Tipps zum Onboarding internationaler Mitarbeiter

Was ist Onboarding?

Onboarding bedeutet, neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gut an Bord holen. Es umfasst alle Maßnahmen, die dabei helfen können, neue Mitarbeitende in das Unternehmen zu integrieren. Der Prozess beginnt schon vor dem ersten Arbeitstag und begleitet die neuen Mitarbeitenden in den ersten Wochen und Monaten im Unternehmen.

Onboarding ist eine Aufgabe des gesamten Teams. Binden Sie daher Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter frühzeitig ein. Eine direkte Ansprechperson bzw. eine Mentorin oder ein Mentor aus dem Team kann mögliche Stolpersteine schnell aus dem Weg räumen und so den Start erfolgreich begleiten. Der Onboarding-Prozess dauert in der Regel bis zum Ende der Probezeit und geht dann direkt in die Mitarbeitendenbetreuung über.

Warum ist Onboarding bei internationalen Fachkräften so wichtig?

Internationale Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter benötigen oft besondere Unterstützung, da sie sich nicht nur in Ihrem Unternehmen, sondern auch in ihrer neuen Heimat zurechtfinden und einleben müssen. Bedenken Sie, dass Ihre neue Fachkraft häufig keine oder nur wenige soziale Kontakte in Deutschland hat und die Arbeitskontakte oft die einzigen Ansprechpersonen vor Ort sind.

Zudem hat das Arbeitsumfeld in vielen Ländern eine viel stärkere soziale Bedeutung. Ein Onboarding-Prozess hilft, die Unternehmenskultur, die Arbeitsweise und die Erwartungen des Arbeitgebers zu verstehen. Eine unzureichende Integration kann dazu führen, dass Ihre neue Fachkraft das Unternehmen schnell wieder verlässt und der gesamte Rekrutierungsprozess umsonst war.

Wie gehen Sie dabei vor?

Um internationale Fachkräfte erfolgreich an Bord zu holen, ist es wichtig, ein Unternehmensumfeld zu schaffen, in dem sich Ihre neuen internationalen Mitarbeitenden wohl und wertgeschätzt fühlen. Dazu gehört zum Beispiel, ein Bekenntnis zu Vielfalt in das Unternehmensleitbild aufzunehmen und die Geschäftsführung und Führungskräfte zu Vorbildern zu machen. Interkulturelle Trainings können hier helfen. Tipps zur erfolgreichen Ansprache und Einstellung internationaler Fachkräfte finden Sie in unserer Handlungsempfehlung „Internationale Fachkräfte“.

Onboarding beginnt vor Arbeitsbeginn

Onboarding beginnt bereits nach Vertragsabschluss. Es geht darum, eine Willkommenskultur zu schaffen und den Einstieg in das neue Arbeitsumfeld so reibungslos wie möglich zu gestalten. Eine wichtige Maßnahme ist die regelmäßige Kommunikation und der Austausch mit der neuen Mitarbeiterin oder dem neuen Mitarbeiter bereits vor Arbeitsbeginn. So können offene Fragen geklärt werden und administrative Vorkehrungen wie Visa oder Zustimmungen der Ausländerbehörde besprochen werden.

Darüber hinaus empfiehlt sich, die vorhandenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über die neue Kollegin oder den neuen Kollegen zu informieren und gegebenenfalls ein erstes Kennenlernen in Form eines virtuellen Treffens zu organisieren. Um das Ankommen in der neuen Umgebung zu erleichtern, sollte eine Ansprechperson oder eine Mentorin bzw. ein Mentor benannt werden. Diese agiert als fachliche Ansprechperson, koordiniert die Einarbeitung und hilft bei der Überwindung kultureller Stolpersteine.

Um die neue Fachkraft frühzeitig mit Informationen über das Unternehmen und die neue Heimat zu versorgen, empfiehlt sich die Erstellung einer Willkommensmappe. Diese enthält wichtige Informationen über das Unternehmen, Kontaktpersonen sowie Arbeits- sowie Sozialregeln. Auch Einladungen zu Unternehmensveranstaltungen und Teamevents sollten nicht fehlen. Darüber hinaus sollten Informationen über das Leben in der neuen Heimat bereitgestellt werden. Hierzu zählen unter anderem Informationen zur ärztlichen Versorgung, zu Kultur-, Freizeit- und Sportangeboten sowie zur Wohnungssuche. Orientierungsmaterialien wie Stadtplan, Informationen zum öffentlichen Nahverkehr und Kontaktdaten von Behörden oder Banken und Versicherungen können ebenfalls hilfreich sein.

