Online-Angebote für die digitale Kommunikation

Zahlreiche Anbieter von Online-Plattformen bieten eine sehr gute Möglichkeit virtuell Kurzinputs, Vorträge, Workshops und Seminare durchzuführen. 
Für die Auswahl einer geeigneten Online-Plattform und einer erfolgreichen Durchführung von virtuellen Angeboten ist es hilfreich, sich anhand der folgenden Punkte zu orientieren:

1. Ziel und Zielgruppe

Fragen Sie sich zunächst: Welches Ziel verfolge ich mit meinem Online-Angebot? 
Möchten Sie beispielsweise  

  • Über Vorträge Fachwissen weitergeben?  
  • Zu Fachwissen einen moderierten Austausch anbieten?  
  • Kunden von Ihren Leistungen überzeugen und darüber für sich gewinnen? 
  • Mit Ihrem Online-Angebot Ihre Teilnehmerinnen und Teilnehmer zu bestimmten Inhalten schulen?    

Was immer Ihr Ziel sein mag, bestimmt 

  • welche Online-Plattform für Sie die passendste ist. 
  • die Herangehensweise an Ihr Thema / die Inhalte. 
  • die Ansprache Ihrer Zielgruppe.  
  • die erforderliche Interaktion mit Ihren Teilnehmerinnen und Teilnehmer. 
  • die gesamte inhaltliche Gestaltung.  
  • die Art der Kennzahlen und Statistiken, die für Sie im Nachgang des Online-Angebots verfügbar und von Interesse sind. 

Ihre Zielgruppe sollte letztendlich bestimmen, für welches Online-Angebot Sie sich entscheiden und wie Sie Ihr Online-Angebot genau durchführen. Wenn Sie beispielsweise ein Online-Angebot für Bestandskund*innen oder Partner*innen anbieten, wird sich der Blickwinkel und der Inhalt des Online-Angebots stark von Angeboten unterscheiden, die Sie für potenzielle Kund*innen anbieten.  

2. Plattform 

Die Auswahl einer geeigneten Plattform für Ihre Online-Angebote ist essenziell, denn: 
Die ausgewählte Plattform entscheidet, welche Funktionalitäten Ihnen und den Teilnehmenden zur Verfügung stehen. 

Einige beispielhafte, gängige Anbieter von Online-Plattformen: 

  • GoToWebinar 
  • Adobe Connect 
  • Zoom 
  • Microsoft Teams 
  • Click Meeting 
  • Edudip 

Diese (und weitere) Plattformen unterscheiden sich in allen möglichen Funktionalitäten: 
Es bestehen zahlreiche Optionen in Form von unterschiedlichen, möglichen Teilnehmerzahlen, dem Teilen des Bildschirms, Interaktionsmöglichkeiten wie z. B. die Arbeit in virtuellen Kleingruppen, Leistungspaketen und natürlich in Hinblick auf den Preis. Aus diesem Grund betrachten Sie erneut das Ziel und die Zielgruppe für Ihre Online-Angebote. Was sind die wichtigsten Funktionalitäten für Ihr Angebot? Folgende Fragen sollten Sie sich beispielsweise stellen: 

  • Benötigen Sie mehr als 25, 50, 100 oder noch mehr Teilnehmende als maximale Anzahl bei Ihren Online-Angeboten?
  • Sollen Moderatorinnen und Moderatoren oder Experteninnen und Experten außerhalb Ihres Unternehmens präsentieren oder moderieren können? 
  • Soll die Arbeit in kleinen Gruppen virtuell leicht zu organisieren und durchzuführen sein? 
  • Sollen die Teilnehmenden miteinander chatten können? 
  • Ist es fortwährend die gleiche Teilnehmergruppe oder unterscheiden sich die Teilnehmergruppen? 
  • Sollen Kurzumfragen, Tests und andere interaktive Möglichkeiten vorhanden sein? 
  • Möchte Sie als Moderatorin / Moderator, Trainer / Trainerin Ihre Teilnehmenden über mehrere Webcams sehen können? 
  • Brauchen Sie übersichtliche Teilnehmerberichte, aus denen hervorgeht, wer wie lange teilgenommen hat, welche Fragen es gab und wie das Feedback der Teilnehmerinnen und Teilnehmer ist? 
  • Brauchen Sie die Möglichkeit einer Bezahlfunktion, die Sie einfach verwalten können? 

Tipp: Kostenfreie Testung von Plattformen 
Bei vielen Anbietern kann man die Online-Plattform kostenfrei für eine begrenzte Zeit testen. So können Sie besser einschätzen, ob die Plattform zu Ihren Zielen und Ihrer Zielgruppe passt und ob die Nutzung für Sie intuitiv ist. 

