Mitarbeitergespräche

Der Austausch mit Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ist zentral für den Erfolg Ihres Unternehmens, basiert doch die Einflussnahme in Führungsprozessen im Wesentlichen auf der Kommunikation zwischen Mitarbeiter und Führungskraft. Wer die Motive seiner Mitarbeiter kennt und ihnen die Möglichkeit gibt, diese im Arbeitsumfeld auch umsetzen zu können, schafft Vertrauen und erhöht die allgemeine Motivation. Wenn Sie wissen, was die Menschen in Ihrem Unternehmen bewegt, können Sie Ihre Führungsarbeit gezielt darauf ausrichten.

Mitarbeitergespräche bieten hierzu ein hervorragendes Instrument. Das Mitarbeitergespräch ist ein in bewusster Abgrenzung zur Alltagskommunikation stattfindendes, vertrauliches, partnerschaftlich geführtes Vier-Augen-Gespräch zwischen der Führungskraft und ihren unmittelbar unterstellten Mitarbeitern. Das Mitarbeitergespräch dient zur Reflektion des vergangenen Arbeitszeitraums, der momentanen Standortbestimmung sowie der Vereinbarung nächster Entwicklungsschritte in Form von konkreten Zielvereinbarungen.
 
Mitarbeitergespräche können sowohl zu regelmäßig geplanten Terminen als auch anlassbezogen, zum Beispiel bei Umstrukturierungsmaßnahmen, durchgeführt werden.
   
Mitarbeitergespräche können vielseitig eingesetzt werden. Zum Beispiel zur

  • Ermittlung von Kenntnissen, Wünschen, Motiven, Zielen und Werten Ihrer Mitarbeiter
  • Konfliktbehebung
  • Definition von persönlichen Entwicklungsmöglichkeiten
  • Personal- und Leistungsbeurteilung
  • Weiterentwicklung der Führungs- und Unternehmenskultur

In der Regel werden Mitarbeitergespräche ein- bis zweimal im Jahr durchgeführt. In sehr dynamischen Märkten wie der Computerbranche und der Telekommunikation kann der Jahresabstand beispielsweise zu lang sein. Darüber hinaus ist es hilfreich, auch bei bestimmten Ereignissen, wie etwa dem Antritt einer neuen Führungskraft, „außerplanmäßige“ Mitarbeitergespräche durchzuführen.

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Vorteile

  • Mitarbeiterbindung: Im Rahmen von Zielvereinbarungen wirken die Mitarbeiter aktiv an der Aufgabenplanung mit. Das Mitarbeitergespräch führt bei Ihren Beschäftigten so zu einem größeren Verständnis für die Belange Ihres Unternehmens und vermittelt ihnen zugleich Anerkennung und Wertschätzung, wodurch ihre Zufriedenheit am Arbeitsplatz zunimmt.
  • Unternehmenssteuerung: Mitarbeitergespräche sind ein wichtiges Instrument zur Unternehmenssteuerung. Werden darin Ziele genau formuliert und Prioritäten festgelegt, kann die Mitarbeiterin bzw. der Mitarbeiter eigenständiger entscheiden. Zugleich gewinnt die Führungskraft durch erfolgreiches Delegieren an Freiraum.
  • Frühwarnsystem für Mitarbeiterunzufriedenheit: Regelmäßige Mitarbeitergespräche vermitteln Ihnen einen Einblick in die Stimmung unter Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und ermöglichen es Ihnen, bei Bedarf Maßnahmen einzuleiten, um die Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen.
  • Vertrauensbildung: Mitarbeitergespräche stellen ein wichtiges Führungsinstrument zur Vertrauensbildung zwischen Beschäftigten und Vorgesetzten dar. Der offene Dialog fördert die Kooperation und das gegenseitige Verständnis bei der Lösung von Problemen.
  • Optimierung interner Arbeitsabläufe: Regelmäßig durchgeführte Mitarbeitergespräche haben eine positive Auswirkung auf die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern und Führungskraft. Sie verbessern den Informations- und Wissensaustausch, minimieren Reibungsverluste und optimieren so die internen Arbeitsabläufe.
  • Verbesserung der Qualifikation: Das Mitarbeitergespräch erlaubt es Ihnen, unter Berücksichtigung besonderer Fähigkeiten und persönlicher Interessen, den Weiterbildungsbedarf Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter systematisch zu ermitteln und gemeinsam mit ihnen entsprechende Maßnahmen zu vereinbaren.
  • Größere Unabhängigkeit vom externen Arbeitsmarkt: Auf Grundlage der Mitarbeitergespräche können die Entwicklungspotenziale Ihrer Beschäftigten systematisch ausgebaut werden. Damit bietet sich Ihnen die Möglichkeit, hochqualifizierte Fachkräfte aus Ihrem eigenen Mitarbeiterstamm zu gewinnen.

