Online-Berichtsheft in der Ausbildung

Börries Prohmann ist Ausbilder mit Leib und Seele. In seiner Freizeit ist er in der christlichen Jugendarbeit aktiv. Beruflich ist bei der Kendrion GmbH zuständig für das Schicksal von fünf betriebseigenen Auszubildenden und fünf Verbund-Auszubildenden. Verbund-Auszubildende stehen bei anderen Unternehmen unter Vertrag, durchlaufen aber bei Kendrion ihre Praxisphasen.

Ausbildung 4.0: Vom klassischen Tätigkeitsnachweis zum Online-Berichtsheft

Während Prohmanns Azubis in der Lehrwerkstatt an Bauteilen für Nutzfahrzeuge und Sonderfahrzeuganwendungen arbeiten, scheint draußen die Sonne. Markdorf liegt keine 10 Kilometer vom Ufer des Bodensees entfernt. Wer pünktlich Feierabend macht, kann noch einige Stunden im Freibad oder Biergarten verbringen. „Keiner meiner Jungs hat Lust, sich am Ende seines Arbeitstages noch mit Papierkram rumzuschlagen“, meint Prohmann. Prohmann spricht vom „klassischen Berichtsheft“. Von Ausbildungsnachweisen in Papierform, wie er sie selbst schon als Auszubildender ausgefüllt hat. „Ich habe als Azubi 15 Minuten meiner täglichen Arbeitszeit damit verbracht, Formulare auszufüllen, die ich mir später kaum mehr angeschaut habe. Ich war deshalb total offen, als die IHK uns gefragt hat, ob wir an einem Pilotprojekt für die Entwicklung eines digitalen Berichtsheftes mitwirken wollen.“

BLok. Ein Online-Berichtsheft für die Ausbildung

In einer Zeit, in der alle von Digitalisierung reden, wirkt die Zettelwirtschaft, die manch einen  Ausbildungsbetrieb bis in die Gegenwart begleitet, anachronistisch. „Man muss ja auch bedenken, dass unsere Auszubildenden ohnehin mit digitalen Medien aufwachsen. Wann müssen die außerhalb der Schule mal etwas mit Stift und Papier schreiben? – Das ist für die meisten von denen die Höchststrafe.“

Börries Prohmann hat sich deshalb zwischen 2011 und 2013 immer wieder mit einem Kreis anderer Ausbilder und der IHK getroffen. Er hat Formblätter ausprobiert, über Funktionen nachgedacht und überlegt, welche digitale Transformation das Berichtsheft durchlaufen muss, um wirklich praxistauglich zu sein. Herausgekommen ist die Software BLok – Deutschlands erstes Online-Berichtsheft. „Es ist einfach alles besser“, meint Prohmann. „Aber vielleicht zeige ich es Ihnen einfach“.

Vorteile des digitalen Berichtsheftes

Vorteile 1: Verknüpfung zum Ausbildungsrahmenplan

Wenn der Ausbildungsleiter die Software öffnet, kann er mit einem Klick auf die Unterlagen eines jeden Auszubildenden zugreifen. Einige Auszubildende haben ein Foto von sich hinterlegt. Verpflichtend ist das im Unternehmen nicht. Börries Prohmann öffnet den Tätigkeitsnachweis eines Auszubildenden im zweiten Lehrjahr.

„Hier oben füllt jeder Auszubildende aus, welche Tätigkeiten er pro Tag wie lange ausgeführt hat“, beschreibt Prohmann. „Das ist aber nicht alles. Der Auszubildende muss jeder Beschäftigung auch einen Qualifikationsbaustein zuordnen, der laut Ausbildungsrahmenplan vermittelt werden muss. Im Entwicklungsportfolio erhalten Azubi und Ausbilder einen Überblick, welche Qualifikationen im Betrieb vermittelt wurden – und welche Inhalte möglicherweise zu kurz gekommen sind.“

Der Ausbilder öffnet die Übersicht. Er runzelt die Stirn: „Dieser Azubi hat zum Beispiel sehr wenige Stunden im Bereich „betriebliche und technische Kommunikation“ verbucht“, sagt er schmunzelnd. „Solche Informationen nutze ich dann ganz gezielt für das nächste Feedbackgespräch. Da lässt sich dann klären: Haben wir als Unternehmen da etwas versäumt? Oder hat der Auszubildenden die entsprechenden Tätigkeiten ausgeführt, sie aber im Berichtsheft unter einem anderen Qualifikationsbaustein verbucht?“

Vorteil 2: Feedbackkultur in der Ausbildung durch regelmäßige Bewertung

Ohnehin sei der Austausch zwischen Ausbilder und Auszubildenden durch die Einführung des digitalen Berichtsheftes viel intensiver geworden. Grund hierfür ist vor allem die Bewertungsfunktion: Vollständig ausgefüllt ist der Nachweis nämlich erst, wenn der Auszubildende selbst eine Beurteilung für die erbrachten Leistungen abgegeben hat. „Meine Aufgabe ist dann, die Tätigkeiten ebenfalls beurteilen“, sagt Prohmann. „Entweder schließe ich mich der Selbsteinschätzung an oder ich weiche ab. Wenn ich abweiche bitten die Azubis häufig um ein klärendes Mitarbeitergespräch.“ Prohmann mag diese Art des Austausches. Er weiß, wie wichtig der Generation Y eine gelebte Feedbackkultur ist. Er weiß aber auch, dass andere Ausbilder hier durchaus ihre Probleme haben: „Die Tätigkeits-Bewertungen sind für den Ausbilder natürlich aufwendig“, sagt Prohmann. „Auf der anderen Seite ist es eine Chance, Schwierigkeiten in der Ausbildung schon sehr frühzeitig zu erkennen.“

Vorteil 3: Der Wochenbericht als digitales Wissensarchiv

Am wichtigsten ist dem Ausbildungsleiter der Kendrion GmbH aber der digitale Wochenbericht. Mindestens fünfzig Wörter sollen die Auszubildenden hier hinterlegen. Schreiben dürfen sie den Bericht während der Arbeitszeit am Azubi-Rechner „oder eben auf ihrem Smartphone im Bus oder auf dem PC zuhause“, erzählt Prohmann. Unter „Themen der Woche“ sollen die Auszubildenden aufführen, was sie gelernt haben. Sie sollen aber vor allem Informationen hinterlegen, die ihnen selbst in der Ausbildung weiterhelfen. Die Auszubildenden verschriftlichen hier Sicherheitshinweise oder auch die Handhabung von Produktionsanlagen. „Einer unserer Auszubildenden hat die Reparatur einer sehr aufwendigen Maschine übernommen. Er hat dann sämtliche Arbeitsschritte fotografiert und die Dateien ebenfalls dem aktuellen Tätigkeitsnachweis angehängt“, erinnert sich Prohmann. „Sollte die Maschine noch einmal Schwierigkeiten machen, hat er all diese Informationen griffbereit.“

Als „digitales Wissensarchiv“ hat das Berichtsheft plötzlich einen praktischen Nutzen. Das haben auch die Auszubildenden der Kendrion GmbH erkannt. Keiner von ihnen, würde lieber zu Stift und Papier zurückkehren. Für Auszubildenden ist das Online-Berichtsheft BLok kostenlos. Unternehmen können das Programm dann umsonst nutzen, wenn ihre Kammer es zur Verfügung stellt. Andernfalls zahlen sie einen Mindestbeitrag von ca. 60 Euro im Jahr (Stand: Mai 2018). Ausführliche Informationen zur Software gibt es auf der Internetseite von BLok: www.online-ausbildungsnachweis.de.

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