festlegung von Kennzahlen hilfreich sein: „Welche Kennzahlen benötigen wir, um unsere Rekrutierungs- oder Personalstrategie zu überprüfen?“. Zudem ist es wichtig, die zu ermittelnden Kennzahlen exakt zu definieren. So wird ein gemeinsames Verständnis geschaffen und das Risiko, „Äpfel mit Birnen“ zu vergleichen, minimiert.  

Im Anschluss gilt es, die Datenverfügbarkeit und -qualität zu überprüfen. Viel hilft nicht automatisch viel! Bedenken Sie, dass große Datenpools zunächst analysiert werden müssen. Das ist nicht nur aufwendig, sondern erfordert von den Mitarbeitenden eine hohe Lernmotivation. Schließlich gilt es, verstehen zu wollen, was die Zahlen wirklich aussagen. Bedenken Sie, dass jede Kennzahl auch ihre Schwächen hat. Diese gilt es zu kennen! Expertinnen und Experten raten daher häufig zur Selbstbeschränkung. Eine Handvoll sorgsam ausgewählter und nachvollziehbarer Kennzahlen ist wertvoller als ein stetig wachsender Kennzahlenfriedhof. Ein mittelständiges Unternehmen nutzt in der Regel maximal 12 bis 15 Personalkennzahlen.

Tipp: Die Erhebung von Kennzahlen ist ein Prozess, der stetig verbessert und angepasst werden sollte. Haben Sie daher keine Angst davor traditionelle Kennzahlen abzulehnen, wenn sich diese nicht als nützlich erweisen, und stattdessen neue Kennzahlen auszuprobieren.  

Nachdem Sie die Erhebungszeitpunkte und -räume festgelegt haben, erfolgt die Bewertung der Kennzahlen. Hierbei sollten Kennzahlen in Beziehung zu Vergleichsgrößen gesetzt werden, da sie für sich genommen wenig aussagekräftig sind. Folgende Vergleichsmöglichkeiten können hierbei genutzt werden:

1. Zeitvergleich (zur Überprüfung der zeitlichen Entwicklung),
2. Externes Benchmarking (zur Überprüfung hinsichtlich des Branchen- oder Betriebsvergleichs),
3. Internes Benchmarking (zur Überprüfung des Bereichs- oder Abteilungsvergleichs),
4. Soll-Ist-Vergleich (zur Überprüfung hinsichtlich gesetzter Zielgrößen).

Grundsätzlich ist ratsam, die Kennzahlen immer im Kontext der aktuellen Situation und Arbeitsmarktlage zu bewerten.

Harte Kennzahlen sind nicht alles 

Neben harten Kennzahlen – also den messbaren Größen - sind weiche Parameter entscheidend, um die Auswirkung von Personalmaßnahmen bewerten zu können. Beispielsweise haben auch weiche Faktoren, wie Entwicklungspotenziale und Veränderungsbereitschaft von Mitarbeitenden einen Einfluss auf den Unternehmenserfolg. Inwieweit der Einfluss weicher Parameter reicht, lässt sich dabei häufig nur abschätzen.  

Blick in die Praxis: Kennzahlen für kleine Unternehmen 

Kleine Unternehmen können Kennzahlen besonders gut nutzen, um ihren Bewerbungsprozess zu verbessern. Eine sehr beliebte Kennzahl in diesem Zusammenhang ist Time-to-Hire. Hierbei wird die Zeit bis zur Einstellung (Vakanzzeit) gemessen. Um Abläufe zu verbessern, kann der Bewerbungsprozess zudem in verschiedene Abschnitte unterteilt werden. So kann gemessen werden, wie lange sich die Kandidatin oder der Kandidat durchschnittlich in den einzelnen Prozessphasen befindet. Möglicherweise können so Prozessphasen, die zu langwierig sind, identifiziert werden.