Demografiefeste Personalarbeit

Demografiefeste Personalarbeit bedeutet, dass Sie Ihr Unternehmen für den künftigen Personal- und Qualifikationsbedarf zukunftsfest machen. Das richtige Personal zur passenden Zeit am richtigen Ort ist einer der wesentlichen Erfolgsfaktoren für Innovation und Wettbewerbsfähigkeit. Für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) bedeutet dies, dass sie die eigene Personalarbeit laufend überprüfen und dabei zunehmend auf die Wünsche und Bedürfnisse der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie Bewerberinnen und Bewerber ausrichten sollten.

Die eigene Personalarbeit auf den Prüfstand zu stellen und neu auszurichten kostet Zeit und Geld – keine Frage. Angesichts von demografischem Wandel, einer rückläufigen Zahl von Erwerbspersonen, Fachkräfteengpässen und zunehmender Konkurrenz um Fachkräfte mit großen Unternehmen werden Investitionen in Personal jedoch immer wichtiger. Allerdings müssen Sie als KMU Ihre Ressourcen möglichst treffsicher und passgenau einsetzen. Daher gilt es, in den relevanten Handlungsfeldern aus den vorhandenen reichhaltigen Maßnahmen der Personalarbeit die richtigen herauszufiltern und sich an geeigneten Stellen Unterstützung zu holen – zum Beispiel beim Kompetenzzentrum Fachkräftesicherung.

Hierbei gilt: Weniger, aber gut gesetzte Schwerpunkte die zum jeweiligen Unternehmen passen, sind besser als breit gestreute Ansätze ohne Tiefenwirkung. Kommunizieren Sie dabei die Angebote Ihres Unternehmens aktiv nach innen und außen. So erzielen die positiven Effekte der Personalarbeit eine größtmögliche Wirkung.

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Positive Effekte

Eine erfolgreiche Personalarbeit sichtbar zu machen, ist nicht leicht, dafür aber besonders lohnend für Ihren Unternehmenserfolg. Denn die Erfolge einer guten Personalarbeit führen zu vielfältigen positiven betriebswirtschaftlichen Effekten. Das zeigt eine Befragung von mehr als 1.500 Unternehmen im Rahmen der Studie „Lebensphasenorientierte Personalpolitik“ des Instituts der deutschen Wirtschaft Köln im Jahr 2014. Die beschriebenen Effekte bedingen sich dabei oftmals gegenseitig und bedeuten vielseitige positive Wirkungsketten für Ihren Unternehmenserfolg.

Weniger Fehltage: Durch veränderte Familienstrukturen und Bedürfnisse der Beschäftigten werden flexible Arbeitszeitregelungen immer wichtiger. Reduzieren Sie mit einer familienbewussten Personalpolitik Fehlzeiten Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. 

Höhere Innovationskraft: Steigern Sie mit einer stärkeren Bindung Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an Ihr Unternehmen die unternehmensinterne Innovationsfähigkeit. Tragen Sie so zur langfristigen Verbesserung Ihrer Wettbewerbsfähigkeit bei.

Höhere Erträge: Zufriedene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind motivierter und leistungsfähiger, wodurch ihre Produktivität erhöht werden kann. Verbessern Sie durch eine gut gestaltete Personalpolitik so den Unternehmensertrag.

Weniger Fachkräfteengpässe: Mit Hilfe einer gut gestalteten Personalpolitik etablieren Sie sich als attraktiver Arbeitgeber. Wirken Sie hierdurch drohenden Fachkräfteengpässen entgegen und akquirieren Sie so erfolgreich neue Talente.

Motivierte, produktive Mitarbeiter: Ihre Beschäftigten sind motiviert und produktiv, wenn sie besonders gute und flexible Arbeitsbedingungen vorfinden. Das kann die lebensphasenorientierte Personalpolitik leisten. Dies verbessert das Unternehmensklima und die Zusammenarbeit in der Belegschaft.

