Agiles Projektmanagement

Schritthalten im Zeitalter der Digitalisierung

In Zeiten der Digitalisierung erleben Sie in Ihrem Unternehmen eine zunehmende Schnelllebigkeit. Innovationszyklen werden kürzer, Wissen veraltet schneller und Ideen, die gestern noch brandaktuell waren, veralten heute schon. Dieses dynamische Umfeld stellt eine Herausforderung dar, die in vielen Fällen nicht in der klassischen, hierarchischen Organisationsstruktur bewältigt werden kann. Die Entwicklung neuer Produkte oder die Optimierung von Prozessen findet aus diesem Grund oft in Form von Projekten statt. Ein Projekt zeichnet sich dadurch aus, dass ein erklärtes Ziel verfolgt wird, das zeitlich begrenzt ist und einen klaren Start- und Endzeitpunkt hat. Klassischerweise wird ein Projekt noch vor seinem Start für die gesamte Dauer geplant und über die Erreichung von Meilensteinen bis zum Ende abgearbeitet.

In Zeiten der Digitalisierung sind langfristig angelegte Projekte mit teils mehrjähriger Dauer nicht immer zielführend. Vielmehr setzen erfolgreiche Unternehmen vermehrt auf „agile“ Projektmanagement-Methoden. In dieser Form der Projektsteuerung geht es darum die Ziele und die Wege dahin in regelmäßigen Abständen kritisch zu hinterfragen und immer wieder den aktuellen Gegebenheiten anzupassen.

Was heißt Agilität?

Der Begriff der Agilität kommt aus dem Bereich der Software-Entwicklung. Der Grundgedanke ist, in laufenden Entwicklungsprozessen einen engen Austausch mit dem Kunden zu pflegen. Hierzu gehört Feedback einzuholen und Änderungen der Anforderungen in den laufenden Prozess einfließen zu lassen. In sogenannten Sprints werden Teilaufgaben zeitnah abgearbeitet und auf funktionsfähige Prototypen hingearbeitet. Durch ein solches Vorgehen kann es gelingen, im dynamischen Marktgeschehen schnelle Lösungen zu finden. Damit vermeidet man auch, dass das Endprodukt bei seiner Veröffentlichung bereits überholt ist.

Das Prinzip der Agilität lässt sich in ganz unterschiedliche Kontexte übertragen. Auch auf Projekte im Rahmen Ihrer Personalarbeit lässt es sich anwenden. Für das Personalwesen kann dies bedeuten, dass Sie in der Planung Ihrer betrieblichen Weiterbildung Inhalte und Budgets nicht mehr für längere Zeiträume im Voraus festlegen. Stattdessen sind Sie im regelmäßigen Austausch mit Ihren Beschäftigten, besprechen kurzfristig Weiterbildungsmaßnahmen und hinterfragen den Erfolg kontinuierlich. Auch der Aufbau einer Arbeitgebermarke ist kein statisch, einmalig durchzuführender Prozess, sondern es geht darum in mehreren kurzen Sprints beispielsweise die Kernbotschaften Ihres Unternehmens ausformulieren und diese immer wieder zu hinterfragen. Hierbei ist im Sinne der Agilität der Austausch zwischen den Beteiligten über greifbare (Zwischen-)Ergebnisse und deren laufende Anpassung wichtiger als der oft langwierige Weg hin zu einer vermeintlich perfekten Lösungsidee.

Wie funktioniert SCRUM?

SCRUM ist eine beliebte Methode des agilen Projektmanagements und kann Sie in Ihren Projekten unterstützen. Seien es Projekte zur guten Personalarbeit oder zu Ihren Digitalisierungsvorhaben. Das Wort SCRUM kommt hierbei aus dem Englischen und steht für „Gedränge“.

Die an einem SCRUM-Projekt beteiligten Personen nehmen ganz unterschiedliche Rollen ein und unterstützen den Arbeitsprozess:

  • Stakeholder
    Streng genommen handelt es sich bei den Stakeholdern um Personen außer des SCRUM-Projektes. Sie haben ein Interesse an dem durchgeführten Projekt. Die Produkte haben sich an den Ansprüchen und Bedürfnissen der Stakeholder zu orientieren. Die Stakeholder werden daher im Sinne des agilen Projektmanagements in regelmäßigen Abständen über den Projektverlauf informiert und erhalten die Möglichkeit, sich aktiv durch ihre Rückmeldungen in den Entwicklungsprozess einzubringen. Wichtige Stakeholder können Ihre Kunden oder Kundinnen und Geschäftspartner, aber auch im Innenverhältnis die Unternehmensleitung oder die eigene Belegschaft sein, wenn die zu entwickelnden Konzepte für diese Gruppen relevant sind.
  • Product-Owner
    Die Product-Owner sind im weitesten Sinne die Produktverantwortlichen, da sie für den sachlichen und wirtschaftlichen Erfolg eines Projektes verantwortlich sind. Sie übernehmen in diesem Zusammenhang auch die Kommunikation mit den relevanten Stakeholdern und „verkaufen“ ihnen die entwickelten Lösungen beziehungsweise kommunizieren die Rückmeldungen der Stakeholder in das Projektteam zur weiteren Bearbeitung. Die Aufgabe eines Product-Owners ist es, die Fortschritte innerhalb des Projektes mit dem Blick auf die Ansprüche der Stakeholder zu beurteilen und verbindliche Entscheidungen über den weiteren Arbeitsverlauf zu treffen.
  • SCRUM-Master
    Ein SCRUM-Master oder eine SCRUM-Masterin ist dafür zuständig, die Abläufe innerhalb des Projekts entsprechend der SCRUM-Prinzipien zu gestalten und mögliche Hürden beispielsweise in der Kommunikation innerhalb des Projektteams zu beseitigen. Er oder sie ist in diesem Sinne ein Prozessmoderator bzw. -moderatorin und nimmt insbesondere in Bereichen, in denen die SCRUM-Methodik neu eingeführt wird, die Funktion eines Change-Managers wahr.
  • Projektteam
    Das Projektteam ist oftmals interdisziplinär besetzt und bearbeitet die gestellten (Teil-) Aufgaben weitgehend unabhängig innerhalb eines Sprints. Am Beispiel der Entwicklung einer Arbeitgebermarke ist es denkbar, dass das Projektteam aus Mitgliedern des Personalbereiches besteht, aus Marketingfachleuten sowie erfahrenen und neu eingestiegenen Fachkräften, die ihre Perspektive auf den Markenkern oder die Innen-/Außenperspektive gültig wiedergeben können.

Typische Abläufe innerhalb eines SCRUM-Prozesses

Zu Beginn steht die Definition der Anforderungen an ein erwünschtes Endprodukt, welche das sogenannte „Product Backlog“ bilden. Dieses wird gemeinsam im Team entwickelt. Einzelne Arbeitsschritte zur Umsetzung fließen in das sogenannte „Sprint-Backlog“ ein, eine priorisierte Liste an zu erledigenden Aufgaben. In einem Sprint, der üblicherweise bis zu vier Wochen dauern kann, werden diese Aufgaben abgearbeitet. Innerhalb eines Sprints finden tägliche SCRUM Meetings statt, die bewusst kurz gehalten und auf den aktuellen Fortschritt der begonnenen Aufgaben fokussiert sind. Die gesamte Arbeitsweise von SCRUM zielt darauf ab, möglichst schnell zu einem ersten Prototypen zu gelangen. Anhand des Prototyps stimmt sich das Projektteam eng mit den Stakeholdern ab und verbessert schrittweise die gefundendenen Lösungen und Endprodukte bis zum erfolgreichen Projektabschluss.

Die Einführung von agilen Verfahren, wie SCRUM, erfordert eine intensive Begleitung des Veränderungsprozesses, weg von eingelaufenen Pfaden klassischer Projektführung und starrer Organisationsstruktur. Ein bewusstes Change Management kann Ihnen dabei helfen, Reibungsverluste im Übergang zu vermeiden.

Weiterbildungsangebote zum Thema SCRUM und agiles Projektmanagement werden regelmäßig zum Beispiel von Bildungswerken, Kammern und Verbänden angeboten.

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