In 5 Schritten zur Kurzarbeit

Halten Sie mit Kurzarbeit Ihre Mitarbeitenden - auch in wirtschaftlich schwierigen Zeiten

Was ist Kurzarbeit und Kurzarbeitergeld? 

  • In der Kurzarbeit wird die Arbeitszeit für einige oder alle Angestellten eines Unternehmens verkürzt, weil ein Arbeitsausfall besteht. Die Kurzarbeit kann sich somit auf den gesamten Betrieb oder auch nur auf einzelne, organisatorisch abgrenzbare Betriebsteile beziehen.
  • Kurzarbeitergeld wird von der Arbeitsagentur als teilweiser Ersatz für den Lohn gezahlt, der durch einen vorübergehenden Arbeitsausfall entfällt. Das heißt, dass Sie als Arbeitgeber Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern das Geld für die tatsächlich geleistete Arbeit zahlen und die Arbeitsagentur das Kurzarbeitergeld für die Ausfallstunden übernimmt. 
  • Zuvor muss der bis dahin angesammelte Urlaub, also Resturlaub, genommen werden. Die Zeitkonten müssen nicht unbedingt abgebaut oder sogar negative Arbeitszeitsalden aufgebaut werden.

Der Vorteil von Kurzarbeit besteht darin, dass bei einer Verbesserung der Auftragslage die Arbeitszeit sofort erhöht oder zur regulären Arbeitszeit übergegangen werden kann. Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter stehen Ihnen ohne Verzögerung wieder zur Verfügung und müssen nicht erst gesucht, eingestellt und eingearbeitet werden. Zudem senden Sie damit ein wichtiges Signal an Ihre Beschäftigten: Wir wollen euch halten!

Schritt 1: Voraussetzungen für Kurzarbeit

Anspruch auf Kurzarbeit haben Sie als Unternehmen, wenn  

  • ein Arbeitsausfall mit Entgeltausfall aus wirtschaftlichen Gründen oder aufgrund eines unabwendbaren Ereignisses (wie zum Beispiel die Corona-Krise) vorliegt,  
  • bestimmte betriebliche Voraussetzungen erfüllt sind, wie zum Beispiel die sozialversicherungspflichtige Beschäftigung von mind. einer/m Arbeitnehmerin oder Arbeitnehmer; eine, mehrere oder alle Betriebsabteilungen betroffen sind 
  • bestimmte persönliche Voraussetzungen bei den Beschäftigten vorliegen, zum Beispiel die Arbeitsverträge nicht bereits gekündigt sind, und 
  • die Kurzarbeit bei der Arbeitsagentur angezeigt wurde (siehe Schritt 3). 

Einen übersichtlichen und gut erklärten Kurzfilm zu den „Voraussetzungen für Kurzarbeitergeld“ der Arbeitsagentur finden Sie auf YouTube. Hier wurden die aktuellen Entwicklungen bereits berücksichtigt: https://www.arbeitsagentur.de/weiterleitung/1478909196228.

Achtung: Erleichterungen bis Ende 2021 - besonders hilfreich für KMU

  1. Anspruch besteht, wenn mindestens 10 Prozent der Belegschaft einen Arbeitsausfall von mindestens 10 Prozent hat
  2. Die Zeitkonten müssen nicht unbedingt abgebaut oder sogar negative Arbeitszeitsalden aufgebaut werden (was oft in Tarifverträgen geregelt ist). Diese Regelung gilt bis zum 31.12.2021 für Betriebe, die bis zum 31.03.2021 Kurzarbeit eingeführt haben.
  3. Auch Zeitarbeitsbeschäftigte können Kurzarbeitergeld erhalten, wenn die Kurzarbeit vor dem 31. März 2020 begonnen wurde.
  4. Die Sozialversicherungsbeiträge werden zu 100 Prozent erstattet. Vom 01. Juli bis zum 31. Dezember 2021 können die Beiträge bis zu 50 % erstattet werden, wenn die Kurzarbeit vor dem 31. Juni 2021 begonnen wurde.

Ob der Arbeitsausfall Stunden, Tage oder sogar Wochen umfasst, richtet sich nach der Auftragslage und den Vereinbarungen im Unternehmen. Bei der „Kurzarbeit null“ beträgt der Arbeitsausfall 100 Prozent, das heißt die Arbeit wird für eine vorübergehende Zeit vollständig eingestellt. 

