Flexible Arbeitszeitmodelle

• Mit flexiblen Arbeitszeitmodellen, die Beruf und Privatleben „unter einen Hut“ bringen, gewinnen Sie motivierte, zuverlässige und zufriedene Mitarbeiter. 
• Unter flexiblen Arbeitszeitmodellen versteht man: Teilzeit, Gleitzeit, Arbeitszeitkonten, Vertrauensarbeitszeit, Jobsharing, Telearbeit / Homeoffice.
• Die KOFA-Handlungsempfehlung zeigt Ihnen, wie Sie in fünf Schritten  mehr Arbeitszeitflexibilität erreichen. (Bedarf ermitteln, Zuständigkeiten benennen, Einführung vorbereiten, Neues Modell einführen, Evaluieren und entwickeln).

Handlungsempfehlung "Flexible Arbeitszeiten umsetzen" (PDF)

Eine flexible Arbeitszeitgestaltung verbessert nachhaltig die Arbeitsbedingungen und erhöht die Zufriedenheit der Arbeitskräfte. So können Sie Beschäftigte im Unternehmen halten, die sonst ihre Erwerbstätigkeit einschränken, unterbrechen oder sogar aufgeben müssten. Selbstständige und flexible Zeitplanung gehört zu den wichtigsten Kriterien für die Auswahl eins Arbeitsplatzes und erhöht daher Ihre Arbeitgeberattraktivität.

Eine flexible Arbeitszeitgestaltung erlaubt es, Arbeitskraft dann einzufordern, wenn die Auftragslage es verlangt und Freizeitausgleich zu geben, wenn weniger Arbeit anfällt. Ihr Unternehmen kann so einen größeren Spielraum beim Personaleinsatz wahrnehmen und konjunkturelle Schwankungen leichter abfedern. Dies sichert Arbeitsplätze und Wettbewerbsfähigkeit auch bei kritischer Auftragslage und erhält Wissen für den wirtschaftlichen Aufschwung.

Öffnungs- und Produktionszeiten können ausgedehnt werden. Flexible Arbeitszeitmodelle ermöglichen Ihnen, Ansprech- und Produktionszeiten zu verlängern.

Diese Arbeitszeitmodelle gibt es

Folgende flexible Arbeitsmodelle sind bei kleinen und mittleren Unternehmen verbreitet und haben sich bewährt:

• Teilzeit
• Gleitzeit
• Arbeitszeitkonten
• Vertrauensarbeitszeit
• Jobsharing
• Telearbeit / Home-Office

Die wichtigste Voraussetzung für jede Art der Arbeitszeitflexibilisierung ist, dass die Arbeitszeit und gegebenenfalls auch der Arbeitsort selbst flexibilisiert werden können. In fünf Schritten kann eine strukturierte und zielgerichtete Einführung vorgenommen werden.

1. Bedarf ermitteln: Zunächst ist es wichtig sich ein klares Bild über die Erfordernisse zu machen, da je nach betrieblichen Voraussetzungen unterschiedliche Modelle in Frage kommen. Sie sollten daher prüfen, welche Gestaltungsmöglichkeiten sowohl für Ihre Mitarbeiter als auch für Ihr Unternehmen attraktiv und sinnvoll sind.
2. Zuständigkeiten benennen: Stellen Sie eine Projektgruppe aus folgenden Gruppen im Unternehmen zusammen: Geschäftsführung, Führungskräfte, Fachkräfte, Personen aus der Mitarbeitervertretung oder dem Betriebsrat.
3. Einführung vorbereiten: Eine frühzeitige Einbindung der Geschäftsführung sowie eine umfassende Information Ihrer Mitarbeiter ist wichtig, um das Thema mit der erforderlichen Bedeutung auszustatten.
4. Neues Modell einführen: In einer Testphase mit einer Einführung in Teilbereichen können Stärken und Schwächen mit allen Beteiligten abgewogen werden. Bei der sich anschließenden Einführung des neuen Modells ist es entscheidend Ihre Belegschaft kontinuierlich zu informieren und in den Prozess einzubeziehen.
5. Evaluieren und entwickeln: Flexible Arbeitszeitmodelle sind dynamisch und müssen immer wieder angepasst werden.

