Hybrides Arbeiten – erfolgreich meistern

Hybrides Arbeiten, die neue Normalität

Mann sitzt am Schreibtisch und nimmt an Videokonferenz teil

Die Arbeitswelt wird mobiler. Mittlerweile gehören Homeoffice-Konzepte zur neuen Normalität. Mit dem Trend zu mehr Flexibilität und Autonomie wachsen die Anforderungen an Ihr Unternehmen. Neue Fähigkeiten und Kompetenzen sind gefragt. 

Was ist hybrides Arbeiten?

Kein reines Homeoffice – Kein reines Büro: Hybrides Arbeiten ist eine Mischform. Das Verhältnis zwischen Homeoffice und Büroarbeitszeiten können Sie durch allgemeine Regelungen für alle Mitarbeitenden einheitlich festlegen oder individuell bestimmen. Gehen Sie dabei auf die spezifischen Bedürfnisse Ihrer Beschäftigten ein.

Drei Argumente, weshalb sich hybrides Arbeiten für Ihr Unternehmen lohnt:

  • Wettbewerb um die besten Talente: Gut ausgebildete Fachkräfte werden auf dem Arbeitsmarkt stark umworben. Daher ist es wichtig, als attraktiver Arbeitgeber wahrgenommen zu werden. Der Wunsch vieler Beschäftigte nach Homeoffice-Möglichkeiten stärkt Unternehmen darin, hybride Arbeitsmodelle anzubieten.
  • Trend zur Nachhaltigkeit: Durch hybride Arbeitsmodelle reduziert sich der tägliche Pendlerverkehr zum Unternehmensstandort. Zudem können freiwerdende Büroflächen weitervermietet oder zweckgebunden neu genutzt werden (Entstehung von Projekträumen, Kreativräumen und Räume für den sozialen Austausch).
  • Produktivität steigern: Die Aufgabe bestimmt den Arbeitsort. Bei hybriden Arbeitsmodellen sollte die Art der Arbeit ausschlaggebend für die Wahl des Standortes sein. Während Aufgaben mit langen Konzentrationsphasen sich gut im Homeoffice erledigen lassen, können Präsenztage im Büro für kreativen Austausch und Gruppenarbeitsphasen genutzt werden. Auch hier kommt es auf die individuellen Bedürfnisse Ihrer Mitarbeitenden und auf die Erfordernisse der Arbeit an.

Welche Herausforderungen birgt das hybride Arbeiten?

Um hybrides Arbeiten im Unternehmen erfolgreich zu leben, sollten Sie folgendes beachten:

  • Präzise Planung: Während organisatorische Unklarheiten vor Ort schnell auffallen und behoben werden können, bleiben Beschäftigte im Homeoffice bei unzureichenden Strukturen häufig im Unklaren. Planung gewinnt daher beim Arbeiten über Distanz an Bedeutung.
  • Anforderung an Selbstorganisation: Bei der Arbeit aus dem Homeoffice erhalten Mitarbeitende neue Entscheidungsfreiheiten. Während es manchen Beschäftigten leicht fällt Entscheidungsfreiheiten im Sinne des Unternehmens zu nutzen, vermissen andere die Arbeitsstrukturen des Büroalltags. Sie benötigen Unterstützung, um ihren Arbeitsalltag im Homeoffice erfolgreich zu organisieren.
  • Fallstrick Kommunikation: Die Kommunikation in hybriden Teams findet virtuell und in Präsenz statt. Dies ist herausfordernd, da virtuelle Kommunikation schnell missverstanden wird und typischerweise auf unpersönlicher sachlicher Ebene stattfindet. Auch werden Informationen in hybriden Teams häufig ungleich verteilt, sodass Mitarbeitende im Homeoffice mitunter nicht auf relevante Informationen zugreifen können.

Download Übersicht hybrides Arbeiten (PDF)

Worauf es beim hybriden Arbeiten ankommt:

Unternehmenskultur

Welche Werte und Normen soll Ihr Unternehmen vertreten? Ein klares Leitbild gibt Mitarbeitenden Orientierung und hilft ihnen dabei, sich über die Distanz mit Ihrem Unternehmen zu identifizieren. Hierbei sollte das Leitbild kurz den Auftrag (Mission), die strategischen Ziele (Vision) und die Art des zwischenmenschlichen Umgangs (Werte) in Ihrem Unternehmen zusammenfassen. Konkret gilt es gemeinsam zu klären: Wer sind wir? Was ist uns wichtig? Wie wollen wir arbeiten?