Hinweis zu Urlaub: Vor der Beantragung muss der bis dahin angesammelte Urlaub, also Resturlaub, genommen werden. Gleiches gilt für Zeitguthaben, Überstunden oder Ähnliches. Zudem können Sie als Arbeitgeber in bestimmtem Rahmen Urlaub anordnen, soweit die betreffenden Urlaubstage nicht schon genehmigt sind. Dies ist für den anteiligen Jahresurlaub möglich, der bis zum Antragszeitpunkt zustehen würde. Bereits genehmigter Urlaub darf von Arbeitgeberseite nicht gestrichen werden. Ihre Beschäftigten dürfen allerdings keine Minusstunden anhäufen, um die Auszahlung des Kurzarbeitergeldes zu vermeiden.

Hinweis zu Auszubildenden: Auszubildende sind von den Regelungen zu Kurzarbeit ausgenommen. Es bleibt daher dabei, dass nach § 19 BBiG zunächst Ausbildungsvergütung für sechs Wochen weitergezahlt werden muss. Der Betrieb ist dazu verpflichtet, alle Mittel und Möglichkeiten auszuschöpfen, um die Ausbildung weiter zu gewährleisten. Hier heißt es, kreativ zu sein. Durch das Umstellen des Lehrplanes oder durch das Vorziehen anderer Lehrinhalte könnte hier der Zeitrahmen der Ausbildung anders gestaltet werden. Die Versetzung des Auszubildenden in eine andere Abteilung ohne Kurzarbeit könnte eine Lösung sein. Mit Ausbildungsveranstaltungen, die sich online durchführen lassen, könnten theoretische Inhalte vermittelt werden, die im täglichen Geschäft zu kurz kommen. Sollten alle Handlungsspielräume ausgeschöpft sein, empfiehlt die Bundesagentur für Arbeit, die Kammern und Innungen zu beteiligen, ob ein Ausfall der Ausbildung infrage kommt. Dies wird aber sehr genau und restriktiv überprüft und gehandhabt. 

Hinweis zu Wartefrist nach bereits ausgeschöpfter Bezugsdauer: Der vorgesehene Termin des Inkrafttretens des zugehörigen Verordnungsentwurf wurde vom 31. März 2020 auf den 31. Januar 2020 vorgezogen. Damit wird ermöglicht, dass auch Unternehmen, die eine zwölfmonatige Bezugsdauer bereits im Januar, Februar oder März 2020 voll ausgeschöpft haben, ab dem 1. April erneut Kurzarbeitergeld nutzen können, ohne eine dreimonatige Wartefrist erfüllen zu müssen. Auch in diesen Fällen bleibt es insgesamt bei der maximal 21-monatigen Bezugsdauer. 

Ab dem 1. Januar 2021 treten neue Regelungen zur Fristenregelung in Kraft. Diese müssen zunächst im Bundesgesetzblatt veröffentlicht werden. Die Formulierung wurde dahingehend geschärft, dass klargestellt wurde, dass „auf den tatsächlichen Beginn der Kurzarbeit" abgestellt wird (vorher: "die bis zum 31. März 2021 Kurzarbeit eingeführt haben"). Wenn der Anspruch auf Kurzarbeitergeld für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer vor dem 01. Januar 2020 entstanden ist, verlängert sich dieser dann bis maximal 31. Dezember 2021. Also auf insgesamt bis zu 24 Monate. Weitere Informationen finden Sie auch unter: www.bund-verlag.de.

Schritt 2: Betriebsrat und Mitarbeiter einbinden

Sollten Sie einen Betriebsrat haben, so müssen Sie diesen in die Entscheidung zur Kurzarbeit einbeziehen. Voraussetzung für die Einführung von Kurzarbeit in einem Unternehmen ist, dass der Betriebsrat zustimmt.   

Prüfen Sie die Arbeitsverträge und passen Sie sie bei Bedarf an. 