Da jede Maßnahme eine andere Vorgehensweise erfordert, werden im Folgenden die Arbeitsschritte für jedes Modell zur Flexibilisierung der Arbeitszeit einzeln vorgestellt. Sie finden jeweils eine kurze Erläuterung des Modells sowie eine Gegenüberstellung von Chancen und Nutzen mit den Grenzen und Kosten des Flexibilisierungsmodells. Dies soll Ihnen die Wahl der individuell passenden Maßnahmen erleichtern. Zudem finden Sie in der pdf-Datei für jedes Arbeitszeitmodell eine Checkliste mit Punkten, die vor der Einführung zu klären sind.

Teilzeitarbeit bedeutet, dass die individuell vereinbarte Arbeitszeit (z. B. 20 Stunden) geringer ist als die betrieblich vereinbarte Regelarbeitszeit (z. B. 40 Stunden). Teilzeitarbeit bietet neben der klassischen Halbtagsarbeit viele Flexibilisierungsvarianten, zum Beispiel Arbeit an einzelnen fixen Tagen pro Woche oder Arbeit und Freizeit abwechselnd im Block.

Chancen / Nutzen einer Teilzeitbeschäftigung

• (Re-)Aktivierung von Beschäftigtengruppen für Ihr Unternehmen, die aus unterschiedlichen Gründen keiner Vollzeittätigkeit nachgehen können oder wollen
• Aktive Einbindung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ins Unternehmensgeschehen auch während der Elternzeit
• Schaffung zeitlicher Freiräume für umfangreiche Weiterbildungen, etwa berufsbegleitendes Studium oder Aufstiegsfortbildung
• Abfangen von Auftragsspitzen durch größere Flexibilität (gegebenenfalls durch saisonales Arbeiten oder Arbeiten an einzelnen Tagen)
• Produktionszeiten lassen sich ausdehnen, wenn zu den Randzeiten in Teilzeit gearbeitet wird
• Größere Vielfalt der Belegschaft und deren Kompetenzen, wenn durch Teilzeit mehr Personen beschäftigt werden - Bindung und Wertschätzung von Mitarbeitern mit familiären Verpflichtungen

Grenzen / Kosten von Teilzeit

• Erhöhtes Fehlerrisiko bei größerer Anzahl an Arbeitsübergaben
• Höhere Lohnnebenkosten und höhere Weiterbildungskosten
• Höherer Abstimmungsaufwand bei der Arbeitsorganisation in den Teams
• Steigender Koordinationsaufwand für Führungskräfte
• Nicht alle Tätigkeiten lassen sich in Teilzeit gleich effizient erledigen

Checkliste "Teilzeit einführen" (PDF)

Vertrauensarbeitszeit ist eine weitere Möglichkeit, Arbeitszeit zu flexibilisieren. Dieses Arbeitszeitmodell eignet sich besonders gut für Projektarbeit und Außendienst. Es ermöglicht Fachkräften die größtmögliche Autonomie der Arbeitszeitgestaltung, da sowohl die formale Zeiterfassung als auch die Anwesenheitskontrolle entfallen. Ausschlaggebend sind die Erfüllung von Aufgaben und das Erreichen von vereinbarten Zielen. Der Ort der Arbeit kann dabei oft frei gewählt werden. Dennoch bleibt die (tarif-) vertraglich geregelte Arbeitszeit Grundlage der Entlohnung.

