Überlegen Sie, welche Maßnahmen am besten zu Ihrem Betrieb passen, um eine Willkommenskultur aufzubauen. Folgende Fragen helfen Ihnen bei der Analyse Ihrer aktuellen Unternehmenssituation:
Diese Analyse hilft Ihnen, Risiken zu identifizieren und unnötige Kosten zu vermeiden. Beauftragen Sie hiermit eine Projektgruppe, die aus Vertreterinnen und Vertretern der Geschäftsführung, der Personalabteilung, der Fachbereiche und gegebenenfalls der Arbeitnehmervertretung zusammengesetzt sein kann. Lassen Sie die Projektgruppe prüfen, welche Erfahrungen bereits vorliegen, auf denen sich aufbauen lässt: Identifizieren Sie zudem, auf welche Probleme eine Fachkraft stoßen könnte und wie Sie vorbeugen können.
Unsere ausführlichen Checklisten zur Entwicklung einer Willkommenskultur auf Seite 6 der Handlungsempfehlung "Willkommenskultur in Unternehmen" bietet Ihnen dazu eine Orientierung.
Mentoring: Integration aus erster Hand
In der Praxis hat es sich bewährt, einer neuen Fachkraft mit internationalen Wurzeln eine Mentorin oder einen Mentor an die Seite zu stellen. Ob Sprachprobleme im Job oder die Erläuterung informeller Regeln: von Kollegin zu Kollegin oder von Kollege zu Kollege klappt Integration schnell und unkompliziert. Voraussetzung für das Mentoring sind Fach- und Sprachkenntnisse sowie soziale und interkulturelle Kompetenzen. Besonders geeignet sind erfahrene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die das Unternehmen gut kennen und in der Belegschaft fest verankert sind.
Tipp: Die KOFA-Langzeitdokumentation „Das Flüchtlingsprojekt. Eine Chronik“ zeigt in Texten und Videos, wie Fachkräfte mit langjähriger Erfahrung Flüchtlinge im Praktikum anlernen. Erfahren Sie, wie Praktikanten aus elf Nationen von den Erfahrungen der Älteren profitieren.
Mit Sprachkurs geht es leichter
Gute Deutschkenntnisse machen Ihrem neuen Teammitglied den beruflichen Alltag und das gesellschaftliche Leben in Deutschland bedeutend leichter. Helfen Sie, indem Sie etwa Sprachkurse vermitteln, Ihre Fachkraft für diese freistellen oder Finanzierungshilfen gewähren – beziehen Sie auch die Familie Ihrer neuen Fachkraft ein. Doch wie gut sind die Deutschkenntnisse? Orientierung bietet ein Selbsttest auf der Webseite des Goethe-Instituts. Weiterführende Informationen finden Sie auch auf den Internetseiten des Bundesamts für Migration und Flüchtlinge.
Zeigen Sie sich weltoffen
Ihre Homepage ist Ihr Markenzeichen nach außen. Fachkräfte mit unterschiedlichen kulturellen Hintergründen gewinnen hier einen ersten Eindruck von Ihnen als Arbeitgeber. Wenn Sie wichtige Inhalte auf Englisch anbieten oder gar in der Landessprache der von Ihnen gesuchten Fachkräfte haben Sie schon die ersten Sympathiepunkte. Übersetzungsbüros und Muttersprachlerinnen oder Muttersprachler in Ihrer Belegschaft können hier helfen.
Sollten Sie bereits internationale Fachkräfte oder mit Migrationshintergrund beschäftigen, können Sie persönliche Erlebnisberichte, auch Testimonials genannt, veröffentlichen. Dasselbe gilt für Flüchtlinge. Indem eine Fachkraft positive Erfahrungen authentisch schildert zeigen Sie, dass Sie kulturelle Vielfalt leben und fördern.
Ebenfalls interessant ist die Unternehmensinitiative „Charta der Vielfalt“. Diese freiwillige Selbstverpflichtung wurde bereits von mehr als 1.200 Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen unterzeichnet. Wenn Sie dies etwa auf Ihrer Internetseite kommunizieren, unterstreichen Sie Ihre Attraktivität als moderner Arbeitgeber.
Planen Sie vor der Einladung von internationalen Fachkräften zu einem persönlichen Vorstellungsgespräch ein telefonisches Vorabgespräch (etwa über Internettelefonie oder Videokonferenz) an. So können Sie sich einen ersten Eindruck verschaffen und klären, ob die Bewerberin oder der Bewerber in die engere Auswahl kommt. Für die Einreise zum persönlichen Bewerbungsgespräch nach Deutschland benötigt Ihre Bewerberin oder Ihr Bewerber unter Umständen ein Touristenvisum. Eine Übersicht der Regelungen zur Visumspflicht finden Sie auf der Webseite des Auswärtigen Amts. Sollte ein Touristenvisum nötig sein, kann die Beantragung je nach Land Tage oder Wochen dauern. Bleiben Sie in Kontakt: Helfen Sie der Kandidatin oder dem Kandidaten bei der Anreise, übermitteln Sie eine Wegbeschreibung, unterstützen Sie bei der Unterkunftssuche oder bieten Sie an, sie oder ihn persönlich abzuholen. Gerade bei längeren Anreisezeiten sollten Sie das Bewerbungsgespräch nicht am Tag der Anreise durchführen.
Egal ob bei internationalen Fachkräften oder Geflüchteten: Wichtig ist eine gute Vorbereitung des Bewerbungsgesprächs. Klären Sie, ob die Durchführung des Gesprächs auf Englisch stattfinden oder gedolmetscht werden soll. Passen Sie den Sprachstil den Anforderungen der Stelle an. Oft ist sehr formelles Deutsch im späteren Beruf wenig relevant. Signalisieren Sie im Gespräch, dass Sie Ihre neue Fachkraft beim Aufbau ihres Lebens in Deutschland unterstützen. Nennen Sie konkrete Maßnahmen. Sollten es einen Mentor oder eine Mentorin geben, holen Sie diese Person zum Bewerbungsgespräch dazu oder lassen Sie sie eine Führung durch das Unternehmen begleiten. Bei Geflüchteten sollten Sie sich unbedingt über den Aufenthaltsstatus informieren, denn je nach dem kann eine Zustimmung der Ausländerbehörde sowie der Arbeitsagentur erforderlich sein. Entscheidend sind dabei die Ausweisdokumente. Genauere Informationen finden Sie im Dossier „Flüchtlinge“ des Kompetenzzentrums Fachkräftesicherung.
Falls das Gespräch durch Sprachprobleme schwierig ist, obwohl die oder der Bewerber einschlägige Qualifikationen hat, kann eine Arbeitsprobe mit einer typischen Aufgabe weiterhelfen.
Sie haben sich für eine Bewerberin oder einen Bewerber entschieden? Jetzt sollten Sie die Strukturen und Instrumente Ihrer Willkommenskultur für diese Person anpassen. Wählen Sie etwa eine Mentorin oder einen Mentor aus und klären Sie, welche Sprachkenntnisse Ihr neues Teammitglied braucht.
Erstellen Sie einen Einarbeitungsplan
Planen Sie die ersten Arbeitswochen gründlich. So beschleunigen Sie die Einarbeitung, vermeiden Konflikte und verringern Kosten. Haben Sie bereits in der Vergangenheit einen Einarbeitungsplan erstellt, können Sie diesen für internationale Fachkräfte und Flüchtlinge anpassen. Ansonsten können Sie einen neuen Integrationsplan erstellen. Wichtig es einerseits die zu vermittelten Informationen zu berücksichtigen (zum Beispiel Arbeitszeiten oder Verhaltensregeln), anderseits die beteiligten Personen (wer kommt mit der neuen Kollegin / dem neuen Kollegen wann und wo in Kontakt) und schließlich die Tätigkeiten (was muss die Person an Tag X genau tun) zu besprechen.
Die ersten Schritte im Betrieb
Stellen Sie der Fachkraft an ihrem ersten Arbeitstag die wichtigsten Ansprechpartnerinnen und -partner persönlich vor. Führen Sie ein Einführungsgespräch mit ihr. Dabei informieren Sie sie über ihre Aufgaben und Termine. Legen Sie eventuell erste Ziele fest.
Auch abseits der Arbeit gibt es viele Aktivitäten, bei denen sich Ihr neues Teammitglied in Ihre Unternehmensgemeinschaft integrieren kann. Regelmäßige gemeinsame Mittagessen, Stammtische, Betriebssport, Freizeitaktivitäten oder Tippspiele sind regelrechte Selbstläufer. Und bei der nächsten Betriebsfeier stellen Sie die neue Kollegin oder den neuen Kollegen noch einmal ausführlich vor.
Zu einer Gemeinschaft gehören aber nicht nur gemeinsame Rituale, sondern auch gegenseitiges Verständnis. Erfahrungen mit Krieg, Verfolgung und großer Armut sind in Mitteleuropa selten, für viele Flüchtlinge aber Teil ihres vorherigen Lebens. Ein offenes Ohr im persönlichen Gespräch zu haben, zeigt Wertschätzung und fördert das Verständnis auf beiden Seiten. Bei anhaltender Belastung können Sie auch Kontakte zu Organisation wie dem deutschen Roten Kreuz oder der Caritas. Dort gibt es Expertinnen und Experten, die helfen können. Akzeptieren Sie aber zugleich die Privatsphäre Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und bedrängen Sie niemanden.
Willkommenskultur hört nicht bei der Unterstützung im Betrieb auf: Wenn Sie Ihren internationalen Fachkräften auch bei privaten Herausforderungen unter die Arme greifen, fördern Sie nicht nur deren Integration in Deutschland, sondern stärken auch die Loyalität. In folgenden Fällen können Sie helfen:
Vor Arbeitsbeginn steht für Ihre neue Mitarbeiterin oder Ihren neuen Mitarbeiter in den meisten Fällen der Umzug nach Deutschland an. Neben der Wohnungssuche sind auch Behördengänge zu erledigen. Wollen Sie einen Umzugs-Service nutzen, ist die Abstimmung mit diesem externen Anbieter wichtig.
Klären Sie, wie viel Wohnraum Ihr neues Teammitglied braucht und welche Personen mitkommen. Vor Einreise helfen neben persönlichen Kontakten innerhalb der Belegschaft auch Maklerinnen und Makler, geeigneten Wohnraum ohne einen persönlichen Besichtigungstermin zu finden. Sie können Ihre Fachkraft auch bei Besichtigungsterminen begleiten, ein persönliches Empfehlungsschreiben verfassen, eine Bürgschaft für die Kaution oder einen Vorschuss für die Miete leisten. Eine Alternative stellt für die erste Zeit die Unterbringung in Hotels, Pensionen oder möblierten Wohnungen dar. Informieren Sie über Besonderheiten des deutschen Mietrechts.
Bringt Ihre neue Fachkraft ihre Kinder mit nach Deutschland, informieren Sie sie über das deutsche Bildungssystem. Stellen Sie Kontakt zu (internationalen) Schulen her. Die Betreuung von Babys und Kindern in freien oder kommunalen Einrichtungen ist in manchen Ländern unüblich. Organisieren Sie einen Besichtigungstermin vor Ort, um Vertrauen zu bilden. Weisen Sie frühzeitig darauf hin, dass es längere Wartezeiten auf einen Platz im öffentlichen Kindergarten oder Kindertagesstätte geben kann. Wenn Sie Kinderbetreuungsplätze anbieten wollen, können Sie Belegplätze in freien und kommunalen Einrichtungen oder Kindertagespflegepersonen buchen. Wollen Sie den Ehepartner oder die Ehepartnerin ihrer Fachkraft bei der Arbeitssuche unterstützen, sollten Sie damit bereits vor der Einreise beginnen. Aktivieren Sie dafür Ihr Netzwerk, binden Sie Ihre Belegschaft ein oder nutzen Sie das Stellenangebot der Bundesagentur für Arbeit. Sie können auch bei der Formulierung von Bewerbungen oder Stellengesuchen helfen.
Für die Entwicklung einer Willkommenskultur stehen Ihnen viele private und staatliche Unterstützungsangebote offen. Ihr Hauptansprechpartner im staatlichen Bereich sind die örtlichen Sozialämter. Diese vermitteln Integrationskurse, Kontakte zu interkulturellen Zentren, zu Landsleuten oder informieren über örtliche Förderprogramme. Oder Sie stellen in Absprache mit der Fachkraft Kontakt zu Vereinen für Freizeitinteressen wie Sport oder Musik her.
•"Make it in Germany" zeigt, wie internationale Fachkräfte erfolgreich ihren Weg nach Deutschland gestalten können – und warum es sich lohnt, hier zu leben und zu arbeiten. Das Internetportal des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie bündelt erstmalig alle wichtigen Informationen zu Karriere und Leben in Deutschland. Es informiert, welche Fachkräfte gesucht werden und unter welchen Voraussetzungen Interessierte eine Stelle in Deutschland annehmen können.
•Das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie, das Bundesministerium für Arbeit und Soziales und die Bundesagentur für Arbeit haben eine Fachkräfte–Offensive gestartet. Diese Kampagne bündelt Beratungs- und Unterstützungsangebote und zeigt, wie bestehende und bisher vernachlässigte Potenziale zur Fachkräftesicherung im In- und Ausland besser erkannt und aktiviert werden können.
•Medizinische Versorgung: Das Internetangebot der Bundesärztekammern zeigt auf, wie ein passender Arzt oder eine passende Ärztin gefunden werden kann, welche Leistungen diese in Deutschland erbringen und welche Kosten dadurch für die Patientinnen und Patienten entstehen.
•Kinderbetreuung und Schule:Die Internetseite der ständigen Konferenz der Kultusminister der Länder in der Bundesrepublik Deutschland bietet einen detaillierten Überblick über das deutsche Bildungssystem in deutscher und englischer Sprache.
•Anerkennung ausländischer Berufsabschlüsse
Zur Bewertung von beruflichen Abschlüssen steht Ihnen das „BQ-Portal – das Informationsportal für ausländische Berufsqualifikationen“ des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie zur Verfügung. Neben vielen Länder- und Berufsprofilen finden Sie dort viele praktische Tipps zur Anerkennungspraxis.
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