Führung 4.0

Erfolgreich virtuelle Teams führen

Zusammenarbeiten in virtuellen Teams gehört durch die Digitalisierung immer öfter zum Arbeitsalltag. Virtuelle Teams sind Gruppen von Mitarbeitern, die an verschiedenen Orten oder auch zu verschiedenen Zeiten zusammenarbeiten und dabei digital vernetzt sind.

Unternehmen arbeiten beispielsweise standortübergreifend in Projekten zusammen oder Mitarbeiter nutzen die Möglichkeit, zum Arbeiten im Home Office oder unterwegs auf Dienstreisen. Diese Form von Arbeit 4.0 benötigt auch eine Führung 4.0, so dass die Bedeutung virtueller Führung auch für kleine und mittlere Unternehmen zunimmt.

Als virtuelle Führungskraft leiten Sie ein Team, dass zwar nicht (immer) am gleichen Ort, aber am gleichen Ziel arbeitet. Häufig sind solche Teams flexibel. Dies bedeutet, dass sich ihre Zusammensetzung öfters verändert, sie nicht fest in einer Unternehmensstruktur verankert sind und manchmal nur für die Laufzeit ihres Auftrags bestehen. Dies stellt nicht nur Herausforderungen an Agiles Projektmanagement, sondern auch an Sie und Ihre Führungskompetenz.

In diesem Text erfahren Sie, was eine gute virtuelle Führungskraft auszeichnet und wie Sie die Führung standortübergreifender Teams gestalten können. Zudem zeigen Ihnen drei Checklisten, wie Sie den Start in virtuellen Teams in einem Kick-off organisieren, Prozesse gestalten und passende digitale Tools zur Kommunikation auswählen. Profitieren Sie von unseren Tipps und Checklisten, um erfolgreich ein virtuelles Team zu führen. Nicht nur wegen der oftmals kostengünstigeren Teamstrukturen und der flexibleren Arbeitsmöglichkeiten für Ihre Mitarbeitenden lohnt sich die Auseinandersetzung mit dem Thema. Kompetente virtuelle Führungskräfte tragen zusätzlich zum Employer Branding, also zu einer starken Arbeitgebermarke, bei. Damit kann Ihr Unternehmen als besonders attraktiver Arbeitgeber wahrgenommen werden. Abgesehen davon ist virtuelle Führung abwechslungsreich und spannend.

5 Erfolgsfaktoren virtueller Führung: 

  • Vertrauen aufbauen und erhalten (Empathie)
  • Teamgefühl fördern
  • Intensive Kommunikation ermöglichen 
  • Persönliche Kontakte zu Teammitgliedern pflegen
  • Digitale Zusammenarbeit fördern und lenken

5 Erfolgsfaktoren virtueller Teams:

  • Regeln für Kommunikation, transparente Rollen, Kompetenzen und Zuständigkeiten in Kickoff-Event gemeinsam festlegen 
  • Fokus auf zwischenmenschliches Miteinander und persönlichen Austausch
  • Akzeptanz und Toleranz gegenüber anderen Arbeitsweisen und Kulturen
  • Gute Digital- bzw. Medienkompetenz der Teammitglieder
  • Trainings und Weiterbildungen zur Sicherstellung der Kompetenzen aller Teammitglieder

Besonderheiten virtueller Teams

Die Herausforderung bei der Arbeit in virtuellen Teams besteht darin, auch unabhängig von räumlicher Nähe, mit Kolleginnen und Kollegen digital vernetzt, erfolgreich zusammenzuarbeiten.

Der Austausch über digitale Medien bietet viele Vorteile, kann aber auch herausfordernd sein. Denn im Gegensatz zu einem persönlichen Gespräch gehen beim häufigen Austausch über Mail oder Chat und sogar beim Telefon oder Videokonferenzen viele sogenannte nonverbale Informationen verloren. Hierzu gehören beispielsweise Gefühle, die Teamkolleginnen und -kollegen durch Mimik oder Gestik ausdrücken, jedoch nicht explizit in Worte fassen. Dies ist ein Grund, warum es schwieriger ist, virtuell eine persönliche Bindung aufzubauen. Durch den digitalen Austausch, aber auch durch kulturelle Unterschiede und unterschiedliche Arbeitsweisen, kommt es in virtuellen Teams leichter zu Missverständnissen und Konflikten als in Teams, die unmittelbar zusammenarbeiten und bei denen sich viele Dinge schnell bei einem kurzen persönlichen Gespräch klären. Ihr Team profitiert sehr davon, wenn Sie diese Besonderheit mit den Kolleginnen und Kollegen eingehend besprechen. Insgesamt ist die konstruktive, offene und respektvolle Bearbeitung auftretender Konflikte der Dreh- und Angelpunkt für die Effektivität Ihres Teams. 