Chancen / Nutzen von dem Arbeitszeitmodell Vertrauensarbeitszeit

• Eignung insbesondere für Tätigkeitsbereiche, an denen Projektarbeit dominiert
• Förderung unternehmerischen Denkens und Erhöhung des Verantwortungsbewusstseins der Beschäftigten
• Reduzierung oder Vermeidung von Leerlaufzeiten, zugleich Auffangen von Arbeitsspitzen
• Steigerung der Arbeitszufriedenheit durch Vertrauensvotum mit positiven Auswirkungen auf die Motivation und Leistungsbereitschaft der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
• Bindung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern durch attraktive Arbeitsbedingungen

Grenzen / Kosten von Vertrauensarbeitszeit

• Vertrauensarbeitszeit setzt im hohen Maße eine Betriebskultur des Vertrauens und der Kooperation, vergleichsweise homogene Teams und ein funktionieren-des Selbstmanagement bei den Fachkräften voraus
• Gefahr der Ausnutzung der Zeitsouveränität
• Erhöhter Anspruch an die Führungsqualitäten Ihrer Führungskräfte
• Notwendigkeit zur einvernehmlichen Abstimmung von Zielvereinbarungen
• Der Kontakt innerhalb der Teams kann durch unterschiedliche Arbeitszeiten und Abwesenheiten erschwert sein
• Gefahr von Überlastung durch fehlende Abgrenzung von Freizeit und Beruf
• Erhöhter Koordinations- und Kommunikationsaufwand, wenn die einzelnen Beschäftigten nur unregelmäßig erreichbar sind

Checkliste "Vertrauensarbeitszeit einführen" (PDF)

Das Arbeitszeitmodell Jobsharing ist eine spezielle Form der Teilzeitarbeit, bei der sich mindestens zwei Beschäftigte eine Arbeitsstelle teilen. Innerhalb des gesetzlichen Rahmens können die betroffenen Beschäftigten die Arbeitsaufteilung und Anwesenheit individuell absprechen. Eine gute Selbstorganisation sowie eine vertrauensvolle Zusammenarbeit sind dabei entscheidend. Jobsharing ermöglicht Teilzeitarbeitskräften, an großen Projekten mitzuarbeiten und diese sogar als Führungskräfteteam verantwortlich zu leiten. Dieses Modell eignet sich besonders gut, um verantwortungsvolle Aufgaben in Teilzeitlösungen zu übernehmen.

Chancen / Nutzen des Arbeitszeitmodells Jobsharing

• Ermöglichung von verantwortungsvoller Tätigkeit für Führungskräfte mit Teilzeitwunsch
• Bindung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern durch enge Zusammenarbeit im Team
• Erhöhte Flexibilität durch geteilte Verantwortung
• Erweiterung der Kompetenzen der teilnehmenden Personen

Grenzen / Kosten von Jobsharing

• Die „Arbeitsplatzteilenden“ müssen entweder ähnliche oder sich ergänzende Qualifikationen besitzen
• Koordinations- und Kommunikationsfähigkeit, Teamfähigkeit, Fairness und Verantwortungsbewusstsein zwischen den „Arbeitsplatzteilenden“
• Mehraufwand an Koordination, da sich die Kolleginnen und Kollegen gegenseitig bei Abwesenheit vertreten können
• Es muss ein Teil der Arbeitszeit für Absprachen und Übergaben reserviert werden

Vorteilhaft gegenüber anderen Modellen der Teilzeitarbeit ist beim Jobsharing, dass von der Teilung eines konkreten Arbeitsplatzes andere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in geringerem Umfang betroffen sind, als wenn über mehrere Arbeitsplätze hinweg ein neuer Aufgabenzuschnitt erfolgen muss. Andererseits müssen sich die Personen, die sich einen Arbeitsplatz teilen, kontinuierlich abstimmen. Der Bedarf wird in der Regel höher sein, als wenn sich eine Person mit reduzierter Arbeitszeit nach neuem Aufgabenzuschnitt allein um den zugewiesenen Aufgabenbereich kümmert.

