Mitarbeitergespräche vorbereiten und führen

• Mitarbeitergespräche stärken Vertrauen, Zusammenarbeit und Motivation.
• Eine gute Vorbereitung, ein klar strukturierter Ablauf und eine schriftliche Dokumentation sorgen dafür, dass Vereinbarungen verbindlich sind und nachverfolgt werden können.
• Damit Mitarbeitergespräche im Unternehmen funktionieren, sollten sie strukturiert eingeführt und transparent kommuniziert werden.

Mitarbeitergespräche vorbereiten

Das sind wichtige Aspekte, die Sie bei der organisatorischen und fachlichen Vorbereitung beachten sollten:

Organisatorische Vorbereitung des Mitarbeitergesprächs

Als Führungskraft sind Sie für die organisatorische Vorbereitung des Mitarbeitergesprächs verantwortlich. 

1. Termin planen: Sie machen einen Terminvorschlag. Planen Sie für das Gespräch etwa 60 bis 90 Minuten ein. Besonders bei einem Erstgespräch ist es sinnvoll, zusätzliche Zeit im Terminkalender zu reservieren, um sicherzustellen, dass alle Punkte ausführlich besprochen werden können.
2. Zeitrahmen festlegen: Beide Seiten sollten genügend Vorbereitungszeit haben, idealerweise zwei bis drei Wochen. Urlaubszeiten, arbeitsintensive Phasen und Abgabetermine sollten Sie bei der Terminwahl ebenfalls berücksichtigen, wenn möglich.
3. Ort wählen: Auch der Gesprächsort ist entscheidend. Wählen Sie einen Raum, der Privatsphäre und eine ungestörte Atmosphäre bietet. Ein Büro mit dominantem Schreibtisch verstärkt das Hierarchiegefälle. Besser ist ein neutraler Ort wie ein Besprechungsraum oder ein separater Tisch.

Fachliche Vorbereitung des Mitarbeitergesprächs

Zudem ist eine gute fachliche Vorbereitung auf ein Mitarbeitergespräch wichtig. Beachten Sie dazu die folgenden Punkte: 

• Aufgaben und Arbeitsabläufe prüfen: Was sind die Aufgaben des Mitarbeiters oder der Mitarbeiterin? Was läuft aktuell gut und was weniger? Wenn es für die Einschätzung hilfreich ist, können Sie zusätzlich Rückmeldungen von Kolleginnen, Kollegen oder Kundinnen und Kunden einholen.
• Wichtige Gesprächspunkte sammeln: Notieren Sie die Themen, die Sie im Mitarbeitergespräch unbedingt ansprechen möchten. Das können besondere Leistungen, aktuelle Herausforderungen, notwendige Veränderungen im Arbeitsbereich oder offene Fragen aus der Zusammenarbeit sein.
• Rückblick auf bisherige Gespräche: Reflektieren Sie kurz, wie frühere Mitarbeitergespräche mit der Person verlaufen sind. Welche Themen waren in der Vergangenheit wichtig? Welche Vereinbarungen wurden getroffen? Was davon wurde bereits umgesetzt und was noch nicht?
• Entwicklungsmöglichkeiten einschätzen: Überlegen Sie vorab, welche Veränderungs- und Entwicklungsperspektiven Sie für Ihre Mitarbeiterin oder Ihren Mitarbeiter sehen.
• Zielideen vorbereiten: Welche Veränderungen sollen erreicht werden und welche Unterstützung wird dafür benötigt? Bis zu welchem Zeitpunkt sind die Ziele realistisch zu erreichen?

Es gibt kein einheitliches Vorgehen dafür, wie Sie Mitarbeitergespräche führen müssen. Dennoch lassen sich einige Schritte identifizieren, die ein erfolgreiches Mitarbeitergespräch beinhalten sollte:

Als Führungskraft sind Sie für die Dokumentation des Mitarbeitergesprächs verantwortlich. Achten Sie auf folgende Punkte: 

