Praxisbeispiel: Digitalisierung im Malerfachbetrieb

Digitaler Malermeister: Smartphones und Spezialsoftware sind aus der Adam Oswald GmbH nicht mehr wegzudenken.

„Ich bin süchtig nach digitalen Arbeitsprozessen“, sagt Frank Oswald und lacht. Man glaubt ihm das: An seiner Bürowand hängen computerbasierte Auswertungen zur Kundenzufriedenheit. Er lässt Mitarbeiter im Rahmen eines Forschungsprojekts des Fraunhofer Instituts tragbare Computersysteme (Wearables) umschnallen, um ihren Nutzen für das Handwerk zu testen. Smartphones und Spezialsoftware sind aus dem Handwerksbetrieb nicht mehr wegzudenken. Frank Oswald träumt gerne von der Zukunft. Und er ist fest davon überzeugt, dass gerade für kleine und mittlere Betriebe eine riesige Chance im digitalen Fortschritt liegt.

Branche: Handwerk | Standort: Geisenheim (Hessen) | Beschäftigte: 30

Stand: 2016

Effizienz durch Digitalisierung

Frank Oswald hat den Familienbetrieb vor über zwanzig Jahren von seinem Vater übernommen. Er ist Malermeister in vierter Generation. „Ich war unzufrieden“, erzählt er. „Ich habe gemerkt, wie viel Geld man durch schlechte Vorbereitung verliert.“

Der Geschäftsführer wünschte sich mehr Effizienz bei der Vorbereitung und Durchführung der Aufträge – aber auch im Zusammenspiel mit seinen Mitarbeitern. Und er war bereit, sich professionelle Hilfe zu holen. „Bei meinem Vater hatte ich gelernt: Betriebsberater im Anzug werden gleich vor die Tür gesetzt“, erinnert sich Oswald. Die ersten Jahre habe er sich an diesen Rat gehalten – bis die Unzufriedenheit vor etwa zehn Jahren zu groß wurde. Und er mit fremder Hilfe etwas ändern wollte.

Der Betriebsberater erzählte Oswald von den Möglichkeiten der Digitalisierung für eine bessere Organisation. Und er vernetzte ihn mit zehn anderen Handwerksbetrieben aus ganz Deutschland in einem „Erfahrungskreis“. All diese Unternehmen hatten die gleichen Probleme. Sie wollten ihre Arbeit besser organisieren. Sie wollten Fehler vermeiden, Zeit und Kosten sparen. Und sie waren bereit, sich von Handys und Computern dabei helfen zu lassen.

Zeiterfassung übers Handy

Für die Mitarbeiter begann ein neues Zeitalter. Die erste spürbare Neuerung: Die alten Stundenzettel sollten weg. Stattdessen: digitale Zeiterfassung über das Handy. „Mich hat das einfach aufgeregt: Da muss ein Mitarbeiter per Hand einen Zettel ausfüllen. Dann läuft man da möglicherweise Tage hinterher. Eine Sekretärin, die ebenfalls Geld kostet, tippt ihn für die Kunden-Rechnung ab – und die Lohnbuchhaltung muss die Daten dann auch verarbeiten. Was für ein Aufwand!“

Mobilfunkgeräte und Spezialsoftware sollten helfen. Von nun an sollten sie die Daten aufnehmen und automatisch für die unterschiedlichen Zwecke bereitstellen. Voraussetzung dafür: Die Mitarbeiter müssen ihre Arbeitszeit ins Mobilfunkgerät eintippen oder einsprechen. Und zwar alle und regelmäßig.

Frank Oswald musste an dieser Stelle investieren: Jeder Mitarbeiter erhielt sein eigenes Smartphone. „Am Anfang war das schon eine Umstellung – und man hatte auch ein bisschen Angst, dass man jetzt auf Schritt und Tritt kontrolliert wird“, erzählt Josip Kolpacki, der als Anstreicher für das Unternehmen arbeitet.