Checkliste "Jobsharing einführen" (PDF)

Bei dem Arbeitszeitmodell der Telearbeit, häufig als Homeoffice bezeichnet, werden die anstehenden Aufgaben von einem Arbeitsplatz außerhalb des Unternehmens erledigt. Meist ist das ein Heimarbeitsplatz in der Privatwohnung. In der Regel wird alternierende Telearbeit vereinbart, zum Beispiel 20 Prozent der Arbeitszeit. Nur in seltenen Fällen wird ausschließlich Telearbeit geleistet. Mit moderner Informations- und Kommunikationstechnologie ist die Verlagerung der Arbeit vom Standort des Unternehmens zur Privatwohnung in der Regel relativ problemlos möglich, wenn Aspekte der Sicherheit und des Datenschutzes beachtet werden. Die Zeiterfassung kann selbstständig durch die Mitarbeiterin / den Mitarbeiter erfolgen und basiert somit auf einer Unternehmenskultur des Vertrauens.

Chancen / Nutzen von Telearbeit (Homeoffice)

• Höhere Produktivität durch weniger Arbeitsunterbrechungen und konzentrierteres Arbeiten zu Hause
• Motivationssteigerung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter durch Arbeitsortsouveränität
• Erhöhung der Kundenfreundlichkeit durch Abkopplung der Arbeitszeit von Öffnungszeiten, wodurch Aufträge zeitnäher erledigt werden können
• Einsparung von Arbeitsraum am Unternehmensstandort und Möglichkeit der Expansion trotz räumlicher Einschränkungen
• Höhere Flexibilität bei der Beschäftigung von Menschen mit Behinderung
• Reduzierung von Anfahrtszeit und -kosten und damit ökologische Vorteile
• Steigerung der Familienfreundlichkeit des Unternehmens

Grenzen / Kosten von Telearbeit (Homeoffice)

• Ein Teil der Arbeit sollte arbeitsplatzunabhängig erledigt werden können.
• Koordinativer und organisatorischer Aufwand, besonders bei technischen Problemen
• Gefahr ineffektiven Arbeitens durch Ablenkungen am Arbeitsplatz in der Privatwohnung
• Erhöhte Anforderungen an die Führungsqualität Ihrer Führungskräfte
• Gefahr der Isolierung der Fachkraft
• Gegebenenfalls zusätzliche Kosten durch Einrichtung eines Telearbeitsplatzes

Checkliste "Telearbeit / Homeoffice" einführen" (PDF)

• Mittelstand und Familie: Portal des Projekts „Balance von Familie und Arbeitswelt“ des Bundesministeriums für Familie, Senioren, Frauen und Jugend, das gemeinsam mit der Bertelsmann Stiftung durchgeführt wird: Das Portal enthält übersichtliche Informationen, praktische Lösungen, kostenfreie Beratung durch Experten sowie Hintergrundwissen zum Thema „Balance von Beruf und Privatleben“. Zielgruppe sind ausdrücklich kleine und mittlere Unternehmen. (zur Webseite)
• Das "Zeitbüro FOM", ein Projekt der Hochschule für Oekonomie und Management (FOM), dient als zentrale Koordinations- und Anlaufstelle für das Thema "flexible Arbeitszeiten" und führt die Arbeit des ehemaligen "Zeitbüro NRW" bundesweit fort. Den Unternehmen in Nordrhein-Westfalen steht mit dem Zeitbüro FOM ein spezielles, ganz auf ihre Bedarfe zugeschnittenes Angebot zur Verfügung. Gefördert wird das "Zeitbüro FOM" vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales im Rahmen der Initiative INQA sowie vom Land Nordrhein-Westfalen mit Mitteln des Europäischen Sozialfonds. (zur Webseite)
• Plattform des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales mit ausführlichen Informationen über verschiedene Aspekte zu unterschiedlichen Arbeitszeitmodellen. (zur Webseite)