Im nächsten Schritt ist festzulegen, wie zukünftig gearbeitet werden soll. Stehen Ihre Mitarbeitenden hybridem Arbeiten positiv oder kritisch gegenüber? Anonyme Mitarbeiterbefragungen ergeben einen guten Einblick über die momentane Stimmungslage. Anschließend sind die Grundprinzipien des Zusammenarbeitens zu klären. Folgende Leitfragen können Ihnen dabei helfen, verschiedene Wünsche und Bedürfnisse Ihres Teams zu entdecken und darauf aufbauend Richtlinien für die spätere Zusammenarbeit festzulegen: Ich bin zufrieden, wenn? Ich bin positiv überrascht, wenn? Ich fühle mich überfordert, wenn? Ich reagiere gereizt, wenn? Mein Arbeitsfluss wird unterbrochen, wenn?

Was hilft, um Vorurteile gegenüber hybridem Arbeiten abzubauen: Falls Ihr Unternehmen eine ausgeprägte Präsenzkultur pflegt, kann das Arbeiten aus dem Homeoffice leicht als Zeichen geringen Arbeitsengagements fehlgedeutet werden. Tragen Sie gemeinsam mögliche (fiktive) Vorurteile zusammen und suchen Sie im Team nach Gründen, die diese Vorurteile widerlegen.        

Erfolgsfaktor Vertrauen

Vertrauen und gegenseitige Unterstützung sind entscheidend, um hybrides Arbeiten erfolgreich im Unternehmen zu leben. Natürlich können Sie Ihre Mitarbeitenden auch mit viel Zeitaufwand kleinschrittig kontrollieren (Mikromanagement). Dies schürt jedoch Misstrauen, verbreitet Angst und sorgt für ein destruktives Arbeitsklima. Geteilte Werte, ein systematischer Austausch, funktionierende Feedbackstrukturen und eine regelmäßige Ergebnissicherung sind für eine langfristige Zusammenarbeit sicherlich der bessere Weg.
Sie möchten in Ihrem Team gegenseitiges Vertrauen stärken? Wie Sie dabei vorgehen können, erfahren Sie in unserer Handlungsempfehlung vertrauensbasierte Führung.  

Führung hybrider Teams

Worauf bei der Führung hybrider Teams zu achten ist:

  • Unbewusste Glaubenssätze aufbrechen: „Büroarbeit ist produktiver“, dieser Mythos ist teils weiterhin vertreten. Studienergebnisse (Bitkom 2020) zeigen jedoch, dass viele Berufstätige im Homeoffice produktiver und zufriedener sind. Es gilt demnach Vorurteile abzubauen und hybrides Arbeiten erwartungsoffen zu testen. Erst wenn die Führungskraft hybrides Arbeiten bewusst befürwortet, kann verhindert werden, dass Teammitglieder, die verstärkt aus dem Homeoffice arbeiten, bei ihrer zukünftigen Karriereplanung benachteiligt werden.
  • Flexibilität schaffen und Orientierung durch Zielklarheit geben: In hybrid arbeitenden Teams ist es besonders wichtig, Ziele und Leistungserwartungen klar zu formulieren. Bei der Umsetzung der Ziele sollten den Mitarbeitenden Entscheidungsfreiheiten gewährt werden. Dies wirkt motivierend. Ist der Weg zum Ziel für den Mitarbeitenden unattraktiv, sollten Handlungsmöglichkeiten erörtert werden. So kann im gemeinsamen Gespräch diskutiert werden, ob und auf welche Weise auf den Arbeitsablauf eingewirkt werden kann. Um Ziele möglichst klar zu formulieren, eignet sich die SMART Regel.

