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In 5 Schritten zur Kurzarbeit

In 5 Schritten zur Kurzarbeit


Zuletzt aktualisiert: 11. Februar 2022

Sie möchten Kurzarbeitergeld beantragen und brauchen schnelle Orientierung? Wir erklären Ihnen in 5 Schritten, wie Sie vorgehen und wo Sie Hilfe finden.

Mit der Kurzarbeitergeldverlängerungsverordnung werden bis zum 30. Juni 2022 die Erleichterungen beim Zugang zum Kurzarbeitergeld verlängert. Für die Zeit der Kurzarbeit ersetzt es Ihnen einen Teil der Kosten des Entgelts für Ihre Beschäftigten. Außerdem werden Ihnen die Sozialversicherungsbeiträge abzüglich der Arbeitslosenversicherung von Januar bis Juni 2022 pauschaliert zu 50 Prozent erstattet. 

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Halten Sie mit Kurzarbeit Ihre Mitarbeitenden - auch in wirtschaftlich schwierigen Zeiten

Was ist Kurzarbeit und Kurzarbeitergeld? 

  • In der Kurzarbeit wird die Arbeitszeit für einige oder alle Angestellten eines Unternehmens verkürzt, weil ein Arbeitsausfall besteht. Die Kurzarbeit kann sich somit auf den gesamten Betrieb oder auch nur auf einzelne, organisatorisch abgrenzbare Betriebsteile beziehen.
  • Kurzarbeitergeld wird von der Arbeitsagentur als teilweiser Ersatz für den Lohn gezahlt, der durch einen vorübergehenden Arbeitsausfall entfällt. Das heißt, dass Sie als Arbeitgeber Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern das Geld für die tatsächlich geleistete Arbeit zahlen und die Arbeitsagentur das Kurzarbeitergeld für die Ausfallstunden übernimmt. 
  • Zuvor muss der bis dahin angesammelte Urlaub, also Resturlaub, genommen werden. Zudem muss seit dem 01. Januar 2021 der Erholungsurlaub aus dem laufenden Urlaubsjahr zur Vermeidung von Kurzarbeit genommen werden. Ausgenommen sind davon bereits erfasste Urlaubsplanungen. Die Zeitkonten müssen nicht unbedingt abgebaut oder sogar negative Arbeitszeitsalden aufgebaut werden.

Der Vorteil von Kurzarbeit besteht darin, dass bei einer Verbesserung der Auftragslage die Arbeitszeit sofort erhöht oder zur regulären Arbeitszeit übergegangen werden kann. Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter stehen Ihnen ohne Verzögerung wieder zur Verfügung und müssen nicht erst gesucht, eingestellt und eingearbeitet werden. Zudem senden Sie damit ein wichtiges Signal an Ihre Beschäftigten: Wir wollen euch halten!

Schritt 1: Erleichterte Voraussetzungen im Überblick

Anspruch auf Kurzarbeit haben Sie als Unternehmen, wenn  

  • ein Arbeitsausfall mit Entgeltausfall aus wirtschaftlichen Gründen oder aufgrund eines unabwendbaren Ereignisses (wie zum Beispiel die Corona-Krise) vorliegt,  
  • bestimmte betriebliche Voraussetzungen erfüllt sind, wie zum Beispiel die sozialversicherungspflichtige Beschäftigung von mind. einer/m Arbeitnehmerin oder Arbeitnehmer; eine, mehrere oder alle Betriebsabteilungen betroffen sind 
  • bestimmte persönliche Voraussetzungen bei den Beschäftigten vorliegen, zum Beispiel die Arbeitsverträge nicht bereits gekündigt sind, und 
  • die Kurzarbeit bei der Arbeitsagentur angezeigt wurde (siehe Schritt 3). 

Einen übersichtlichen und gut erklärten Kurzfilm zu den „Voraussetzungen für Kurzarbeitergeld“ der Arbeitsagentur finden Sie auf YouTube.