Geringere Fluktuation: Die stärkere Unternehmensbindung und Identifikation der Beschäftigten mit dem Unternehmen führt zu einer höheren Arbeitszufriedenheit und einer geringeren Mitarbeiterfluktuation. Senken Sie so die Kosten für Rekrutierung von Personal.

Mehr Wissensträger bleiben im Unternehmen: Durch eine hohe Mitarbeiterbindung im Rahmen einer erfolgreichen Personalpolitik geht Ihnen weniger betriebsspezifisches Wissen durch den Weggang von wichtigen Wissensträgern verloren.

Niedriger Krankenstand: Personalpolitische Maßnahmen, die auf Prävention und eine Verbesserung der gesundheitlichen Konstitution der Belegschaft abzielen, können den Krankheitsstand der Belegschaft reduzieren und so die Wertschöpfung steigern.

Grafik Positive betriebswirtschaftliche Effekte

Vorgehen

Stellen Sie heute sicher, wer in Ihrem Unternehmen morgen die Arbeit leistet. Dabei sollten Sie Schritt für Schritt vorgehen und eine für Sie passende Strategie entwickeln. Denn jedes Unternehmen ist anders. Was für das eine Unternehmen den richtigen Mix an Maßnahmen darstellt, muss nicht die beste Lösung für das andere sein.

Voraussetzungen

Binden Sie am Anfang Ihrer Überlegungen erstens die Geschäftsführung oder Unternehmensleitung mit ein. Denn der Aufbau einer demografiefesten Personalarbeit ist Chefsache. Der Veränderungsprozesses wird so glaubwürdig. Zweitens sollten Sie im gesamten Umsetzungsprozess Ihre Belegschaft über eine möglichst intensive Kommunikation einbinden, um die Akzeptanz zu fördern.

Fünf Handlungsfelder guter Personalarbeit

Bei der Entwicklung Ihrer Personalstrategie können Sie sich an den fünf Handlungsfeldern orientieren und die für Sie geeigneten Instrumente auswählen und umsetzen. In jedem dieser fünf zentralen Handlungsfelder gibt es Maßnahmen, die Ihnen helfen können, Ihre Personalarbeit an die Herausforderungen des demografischen Wandels anzupassen.

Die fünf Handlungsfelder guter Personalarbeit sowie ausgewählte Maßnahmen, die Ihr Unternehmen zukunftsfest machen:

  1. Situation analysieren: Machen Sie eine ehrliche Bestandsaufnahme. So schaffen Sie eine möglichst objektive Basis, um die Erfordernisse Ihres Unternehmens zu analysieren. Zur Standortbestimmung kann Ihnen eine Mitarbeiterbefragung helfen. Nutzen Sie die Erkenntnisse der Lebenszyklusorientierten Personalpolitik (Literaturhinweis: Der PersonalKompass) und richten Sie Ihre Personalpolitik flexibel an den unterschiedlichen und wechselnden Lebensphasen und Bedürfnissen der Beschäftigten aus.
  2. Unternehmen positionieren: Schärfen Sie Ihr eigenes Profil als attraktiver Arbeitgeber. Stellen Sie Besonderheiten heraus und berichten Sie darüber, was Ihr Unternehmen auszeichnet und für die Beschäftigten besonders macht. 
  3. Fachkräfte finden: Nehmen Sie konkrete Zielgruppen in den Blick, indem Sie beispielsweise Ältere, Frauen, Migrantinnen und Migranten, internationale Fachkräfte, Menschen mit Behinderung oder Studienabbrecherinnen und Studienabbrecher gezielt ansprechen und für Ihr Unternehmen gewinnen.
  4. Fachkräfte binden: Durch die zunehmende Konkurrenz um Fachkräfte wird es immer wichtiger, Leistungsträger und erfahrene Talente an das eigene Unternehmen zu binden. Halten Sie dieses betriebsspezifisches Know-how und Erfahrungswissen mithilfe guter Personalführung, regelmäßigen Mitarbeitergesprächen und Perspektiven der Laufbahnplanung in Ihrem Unternehmen. Dies gelingt umso besser, je attraktiver und leistungsförderlicher das betriebliche Umfeld gestaltet ist, etwa durch flexible Arbeitszeitgestaltung, Telearbeit oder gesundheitsförderliche Maßnahmen. 
  5. Fachkräfte qualifizieren: Sie können Fachkräfte über die betriebliche Qualifizierung gewinnen und weiterentwickeln. Hierfür eignen sich die klassische duale Berufsausbildung, die betriebliche Weiterbildung, duale Studiengänge, An- und Ungelernte nachqualifizieren oder ihnen Teilqualifikationen anbieten. Zudem können Sie einen gezielten Wissens- und Erfahrungstransfer im Unternehmen organisieren und leistungsbereite Mitarbeiter/-innen bei einer Fortbildung zum Meister / zur Meisterin oder Techniker / Technikerin unterstützen. Ziel aller Angebote ist es, die Beschäftigten auf die zukünftigen Anforderungen im Unternehmen vorzubereiten. 

