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Personalkennzahlen

Personalkennzahlen

Hier erfahren Sie, wie Personalkennzahlen Fachkräftesicherung und Fachkräftebindung erleichtern und den Erfolg Ihres Unternehmens sichern.

Welche Personalkennzahlen Sie erheben und auswerten sollten, hängt von den Unternehmenszielen und -bedingungen ab, die für Sie zurzeit relevant sind. Einige Unternehmen messen z. B. die Fluktuation, andere die Anzahl der Bewerbungen für Ausbildungsplätze, andere den Umsatz pro Mitarbeiterin oder Mitarbeiter.

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Vorteile von Personalkennzahlen

Umsatz, Jahresüberschuss oder Rohertrag – das sind gängige Kennzahlen aus der Betriebspraxis. Sie geben einen Überblick über den Unternehmenserfolg und helfen, Entscheidungen zu treffen. Auch für die Personalarbeit sind verlässliche Entscheidungshilfen wichtig – erst recht in Zeiten von zunehmenden Fachkräfteengpässen und einem wachsenden Wettbewerb um Fachkräfte. Personalkennzahlen sind nützliche Controlling-Instrumente, die Ihnen helfen, Ihre personalwirtschaftlichen Entscheidungen auf eine vergleichbare Basis zu stellen:

  • Vergleich mit dem Branchendurchschnitt: Personalkennzahlen können Ihnen zeigen, wie Sie mit Ihrer Personalarbeit im Vergleich mit dem Branchendurchschnitt und Wettbewerbern stehen (Benchmarking).
  • Überprüfung der Wirkungen personalwirtschaftlicher Maßnahmen: Personallkennzahlen dienen außerdem dazu, die Effektivität und Effizienz Ihrer Maßnahmen im Personalbereich zu überprüfen. Zum Beispiel gibt Ihnen der Anteil an neueingestellten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die nach der Probezeit im Unternehmen bleiben, Hinweise auf die Effektivität Ihrer Rekrutierungs- und Auswahlverfahren.
  • Überblick über den Personalbestand: Mit Personalkennzahlen können Sie Ihren aktuellen Personalbestand analysieren und Ihren Personalbedarf planen.
  • Vorausschauende Unternehmenssteuerung: Personalkennzahlen liefern frühzeitig präzise Informationen über mögliche personalwirtschaftliche Risiken in der Unternehmensentwicklung. Beispielsweise können Sie anhand der Altersstruktur Ihrer Belegschaft altersbedingt ausscheidende Beschäftigte identifizieren und Nachfolgen planen.
  • Grundlage für Investitionsentscheidungen: Planen Sie beispielsweise in Ihre Karrierewebsites zu investieren oder eine Kampagne zur Stärkung Ihrer Arbeitgebermarke aufzulegen, können Ihnen Personalkennzahlen gute Argumente dafür liefern und Investitionsentscheidungen untermauern.

 

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Auswahl Personalkennzahlen

Viele Lehrbücher enthalten eine Vielzahl an Personalkennzahlen. Für Sie ist es wichtig, daraus die passenden für Ihr Unternehmen auszuwählen. Diese Auswahl sinnvoller Kennzahlen sollten Sie entsprechend Ihrer Bedingungen und Ziele treffen. Ein mittelständisches Unternehmen benötigt in der Regel zwölf bis 15 Personalkennzahlen, oft auch weniger. Grundsätzlich gilt: Nur so viele Kennzahlen wie nötig. Und: Weniger ist mehr. Die „richtige“ Kennzahl sollte Ihnen bei Ihren Entscheidungen helfen und auch Dokumentationen für das Qualitätsmanagement Ihres Unternehmens unterstützen.

Personalkennzahlen: personalwirtschaftliche Bereiche bestimmen

Hilfreich ist es, zunächst zu bestimmen, welchen personalwirtschaftlichen Bereich Sie genauer beobachten oder hinsichtlich seiner Erfolge, Effizienz oder Wirkungen prüfen wollen. Solche Bereiche können sein:

  • Arbeitsmarkt: z. B. Bewerbungen pro Ausbildungs- oder Arbeitsplatz
  • Personalstruktur und Personalvielfalft: z. B. Alterstruktur der Belegschaft, Anteil von Frauen in Führungspositionen, Verteilung von Qualifikationen, Anteil internationaler Fachkräfte am Personal
  • Krankenstand und Fluktuation: Fehl- und Krankentage, Fluktuationsquote
  • Personalplanung: z. B. geplante Einstellungen von Fachkräften oder Azubis in den nächsten Jahren
  • Weiterbildung: z. B. Weiterbildungstage oder -kosten pro Mitarbeiterin bzw. Mitarbeiter
  • Personalkosten: z. B. Personalkosten absolut, Anteil am Umsatz oder pro Mitarbeiterin bzw. Mitarbeiter
  • Mitarbeiterproduktivität: z. B. Umsatz oder Wertschöpfung pro Mitarbeiterin bzw. Mitarbeiter
  • Mitarbeiterflexibilität: z. B. Arbeitszeitreserven
  • Personalmanagement: z. B. Anteil des Budgets des Personalbereichs am Umsatz, Beschäftigte im Personalbereich in Relation zur Gesamtmitarbeiterzahl oder Kosten pro Entgeltabrechnung
  • Unternehmenskultur: z. B. Mitarbeiterzufriedenheit
  • Arbeitgeberattraktivität: z. B. Anzahl der Initiativbewerbungen oder ungeplante Kündigungen