In Unternehmen ohne Betriebsrat und ohne tarifvertragliche Regelungen zur Kurzarbeit müssen alle von der Kurzarbeit betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Kurzarbeit zustimmen. Sprechen Sie in diesem Fall offen mit Ihren Beschäftigten und sagen Sie Ihnen, wie groß Ihr Interesse ist, alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Betrieb zu halten. Machen Sie deutlich, dass die Beantragung von Kurzarbeitergeld eine Schutzmaßnahme darstellt und Sie Ihre Beschäftigten nach der Krise mehr denn je brauchen werden. 

Die Zustimmung Ihrer Beschäftigten muss auch arbeitsvertraglich festgehalten werden. Wenn ein Passus zu Kurzarbeit in den bisherigen Arbeitsverträgen nicht enthalten ist, müssen Sie eine vertragliche Zusatzvereinbarung als Ergänzung zum Arbeitsvertrag formulieren. Auch eine Änderungskündigung kommt in Betracht. Beachten Sie bei letztere aber, dass Sie ausführlich mit Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sprechen, denn der Begriff kann Ängste auslösen.  

Bei der Formulierung der vertraglichen Zusatzvereinbarung helfen Ihnen die Ansprechpartner Ihrer zuständigen Kammer oder Innung weiter. 

Schritt 3: Arbeitsagentur einbeziehen

Betriebe müssen Kurzarbeit zunächst bei der Arbeitsagentur anzeigen. Anzeige und Auszahlung des Geldes (siehe Schritt 5) erfolgen in einem zweistufigen Verfahren. Erst, wenn Sie Kurzarbeit bei der Arbeitsagentur angezeigt haben, können Sie die spätere Auszahlung bzw. Rückzahlung bei der Agentur beantragen (siehe Schritt 5). Die Arbeitsagentur über die erforderliche Kurzarbeit informieren (also „anzeigen“) können Sie zum Beispiel online auf der Webseite der Arbeitsagentur unter „E-Services“: www.arbeitsagentur.de/eservices-unternehmen. Wenn Sie noch keine Zugangsdaten haben, wenden Sie sich dazu an Ihren Arbeitgeber-Service. Von ihm erhalten Sie die Zugangsdaten, um Kurzarbeitergeld beantragen zu können.  

Bei Bedarf werden Ihnen die Unterlagen aber auch per E-Mail oder Post zugesandt. Zuständig ist die Agentur für Arbeit, in deren Bezirk Ihr Betrieb seinen Sitz hat. Oder Sie nutzen den Online-Vordruck. Diesen finden Sie hier: https://www.arbeitsagentur.de/datei/anzeige-kug101_ba013134.pdf.   

Folgende Unterlagen müssen Sie bei der Anzeige von Kurzarbeit vorlegen:

Zur Prüfung der Voraussetzungen bei der Arbeitsagentur, legen Sie Nachweise zu den in Schritt 2 von Ihnen durchgeführten Schritte  vor:

  • Ankündigung über Kurzarbeit bei den Beschäftigten,  
  • Vereinbarung über die Einführung von Kurzarbeit mit dem Betriebsrat oder den Arbeitnehmern/ Arbeitnehmerinnen,  
  • Änderungskündigung bzw. vertragliche Zusatzvereinbarung 

Entscheidung der Arbeitsagentur 

Die Arbeitsagentur entscheidet so schnell wie möglich, ob die Voraussetzungen für die Zahlung von Kurzarbeitergeld vorliegen. Im nächsten Schritt errechnen Sie das Kurzarbeitergeld und zahlen es an die Beschäftigten aus.  

Schritt 4: Berechnung und Auszahlung von Kurzarbeitergeld

Nach der Bewilligung durch die Arbeitsagentur berechnen Sie das Kurzarbeitergeld. Dafür sollten Sie Ihren Steuerberater ansprechen oder entsprechende Fach-Software nutzen. Nach der Berechnung zahlen Sie Ihren Beschäftigten das Gehalt aus. Die Höhe des Kurzarbeitergeldes ist in den §§ 105 und 106 SGB III sowie in der Verordnung über die pauschalierten Nettoentgelte für das Kurzarbeitergeld geregelt. Erläuterungen dazu finden Sie hier.

Das Kurzarbeitergeld beträgt 60 Prozent bzw. 67 Prozent (bei Arbeitnehmern, die mind. 0,5 Kinder auf der Lohnsteuerkarte eingetragen haben) des ausgefallenen Nettolohns.