Ein individueller Mix an Maßnahmen führt Ihr Unternehmen zum Erfolg. Bestimmte Maßnahmen sind allerdings generell für jedes Unternehmen wichtig und zielführend, wie zum Beispiel die Themen Personalführung  und Employer Branding.

Handlungsfeld 1: Situation analysieren

In den folgenden Unterpunkten erfahren Sie, wie Sie die Personalarbeit in den fünf Handlungsfeldern konkret gestalten können.

Ermitteln Sie mit einem kurzen Selbsttest, wie Ihr Unternehmen im Bereich „Situation analysieren“ aufgestellt ist. Diesen können Sie sich mit der Handlungsempfehlung herunterladen.

„Situation analysieren“, das heißt …

… frühzeitig wissen, wie sich Ihr Unternehmensumfeld entwickelt und was aus dem Abgleich mit den Unternehmenszielen für Ihre Personalbedarfsplanung folgt. Zum Beispiel ist hier relevant, ob und wann Stellen neu besetzt werden müssen oder die Qualifizierung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sinnvoll ist. Für Sie als kleines oder mittleres Unternehmen sind dies unverzichtbare Analysen, wenn sie im Wettbewerb um Fachkräfte vorne mitspielen wollen. 

Prüfen Sie, wo Ihr Unternehmen im Wettbewerb um die besten Köpfe steht. 

  • Machen Sie sich die Stärken und Schwächen Ihres Unternehmens bewusst. 
  • Analysieren Sie die aktuelle und die zu erwartende zukünftige Personalsituation in Ihrem Unternehmen und gleichen Sie die Ergebnisse mit Ihren Unternehmenszielen ab. 
  • Prüfen Sie die Entwicklung des Fachkräfteangebots in Ihrer Branche und die prognostizierte demografische Entwicklung in Ihrer Region. 

Die aktuelle Situation richtig bewerten und auch zukünftige Entwicklungen möglichst präzise einschätzen zu können, sind wichtige Voraussetzungen für die strategische Planung Ihrer Personalarbeit.

Hilfreiche Handlungsempfehlungen vom KOFA für diesen Bereich sind beispielsweise: Interne Unternehmensanalyse, Umfeldanalyse, Mitarbeiterbefragung, Personalbedarfsplanung. Eine Gesamtübersicht finden Sie hier.

Benchmarking mit dem Tool "Benchmark Personal"

Ein ganz besonderes KOFA-Angebot ist der Online-Selbsttest Benchmark Personal, mit dem Sie Ihre Situation ganzheitlich analysieren können. Das Benchmarking ermöglicht Ihnen eine individuelle Stärken-Schwächen-Analyse der Personalpolitik Ihres Unternehmens. Nutzen Sie dieses Analyseinstrument. Sie können in weniger als zehn Minuten erfahren, wo die Personalarbeit Ihres Unternehmens im Vergleich zu anderen Betrieben steht. Sie beantworten Fragen zu Ihrem Personalmanagement, von konkreten Angeboten bis hin zur Personalstrategie. Sie wählen selbst die Kriterien, für die Sie sich neben Branche und Unternehmensgröße mit anderen Unternehmen vergleichen wollen. Nachdem Sie den Fragebogen ausgefüllt haben, können Sie Ihre individuelle Auswertung direkt online ansehen und als PDF-Datei herunterladen. Die Auswertung liefert Ihnen Erkenntnisse, wie Sie Ihre Personalstrategie weiter verbessern können.

