Mitarbeitergespräche

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Mitarbeitergespräche helfen dem Unternehmen, Strategie und Ziele mit den Beschäftigten gemeinsam weiter zu entwickeln und mögliche Probleme frühzeitig zu erkennen. Für die Beschäftigten sind sie Ausdruck von Anerkennung und Wertschätzung und tragen so zu ihrer Loyalität gegenüber dem Arbeitgeber bei. In der Regel werden Mitarbeitergespräche ein- bis zweimal im Jahr durchgeführt.

In sehr dynamischen Märkten wie in der Computerbranche und in der Telekommunikation kann der Jahresabstand beispielsweise zu lang sein. Darüber hinaus ist es hilfreich, auch bei bestimmten Ereignissen, wie etwa dem Antritt einer neuen Führungskraft, „außerplanmäßige“ Mitarbeitergespräche durchzuführen.

Vorteile von Mitarbeitergesprächen

Was bringen Mitarbeitergespräche?

  • Unternehmenssteuerung
    Mitarbeitergespräche sind ein wichtiges Instrument zur Unternehmenssteuerung. Werden darin Ziele genau formuliert und Prioritäten festgelegt, kann die Mitarbeiterin bzw. der Mitarbeiter eigenständiger entscheiden. Zugleich gewinnt die Führungskraft durch erfolgreiches Delegieren an Freiraum.
  • Frühwarnsystem für Mitarbeiterunzufriedenheit
    Regelmäßige Mitarbeitergespräche vermitteln Ihnen einen Einblick in die Stimmung unter Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und ermöglichen es Ihnen, bei Bedarf Maßnahmen einzuleiten, um die Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen.
  • Vertrauensbildung
    Mitarbeitergespräche stellen ein wichtiges Führungsinstrument zur Vertrauensbildung zwischen Beschäftigten und Vorgesetzten dar. Der offene Dialog fördert die Kooperation und das gegenseitige Verständnis bei der Lösung von Problemen.
  • Höherqualifizierung
    Das Mitarbeitergespräch erlaubt es Ihnen, unter Berücksichtigung besonderer Fähigkeiten und persönlicher Interessen, den Weiterbildungsbedarf Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter systematisch zu ermitteln und mit ihnen entsprechende Maßnahmen zu vereinbaren.
  • Größere Unabhängigkeit vom externen Arbeitsmarkt
    Auf Grundlage der Mitarbeitergespräche können die Entwicklungspotenziale Ihrer Beschäftigten systematisch ausgebaut werden. Damit bietet sich Ihnen die Möglichkeit, hochqualifizierte Fachkräfte aus Ihrem eigenen Mitarbeiterstamm zu gewinnen.
  • Mitarbeiterbindung
    Das Mitarbeitergespräch führt bei Ihren Beschäftigten zu einem größeren Verständnis für die Belange Ihres Unternehmens und vermittelt ihnen zugleich Anerkennung und Wertschätzung, wodurch ihre Zufriedenheit am Arbeitsplatz zunimmt.
  • Motivation und Arbeitsproduktivität
    Beschäftigte, die Ihrem Unternehmen gegenüber loyal eingestellt sind, zeigen dauerhaft überdurchschnittliche Leistungen. 

Tipp
Es ist ratsam, Führungskräfte mit Personalverantwortung für die Durchführung von Mitarbeitergesprächen zu schulen. Hilfreich ist auch, wenn sich die Führungskräfte über ihre Kompetenzen und Entscheidungsbefugnisse – etwa im Bereich der Personalentwicklung – im Klaren sind. Das erhöht ihre Glaubwürdigkeit in Bezug auf die Umsetzung von getroffenen Vereinbarungen. Mitarbeitergespräche mit Zielvereinbarungen sind vor allem dann sinnvoll, wenn Sie die Unternehmensziele und die zur Umsetzung notwendigen Strategien klar definiert haben. 
Die Einführung von Mitarbeitergesprächen kann auch bei Ihren Beschäftigten Ängste schüren. Sie sollten diese ernst nehmen und Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ausführlich über die Ziele sowie die Inhalte des Mitarbeitergesprächs aufklären.

Vorbereitung

Einrichtung einer Projektgruppe
Es ist ratsam, für die Einführung von Mitarbeitergesprächen eine Projektgruppe einzurichten, in der Vertreterinnen und Vertreter aller Hierarchieebenen und Interessengruppen des Unternehmens sowie die Arbeitnehmervertretung zu finden sind. Empfehlenswert ist eine Projektgruppe mit maximal acht Personen. Die Projektgruppe kann gegebenenfalls durch eine externe Beratung unterstützt werden.