In jedem der genannten Bereiche gibt es verschiedene Kennzahlen. Eine beispielhafte Auswahl finden Sie in der Handlungsempfehlung "Personalkennzahlen". Die dort vorgestellten Kennzahlen können Sie sich dort als Excel-Datei "Personalkennzahlen Beispiel" herunterladen und an Ihre Belange anpassen.

Datengrundlage für Personalkennzahlen

Eine Personalkennzahl speist sich immer aus bestimmten Basisdaten. Sie kann eine absolute Zahl sein, zum Beispiel: „Anzahl der Schlüsselkräfte im Unternehmen“. Sie kann aber auch aus einer Formel berechnet werden. Die Basisdaten stammen in der Regel aus der Buchhaltung, dem Rechnungswesen beziehungsweise aus dem Controlling, bei einigen Kennzahlen auch aus der Personalstatistik. Wenn Vergleiche mit anderen Unternehmen oder dem Branchendurchschnitt vorgenommen werden sollen, sollte auch die Verfügbarkeit dieser Daten sichergestellt werden. Einige solcher Basisdaten veröffentlicht das Statistische Bundesamt. Branchenbezogene Basisdaten und Kennzahlen finden Sie beispielsweise beim Bundesverband der Deutschen Industrie e.V., beim Zentralverband des Deutschen Handwerks e.V., beim Handelsverband oder Bundesverband des Großhandels, Außenhandels und Dienstleistungen e.V..

Geben Sie jeder Kennzahl eine eindeutige Bezeichnung und eine durchlaufende Nummerierung. Sie können eine Kennzahl nach verschiedenen Kriterien differenzieren, etwa nach Berufsgruppen, Altersgruppen oder Geschlecht. Daraus ergibt sich der Anwendungsbereich für diese Kennzahl. Gerade kleine und mittlere Unternehmen haben in der Regel wenige Ressourcen für Personalarbeit. Darum  ist eine einfache, handhabbare Beschreibung der Personalkennzahlen wichtig.

Auswertung von Personalkennzahlen

Der Turnus für das Erheben der Kennzahl kann monatlich, vierteljährlich, halbjährlich oder jährlich sein. Das hängt davon ab, wie schnell jeweils reagiert werden muss. Meist genügt eine Erhebung zu Jahresbeginn, rückblickend auf das alte Jahr. 

Hauptzwecke einer Kennzahl sollten immer Controlling und die Unterstützung von Entscheidungen sein. Beispiel: Wie entwickelt sich unsere Personalkostenproduktivität? Sinkt etwa die Personalkostenproduktivität, könnten gestiegene Lohnkosten oder eine verminderte Nettowertschöpfung die Ursache sein. In beiden Fällen kann die Kennzahl eine Entscheidung stützen und begründen.

Interpretation von Personalkennzahlen

Die Interpretation einer Personalkennzahl ermöglicht Ihnen Schlüsse im Hinblick auf Planungen und Steuerungen und zeigt Risiken und Fehlentwicklungen auf. Sie sollten  auch Verbindungen zwischen verschiedenen Personalkennzahlen herstellen und diese Relationen in Ihre Interpretation einbeziehen. Beispiel: Die Dauer des Personalbeschaffungsprozesses ist in den letzten Jahren stetig angestiegen, parallel dazu ist die Anzahl der Initiativbewerbungen gesunken. Daraus ergeben sich unter Umständen Hinweise auf eine gesunkene Attraktivität des Unternehmens.

Personalbedarfsplanung richtig angehen

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Berichterstattung: Personalkennzahlen kommunizieren

Kennzahlen wie die Anzahl an Bewerbungen für eine vakante Stelle oder die Quote der erfolgreichen Einstellungen im letzten Jahr werden zunächst vor allem das Personalmanagement interessieren. Es lassen sich daraus aber auch weitere Rückschlüsse auf die Attraktivität Ihres Unternehmens als Arbeitgeber ziehen. Damit bekommen diese Kennzahlen auch eine strategische Komponente und stoßen möglicherweise Maßnahmen seitens der Geschäftsführung an. Legen Sie daher fest, in welchen Abständen und in welcher Form die Personalleitung gegenüber der Geschäftsführung und gegebenenfalls Bereichsleitungen über die Kennzahlen berichtet. Mit der regelmäßigen Berichterstattung von Kennzahlen kann sich auch die Bedeutung des Personalmanagements zunehmen: Es gewinnt an operativem und unter Umständen auch an strategischem Einfluss im Unternehmen.