Folgende erleichterte Voraussetzungen für die Beantragung und den Bezug von Kurzarbeitergeld gelten bis zum 30. Juni 2022

  1. Ein Anspruch auf Kurzarbeitergeld besteht, wenn mindestens zehn Prozent der Beschäftigten von Arbeitsausfall betroffen sind. Ansonsten müssen mindestens ein Drittel der Beschäftigten betroffen sein. 
  2. Die Zeitkonten müssen nicht unbedingt abgebaut oder sogar negative Arbeitszeitsalden aufgebaut werden (was oft in Tarifverträgen geregelt ist) 
  3. Auch Zeitarbeitsbeschäftigte können Kurzarbeitergeld erhalten, wenn die Kurzarbeit Auch Leiharbeitnehmerinnen und Leiharbeitnehmer können weiterhin Kurzarbeitergeld erhalten. 
  4. Die Bezugsdauer des Kurzarbeitergeldes ist für Betriebe auf bis zu 28 Monate, längstens bis zum 30. Juni 2022, verlängert. 
  5. Die Beiträge zur Sozialversicherung während der Kurzarbeit werden an die Arbeitgeber bis zum 31. Dezember 2021 in voller Höhe erstattet. Zum 31. März 2022 läuft die Erstattung der Sozialversicherungsbeiträge allerdings aus.
  6. Die Erstattung der Sozialversicherungsbeiträge ist nach Stellung eines Insolvenzantrags bis zur Entscheidung des Gerichts über diesen Antrag oder bis zur Rücknahme des Insolvenzantrages grundsätzlich ausgeschlossen, um mögliche Doppelzahlungen der Bundesagentur für Arbeit zu vermeiden. 
  7. Wenn Arbeitnehmerinnen oder Arbeitnehmer in Kurzarbeit einen Entgeltausfall von mindestens 50 Prozent haben, wird das Kurzarbeitergeld ab dem vierten Bezugsmonat - gerechnet ab März 2020 - auf 70 Prozent (77 Prozent für Haushalte mit Kindern) angehoben. 
  8. Ab dem siebten Monat Kurzarbeit steigt das Kurzarbeitergeld auf 80 Prozent (87 Prozent für Haushalte mit Kindern) des entfallenen Nettoentgelts. Diese Regelungen gelten ebenfalls befristet bis zum 30. Juni 2022 für alle Beschäftigten, deren Anspruch auf Kurzarbeitergeld bis zum 31. März 2021 entstanden ist. Auch Beschäftigte, die einen Anspruch auf Kurzarbeitergeld erstmals nach dem 31. März 2021 erworben haben, können in der Zeit von Januar 2022 bis Juni 2022 einen Anspruch auf die erhöhten Leistungssätze haben. 

Hinweis zu Urlaub: Vor der Beantragung muss der bis dahin angesammelte Urlaub, also Resturlaub, genommen werden. Zudem muss seit dem 1. Januar 2021 gemäß § 96 Abs. 4 S. 2 Nr. 2 SGB III der Erholungsurlaub aus dem laufenden Jahr zur Vermeidung von Kurzarbeit genommen werden. Ausgenommen sind davon die Urlaubstage, welche bereits in der Urlaubsplanung erfasst worden sind. Die Formulierung der Urlaubswünsche erfolgt als formloser Urlaubsplan, wie es in der jeweiligen betrieblichen Praxis üblich ist. Gleiches kann für Zeitguthaben, Überstunden oder Ähnliches gelten. Zudem können Sie als Arbeitgeber in bestimmtem Rahmen Urlaub anordnen, soweit die betreffenden Urlaubstage nicht schon genehmigt sind. Dies ist für den anteiligen Jahresurlaub möglich, der bis zum Antragszeitpunkt zustehen würde. Bereits genehmigter Urlaub darf von Arbeitgeberseite nicht gestrichen werden. Ihre Beschäftigten dürfen allerdings keine Minusstunden anhäufen, um die Auszahlung des Kurzarbeitergeldes zu vermeiden.