Ist die Einrichtung einer eigenen Projektgruppe für Ihr Unternehmen zu aufwendig, kann die Entwicklung der notwendigen Unterlagen auch durch eine geeignete Mitarbeiterin bzw. einen Mitarbeiter übernommen werden. In diesem Fall ist es gleichwohl ratsam, dass die Mitarbeiterin bzw. der Mitarbeiter die Gelegenheit erhält, diese Unterlagen in einem größeren Rahmen diskutieren zu lassen. 

Gesprächsleitfaden
Ein allgemeingültiges und für jedes Gespräch gleichermaßen anwendbares Rezept für den Ablauf eines Mitarbeitergesprächs gibt es nicht. Aber es lassen sich einige typische Wegmarken identifizieren, die man bei den meisten Gesprächen passieren muss:

  • Gesprächseröffnung
  • Rückschau auf das vergangene Jahr
  • Vorausschau auf das kommende Jahr mit Zielvereinbarungen und Unterstützungsmaßnahmen 
  • Gesprächsabschluss 

Die von Ihnen ausgewählten Wegmarken lassen sich in einem Gesprächsleitfaden festhalten. Dieser kommt dann im Mitarbeitergespräch wieder zum Einsatz.  Ergänzen Sie diesen komprimierten Gesprächsleitfaden um die wichtigsten Informationen zu den Mitarbeitergesprächen. Er sollte neben den Zielen den Zeitplan, die wichtigsten (Kommunikations-)Regeln, Informationen zum Protokoll sowie zum Ablauf der Mitarbeitergespräche enthalten. Am besten testen Sie Ihren Gesprächsleitfaden in einem oder mehreren Probegesprächen zwischen einzelnen Führungskräften und Beschäftigten. 

Vorbereitungsbogen
Darauf aufbauend lassen sich Vorbereitungsbögen entwickeln, mit denen sich Führungskräfte und Beschäftigte jeweils auf die Mitarbeitergespräche vorbereiten können. Die Vorbereitungsbögen enthalten beispielsweise Fragen zu den Themenbereichen

  • Rückschau auf die Aufgaben und Ergebnisse der vergangenen Periode,
  • Eignungs- und Interessenschwerpunkte,
  • Führung und Zusammenarbeit,
  • Ziele,
  • Aufgaben und Erfolgskriterien,
  • Entwicklungsmaßnahmen.

Detaillierte Beispiele für Vorbereitungsbögen finden Sie im PDF "Handlungsempfehlung Mitarbeitergespräche", das Sie sich auf dieser Seite herunterladen können.

Information der Beschäftigten

  • Termine vereinbaren
    Kündigen Sie zunächst auf Abteilungsebene an, dass in Kürze Mitarbeitergespräche durchgeführt werden. Danach sollten die jeweiligen Führungskräfte mit ihren Beschäftigten Gesprächstermine vereinbaren. Dabei sollte darauf geachtet werden, dass dem Mitarbeiter bzw. der Mitarbeiterin ausreichend Zeit bleibt, um sich auf das Gespräch einzustellen und vorzubereiten. Zu empfehlen ist ein Abstand von 2 bis 3 Wochen zwischen Vereinbarung und Gesprächstermin.

    Werden Mitarbeitergespräche zum ersten Mal durchgeführt, ist es hilfreich, ein großzügiges Zeitfenster zu reservieren, weil die vorgesehene Dauer nicht ausreicht, um alle Punkte gemeinsam durchzugehen. 
  • Inhaltliche Vorbereitung
    Sowohl Führungskräfte als auch Beschäftigte sollten sich anhand des Vorbereitungsbogens auf das Gespräch vorbereiten. Um ausreichend Zeit zu haben, sollten die Vorbereitungsbögen spätestens 14 Tage vor dem Gespräch ausgegeben werden bzw. über das Intranet zugänglich sein. Um das Gespräch zu unterstützen, ist es hilfreich, wenn sowohl der Führungskraft als auch den Beschäftigten wichtige Unterlagen wie Arbeitsvertrag, Stellenbeschreibung, Anforderungsprofile, Zeugnisse, Mitarbeiterbeurteilungen etc. zu dem Gespräch vorliegen.