Die Basis der Zusammenarbeit

Die zentrale Aufgabe der Führungskraft ist der Aufbau und die Aufrechterhaltung von Vertrauen zwischen den einzelnen Teammitgliedern und der Führungskraft selbst sowie zwischen den Teammitgliedern untereinander. Detaillierte Informationen und Checklisten zu diesem Thema finden Sie in der Handlungsempfehlung Vertrauensbasierte Führung. Die räumliche Trennung bei virtuellen Teams stellt eine besondere Herausforderung dar, denn es fehlen Möglichkeiten, wie z. B. zum gemeinsamen Mittagessen und einem spontanen Austausch auf dem Gang. Die Bedeutung dieser persönlichen Kontakte ist nicht zu unterschätzen. Wenn ein virtuelles Team neu zusammenkommt, ist es also wichtig, Möglichkeiten für persönliche Begegnungen zu schaffen und informellen, spontanen Austausch auch über Distanz zu ermöglichen.

Deshalb ist die Organisation eines Kickoff-Events sehr wichtig, in dem Sie nicht nur (Projekt-)Ziele und Aufgaben besprechen können, sondern auch das persönliche Kennenlernen fördern und die Art und Weise der gemeinsamen Zusammenarbeit besprechen. Worauf Sie bei der Organisation dieser Veranstaltung achten sollten, fasst die Checkliste Projektstart virtuelle Teams / Kickoff-Event zusammen. Darin erfahren Sie, was vor dem Projektstart wichtig ist und wie Sie ein gelungenes Kickoff-Event organisieren.

Download Checkliste

KOFA-Tipp:

Legen Sie bereits vor dem Kickoff-Event eine Online-Galerie mit Steckbriefen aller Teammitglieder an! So können sich die Teammitglieder schon einmal kurz vorstellen und sich einen Eindruck von ihren zukünftigen Kollegen und Kolleginnen machen.

Auch das Thema Change Management sollten Sie nicht vernachlässigen, hierbei geht es um die emotionale Seite von Veränderungsprozessen. In der weiteren Zusammenarbeit sind für das Miteinander im Team neben einem Mix aus virtueller und persönlicher Zusammenarbeit natürlich auch die individuellen Beziehungen zwischen den einzelnen Teammitgliedern und der Führungskraft bedeutsam. Insbesondere wenn ein Teil des Teams am gleichen Ort wie die Führungskraft arbeitet und andere Teammitglieder mobil arbeiten, ist es wichtig, dass Sie die virtuellen Teammitglieder nicht aus den Augen verlieren. Dabei helfen persönliche Gespräche unter vier Augen, in denen Sie nicht nur die individuellen Zielvereinbarungen und Aufgaben, sondern auch eventuelle Sorgen und Erwartungen besprechen können. So bekommen Sie ein genaueres Bild von den persönlichen Bedürfnissen und Anforderungen der einzelnen Teammitglieder. Bei einer standortübergreifenden Kooperation können Sie als Führungskraft Ihre Teammitglieder bei Gelegenheit auch an dem jeweils anderem Standort besuchen. So zeigen Sie Ihr Interesse, Engagement und Wertschätzung.

Kommunikation und Teamzusammenhalt ermöglichen eine erfolgreiche Zusammenarbeit

Neben der persönlichen Komponente ist das Kickoff-Event wichtig für die Klärung von Zielen, Rollen, Aufgaben, Meilensteinen sowie die Festlegung der Kommunikationswege und -regeln. In diesem Bereich spielen viele Faktoren eine Rolle. In der Checkliste Zusammenarbeit und Prozesse finden Sie eine praktische Aufstellung, welche einzelnen Punkte zu einer erfolgreichen (virtuellen) Zusammenarbeit und effektiven, regelmäßigen sowie zielorientierten Kommunikation im Team beitragen. 