Für diejenigen, die derzeit um mindestens 50 Prozent weniger arbeiten, wird das Kurzarbeitergeld ab dem 4. Monat gestaffelt (maximal bis Ende 2021, Beschluss vom 16. September 2020):

  • 4. bis 6. Bezugsmonat: 70 Prozent bzw. 77 Prozent für Haushalte mit Kindern
  • ab 7. Bezugsmonat: 80 Prozent bzw. 87 Prozent für Haushalte mit Kindern.

Wer also beispielsweise statt wie üblicherweise fünf Tage nur noch vier Tage pro Woche arbeitet, bekommt 80 Prozent des Lohns weiter vom Arbeitgeber. Für die übrigen 20 Prozent erhalten Beschäftigte die anteilige Kompensationszahlung (also 60 bzw. 67 Prozent des restlichen Gehalts) zwar ebenfalls über den Arbeitgeber ausgezahlt. Für jeden Kurzarbeiter bleibt also eine Gehaltslücke, die unterschiedlich groß ausfällt. Diese Lücke darf bis zur vollen Höhe des bisherigen Monatseinkommens hinzuverdient werden, wenn während der Kurzarbeit eine Nebentätigkeit in einem systemrelevanten Beruf aufgenommen wurde. Informationen zu den Neuregelungen, die am 23. April beschlossen und am 16. September verlängert wurden, finden Sie auf den Seiten des Bundesarbeitsministeriums..

Ihnen als Arbeitgeber wird das Kurzarbeitergeld monatlich nachträglich von der Arbeitsagentur erstattet. Dafür müssen Sie nun den Auszahlungsantrag ausfüllen (Schritt 5). 

Info: Hinweise zum Verfahren finden Sie auch im YouTube-Kanal der Arbeitsagentur. Beachten Sie bitte, dass die Neuerungen, die im Zuge der Corona-Krise beschlossen wurden, noch nicht enthalten sind. Diese finden Sie aber in dem Text unter dem Video.  

Das aufgrund der Corona-Krise ausgeweitete Kurzarbeitergeld und Sonderzahlungen bis zu 1.500 Euro je Beschäftigtem sind steuerfrei. Weitere Lohnersatzleistungen wurden vom Bundesfinanzministerium ebenfalls steuerfrei gesetzt. Dazu gehören unter anderem Arbeitslohnspenden und Betreuungszuschüsse. Weitere Informationen finden Sie hier und auf den Seiten des Bundesfinanzministeriums in einer FAQ-Liste zu Corona-Regelungen.

Schritt 5: Auszahlungsantrag ausfüllen

  • Den schriftlichen Antrag auf die Rückzahlung bzw. Erstattung des von Ihnen bereits an die Beschäftigten bezahlten Kurzarbeitergeldes senden Sie jetzt an die Arbeitsagentur. 
  • Es ist die Arbeitsagentur für Sie zuständig, in deren Bezirk Sie auch bezüglich der Lohnabrechnungen liegen.  
  • Frist: Der Antrag ist innerhalb einer Frist von drei Monaten einzureichen. Die Frist beginnt mit Ablauf des Kalendermonats (Anspruchszeitraums), in dem die Tage liegen, für die Kurzarbeitergeld beantragt wurde.  

Hinweis: Unternehmen, die Beratungsbedarf bei der Beantragung haben, wenden sich bitte direkt an ihre örtliche Arbeitsagentur oder an den Arbeitgeberservice der Bundesagentur für Arbeit unter der Rufnummer: 0800 4 5555 20. Auf der Website der BA sind die notwendigen Formulare sowie eine Tabelle zur Berechnung des Kurzarbeitergeldes verfügbar (siehe Linkhinweise im Folgenden). 

Nutzen Sie die Kurzarbeit für Weiterbildung 

Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer können durch volle oder teilweise Übernahme der Weiterbildungskosten nach dem Dritten Buch Sozialgesetzbuch (SGB III) gefördert werden. So können Sie der aktuellen Situation eventuell etwas Positives abringen und im Anschluss von den neuen Kompetenzen profitieren. Weitere Informationen finden Sie in unserem Text "Kurzarbeit für (digitale) Weiterbildung nutzen".

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