Handlungsfeld 2: Unternehmen positionieren

Ermitteln Sie mit einem kurzen Selbsttest, wie Ihr Unternehmen im Bereich „Unternehmen positionieren“ aufgestellt ist. Diesen können Sie sich mit der Handlungsempfehlung herunterladen.

Im Bereich „Unternehmen positionieren“, finden Sie heraus …

… wie Sie das Profil Ihres Unternehmens schärfen können. Sie finden die für Sie passenden Bausteine, mit denen Sie sich einen Namen als attraktiver Arbeitgeber machen können.

Für Sie als kleines oder mittleres Unternehmen ist es besonders wichtig, dem eigenen Profil Kontur zu verleihen und sich so positiv von der Konkurrenz abzuheben. KMU haben häufig betriebliche Angebote, die sie aber nicht ausreichend nach innen und außen kommunizieren und nicht strategisch nutzen. Haben Sie ein interessantes Projekt mit einer Schule durchgeführt, sind Sie ein „Hidden Champion“, also ein unbekannter Weltmarktführer, es steht ein Firmenjubiläum an oder Sie haben eine besondere Willkommenskultur in Ihrem Unternehmen für internationale Fachkräfte aufgebaut? All dies ist es wert, erzählt und nach außen kommuniziert zu werden. Flache Hierarchien, familiäre Unternehmenskultur, flexible Arbeitsgestaltung, größere Entscheidungsspielräume: KMU haben viele Vorteile gegenüber großen Unternehmen, die es gilt, ins rechte Licht zu rücken.

Beispiele für Handlungsempfehlungen, die Ihnen das KOFA in diesem Bereich bietet, sind: Employer BrandingDiversity Management, Willkommenskultur.

Handlungsfeld 3: Fachkräfte finden

Ermitteln Sie mit einem kurzen Selbsttest, wie Ihr Unternehmen im Bereich „Fachkräfte finden“ aufgestellt ist: Diesen können Sie sich mit der Handlungsempfehlung herunterladen.

Fachkräfte finden …

… wird in immer mehr Branchen und Regionen zu einer Herausforderung. Das KOFA zeigt Ihnen, wo Potenziale in der Mitarbeitergewinnung liegen und welche Maßnahmen Sie ergreifen können, um diese effektiv und möglichst passgenau zu rekrutieren.

Weniger – älter – vielfältiger, mit diesen drei Schlagworten lassen sich die Auswirkungen des demografischen Wandels auf das Angebot an Erwerbspersonen beschreiben. Um kompetente und für ihren betrieblichen Bedarf passende Mitarbeiter zu rekrutieren, sind daher verstärkt neue Zielgruppen anzusprechen, beispielsweise ältere Personen (50plus), Frauen (insbesondere Mütter) und Menschen mit Migrationshintergrund. Um für diese Zielgruppen als Arbeitgeber attraktiv zu sein, können Sie mit besonderen Angeboten Ihrer betrieblichen Personalpolitik punkten. Frühzeitig zukünftige Fachkräfte auf sich aufmerksam zu machen, ist ein weiterer wichtiger Baustein bei der Mitarbeitergewinnung. Nutzen Sie den Bereich „Fachkräfte finden“, um neue Anregungen für Ihre Rekrutierungsstrategie zu bekommen, um diese auszubauen.

Beispiele für Handlungsempfehlungen, die Ihnen das KOFA in diesem Bereich bietet, sind: Rekrutierungsverfahren, Schulkooperation, Studienabbrecher, Menschen mit Behinderung, Internationale Studierende. Eine Gesamtübersicht finden Sie hier.