Es kommt immer mal wieder vor, dass einzelne Anbieter von Online-Plattformen in Verruf kommen, keinen ausreichenden Datenschutz zu gewährleisten. 
Bitte prüfen Sie selbst die aktuellen Datenschutzvorkehrungen Ihrer präferierten Online-Plattform und, ob Sie bei ihrer Verwendung alle datenschutzrechtlichen Anforderungen erfüllen. Fragen Sie bei Ihrer internen EDV nach möglichen Sicherheitsmaßnahmen.

3. Inhalte

Je nach Ziel und Zielgruppe soll sich die inhaltliche Aufbereitung und Durchführung unterscheiden. Folgende Punkte sind zu beachten:  

Zeitliche Gestaltung 

Bei der Vermittlung von Fachwissen oder Produktinformationen empfiehlt sich ein Angebot von 60 bis maximal 90 Minuten inklusive Fragen, da sonst die Aufmerksamkeitsspanne nachlässt. Aus dem gleichen Grund sollte auch der theoretische Teil nicht zu lange sein. Hier ist ein Input von maximal 20 bis 30 Minuten am Stück zu empfehlen. Achten Sie bei längeren Online-Workshops oder Seminaren auf ausreichende und längere Pausen zwischen den vermittelten Inhalten.

Interaktivität 

Insbesondere bei Online-Angeboten ist eine Interaktivität hilfreich, um die Aufmerksamkeitsspanne und eine gute Resonanz zu erhöhen. Folgendes kann dazu beitragen: 

  • Lassen Sie Fragen zu. 
  • Machen Sie kurze Umfragen während des Inputs. 
  • Arbeiten Sie gemeinsam an einem Dokument. 
  • Arbeiten Sie sowohl in der gesamten Gruppe als auch in kleinen Gruppen. 
  • Bauen Sie kurze Tests/ Wiederholungen zur Überprüfung von Lerninhalten ein.

Zulassung von Fragen 

Je nach Anzahl der Zuhörer*innen ist zu empfehlen:  

  • Fragen direkt zuzulassen, da so die Interaktivität und Aufmerksamkeitsspanne erhöht wird. Das funktioniert sehr leicht bei kleinen Gruppen (z. B. bei bis zu 25 Teilnehmenden), bei größeren Gruppen ist die Steuerung der Gruppe erschwert. 
  • Fragen z. B. im Chat sammeln und nach einem Input zu beantworten. 
  • Einen zweiten Moderator, eine zweite Moderatorin zu benennen, der/ die sich ausschließlich um die Fragen kümmert. 

Orientierung schaffen 

Erstellen Sie zu Beginn eine Agenda-Folie, damit die Teilnehmenden wissen, was sie an welcher Stelle erwartet. Einige Zuhörende werden ggf. nebenbei ihrem Tagesgeschäft nachgehen und sich nur auf die Teile konzentrieren, die relevant für sie sind. Ebenfalls hilfreich ist eine kurze Erläuterung zu Beginn, zum geplanten Umgang mit den Fragen, interaktiven Elementen, dem Versand von Unterlagen und ggf. eines Feedbackbogens am Ende des virtuellen Zusammenkommens. 

Tipp: Vorherige detaillierte Abstimmung der Referent*innen und Moderator*innen: 
Expertise in Moderation- und Vortragstechniken sind auch bei der Durchführung von Online-Vorträgen, Workshops und Seminaren für eine erfolgreiche Durchführung hilfreich. Wenn Sie einige Moderatoreninnen und Moderatoren, Referentinnen und Referenten dabei haben, die sich gut mit dem Thema auskennen, bestimmen Sie zuvor, wie Sie sich aufteilen, wer wann etwas sagt. Das hilft Ihnen, das gleichzeitige Sprechen von mehreren Moderatoren zu vermeiden und sich nicht gegenseitig ins Wort zu fallen. 

4. Organisation 

Es ist sinnvoll, wenn mindestens zwei Personen für die Organisation der Online-Angebote verantwortlich sind und die mit der Technik der Online-Plattform sehr vertraut sind. Diese Personen sind verantwortlich für: 

  • Anlegen des virtuellen Vortrags, Workshops oder Seminars inklusive des Einstellens von Kurzumfragen, Tests, Feedbackbogen. 
  • Verwalten eines Postfachs, in dem Fragen von Teilnehmer*innen zurückkommen. 
  • Buchung von ggf. Räumen und technischem Equipment (z. B. Mikrofone, Licht, Laptop). 
  • Sicherstellen, dass eine weitere Person beim technischen Einrichten, einem Testlauf und der Durchführung unterstützt. 
  • Nachbereitung (wie z. B. Versand von Unterlagen) oder das Erinnern an die Nachbereitung. 

5. Equipment und Technik 

Die Qualität von Online-Angeboten steht und fällt mit der Technik, die verwendet wird.  
Folgendes Equipment ist für eine erfolgreiche Durchführung wichtig: 

  • Laptop
  • Stabile Internetverbindung
  • Mikrofon (entweder integriert im Laptop oder - für eine besser Tonqualität - sind Kopfhörer mit Mikrofon oder auch Standmikrofone zu empfehlen)
  • Kopfhörer mit Mikrofon sollten ein „Muss“ sein, wenn zwei Personen in einem Raum gemeinsam ein Online-Format durchführen, da es sonst zu Tonstörungen über die zwei Laptops kommen kann
  • Webcam (entweder integriert im Laptop oder eine externe angeschlossen an den Laptop)
  • Hintergrundbild oder -wand zum Beispiel mit eigenem Logo (zu empfehlen, aber nicht unbedingt notwendig)
  • Professionelle Lichtquelle (zu empfehlen, aber nicht unbedingt notwendig) 

Überprüfen Sie alle technischen Features im Voraus - das heißt mindestens eine halbe Stunde vor Beginn des Online-Formats. Auf diese Weise haben Sie genügend Zeit auf Probleme zu reagieren, bevor Sie online gehen. 

Tipp: Durchführung von Tests  
Wenn Sie Ihre Plattform und Ihr Equipment für das Online-Angebot einmal eingerichtet haben, testen Sie alle Funktionen, die Sie nutzen möchten. Wechseln Sie z. B. zwischen den einzelnen Folien, übergeben Sie das Mikrofon an einen anderen Moderator, eine andere Moderatorin, klicken Sie auf Links und testen Sie alles, was Sie an Funktionen nutzen wollen. In anderen Worten: Machen Sie alles, was Sie auch live tun würden. Jeder profitiert von einer Generalprobe, auch wenn er oder sie bereits viele Online- Formate durchgeführt hat. 

6. Teilnehmerkommunikation und -gewinnung 

Wichtig ist herauszufinden, wie Sie die Personen erreichen, die an Ihrem Online-Angebot teilnehmen sollen: 

  • Wenn Sie ein Online-Angebot für Ihre Bestandskunden anbieten, ist diese Aufgabe einfach, da die Kontaktdaten vermutlich vorliegen. 
  • Wenn Sie ein E-Mail-Marketing -Tool mit Webinar-Integration haben, das Ihnen z.B. die Umsetzung von Newsletter und E-Mailkampagnen ermöglicht, ist es ebenfalls einfach. 
  • Ansonsten bieten viele Social-Media-Kanäle wie z. B. XING, Facebook, Twitter, LinkedIn gute Möglichkeiten potenzielle Teilnehmer und Teilnehmerinnen zu gewinnen. 

Tipp: 
Wenn es ein Ziel ist, möglichst viele Teilnehmer*innen zu gewinnen, ist insgesamt ein zeitlicher Vorlauf von mindestens acht Wochen zu empfehlen, so dass über eine längere, kontinuierlichere Bewerbung über verschiedene Kanäle möglichst viele Teilnehmer*innen gewonnen werden können.

7. Nachbereitung 

Ob Ihr Ziel die Gewinnung neuer Kund*innen war, Fachwissen zu vermitteln oder einfach zu informieren, kontaktieren Sie hinterher alle Personen, die an Ihrem Online-Angebot teilgenommen haben. Die Art der Kontaktaufnahme kann je nach Ziel und Bedarf variieren, möglich ist z.B.: 

  • Das Zusenden eines Feedbackfragebogen, wenn Sie gerne wissen möchten, wie den Teilnehmer*innen Ihr Online-Angebot gefallen hat und was Sie eventuell für das nächste Mal verbessern können. Je nach Plattform ist das auch automatisiert möglich. 
  • Das Zusenden der Präsentationsfolien und weiteren Unterlagen.
  • Das Verschicken eines ausführlichen Newsletters mit der Aufzeichnung des Online-Formats, eventuell einige weiterführende Artikel / Links zu den Inhalten aus Ihrem Online-Angebot.   

Tipp: 
Persönliche Gespräche sind besonders wertvoll, um erfolgreiche Beziehungen aufzubauen oder zu pflegen. Daher kann es sinnvoll sein, das persönliche Gespräch im Nachgang zu suchen und einzelne oder alle Teilnehmer*innen anzurufen, die detailliertere Fragen während des Online-Formats hatten. Auch hier entscheidet Ihre Zielsetzung, welche Nachbereitung sinnvoll ist.  
Generell ersetzen Online-Angebote sicher nicht die Wirkung von persönlichen Begegnungen. Sie bieten aber auf jeden Fall eine attraktive Ergänzung von bestehenden Angeboten in der Kommunikation mit Externen. 

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