Hinweis zu Auszubildenden: In bestimmten Fällen können auch Auszubildende Kurzarbeitergeld bekommen. Allerdings erst nach einem Arbeitsausfall von 6 Wochen oder 30 Arbeitstagen. Bis dahin bekommen sie die volle Ausbildungsvergütung. In der Regel sind Auszubildende aber nicht von Kurzarbeit betroffen. Der Ausbildungsbetrieb muss versuchen, die Ausbildung weiter zu ermöglichen, indem er z. B. den Ausbildungsplan umstellt oder Auszubildende in einer anderen Abteilung unterbringt. Wegen des Coronavirus haben viele Betriebe aber kaum eine andere Möglichkeit, insbesondere wenn der Betrieb geschlossen werden muss. In so einem Fall ist Kurzarbeit auch eine Option für Auszubildende.

Es bleibt dennoch dabei, dass nach § 19 BBiG zunächst Ausbildungsvergütung für sechs Wochen weitergezahlt werden muss. Der Betrieb ist dazu verpflichtet, alle Mittel und Möglichkeiten auszuschöpfen, um die Ausbildung weiter zu gewährleisten. Hier heißt es, kreativ zu sein. Durch das Umstellen des Lehrplanes oder durch das Vorziehen anderer Lehrinhalte könnte hier der Zeitrahmen der Ausbildung anders gestaltet werden. Die Versetzung des Auszubildenden in eine andere Abteilung ohne Kurzarbeit könnte eine Lösung sein. Mit Ausbildungsveranstaltungen, die sich online durchführen lassen, könnten theoretische Inhalte vermittelt werden, die im täglichen Geschäft zu kurz kommen. Sollten alle Handlungsspielräume ausgeschöpft sein, empfiehlt die Bundesagentur für Arbeit, die Kammern und Innungen zu beteiligen, ob ein Ausfall der Ausbildung infrage kommt. Dies wird aber sehr genau und restriktiv überprüft und gehandhabt. Weitere Informationen zu dem Thema finden Sie auf den Seiten der Arbeitsagentur

Hinweis zu Grenzgängern: Mögliche Grenzschließungen der EU, die zum Infektionsschutz vorgenommen werden, sind so zu bewerten, als wären diese innerhalb Deutschlands eingetreten (vgl. § 56 Abs. 9 IfSG). Somit können Grenzgänger/innen, die aufgrund von Quarantänemaßnahmen ihren Arbeitsplatz nicht erreichen können, einen Anspruch auf Kurzarbeitergeld haben, sofern die sonstigen Voraussetzungen vorliegen. Dabei muss sichergestellt sein, dass kein gleichzeitiger Bezug des Kurzarbeitergeldes und einer Entschädigung für den mit der Grenzschließung verbundenen Verdienstausfall von Seiten des Heimatstaates vorliegt.

Schritt 2: Beriebsrat und Mitarbeiter einbinden

Sollten Sie einen Betriebsrat haben, so müssen Sie diesen in die Entscheidung zur Kurzarbeit einbeziehen. Voraussetzung für die Einführung von Kurzarbeit in einem Unternehmen ist, dass der Betriebsrat zustimmt.   

Prüfen Sie die Arbeitsverträge und passen Sie sie bei Bedarf an

In Unternehmen ohne Betriebsrat und ohne tarifvertragliche Regelungen zur Kurzarbeit müssen alle von der Kurzarbeit betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Kurzarbeit zustimmen. Sprechen Sie in diesem Fall offen mit Ihren Beschäftigten und sagen Sie Ihnen, wie groß Ihr Interesse ist, alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Betrieb zu halten. Machen Sie deutlich, dass die Beantragung von Kurzarbeitergeld eine Schutzmaßnahme darstellt und Sie Ihre Beschäftigten nach der Krise mehr denn je brauchen werden. 

Die Zustimmung Ihrer Beschäftigten muss auch arbeitsvertraglich festgehalten werden. Wenn ein Passus zu Kurzarbeit in den bisherigen Arbeitsverträgen nicht enthalten ist, müssen Sie eine vertragliche Zusatzvereinbarung als Ergänzung zum Arbeitsvertrag formulieren. Auch eine Änderungskündigung kommt in Betracht. Beachten Sie bei letztere aber, dass Sie ausführlich mit Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sprechen, denn der Begriff kann Ängste auslösen.  

