Ausbildungsplanung und Organisation

Ausbildungsplanung und Organisation

Vor dem ersten Ausbildungstag ist noch Einiges zu bedenken und zu organisieren. Diese Punkte sollten Sie im Vorfeld erledigen:

Einen betrieblichen Ausbildungsplan erstellen

Der betriebliche Ausbildungsplan ist Bestandteil des Ausbildungsvertrages und Voraussetzung für die Einreichung bei der „zuständigen Stelle“, also der zuständigen Kammer, Innung usw. Er enthält die „sachliche und zeitliche Gliederung“ (Ausbildungsrahmenplan) und dient Ihnen, Ihren Ausbilderinnen und Ausbildern und natürlich Ihren Azubis dazu, die betriebliche Ausbildung inhaltlich und zeitlich zu strukturieren. Warum es sich lohnt, sich ein bisschen Zeit für diese Aufgabe zu nehmen, ist schnell zusammengefasst: Ein gut durchdachter betrieblicher Ausbildungsplan bietet allen an der Ausbildung beteiligten Personen in Ihrem Betrieb eine gute Orientierung für den Arbeitsalltag, Ausbildungsinhalte und die nächsten Stationen im Betrieb. Das aber natürlich nur, wenn Sie es geschafft haben, eine gute Struktur zu finden. Dabei hilft Ihnen das KOFA. Im folgenden Tutorial erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie vorgehen können.

Die gültigen Ausbildungsordnungen erhalten Sie auf den Seiten des Bundesinstituts für Berufsbildung (BIBB). In vielen Ausbildungsberufen gibt es „Wahlqualifikationen“, mit denen Sie die Besonderheiten in Ihrem Betrieb abbilden können. Für alle Beteiligten ist es vorteilhaft, wenn Ihre Auszubildenden einen breiten Überblick über alle Tätigkeiten in Ihrem Unternehmen bekommen und dadurch im Anschluss an die Ausbildung vielfältig einsetzbar sind. Man spricht dann auch vom Erwerb von „Beruflicher Handlungskompetenz“. Weitere Arbeitshilfen zum betrieblichen Ausbildungsplan finden Sie in der Handreichung der „Berliner AusbildungsQualität“ (BAQ) zur Ausbildungsplanung.

Ausbildungsvertrag

Wenn das Auswahlverfahren abgeschlossen ist und Sie sich für Bewerberinnen und Bewerber entschieden haben, steht an nächster Stelle der Abschluss des Ausbildungsvertrages. Die Inhalte der Vertragsniederschrift regelt der §11 des BBiG [https://www.buzer.de/gesetz/3118/b8608.htm]. Die zuständigen Stellen haben Musterverträge vorrätig, häufig kann inzwischen der Vertrag auch digital erstellt und eingereicht werden.

Wesentliche Punkte eines Ausbildungsvertrags sind:

  • Art, sachliche und zeitliche Gliederung sowie Ziel der Berufsausbildung, insbesondere der Berufstätigkeit, für die ausgebildet werden soll
  • Beginn und Dauer der Berufsausbildung
  • Ausbildungsmaßnahmen außerhalb der Ausbildungsstätte
  • Dauer der regelmäßigen täglichen Ausbildungszeit
  • Dauer der Probezeit
  • Zahlung und Höhe der Vergütung (siehe unten)
  • Dauer des Urlaubs
  • Voraussetzungen, unter denen der Berufsausbildungsvertrag gekündigt werden kann
  • Allgemeine Hinweise auf die Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen, die auf das Berufsausbildungsverhältnis anzuwenden sind
  • Form des Ausbildungsnachweises: Sie müssen bereits mit Abschluss des Ausbildungsvertrages festlegen, ob das Berichtsheft digital oder klassisch geführt werden soll (siehe unten).  

Hier finden Sie noch mehr Informationen zum Ausbildungsvertrag.

Eine Verkürzung der Ausbildungsdauer ist grundsätzlich möglich, wenn bestimmte Voraussetzungen gegeben sind, zum Beispiel:

  • der vorherige Besuch eines schulischen Berufsgrundbildungsjahres oder einer Berufsfachschule,
  • eine vorangegangene Berufsausbildung in einem verwandten Ausbildungsberuf,
  • eine fortgeschrittene schulische Allgemeinbildung.

Minderjährige Auszubildende: Ist Ihr zukünftiger Auszubildender bzw. Auszubildende minderjährig, müssen auch die gesetzlichen Vertreter mitunterschreiben. Minderjährige Auszubildende müssen sich außerdem vor Ausbildungsbeginn einer sogenannten ärztlichen Erstuntersuchung unterziehen, um sicherzustellen, dass sie die körperlichen Anforderungen der Ausbildung erfüllen können. Die „ärztliche Bescheinigung“ sollten Sie als Betrieb unbedingt einfordern.

Ausbildungsvergütung

Die Ausbildungsvergütung ist in Paragraf 17 des BBiG geregelt und ist Bestandteil des Vertrages. Je nach Betrieb und Branche unterscheidet sich das Gehalt der Auszubildenden teilweise deutlich. Gezahlt werden muss, was der Tarifvertrag vorsieht. Unternehmen, die keinen Tarifvertrag haben, müssen sich an den gesetzlichen Vorgaben zur Mindestvergütung in der Ausbildung orientieren. Diese gelten seit Januar 2020. Die Vergütung steigt mit den Ausbildungsjahren.