Auch die Lebensbedingungen außerhalb der Arbeit müssen stimmen

Für eine erfolgreiche und nachhaltige Integration müssen auch die Lebensbedingungen außerhalb der Arbeit stimmen. Denn internationale Fachkräfte kommen nicht nur zum Arbeiten, sondern auch zum Leben nach Deutschland. Dazu gehört die Hilfe bei der Suche nach geeignetem Wohnraum, denn i in deutschen Ballungszentren ist die Suche nach einer passenden Wohnung gerade aus dem Ausland äußerst schwer. Sie können zum Beispiel für die erste Zeit eine Ferienwohnung oder ein Hotelzimmer zur Verfügung stellen, Kontakte zu Vermietenden vermitteln oder als Bürge für Mietverträge auftreten.

Familie mitdenken

Einer der häufigsten Gründe für eine frühzeitige Rückkehr ins Herkunftsland ist, dass sich die mitreisenden Familienangehörigen nicht wohlfühlen, weil sie nicht richtig integriert sind. Denken Sie daher bei Ihren Unterstützungsmaßnahmen auch die Familie ihrer neuen Fachkraft mit. Konkret können Sie zum Beispiel bei der Suche nach Kindergärten- oder Schulplätzen bzw. bei der Suche nach Arbeitsplätzen mitreisender Partnerinnen und Partner helfen. Aber auch die Einladung von Familienmitgliedern zu Firmenveranstaltungen und Freizeitangeboten unterstützt die Integration. 

Willkommensgefühl von Anfang an schaffen

Der erste Arbeitstag ist ein wichtiger Meilenstein für die erfolgreiche Integration in ein neues Unternehmen. Es ist wichtig, diesen gut zu planen und sich Zeit zu nehmen, um die Einarbeitung und Integration in das Team zu gewährleisten.

Daher ist es gerade für internationale Fachkräfte sehr hilfreich, eine Ansprechperson zur Verfügung zu stellen. Diese kann zum einen feste Ansprechperson für die fachliche Einarbeitung sein, zum anderen aber auch „sozialer Kümmerer“ und erleichtert das Ankommen. Die neue Mitarbeiterin oder der neue Mitarbeiter darf hier nicht das Gefühl haben, zu stören. Damit die „Kümmerer-Arbeit“ nicht on top zu der anderen Arbeit der Mentorin oder des Mentors kommt, ist es wichtig, dafür ein konkretes Zeitbudget einzuplanen und dieser Aufgabe auch die entsprechende Wertschätzung entgegenzubringen.

Sprache fördern

Deutschkenntnisse sind nicht nur für das Unternehmen, sondern auch für den Alltag in Deutschland unerlässlich. Unterstützen Sie daher Ihre neue Fachkraft beim Erwerb der deutschen Sprache. Das kann zum Beispiel die Vermittlung geeigneter Sprachkurse, die Freistellung von der Arbeit oder auch finanzielle Unterstützung sein.

Ankommen im neuen Job und der neuen Heimat begleiten

Um eine erfolgreiche Integration in den neuen Job und in die neue Heimat zu gewährleisten, sollten in den ersten sechs Monaten zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden. Soziale Veranstaltungen mit Kolleginnen und Kollegen können helfen, das neue Umfeld kennenzulernen und Beziehungen aufzubauen. Regelmäßige Feedbackgespräche mit Vorgesetzten sollten geführt werden, um Ziele und Entwicklungsmöglichkeiten zu besprechen und die berufliche Entwicklung voranzutreiben. Darüber hinaus sollten notwendige Weiterbildungen identifiziert und geplant werden, um die fachliche Kompetenz zu verbessern und den langfristigen Erfolg im Unternehmen – und in Deutschland – zu sichern.

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Mehr zum Thema Internationale Fachkräfte gibt' s hier.