Tipp:
Es ist ratsam, Führungskräfte mit Personalverantwortung für die Durchführung von Mitarbeitergesprächen zu schulen. Hilfreich ist auch, wenn sich die Führungskräfte über ihre Kompetenzen und Entscheidungsbefugnisse – etwa im Bereich der Personalentwicklung – im Klaren sind. Das erhöht ihre Glaubwürdigkeit in Bezug auf die Umsetzung von getroffenen Vereinbarungen. Mitarbeitergespräche mit Zielvereinbarungen sind vor allem dann sinnvoll, wenn Sie die Unternehmensziele und die zur Umsetzung notwendigen Strategien klar definiert haben. Die Einführung von Mitarbeitergesprächen kann auch bei Ihren Beschäftigten Ängste schüren. Sie sollten diese ernst nehmen und Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ausführlich über die Ziele sowie die Inhalte des Mitarbeitergesprächs aufklären.

Vorbereitung

Einbindung der Geschäftsführung
Die Einführung von Mitarbeitergesprächen ist Chefsache. Um Mitarbeitergespräche erfolgreich in Ihr Unternehmen zu implementieren, ist entscheidend, dass die Geschäftsführung diesen Prozess mitträgt und signalisiert, die Ergebnisse der Mitarbeitergespräche anzunehmen und in die Personalarbeit mit aufzunehmen.

Einrichtung einer Projektgruppe
Es ist ratsam, für die Einführung von Mitarbeitergesprächen eine Projektgruppe einzurichten, in der Vertreterinnen und Vertreter aller Hierarchieebenen und Interessengruppen des Unternehmens sowie die Arbeitnehmervertretung zu finden sind. Die Projektgruppe kann gegebenenfalls durch eine externe Beratung unterstützt werden.

Gesprächsleitfaden
Damit Mitarbeitergespräche ihre positive Wirkung voll entfalten können – egal in welcher Form auch immer sie geführt werden – müssen sie gut vorbereitet sein. Spontane und mit einen Gesprächspartner überraschend geführte Gespräche verlieren ihre Wirkung und vor allen Dingen ihre Nachhaltigkeit. Aus diesem Grund lohnt es sich für beide Gesprächspartner, im Vorfeld Vorbereitungen zu treffen.
Sowohl den Führungskräften als auch Ihren Beschäftigten sollte anhand eines Gesprächsleitfadens die Möglichkeit gegeben werden, sich auf das Gespräch vorzubereiten. Im Idealfall wird dieser Leitfaden gemeinsam mit Mitarbeitern aus verschiedenen Bereichen entwickelt.

Information der Beschäftigten

  • Termine vereinbaren
    Kündigen Sie zunächst auf Abteilungsebene an, dass in Kürze Mitarbeitergespräche durchgeführt werden. Danach sollten die jeweiligen Führungskräfte mit ihren Beschäftigten Gesprächstermine vereinbaren. Dabei sollte darauf geachtet werden, dass dem Mitarbeiter bzw. der Mitarbeiterin ausreichend Zeit bleibt, um sich auf das Gespräch einzustellen und vorzubereiten. Zu empfehlen ist ein Abstand von 2 bis 3 Wochen zwischen Vereinbarung und Gesprächstermin.
    Werden Mitarbeitergespräche zum ersten Mal durchgeführt, ist es hilfreich, ein großzügiges Zeitfenster zu reservieren, weil die vorgesehene Dauer nicht ausreicht, um alle Punkte gemeinsam durchzugehen.
  • Inhaltliche Vorbereitung
    Sowohl Führungskräfte als auch Beschäftigte sollten sich anhand des Vorbereitungsbogens auf das Gespräch vorbereiten. Um ausreichend Zeit zu haben, sollten die Vorbereitungsbögen spätestens 14 Tage vor dem Gespräch ausgegeben werden bzw. über das Intranet zugänglich sein. Um das Gespräch zu unterstützen, ist es hilfreich, wenn sowohl der Führungskraft als auch den Beschäftigten wichtige Unterlagen wie Arbeitsvertrag, Stellenbeschreibung, Anforderungsprofile, Zeugnisse, Mitarbeiterbeurteilungen etc. zu dem Gespräch vorliegen.