Sozialversicherung, Krankenkasse und Lohnsteuer

Auch Auszubildende müssen bei der Sozialversicherung angemeldet werden. Zuerst sollte die Auszubildenden möglichst frühzeitig eine Mitgliedsbescheinigung der Kranken- und Pflegeversicherung vorlegen. Auch an die Anmeldung bei der Berufsgenossenschaft sollten Sie als Arbeitgeber denken. Weiterhin ist die Sozialversicherungsnummer der Auszubildenden wichtig. Ist noch keine Sozialversicherungsnummer vorhanden, wird diese automatisch mit der erstmaligen Anmeldung zur Sozialversicherung vergeben. Mit den vorhandenen Unterlagen können Sie Ihre Auszubildenden mit der ersten Gehaltsabrechnung bei der zuständigen Krankenkasse anmelden. In der Regel erfolgt diese Anmeldung elektronisch.
Analog zur Sozialversicherung sind auch für die Lohnsteueranmeldung einige Angaben der bzw. des Auszubildenden notwendig. Die bzw. der Auszubildende hat dem Arbeitgeber die Steueridentifikationsnummer, den Geburtstag und eine eventuelle Zugehörigkeit zu einer steuererhebenden Religionsgemeinschaft mitzuteilen. Die Anmeldung der Lohnsteuer erfolgt durch Sie als Unternehmen mithilfe dieser Angaben beim zuständigen Finanzamt, das Ihnen bei Fragen weitere Informationen geben kann. 

Berufsschule

Der Partner der Unternehmen im dualen Ausbildungssystem ist die Berufsschule. Die Kultusministerkonferenz der Länder (KMK) verabschiedet für die Ausbildung im Lernort "Berufsschule" einen Rahmenlehrplan. Die Lehrpläne sind in Lernfelder gegliedert, die sich an beruflichen Aufgaben und Handlungsfeldern orientieren.

Sie als ausbildender Betriebe und die Berufsschule sollten versuchen, die Inhalte der Ausbildung an den jeweiligen Lernorten aufeinander abzustimmen. Man spricht dann von Lernortkooperation. Mehr dazu finden Sie hier.

Während der Ausbildung sind die Auszubildenden in der Regel zum Besuch der Berufsschule verpflichtet und werden dazu vom Betrieb freigestellt. Der Besuch der Berufsschule ist für die Auszubildenden kostenfrei.

Zum Unterricht der Berufsschule gehören berufsübergreifende und berufsbezogene Lerninhalte und Kompetenzen. Der Unterricht erstreckt sich je nach Vorbildung und Ausbildungsberuf über 2 bis 3,5 Jahre und erfolgt in der Regel an 1 bis 2 Tagen in der Woche oder auch als Blockunterricht. Ein Kernanliegen ist die Vorbereitung auf die Prüfungen.

Die meisten Berufsschulen bieten für den Besuch der Berufsschule ein Anmeldeformular auf ihrer Webseite zum Download an.

Die Berufsschulen und die jeweiligen Ansprechpartner für die Bildungsgänge sind über die ganze Ausbildungsdauer wichtige Kontakte für ein Feedback über Ihre Azubis und die gemeinsame Gestaltung der Ausbildungszeit.

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Ein Ausbilder aus der Praxis berichtet über die Vorteile eines Online-Berichtsheftes.

Berichtsheft bzw. Ausbildungsnachweise führen

Während der Ausbildung sind vom Auszubildenden Ausbildungsnachweise (Berichtsheft) zu führen. Hier sollen die Auszubildenden kurz berichten, was sie im Rahmen der Ausbildung in Ihrem Betrieb und in der Schule gelernt haben. Das Berichtsheft darf sowohl elektronisch als auch schriftlich geführt werden. Die vereinbarte Form muss seit dem 01. Oktober 2017 allerdings im Ausbildungsvertrag festgehalten werden (§11 Nr. 10 BBiG). 
Der gesamte Ausbildungsnachweis muss bei der Anmeldung zur Prüfung sowohl durch den Auszubildenden als auch durch den Ausbilder bzw. die Ausbilderin persönlich unterschrieben werden bzw. mit einer elektronischen Signatur versehen werden. Ausbildende sind zudem angehalten, die Ausbildungsnachweise regelmäßig durchzusehen.

Neben dem „klassischen“ Berichtsheft gibt es auch den Online-Ausbildungsnachweis für duale Ausbildungsberufe – ein digitales Berichtsheft, mit dem alle Akteure der dualen Ausbildung gemeinsam und sicher arbeiten können. Im Gegensatz zum klassischen Berichtsheft erzeugt der Online-Ausbildungsnachweis Transparenz und stärkt somit die Kooperation der Dualpartner. Abstimmung und Verzahnung der Ausbildungsinhalte werden dadurch erleichtert. Der Online-Ausbildungsnachweis enthält neben der Digitalisierung des "klassischen" Berichtsheftes auch ein Kompetenzportfolio zur Dokumentation des individuellen Lernfortschritts.

                                                                                                                                   zuletzt aktualisiert Juli 2021

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