Handlungsfeld 4: Fachkräfte binden

Ermitteln Sie mit einem kurzen Selbsttest, wie Ihr Unternehmen im Bereich „Fachkräfte binden“ aufgestellt ist: Diesen können Sie sich mit der Handlungsempfehlung herunterladen.

Im Bereich „Fachkräfte binden“ …

… werden Ihnen Wege aufgezeigt, wie Sie Ihre Fachkräfte im Unternehmen halten können. Je länger eine Mitarbeiterin / ein Mitarbeiter bereits in Ihrem Unternehmen beschäftigt ist, umso mehr betriebsspezifisches Know-how und Erfahrungswissen hat sie / er sich angeeignet. Dieses Wissen lässt sich nicht zeitnah über die Anwerbung externer Fachkräfte generieren. Setzen Sie auf Mitarbeiterbindung und sparen Sie die häufig hohen Kosten, die für Rekrutierung und Anlernen neuer Fachkräfte anfallen. Mitarbeiter, die ernst genommen werden und sehen, dass ihre Arbeit geschätzt wird, sind zufriedener. Dies geht mit höherer Motivation und stärkerem Engagement einher – für Unternehmen ein großer Gewinn. Entdecken Sie im Bereich „Fachkräfte binden“ Angebote, die Sie nutzen können, um Beschäftigte an Ihr Unternehmen zu binden. Ob flexible Arbeitszeitgestaltung, Telearbeit, gesundheitsförderliche Maßnahmen: Ein attraktives und leistungsförderliches Umfeld hilft, motivierte Fachkräfte in Ihrem Unternehmen zu halten.

Beispiele für Handlungsempfehlungen, die Ihnen das KOFA in diesem Bereich bietet, sind: Mitarbeitergespräche, Laufbahnplanung, Flexible Arbeitszeitmodelle, Personalführung, Familie und Beruf. Eine Gesamtübersicht finden Sie hier.

Handlungsfeld 5: Fachkräfte qualifizieren

Ermitteln Sie mit einem kurzen Selbsttest, wie Ihr Unternehmen im Bereich „Fachkräfte qualifizieren“ aufgestellt ist: Diesen können Sie sich mit der Handlungsempfehlung herunterladen.

Der Bereich „Fachkräfte qualifizieren“ …

… gibt Ihnen einen Einblick in erfolgversprechende Maßnahmen, mit denen Sie Ihre Fachkräfte nachhaltig entwickeln können. Nutzen sie die vorhandene Kompetenz in Ihrem Unternehmen und prüfen Sie, wie Ihre Beschäftigten weiterentwickelt und gefördert werden können. Ziel ist es, die Beschäftigten mit ihren fachlichen und überfachlichen Kenntnissen, Fähigkeiten und Fertigkeiten auf die aktuellen und zukünftigen Anforderungen im Unternehmen vorzubereiten. Gleichzeitig ist ein gutes Qualifizierungskonzept ein Instrument sowohl zur Mitarbeiterbindung als auch zur Rekrutierung neuer Mitarbeiter.

Beispiele für Handlungsempfehlungen, die Ihnen KOFA in diesem Bereich bietet, sind: Duales Studium, Duale Berufsausbildung, Meister-/Techniker-Fortbildung, Wissens- und Erfahrungstransfer, Qualifizierung von An- und Ungelernten. Eine Gesamtübersicht finden Sie hier.

Arbeitsmaterialien

Selbsttest - Wo steht Ihr Unternehmen? (PDF: 88 KB)
Selbsttest - Wie können Sie Ihr Unternehmensprofil schärfen? (PDF: 90 KB)
Selbsttest - Wie optimieren Sie Ihre Rekrutierungsstrategie? (PDF: 89 KB)
Selbsttest - Wie halten Sie Fachkräfte in Ihrem Unternehmen? (PDF: 91 KB)
Selbsttest - Wie entwickeln Sie Ihre Fachkräfte nachhaltig? (PDF: 90 KB)

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