Bei der Formulierung der vertraglichen Zusatzvereinbarung helfen Ihnen die Ansprechpartner Ihrer zuständigen Kammer oder Innung weiter. 

Schritt 3: Arbeitsagentur einbeziehen

Betriebe müssen Kurzarbeit zunächst bei der Arbeitsagentur anzeigen. Anzeige und Auszahlung des Geldes (siehe Schritt 5) erfolgen in einem zweistufigen Verfahren. Erst, wenn Sie Kurzarbeit bei der Arbeitsagentur angezeigt haben, können Sie die spätere Auszahlung bzw. Rückzahlung bei der Agentur beantragen (siehe Schritt 5). Die Arbeitsagentur über die erforderliche Kurzarbeit informieren (also „anzeigen“) können Sie zum Beispiel online auf der Webseite der Arbeitsagentur unter „E-Services“. Wenn Sie noch keine Zugangsdaten haben, wenden Sie sich dazu an Ihren Arbeitgeber-Service. Von ihm erhalten Sie die Zugangsdaten, um Kurzarbeitergeld beantragen zu können.  

Bei Bedarf werden Ihnen die Unterlagen aber auch per E-Mail oder Post zugesandt. Zuständig ist die Agentur für Arbeit, in deren Bezirk Ihr Betrieb seinen Sitz hat. Oder Sie nutzen den Online-Vordruck. Diesen finden Sie hier.   

Folgende Unterlagen müssen Sie bei der Anzeige von Kurzarbeit vorlegen:

Zur Prüfung der Voraussetzungen bei der Arbeitsagentur, legen Sie Nachweise zu den in Schritt 2 von Ihnen durchgeführten Schritten vor:

  • Ankündigung über Kurzarbeit bei den Beschäftigten,  
  • Vereinbarung über die Einführung von Kurzarbeit mit dem Betriebsrat oder den Arbeitnehmern/ Arbeitnehmerinnen,  
  • Änderungskündigung bzw. vertragliche Zusatzvereinbarung 

Entscheidung der Arbeitsagentur 

Die Arbeitsagentur entscheidet so schnell wie möglich, ob die Voraussetzungen für die Zahlung von Kurzarbeitergeld vorliegen. Im nächsten Schritt errechnen Sie das Kurzarbeitergeld und zahlen es an die Beschäftigten aus.  

Schritt 4: Berechnung und Auszahlung von Kurzarbeitergeld

Nach der Bewilligung durch die Arbeitsagentur berechnen Sie das Kurzarbeitergeld. Dafür sollten Sie Ihren Steuerberater ansprechen oder entsprechende Fach-Software nutzen. Nach der Berechnung zahlen Sie Ihren Beschäftigten das Gehalt aus. Die Höhe des Kurzarbeitergeldes ist in den §§ 105 und 106 SGB III sowie in der Verordnung über die pauschalierten Nettoentgelte für das Kurzarbeitergeld geregelt. Erläuterungen dazu finden Sie hier.

Das Kurzarbeitergeld beträgt 60 Prozent bzw. 67 Prozent (bei Arbeitnehmern, die mind. 0,5 Kinder auf der Lohnsteuerkarte eingetragen haben) des ausgefallenen Nettolohns.

Für diejenigen, die derzeit um mindestens 50 Prozent weniger arbeiten, wird das Kurzarbeitergeld ab dem 4. Monat gestaffelt (maximal bis Juni 2022):

  • 4. bis 6. Bezugsmonat: 70 Prozent bzw. 77 Prozent für Haushalte mit Kindern
  • ab 7. Bezugsmonat: 80 Prozent bzw. 87 Prozent für Haushalte mit Kindern.

