Betrieblich wiedereingliedern

Miteinander im Gespräch bleiben

Wenn Mitarbeiterinnen und/oder Mitarbeiter längere Zeit krank sind, ist es besonders wichtig miteinander im Gespräch zu bleiben. Es hat sogar rechtliche Folgen, wenn Sie dies als Arbeitgeber nicht tun. Sie sind verpflichtet ein Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) durchzuführen. Das wichtigste Ziel des BEM ist es, Beschäftigte nach längerer Krankheit dauerhaft wieder in den Betrieb einzugliedern und den Arbeitsplatz des langzeiterkrankten Arbeitnehmers zu sichern. Darüber hinaus soll im Rahmen des BEM herausgefunden werden, ob die Krankheit im Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit steht. Falls dies der Fall ist, soll der Arbeitgeber Maßnahmen treffen, damit der Arbeitnehmer nicht erneut krank wird. Erfahren Sie hier, in welchen Schritten Sie dabei vorgehen sollten.

Was bringt ein BEM für Ihr Unternehmen?

Das betriebliche Eingliederungsmanagement ist nicht nur für den betroffenen Mitarbeiter oder die betroffene Mitarbeiterin sinnvoll. Auch das Unternehmen profitiert davon:

  • Gesundheit und Leistungsfähigkeit der Beschäftigten werden gefördert
  • Sie können etwaige Kosten für Lohnfortzahlung und Vertretungskräfte sparen
  • Das Know-how der erfahrenen Betriebszugehörigen steht der Firma weiterhin zur Verfügung
  • Anpassungen der Betriebskultur an den demographischen Wandel
  • Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit

Was passiert, wenn Sie als Unternehmer der Verpflichtung nicht nachkommen?

Sie als Unternehmerin oder Unternehmer sind gesetzlich dazu verpflichtet, dem betroffenen Mitarbeitenden oder der betroffenen Mitarbeiterin ein BEM anzubieten. Sprechen Sie stattdessen direkt eine krankheitsbedingte Kündigung aus, gehen Sie das Risiko ein, einen eventuellen Kündigungsschutzprozess zu verlieren. Sie haben dann die Beweislast, dass das Arbeitsverhältnis auch mit BEM nicht zu halten gewesen wäre.

Der Fahrplan des BEM

Was ist eigentlich ein BEM? Und wie läuft es ab? Die rechtlichen Grundlagen für das BEM sind im neunten Sozialgesetzbuch, §167, Absatz 2 geregelt. Allerdings bleibt Ihnen in der betrieblichen Umsetzung viel Freiraum in der konkreten Ausgestaltung. Gemeinsam mit dem BEM-Berechtigten sollten Sie individuelle Maßnahmen zur Eingliederung identifizieren und durchführen. Im Folgenden werden die einzelnen Schritte beschrieben.

1. Wann muss ich zum BEM-Gespräch einladen?
Sobald festgestellt wurde, dass ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin in den letzten zwölf Monaten insgesamt länger als sechs Wochen krank war, sind Sie als Arbeitgeber verpflichtet, diese Person zu einem Gespräch einzuladen und ein BEM anzubieten. Das gilt für Mitarbeitende mit und ohne Behinderung gleichermaßen. Es spielt keine Rolle, ob die Krankheit oder die erworbene Behinderung arbeitsbedingt ist oder nicht. Es macht keinen Unterschied ob die betroffene Person am Stück oder vereinzelt krankgeschrieben worden ist.

Bei der Kontaktaufnahme müssen Sie darauf achten, dass der oder die BEM-Berechtigte die Einladung schriftlich bekommt. Es empfiehlt sich aber auch ein persönliches Gespräch, um Vertrauen aufzubauen. Bei jeder Form der Kontaktaufnahme sind Sie verpflichtet die Angelegenheit vertraulich zu behandeln.
Um festzustellen, wann diese Pflicht für Sie eintritt, müssen in Ihrem Unternehmen die krankheitsbedingten Fehlzeiten erfasst werden. Für den Arbeitnehmer ist das BEM freiwillig und er kann diese Einladung auch ohne Begründung ablehnen.

Vor der Terminvereinbarung sollten Sie mit der betroffenen Person außerdem klären, ob gewünscht wird, dass aus dem Betriebs- oder Personalrat jemand an dem Gespräch teilnehmen soll. Zu dieser Abfrage sind Sie laut Gesetz verpflichtet, wenn eins der Gremien vorhanden ist. Bei schwerbehinderten und gleichgestellten Beschäftigten muss außerdem die Schwerbehindertenvertretung dabei sein. Darüber hinaus kann es sinnvoll sein, externe Berater hinzuzuziehen, wie ein Betriebsarzt/eine Betriebsärztin oder ein technischer Berater/eine technische Beraterin der Integrationsämter oder der Kammern. Grundsätzlich empfiehlt es sich den Prozess des BEM in einer sogenannten BEM-Vereinbarung festzuhalten.

2. Ablauf des BEM-Gesprächs
Im BEM-Gespräch muss mit den entsprechenden Mitarbeitenden der genaue Ablauf und die Ziele des BEM besprochen werden. Alle Äußerungen und Vereinbarung müssen von Ihnen zwingend vertraulich behandelt werden. Dies müssen Sie der betroffenen Person zusichern.
Elementar ist an dieser Stelle des Prozesses, dass die betroffene Person dem BEM zustimmen oder das BEM ablehnen kann. Sie als Arbeitgeber haben die
Pflicht, im Gespräch darüber zu informieren. 

Das sollten Sie im Gespräch klären:

  • Besteht ein Zusammenhang zwischen Erkrankung und Arbeitsplatz?
  • Wenn ja: Was wäre aus Sicht des Betroffenen notwendig, um besser arbeiten zu können? Z.B. Arbeitsabläufe, Unterstützung, Hilfsmittel, oder Reduzierung der Arbeitszeit
  • Besteht kein Zusammenhang mit der Arbeit: Welche Unterstützung könnte entlasten oder helfen?

Bei der Besprechung sollte zunächst eine Bestandsaufnahme durchgeführt und geklärt werden, ob ein Zusammenhang zwischen der Erkrankung und dem Arbeitsplatz besteht. Darüber hinaus sollten Sie in dem Gespräch klären, durch welche Maßnahmen (siehe unter 3) die Weiterbeschäftigung trotz der Erkrankung gesichert werden kann. Benötigt Ihr Mitarbeiter oder Ihre Mitarbeiterin Unterstützung? Kann eine eventuelle Einschränkung durch Hilfsmittel ausgeglichen werden? 

3. Konkrete Maßnahmen finden und umsetzen
In dem Gespräch werden verschiedene Maßnahmen besprochen, die bei der Wiedereingliederung Ihres Mitarbeiters oder Ihrer Mitarbeiterin unterstützen können. Um Ideen für konkrete Maßnahmen zu bekommen, können Sie sich an die Rehabilitationsträger und / oder das örtlichen Integrationsamt wenden. Diese beraten kostenlos zu den verschiedenen Maßnahmen. Ganz wichtig dabei: Die betroffene Person muss den Maßnahmen des BEM-Prozesses zustimmen.

Grundsätzlich können die Maßnahmen in drei verschiedene Gruppen unterteilt werden:

  1. Arbeitszeiten flexibilisieren
  2. Arbeitsplatz anpassen
  3. Tätigkeiten verändern

Zu der Flexibilisierung der Arbeitszeiten gehört z. B. häufigere oder längere Pausen zu vereinbaren. Die Möglichkeit zeitweise von zu Hause zu arbeiten kann auch dazu beitragen die Krankheit besser mit dem Beruf zu vereinbaren. Eine Möglichkeit der Arbeitszeitflexibilisierung ist auch die stufenweise Wiedereingliederung, in der die Beschäftigten nach einer Krankheit schrittweise wieder anfangen, mehr zu arbeiten, um sich so an die Arbeitsplatzbelastung langsam zu gewöhnen. Oft führen aber auch einfache Anpassungen wie die Möglichkeit, dass der oder die BEM-Berechtigte während der Arbeitszeit zum Arzt oder Physiotherapeuten gehen kann zum Erfolg.

Darüber hinaus kann der Arbeitsplatz entsprechend umgebaut werden, damit trotz der Krankheit oder der Behinderung ein Arbeiten möglich ist (z. B. ein höhenverstellbarer Schreibtisch bei Rückenproblemen oder ein rückengerechter Stuhl). Technische Arbeitshilfen wie Lesehilfen, barrierefreie Software oder Hebehilfen können auch helfen. In manchen Fällen ist eine stationäre oder ambulante medizinische Rehabilitation notwendig oder eine Arbeitstherapie nach längerer Krankheit.

Wenn die Person aufgrund der Krankheit oder Behinderung trotz Hilfsmitteln nicht zurück auf den alten Arbeitsplatz kann, kann auch überprüft werden, ob der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin an anderer Stelle im Unternehmen eingesetzt werden kann. Dann wäre eine Weiterbildung oder Umschulung sinnvoll. Dafür gibt es unter Umständen auch staatliche Förderungen.  

Für viele der eingesetzten Maßnahmen kann es finanzielle Unterstützung von den Rehabilitationsträgern – bzw. bei schwerbehinderten Beschäftigten oder Gleichgestellten von dem Integrationsamt – geben.

4. Wirksamkeit der Maßnahmen überprüfen und dokumentieren
Dokumentieren Sie den BEM-Prozess und bewerten Sie die Wirksamkeit der durchgeführten Maßnahmen. So kann das BEM-Verfahren langfristig verbessert werden. Darüber hinaus können sich so gegebenenfalls interne und externe Prüfer ein objektives Bild über die Sachlage machen.

Datenschutz beachten!
Bei dem gesamten BEM-Prozess sind Sie verpflichtet die Daten des Mitarbeiters oder der Mitarbeiterin vertraulich zu behandeln. So wird z. B. die Dokumentation des BEM-Prozesses separat von der Personalakte dokumentiert. Darüber hinaus wird dort nicht die Diagnose vermerkt, sondern lediglich die krankheitsbedingten Beeinträchtigungen (z. B. „darf nicht schwer heben“).

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