Und auch Frank Oswald hat die Anfangsskepsis der Mitarbeiter registriert:  „Die ersten zwei Tage war das wirklich das blanke Chaos“, erzählt Oswald im Rückblick. „Aber nach einer Woche hatten sich alle Mitarbeiter daran gewöhnt. Und heute fährt keiner mehr ohne sein Firmensmartphone zur Baustelle.“

Automatisch Prozesse auslösen

Die Brüder Josip und Boris Kolpacki nutzen heute ganz selbstverständlich das Firmensmartphone. Und zwar nicht nur zur Stundenerfassung, sondern auch für Fehlermeldungen. „Wenn eine Maschine kaputt ist, machen wir eine Sprachaufnahme oder ein Foto – alles Weitere wird automatisch erledigt“, erzählen sie.

Die Sprachaufnahme wird in einen Text umgewandelt. „Wenn im Büro die Nachricht eingeht: ‚Der Druckstrahler ist schon wieder kaputt‘, gibt es einen automatischen Work-Flow zu dem Mann in der Werkstatt, der das Ding repariert“, erzählt Oswald. „Andere Meldungen werden sofort dem Baustellen-Leiter mitgeteilt – oder sie werden in sogenannte ,Aufgaben‘ umgewandelt, die bei dem Verantwortlichen im Computer auftauchen.“ Letztlich sei die Technik immer dazu da, den Mitarbeitern den Rücken freizuhalten, damit sie sich in Ruhe ihrem Handwerk widmen können.

Alle Aufgaben auf dem Schirm

Frank Oswald hat unter anderem die Branchensoftware „Winworker“ bei sich eingeführt. „Heute Morgen hat mir mein Computer gesagt, dass ich 92 Aufgaben offen habe“, erklärt er. „80 davon laufen automatisch im Hintergrund ab – für die muss ich gar nicht aktiv werden.“ Die Software macht alle Arbeitsschritte transparent. Sie zeigt, welche Aufgaben sofort erledigt werden müssen – und welche Arbeiten Zeit haben. „Vor Einführung der Software war auch nicht weniger zu tun“, erklärt Oswald. „Man hat die einzelnen Arbeitsschritte nur nicht so präsent gehabt und daher auch viel vergessen.“

Heute kann das nicht mehr passieren: die Anmeldung für den Gerüstbau und die Baustellentoilette, Informationsbriefe für die Nachbarn, Kundenbefragungen zu Beginn und Ende des Projekts. Viele Prozesse laufen heute ganz selbstverständlich in einem einmal festgelegten Workflow und digital ab. „Wenn bei uns eine gute oder schlechte Kundenbewertung eingeht, dann sind die nächsten Arbeitsschritte ganz klar“, erklärt Oswald. Beschwerden schlagen sich automatisch im Terminkalender von Adam Oswald nieder: als persönlicher Besuchstermin beim enttäuschten Kunden. Ein kleines Präsent steht dann auch schon bereit – eine Aufgabe, die das Sekretariat vom Computerprogramm selbständig zugewiesen bekommen hat.

Frank Oswald, Geschäftsführer

Mir hat der Austausch mit anderen Betrieben in Sachen Digitalisierung sehr geholfen. Plötzlich merkt man: Es haben ja alle die gleichen Probleme. Man profitiert von den Erfahrungen der anderen und findet so auch die richtigen technischen und organisatorischen Lösungen für sich selbst.

Blick in die Zukunft

„Seit wir angefangen haben, digital zu arbeiten, hat sich unser Gewinn nahezu verdoppelt“, berichtet Oswald stolz. Vermutlich hat das Wachstum nicht nur mit digitaler Technik zu tun, sondern vor allem mit dem stetigen Streben des Geschäftsführers, Verwaltung klein zu halten und Workflows zu optimieren. Oswald weiß, dass er in Sachen Digitalisierung zu den Vorreitern im Handwerk gehört. Und er kann nicht aufhören, von den Möglichkeiten der Technik zu schwärmen: „Wenn meine Jungs im Forschungsprojekt jetzt mit digitalen Datenbrillen experimentieren, dann träume ich schon, wie das in Zukunft sein wird: Dann Scannen die mit ihrem Blick den Barcode auf dem Farbeimer, und die Brille sagt ihnen sofort, was für eine Düsengröße sie jetzt brauchen. Und wenn auf der Baustelle was nicht läuft, lasse ich mich freischalten und kann dann am Computer eine Ferndiagnose stellen – das sind doch fantastische Aussichten.“

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