Durchführung

Grundregeln
Schaffen Sie für die Durchführung von Mitarbeitergesprächen möglichst günstige äußere Bedingungen. Dies bedeutet, dass ein ruhiger Raum ausgewählt und Unterbrechungen und Störungen vermieden werden sollten. Die Mitarbeitergespräche sollten von der Führungskraft entlang des entwickelten Gesprächsleitfadens durchgeführt werden. 

Förderlich ist die Beachtung einiger wesentlicher Kommunikationsregeln:

  • Im Gespräch sollten hierarchische Differenzen reduziert, Offenheit und Vertrauen zwischen den Gesprächspartnern aufgebaut und der Dialog von einem ausreichenden Maß an Wertschätzung getragen sein.
  • Das Feedback für die Mitarbeiterin bzw. den Mitarbeiter sollte sachlich, d. h. auf konkrete Handlungen und konkretes Verhalten bezogen, sowie insgesamt ausgewogen sein. Die mit der Rückmeldung verbundene Absicht sollte deutlich werden.
  • Eine fragende Grundhaltung ist hilfreich, um sich vor vorschnellen Urteilen zu schützen und der Mitarbeiterin bzw. dem Mitarbeiter zu signalisieren, dass sie bzw. er ernst genommen wird. Die Führungskraft sollte sich bemühen, die (zwangsläufig) subjektive Sicht der Mitarbeiterin bzw. des Mitarbeiters zu verstehen.
  • Beide Seiten sollten etwa die gleichen Gesprächsanteile haben, d. h. die Beschäftigten sollten ausreichend Zeit haben, ihre Situation bzw. ihre Meinung darzustellen, und dazu ermutigt werden, eigene Vorschläge bzw. Lösungen für ihre Aufgaben zu entwickeln.
  • Übereinstimmungen und Differenzen sollten aufgezeigt und festgehalten werden.

Ziele vereinbaren
Ein zentraler Inhalt jedes Mitarbeitergesprächs ist die Zielvereinbarung. Doch welche Ziele lassen sich überhaupt im Rahmen von Mitarbeitergesprächen vereinbaren? Die folgende Übersicht kann Ihnen bei der Auswahl geeigneter Ziele helfen.

  • Leistungsziele
    Zum Beispiel die Steigerung des Wertpapierertrages um x Prozent bis zum Jahresende, die Akquisition von y neuen Privatkunden bis … (Termin) oder die Reduzierung der Kundenreklamationen im Bereich v um z Prozent im ersten Quartal.
  • Führungsziele
    Zum Beispiel Verbesserung der Kommunikation in der Abteilung y durch wöchentliche Teamsitzungen oder die Senkung der Mitarbeiterfluktuation um x Prozent innerhalb von zwei Jahren.
  • Ziele des Arbeitsverhaltens
    Zum Beispiel die Senkung der Fehlerquote bei der Tätigkeit y um monatlich x Prozent, ein besseres Informationsverhalten durch … oder ein höheres Kostenbewusstsein durch … mit dem angestrebten Ziel…
  • Entwicklungsziele
    Zum Beispiel die Einarbeitung in das neue EDV-System bis Jahresmitte mit dem Messkriterium … oder die Verbesserung der Englischkenntnisse auf Stufe x laut Bildungsplan.

Die "SMART"-Formel
Es hat sich bewährt, in einem Mitarbeitergespräch maximal fünf Ziele auf einmal zu vereinbaren. Um möglichst praxisgerechte Ziele festzulegen, bietet sich die Verwendung der „SMART“-Formel an:

  • S = Spezifisch
    Ziele sollten den gewünschten Endzustand bzw. die zu erfüllenden Aufgaben und Maßnahmen möglichst konkret und inhaltsreich beschreiben. Ziele sollten sich auch stets auf einen konkreten Bereich, also eine Stelle, Person oder Gruppe, einen Prozess oder ein Objekt beziehen.
  • M = Messbar
    Ziele sollten quantifizierbar sein, um die Bewertung von Aktivitäten zu vereinfachen. Dies ist allerdings bei einigen Zielen – vor allem solchen, die sich auf das Verhalten beziehen – mitunter schwierig, weshalb von diesem Kriterium im Bedarfsfall Abstand genommen werden kann.
  • A = Aktionsorientiert
    Ein Ziel sollte praxisorientierte Ansatzpunkte für positive Veränderungen beinhalten und von den Beteiligten aktiv beeinflussbar sein.
  • R = Realistisch
    Ein Ziel sollte einerseits anspruchsvoll, andererseits aber erreichbar, also realistisch sein. 
  • T = Terminiert
    Ein Ziel sollte einen angemessenen zeitlichen Bezug mit einem festen Endzeitpunkt haben. 