Durchführung

Grundregeln
Schaffen Sie für die Durchführung von Mitarbeitergesprächen möglichst günstige äußere Bedingungen. Dies bedeutet, dass ein ruhiger Raum ausgewählt und Unterbrechungen und Störungen vermieden werden sollten. Die Mitarbeitergespräche sollten von der Führungskraft entlang des entwickelten Gesprächsleitfadens durchgeführt werden.

Förderlich ist die Beachtung einiger wesentlicher Kommunikationsregeln:

  • Im Gespräch sollten hierarchische Differenzen reduziert, Offenheit und Vertrauen zwischen den Gesprächspartnern aufgebaut und der Dialog von einem ausreichenden Maß an Wertschätzung getragen sein.

  • Das Feedback für die Mitarbeiterin bzw. den Mitarbeiter sollte sachlich, d. h. auf konkrete Handlungen und konkretes Verhalten bezogen sowie insgesamt ausgewogen sein. Die mit der Rückmeldung verbundene Absicht sollte deutlich werden.

  • Eine fragende Grundhaltung ist hilfreich, um sich vor vorschnellen Urteilen zu schützen und der Mitarbeiterin bzw. dem Mitarbeiter zu signalisieren, dass sie bzw. er ernst genommen wird. Die Führungskraft sollte sich bemühen, die (zwangsläufig) subjektive Sicht der Mitarbeiterin bzw. des Mitarbeiters zu verstehen.

  • Beide Seiten sollten etwa die gleichen Gesprächsanteile haben, d. h. die Beschäftigten sollten ausreichend Zeit haben, ihre Situation bzw. ihre Meinung darzustellen, und dazu ermutigt werden, eigene Vorschläge bzw. Lösungen für ihre Aufgaben zu entwickeln.

  • Übereinstimmungen und Differenzen sollten aufgezeigt und festgehalten werden.

Ziele vereinbaren
Ein zentraler Inhalt jedes Mitarbeitergesprächs ist die Zielvereinbarung. Doch welche Ziele lassen sich überhaupt im Rahmen von Mitarbeitergesprächen vereinbaren? Die folgende Übersicht kann Ihnen bei der Auswahl geeigneter Ziele helfen.

Leistungsziele: beispielsweise Reduzierung der Reklamationsquoten im Bereich Z um X Prozent im ersten Quartal oder die Akquise von X neuen Kunden bis Jahresende.
 
Ziele des Arbeitsverhaltens: beispielsweise die Senkung der Fehlerquote bei der Tätigkeit X um monatlich Y Prozent.
  
Ziele der eigenen Weiterbildung: beispielsweise Einarbeitung in das neue EDV-System bis Jahresmitte mit dem Ziel, es eigenständig bedienen zu können.

Führungsziele: beispielsweise Verbesserung der Kommunikation durch regelmäßige Teamsitzungen in Abteilung Y.

Die "SMART"-Formel
Es hat sich bewährt, in einem Mitarbeitergespräch maximal fünf Ziele auf einmal zu vereinbaren. Bei dem Vereinbaren von Zielen ist es wichtig, dass die Erwartungen klar kommuniziert werden und keine Ziele vereinbart werden, die nicht zu erfüllen sind. Um möglichst praxisgerechte Ziele festzulegen, bietet sich die Verwendung der sogenannten „SMART“-Formel an:

  • S = Spezifisch: Die Ziele sollten den gewünschten Endzustand bzw. die zu erfüllenden Aufgaben und Maßnahmen möglichst konkret und inhaltsreich beschreiben. Legen Sie klare und eindeutige Ziele fest, die von Mitarbeitern und Vorgesetzten verstanden werden. Stellen Sie im Gespräch unbedingt sicher, dass Einigkeit bei den Zielen besteht. Unter den konkret verwendeten Formulierungen sollten Mitarbeiter und Führungskraft das Gleiche verstehen.
  • M = Messbar: Die Ziele sollten quantifizierbar sein, sich also an konkreten Zahlen festmachen lassen, wie beispielsweise Ergebnisziele. D lassen sich einfach messen, während sogenannte weiche oder qualitative Ziele schwieriger zu erfassen sind.
  • A = Aktionsorientiert: Die Ziele sollten praxisorientierte Ansatzpunkte für positive Veränderungen beinhalten und von den Beteiligten aktiv beeinflussbar sein.
  • R = Realistisch: Die Ziele sollten einerseits anspruchsvoll, andererseits aber erreichbar, also realistisch sein.
  • T = Terminiert: Die Ziele sollten einen angemessenen zeitlichen Bezug mit einem festen, definierten Endzeitpunkt haben.

Anschließend ist es noch möglich, die vereinbarten Ziele in eine Rangordnung zu bringen.
Abschließend sollten gemeinsam Entwicklungsmaßnahmen vereinbart werden, die die Zielerreichung unterstützen.

Dokumentation

Um eine höhere Verbindlichkeit zu schaffen und auch im Nachgang noch auf das Besprochene zurückgreifen zu können, ist eine schriftliche Dokumentation des Gesprächs im Sinne eines Gesprächsprotokolls sinnvoll. So können Sie auch in folgenden Mitarbeitergesprächen gut an die Ergebnisse anknüpfen. Hierzu empfiehlt sich die Verwendung eines gemeinsam im Gespräch erstellten Formulars. Dieses kann während des Gesprächs schon (stichpunktartig) ausgefüllt werden. In der Regel reicht es auch, die wichtigsten Punkte und Aussagen, übereinstimmende Bewertungen und nicht ausgeräumte Unstimmigkeiten, bzw. Punkte, bei denen keine Einigkeit erzielt wurde, zu Protokoll zu bringen.

Im Anschluss an das Gespräch sollten sowohl der Mitarbeiter als auch die Führungskraft das Vereinbarte nochmals kritisch reflektieren. Um die Verbindlichkeit zu erhöhen, wird das Gesprächsprotoll im Anschluss vom Vorgesetzten und dem Mitarbeiter unterschrieben. Jede Gesprächsseite sollte eine Kopie des Protokolls erhalten. Um ein hohes Vertrauensverhältnis zu gewährleisten, sollten neben den beiden Gesprächsteilnehmern möglichst wenige Personen Zugriff auf das Protokoll haben. Eine Möglichkeit ist hier, dass das Protokoll des Mitarbeitergesprächs bei den Gesprächspartnern verbleibt und lediglich die vereinbarten Ziele und Entwicklungsmaßnahmen gesondert von der Führungskraft an die Personalabteilung weitergegeben werden.

Auswertung

Wurden erstmals Mitarbeitergespräche durchgeführt, ist es sinnvoll, die mit dieser Maßnahme gewonnenen Erfahrungen sowohl auf Seiten der Führungskräfte als auch auf Seiten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auszuwerten. Dies kann beispielsweise in einem speziellen Führungskräfteworkshop getan werden.

Wurden die Mitarbeitergespräche nur in einem Unternehmensbereich oder auf einer Hierarchieebene durchgeführt, ist eine Evaluation der Erfahrungen ein zentraler Schritt vor der Übertragung auf andere Bereiche oder Ebenen.

Machen Sie Ihrer Belegschaft deutlich, dass Mitarbeitergespräche – richtig angewandt –  keine lästige, jährlich wiederkehrende Pflicht sind, sondern den Austausch zwischen Mitarbeiter und Führungskraft erhöhen und die eigenen Gestaltungsmöglichkeiten steigern können. Dies funktioniert allerdings nur, wenn die Einhaltung der im Gespräch vereinbarten Förder- und Entwicklungsmaßnahmen sowie die Erreichung der gesetzten Ziele eingehalten und überprüft werden. Hierzu ist es hilfreich, wenn bei Abschluss der ersten Runde von Mitarbeitergesprächen klar ist, wann in etwa die nächste Runde von Gesprächen stattfinden wird.

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