  • Mitarbeiter sozial einbinden und Kontakt halten: In der reinen Präsenzarbeit bauen sich soziale Beziehungen durch tägliche persönliche Kontakte beiläufig auf. In hybrid arbeitenden Teams gilt dies nur eingeschränkt. Hier besteht die Gefahr, dass Personen, die häufig präsent zusammenarbeiten sich in Kleingruppen zusammenfinden und Mitarbeitende aus dem Homeoffice (unbewusst) ausschließen. Damit es in hybriden Teams nicht zur Isolierung von Kleingruppen kommt, ist die Beziehungspflege aktiv zu gestalten. Insbesondere Führungskräfte sind dazu angehalten, den Kontakt mit nicht-präsenten Mitarbeitenden zu pflegen. Um soziale Kontakte in hybriden Teams zu stärken, bietet sich folgendes an:

    • Feiern Sie Teamerfolge (auch) in hybriden Teams.
    • Schaffen Sie informelle Austauschmöglichkeiten (Teamlunch, gemeinsames Kaffeetrinken).
    • Nutzen Sie die Präsenztage im Büro verstärkt zur Kontaktpflege mit verschiedenen Kolleginnen und Kollegen.
    • Planen Sie Teamveranstaltungen auch weiterhin in Präsenz.

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Hören Sie, wie Sie hybrides Arbeiten in Ihrem Unternehmen integrieren können.

Praktische Umsetzung – wie hybrides Arbeiten erfolgreich gelebt werden kann:  

Klarheit und Orientierung schaffen durch Festlegung einer Meeting-Kultur
Wie wollen wir miteinander kommunizieren?
Die Kommunikation in hybriden Teams findet virtuell und in Präsenz statt. Virtuelle Kommunikation kann hierbei schnell fehlgedeutet werden, da Informationen der Mimik und Gestik nur eingeschränkt wahrgenommen werden. So kann die Frage „Wann kann ich mit den Ergebnissen rechnen?“ in geschriebener Form leicht als Vorwurf gewertet werden, während dieselbe Frage freundlich mit einem Lächeln ausgesprochen eine völlig andere Wirkung erzielt. Für die Empfängerin oder den Empfänger ist es im digitalen Raum schwieriger, eine Nachricht richtig zu deuten. Umso wichtiger ist, dass die sendende Person Aussagen klar begründet.

Beispiel: Anstelle von „Wann kann ich mit den Ergebnissen rechnen?“ fragen Sie besser: „Bis wann kann ich mit den Ergebnissen rechnen? Ich brauche eine ungefähre Zeiteinschätzung, da der Kunde den Stand des Projektes erfragt hat und ich ohne Ihre Einschätzung keine Aussagen treffen kann.“ Somit haben Sie die Frage gleichzeitig begründet und in einen Kontext eingeordnet. Auch möglich ist, mit Anrufen und direkter Absprache Missverständnissen von Beginn an entgegenzuwirken.

Erfahren Sie in unserer Checkliste, wie Sie erfolgreich in Meetings auf Distanz kommunizieren.

Download Checkliste Meetingkultur (PDF)

Arbeitsabläufe visualisieren und organisieren:  
Wie teile ich meine Zeit erfolgreich ein?
Immer wieder fällt es Mitarbeitenden im Homeoffice schwer Pausen einzuhalten und sich in Phasen der Freizeit gedanklich von der Arbeit zu lösen. Dies sollte offen mit dem Team und der Führungskraft diskutiert werden. Neben dem Vereinbaren von gemeinsamen und individuellen Erreichbarkeitszeiten kann auch die Vereinbarung von Ruhephasen Klarheit schaffen.
In der KOFA-Checkliste Homeoffice erfahren Sie, wie gut Sie für die Arbeit im Homeoffice vorbereitet sind.

Welches Teammitglied bearbeitet welche Aufgabe?  
Eine Zusammenarbeit auf Distanz erfordert eine klare Aufgaben- und Verantwortlichkeitsverteilung. Durch die drei Säulen Transparenz, Vertrauen und regelmäßiges Feedback können Arbeitsprozesse in hybriden Teams erfolgreich gestaltet werden. Eine konkrete Methode, um Arbeitsprozesse im Team effizient und transparent zu gestalten ist Kanban. Wie und wozu Sie Kanban nutzen können, erfahren Sie in diesem PowerPoint Video.

Sie möchten Ihre eigenen Ideen in einer Kanban Vorlage festhalten? Nutzen Sie dafür unsere Kanban Vorlage zum Selbstausfüllen:

Download Kanban Vorlage (PDF)

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