Download Checkliste

Um die Kommunikation und Zusammenarbeit auch im Projektalltag zu ermöglichen, benötigen virtuelle Teams digitale Tools, die die virtuelle Zusammenarbeit möglich machen. Sogenannte Collaboration Tools bieten viele praktische Funktionen, z. B. für Videokonferenzen oder ein gemeinsames Brainstorming. Wenn Sie mit Ihrem Team agil arbeiten – also flexibel, dynamisch und unbürokratisch Projekte steuern –, empfiehlt sich ebenfalls eine Software für Agiles Projektmanagement. Wegen der Vielzahl von Angeboten, lohnt sich ein genauer Vergleich. Allgemein gilt es, vorher den Bedarf für neue Technologien genau zu bestimmen. Neue Tools, die zu viele Möglichkeiten bieten oder zu kompliziert sind, machen die Zusammenarbeit eher schwieriger. Bei Neuerungen steigt die Akzeptanz im Team beträchtlich, wenn die Mehrwerte für alle Teammitglieder deutlich gemacht werden und alle befähigt werden das Tool zu nutzen. Worauf Sie achten sollten, fasst unsere Checkliste Online Tools für die virtuelle Zusammenarbeit zusammen.

Download Checkliste

Soziale Kontakte aufrechterhalten und gemeinsam feiern

Oft konzentrieren sich Mitglieder virtueller Teams schnell auf die aufgabenbezogenen Bereiche der Teamarbeit. Leider kommt dabei die soziale Seite eher zu kurz. Abhilfe kann hier eine kurze Zeit für etwas Smalltalk vor und nach virtuellen Konferenzen schaffen. Wenn Sie selbst regelmäßig daran teilnehmen, können Sie ein Vorbild sein. Sie können genauso bei einem Team-Forum oder Team-Chat für informelle Inhalte wie Smalltalk zu Wochenendplänen oder Sportereignissen als Vorbild wirken und regelmäßig etwas posten.

Neben regelmäßigen persönlichen Treffen des gesamten Teams und privatem Austausch zwischendurch, verstärken außerplanmäßige Treffen oder Video-Konferenzen bei besonderen Ereignissen das Teamgefühl. Beispielsweise können Sie Erfolge des ganzen Teams (z. B. erreichte Meilensteine im Projekt) oder einzelner Teammitglieder (z. B. Geburtstage) gemeinsam feiern. 

Gefragte Führungskompetenzen

Als virtuelle Führungskraft sind für Sie verschiedene Kompetenzen wichtig. Nicht nur Empathie, Kommunikationsstärke und das Delegieren und Koordinieren von Aufgaben. Eine ganz besondere Rolle bei der Führung virtueller Teams spielen sogenannte Digitalkompetenzen, wie Veränderungsbereitschaft, die Affinität zu modernen Kommunikationsmedien und Medienkompetenz. 

Damit die Kommunikation im Team gelingt, ist es ausschlaggebend als Führungskraft bei der Online-Kommunikation mit gutem Beispiel voranzugehen. Denn wenn Sie trotz moderner Tools nur E-Mails schreiben, werden sich diese auch bei den Teammitgliedern kaum durchsetzen. Speziell in dem Bereich der Kommunikation ist es entscheidend, sich seiner Vorbildwirkung bewusst zu sein. Zur kompetenten Nutzung verschiedener digitaler Medien zählt auch das Verständnis, welches Medium sich für welchen Zweck eignet. Von E-Mails (nur Text), zu Telefon (zusätzlich Stimme und Klang), zu Video (zusätzlich Mimik und Gestik) zu persönlichem Face-to-Face Kontakt (weitere nonverbale Informationen) steigt die Informationsmenge der Medien an.

KOFA-Tipp:

Fördern Sie das gemeinsame Lernen mit E-Tandems! Das sind Online-Lernpartnerschaften, bei denen sich je zwei Teammitglieder gegenseitig unterstützen und austauschen. Besonders geeignet sind solche E-Tandems für das Verbessern von Sprachkenntnissen oder technologischem Know-how und für Teammitglieder, die eng zusammenarbeiten müssen.

Bei der Führung eines standortübergreifenden Teams ist es genauso wichtig wie bei der Führung von Teams „vor Ort“ im Blick zu haben, über welche Kompetenzen die Teammitglieder verfügen sollten und welche Entwicklungsfelder bestehen. Sie können Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter darin unterstützen, diese auszugleichen. Hierfür bieten sich verschiedene Maßnahmen der Personalentwicklung an. Bei virtuellen Teams kommt als schöner Nebeneffekt hinzu, dass eine Weiterbildung mit Präsenzphasen auch als Teambuilding-Maßnahme genutzt werden kann. Ist der Organisationsaufwand dafür zu groß, eignen sich verschiedene virtuelle Maßnahmen, wie etwa E-Learning oder Webinare (Seminare über Video-Konferenz).

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