• Ergebnisse schriftlich festhalten: Halten Sie die Ergebnisse des Mitarbeitergesprächs schriftlich fest – das schafft Verbindlichkeit. So können Sie in nachfolgenden Mitarbeitergesprächen gut an die Ergebnisse anknüpfen.
• Nachbereitung einplanen: Im Anschluss an das Gespräch sollten sowohl Mitarbeitende als auch die Führungskraft das Vereinbarte noch einmal kritisch reflektieren. Nehmen Sie sich hierfür einige Tage Zeit. Planen Sie Zeit für mögliche Rückfragen ein. Sind alle Punkte geklärt und beide Gesprächspartner mit dem Vereinbarten einverstanden, lassen Sie das Protokoll im Nachgang von Ihrer Mitarbeiterin oder Ihrem Mitarbeiter unterschreiben.
• Vertraulichkeit sicherstellen: Es sollten möglichst nur die beiden Gesprächsteilnehmer Zugriff auf das Protokoll haben. Das schafft eine gute Vertrauensbasis. Häufig bleibt das Protokoll des Mitarbeitergesprächs bei den Gesprächspartnern, während nur die vereinbarten Ziele und Entwicklungsmaßnahmen von der Führungskraft an die Personalabteilung weitergeleitet werden.
• Erfahrungen auswerten: Wenn Sie in Ihrem Unternehmen erstmals Mitarbeitergespräche führen, ist es sinnvoll, die Erfahrungen mit dieser Maßnahme sowohl von Führungskräften als auch Mitarbeitenden auszuwerten. Dies kann zum Beispiel in getrennten Feedbackrunden erfolgen.
   

Ziele und Inhalte von Mitarbeitergesprächen

Mitarbeitergespräche sind wichtige Momente in der Mitarbeiterführung. Sie dienen dazu, Transparenz zu schaffen, Leistungen zu reflektieren, Entwicklungen zu planen und eine positive Unternehmenskultur zu fördern. 

Die wichtigsten Inhalte von Mitarbeitergesprächen sind:  

• Rückblick und Ausblick 
  Rückblick auf erreichten Ziele, Feedback und Ableitungen neuer Ziele. Die Anerkennung herausragender Leistungen und konstruktives Feedback fördern Motivation und Engagement.
• Entwicklungsplanung 
  Die individuellen Entwicklungsbedürfnisse der Mitarbeitenden werden besprochen und ein Plan für konkrete Weiterbildungsmaßnahmen erstellt.
• Konflikte lösen und Probleme bewältigen 
  Mögliche Konflikte oder Probleme am Arbeitsplatz werden angesprochen und gemeinsam Lösungen erarbeitet. Beispiele sind etwa Konflikte zwischen Teammitgliedern oder Schwierigkeiten in der Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen.
• Arbeitszufriedenheit steigern und Mitarbeitende binden 
  Ein Mitarbeitergespräch dient auch dazu, die Arbeitszufriedenheit der Mitarbeitenden zu ermitteln und mögliche Verbesserungsbereiche zu identifizieren. Offene Kommunikation hilft, Unzufriedenheiten frühzeitig zu erkennen und Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung zu ergreifen.
• Unternehmens- und Führungskultur weiterentwickeln 
  Mitarbeitergespräche dienen als Instrument zur Förderung und Verbreitung der Unternehmenswerte und -kultur. Durch den Austausch zwischen Führungskräften und Mitarbeitenden können gemeinsame Werte und Verhaltensweisen definiert und gelebt werden.

4 Arten von (Entwicklungs-)Zielen

Entscheidend für den langfristigen Erfolg von Mitarbeitergesprächen ist die Formulierung konkreter Ziele am Ende des Gesprächs. Hier wird meist zwischen diesen vier Arten von Zielen entschieden:  

• 1. Leistungsziele: Messbare Leistungen.
  Beispiele: Senkung der Reklamationsquote im Bereich Z um X Prozent im ersten Quartal oder Gewinnung von X Neukunden bis zum Jahresende.
• 2. Ziele zum Arbeitsverhalten: Verbesserung von Arbeits- oder Kommunikationsverhalten der Mitarbeiterin / des Mitarbeiters.
  Beispiel: Fehlerquote in der Tätigkeit X monatlich um Y Prozent zu senken.
• 3. Ziele der eigenen Weiterbildung: Erwerb von neuem Wissen oder Fähigkeiten.
  Beispiel: Einarbeitung in das neue EDV-System bis Mitte des Jahres mit dem Ziel, es selbstständig bedienen zu können.
• 4. Führungsziele: Ausbau oder Verbesserung von Führungskompetenzen (gilt nur für Mitarbeitende mit Führungsaufgaben).
  Beispiel: Verbesserung der Kommunikation durch regelmäßige Teambesprechungen in der Abteilung Y.