Wichtig! Die Bezugsmonate müssen dabei nicht zusammenhängen. Das bedeutet: Unterbrechungen der Kurzarbeit (auch über 3 Monate) lösen keinen Neubeginn der individuellen Bezugsdauer aus

Wer also beispielsweise statt wie üblicherweise fünf Tage nur noch vier Tage pro Woche arbeitet, bekommt 80 Prozent des Lohns weiter vom Arbeitgeber. Für die übrigen 20 Prozent erhalten Beschäftigte die anteilige Kompensationszahlung (also 60 bzw. 67 Prozent des restlichen Gehalts) zwar ebenfalls über den Arbeitgeber ausgezahlt. Für jeden Kurzarbeiter bleibt also eine Gehaltslücke, die unterschiedlich groß ausfällt. Diese Lücke darf bis zur vollen Höhe des bisherigen Monatseinkommens hinzuverdient werden, wenn während der Kurzarbeit eine Nebentätigkeit in einem systemrelevanten Beruf aufgenommen wurde. Dies gilt bis zum 30. Juni 2022. Informationen zu den jeweiligen Neuregelungen finden Sie auf den Seiten des Bundesarbeitsministeriums.

Ihnen als Arbeitgeber wird das Kurzarbeitergeld monatlich nachträglich von der Arbeitsagentur erstattet. Dafür müssen Sie nun den Auszahlungsantrag ausfüllen (Schritt 5). 

Info: Hinweise zum Verfahren finden Sie auch im YouTube-Kanal der Arbeitsagentur Beachten Sie bitte, dass die Neuerungen, die im Zuge der Corona-Krise beschlossen wurden, noch nicht enthalten sind. Diese finden Sie aber in dem Text unter dem Video.  

Das aufgrund der Corona-Krise ausgeweitete Kurzarbeitergeld und Sonderzahlungen bis zu 1.500 Euro je Beschäftigtem sind steuerfrei. Weitere Lohnersatzleistungen wurden vom Bundesfinanzministerium ebenfalls steuerfrei gesetzt. Dazu gehören unter anderem Arbeitslohnspenden und Betreuungszuschüsse. Weitere Informationen finden Sie auf den Seiten des Bundesfinanzministeriums in einer FAQ-Liste zu Corona-Regelungen.

Schritt 5: Auszahlungsantrag ausfüllen

  • Den schriftlichen Antrag auf die Rückzahlung bzw. Erstattung des von Ihnen bereits an die Beschäftigten bezahlten Kurzarbeitergeldes senden Sie jetzt an die Arbeitsagentur. 
  • Es ist die Arbeitsagentur für Sie zuständig, in deren Bezirk Sie auch bezüglich der Lohnabrechnungen liegen.  
  • Frist: Der Antrag ist innerhalb einer Frist von drei Monaten einzureichen. Die Frist beginnt mit Ablauf des Kalendermonats (Anspruchszeitraums), in dem die Tage liegen, für die Kurzarbeitergeld beantragt wurde.  

Hinweis: Unternehmen, die Beratungsbedarf bei der Beantragung haben, wenden sich bitte direkt an ihre örtliche Arbeitsagentur oder an den Arbeitgeberservice der Bundesagentur für Arbeit unter der Rufnummer: 0800 4 5555 20. Auf der Website der BA sind die notwendigen Formulare sowie eine Tabelle zur Berechnung des Kurzarbeitergeldes verfügbar (siehe Linkhinweise im Folgenden). 

Weiterbildung während der Kurzarbeit 

Wer seinen Beschäftigten in der Phase der Kurzarbeit berufliche Weiterbildung ermöglicht, bekommt als Arbeitgeber die Sozialversicherungsbeiträge bis zum 31. Juli 2023 zur Hälfte erstattet. Voraussetzung ist, dass die Weiterbildung während der Kurzarbeit begonnen wird, Träger und Maßnahme nach dem SGB III zugelassen sind und die Maßnahme mehr als 120 Stunden dauert oder nach dem Aufstiegsfortbildungsförderungsgesetz durchgeführt wird. Zusammen mit der bis 30. Juni 2022 befristeten, pandemiebedingten 50-prozentigen Erstattung der Sozialversicherungsbeiträge bei Kurzarbeit können Arbeitgeber bis zum 30. Juni 2022 somit weiterhin eine vollständige Erstattung der Sozialversicherungsbeiträge erhalten. 

Zentrale Informationen und Hilfen

Bundesagentur für Arbeit

Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS)