Auswahlverfahren für die Ausbildung

Ein Bewerbermanagementsystem nutzen oder ein klassisches Auswahlverfahren für die Ausbildung vorbereiten?

Sie wollen die Bewerberinnen und Bewerber finden, die am besten zu Ihrem Unternehmen und Ihrer Ausbildung passen. Das müssen nicht unbedingt diejenigen mit den besten Schulnoten sein. Auch wollen Sie mit einem langwierigen Bewerbungsprozess niemanden verschrecken. Die „Hürden“ im ersten Schritt (der Kontaktaufnahme) sollten folglich so niedrig wie möglich sein. Beispielsweise kann ein möglichst einfaches Bewerbungsformular auf Ihrer Webseite das Verfahren erleichtern.

Grundlage für die Sichtung und Bewertung der Bewerbungsunterlagen ist das Anforderungsprofil. Dieses haben Sie idealerweise bereits im Vorfeld der Stellenbesetzung erstellt. Es sollte klar formuliert, aber nicht zu eng gefasst sein. Die fachlichen, persönlichen und sozialen Kompetenzen der Bewerberinnen und Bewerber spielen dabei eine zentrale Rolle. 

Sichtung und Bewertung der Bewerbungsunterlagen

Wenn die ersten Bewerbungen bei Ihnen eingehen, sollte der weitere Prozess so schnell und transparent wie möglich ablaufen. Je länger Sie mit einer Rückmeldung warten, desto größer die Gefahr, dass sich der Bewerber oder die Bewerberin inzwischen anderweitig entschieden hat.

Die Bewerbungsunterlagen für einen Ausbildungsplatz sollten einen Lebenslauf, die letzten (Schul-) Zeugnisse und Praktikumsbescheinigungen enthalten. 
Sortieren Sie die Bewerbungen nach Ihrem Anforderungsprofil in A- (möchte ich gerne kennen lernen), B- (eventuell im zweiten Schritt) und C-Kandidaten (bekommt direkt eine Absage)
Mit vorher festgelegten Kriterien (z. B. Vollständigkeit der Bewerbung, Noten in relevanten Fächern, Praktika in Bereichen, die zum Ausbildungsberuf passen) lassen sich die Bewerbungen besser sortieren. Beachten Sie, dass sich die jungen Leute vermutlich zum ersten Mal mit einem Bewerbungsverfahren beschäftigen und wenig Vorerfahrungen mit dem Arbeitsleben haben. Und vergessen Sie vor allem nicht, dass Sie sich auch bei Ihren Kandidaten bewerben.

Einstellungstest und Berufseignungstest

Das Ziel von Einstellungstests ist die Schaffung von Vergleichbarkeit, die Abfrage von Wissen, die Testung von logischem Denken und Stressresistenz. Man unterscheidet grundsätzlich in:

  • Intelligenztests
  • Berufseignungstests

Berufseignungstests gibt es zu einzelnen Berufen oder Berufsgruppen, aber auch ganz allgemein gehaltene. Sie sollten sich vorher fragen, was in dem Test gemessen bzw. abgefragt wird, ob das zu Ihren Anforderungen an die Bewerberin bzw. den Bewerber passt, ob Sie den Test online durchführen möchten und wie hoch der Aufwand (auch finanziell) dafür sein wird.

Bewerbungsgespräch

Im Bewerbungsgespräch wollen Sie als Unternehmen feststellen, ob der potenzielle Auszubildende auch wirklich zu Ihnen passt, ob die „Chemie“ stimmt. Es ist aber gleichzeitig auch eine „Visitenkarte“ Ihres Betriebes, denn Sie bewerben sich auch bei dem Kandidaten bzw. der Kandidatin. Die Herausforderung dabei ist, den Menschen hinter der Bewerbungsunterlage kennen zu lernen. Dabei hilft ein strukturiertes, gut vorbereitetes Interview. Es empfiehlt sich ein Interviewleitfaden, auch um später eine Vergleichbarkeit herzustellen. Den ersten persönlichen Kontakt können Sie telefonisch, über ein Video-Interview oder direkt in Präsenz herstellen.

So können Sie ein strukturiertes Interview erstellen:

  • Fragen entwickeln: Auf Basis des Anforderungsprofils werden konkrete, für den Job relevante Fragen abgeleitet und in einer sinnvollen Reihenfolge notiert.
  • Ausgleich von Subjektivität: Das Interview wird von mehreren Personen geführt, um die subjektive Empfindung von einzelnen auszugleichen.
  • Interviewleitfaden nutzen: Das Gespräch folgt insgesamt einem klaren Interviewleitfaden. Dabei stehen 90 % der Fragen fest und werden allen Bewerbern vergleichbar gestellt.
  • Bewertung erstellen: Die Bewerberbeurteilung erfolgt bereits während des Gesprächs und wird in einem zuvor angelegten Bewertungsbogen dokumentiert.

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Assessmentcenter und Auswahltage

Sie möchten gerne mehrere Bewerberinnen und Bewerber gleichzeitig bei verschiedenen (berufsnahen) Aufgaben beobachten? Dann empfiehlt sich ein „Assessment-Center“ als Rekrutierungsinstrument.
Dort können Sie Einzel- und Gruppenaufgaben miteinander kombinieren, zum Beispiel einen Kurzvortrag oder eine (Selbst-) Präsentation mit einer Gruppenübung oder Diskussion kombinieren, oder eine praktische Aufgabe mit einbauen. Bedenken Sie: Ein Assessment Center erfordert einen höheren personellen Aufwand und eine sehr gute Vorbereitung, Sie lernen Ihre BewerberInnen aber auch intensiver kennen.

Praktikum oder Probearbeitstage

Um den zukünftigen Azubi noch besser kennen zu lernen, können Sie auch einen Praktikums- bzw. Probearbeitstag anbieten. Beide Seiten können dann feststellen, ob man zueinander passt. Lassen Sie Ihren Praktikanten kleinere Aufgaben erledigen, zeigen Sie ihm bzw. ihr seinen zukünftigen Arbeitsplatz und stellen Sie eventuelle Kolleginnen und Kollegen vor. Vielleicht können Sie einen älteren Azubi miteinbeziehen. Überlegen Sie vor dem Beginn des Praktikums mit den zuständigen Kolleginnen und Kollegen, worauf Sie besonders achten wollen und was Sie von den Kandidaten erwarten.

Bewerbermanagementsysteme (BMS) nutzen?

Wenn Sie für Ihre Ausbildungsplätze viele Bewerbungen erhalten, macht es Sinn, die Verwaltungsarbeit im Bewerbungsprozess zu reduzieren. Den Schriftverkehr abwickeln, zu Einstellungstests einladen, Vorstellungsgespräche terminieren, Vertragsunterlagen erstellen und an die Anmeldung zur Berufsschule denken: Dabei hilft ein Bewerbermanagementsystem. Einige Anbieter bieten dazu spezielle Ausbildungs-Tools an, in dem unterschiedliche Kriterien für die verschiedenen Ausbildungsberufe hinterlegt sind und die zum Teil auch mit einem Ausbildungsmanagement-System verbunden werden können.

Das BMS kann auch Ihre Kommunikation mit den Bewerberinnen und Bewerbern verbessern (z. B. durch eine automatische Eingangsbestätigung), macht sie schneller und stärkt damit auch Ihre Arbeitgebermarke. Mit den meisten Systemen können Sie nicht nur Azubi-Bewerbungen, sondern auch alle anderen Bewerbungen verwalten. Abzuwägen ist, ob der finanzielle Aufwand im Verhältnis zum Nutzen steht.

Spezielle Bewerbermanagement-Systeme für die Ausbildung bieten zum Beispiel Verlage und Software-Unternehmen an. Lassen Sie sich vor einem Kauf immer einen Testzugang geben, um den Nutzen für Ihre Bedürfnisse zu überprüfen. Einen Vergleich von Bewerbermanagement-Systemen können Sie in verschiedenen Internet-Portalen finden.

                                                                                                                    zuletzt aktualisiert September 2021

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