Anschließend können die vereinbarten Ziele in eine Rangordnung gebracht werden. Zum Schluss sollten noch gemeinsam Entwicklungsmaßnahmen vereinbart werden, die die Zielerreichung unterstützen. 

Dokumentation

  • Gesprächsprotokoll
    Es ist ratsam, die Gespräche mit Hilfe eines Gesprächsprotokolls zu dokumentieren. Sinnvoll ist die Verwendung eines gemäß dem Gesprächsleitfaden erstellten Formulars, das man noch während des Gesprächs ausfüllt. In der Regel reicht es aus, die wichtigsten Punkte und Aussagen, übereinstimmende Bewertungen und eventuell nicht ausgeräumte Unterschiede bzw. Punkte, in denen keine Einigkeit erzielt wurde, zu Protokoll zu nehmen. Das Protokoll sollte von der/dem Vorgesetzten und der Mitarbei-terin/dem Mitarbeiter unterschrieben werden. Achten Sie darauf, dass jede Gesprächsseite eine Kopie des Protokolls erhält. Auf das Gesprächsprotokoll sollten nur die Gesprächspartner zugreifen können! Dies ist entscheidend für das Vertrauensverhältnis zwischen Beschäftigten und Führungskräften und die Offenheit der Gespräche.

  • Ergebnisprotokoll
    Die Zielvereinbarung sollte in einem eigenen Ergebnisprotokoll festgehalten werden. Darin werden die vereinbarten Ziele knapp nach Inhalt, Umfang und/oder Termin beschrieben. Zusätzlich können auch Prioritäten sowie die zur Umsetzung notwendigen Rahmenbedingungen festgehalten werden. Auch auf dieses Protokoll sollten nur die/der Vorgesetzte und die Mitarbeiterin/der Mitarbeiter zugreifen können.

    Werden Entwicklungsmaßnahmen vereinbart, sollten diese von der Führungskraft gesondert zusammengefasst und der/dem nächsten Vorgesetzten sowie der Personalabteilung als Informations- und Planungsgrundlage zur Verfügung gestellt werden.

Nach dem Mitarbeitergespräch

Wurden erstmals Mitarbeitergespräche durchgeführt, ist es sinnvoll, die mit dieser Maßnahme gewonnenen Erfahrungen sowohl auf Seiten der Führungskräfte als auch auf Seiten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auszuwerten. Dies kann beispielsweise in einem speziellen Führungskräfteworkshop getan werden.

Wurden die Mitarbeitergespräche nur in einem Unternehmensbereich oder auf einer Hierarchieebene durchgeführt, ist eine Evaluation der Erfahrungen ein zentraler Schritt vor der Übertragung auf andere Bereiche oder Ebenen. 

Vereinbarung neuer Gesprächstermine
Es ist hilfreich, wenn bei Abschluss der ersten Runde von Mitarbeitergesprächen ungefähr klar ist, wann die nächste Runde von Gesprächen stattfinden wird.

Ansprechpartner und Links

Unternehmen, die bisher keine Mitarbeitergespräche durchgeführt haben, sollten dar­über nachdenken, externes Fachwissen zu nutzen. Achten Sie bei der Auswahl des Beratungsunternehmens darauf, dass dieses Expertise im Bereich Mitarbeiterge­spräche vorweisen kann.

Vor der erstmaligen Durchführung von Mitarbeitergesprächen sollten Ihre Führungs­kräfte für diese speziellen Gespräche geschult werden. Entsprechende Schulungs­angebote finden Sie beispielsweise in einer der vielen bundesweiten Weiterbil­dungsdatenbanken wie beispielsweise:

  • KURSNET - Portal für berufliche Aus- und Weiterbildung
  • Eine Übersicht über regionale Weiterbildungsdatenbanken finden Sie bei test.de

Ergänzend oder als Alternative zu Beraterinnen/Beratern, die bei der Einführung von Mitarbeitergesprächen unterstützen, kann es sinnvoll sein, Mitarbeitergespräche, die besonders schwierig werden könnten, von einem Coach begleiten zu lassen. Auch hier können Ihnen die genannten Datenbanken bei der Suche helfen.

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