Oft reicht schon ein kleiner Schritt

Digitalisierungsexpertin ermutigt zu einfachen Lösungen

Wo soll ich überhaupt anfangen? Das ist eine der häufigsten Fragen von kleinen und mittelständischen Unternehmen, die Rat beim Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum suchen. Alexandra Horn vom Bundesverband mittelständische Wirtschaft ist Projektleiterin des Kompetenzzentrums für Berlin und Brandenburg. Im Interview berichtet sie über Anfangsschwierigkeiten und ermutigt zu kleinen Schritten in Richtung Digitalisierung, die oft schon große Wirkung haben.

Frau Horn, Sie begleiten KMU auf ihrem Weg in die Digitalisierung. In welchen Fragen benötigen die meisten Unternehmen Ihre Unterstützung?

Horn: Fragen, die wir immer wieder hören, sind solche wie diese: „Wo soll ich überhaupt anfangen? Was kann ich bei mir im Unternehmen machen?“ Sie kommen aus einer Gruppe, zu der rund 70 Prozent der kleinen und mittleren Unternehmen gehören: Die, die grundsätzlich motiviert sind, das Thema Digitalisierung anzugehen, bei denen es aber in der Umsetzung noch hängt. Diese Firmen stehen vor so grundsätzlichen Fragen wie der, ob und welche Unternehmensprozesse sie überhaupt digitalisieren möchten.

Digitalisierung kann ja bedeuten, dass die Stellenanzeige im Internet geschaltet wird, aber eben auch, dass komplexe Produktionsabläufe komplett digital ablaufen. Welche Bereiche der Digitalisierung beschäftigen KMU besonders?

Horn: Wir haben unser Beratungsangebot in vier Bereiche aufgeteilt: Personal, digitales Marketing, Digitalisierung der Wertschöpfungsprozesse und Industrie 4.0. Nach einer Umfrage der Uni Potsdam unter Teilnehmern unserer Veranstaltungen suchen die meisten Unternehmen Rat in Fragen des digitalen Marketings. Interessanterweise hat dann die Frage nach dem „warum“ aber ergeben, dass es dabei gar nicht immer um den Vertrieb geht, sondern meistens um die Personalsuche.

Und welche Lösungen konnten Sie bislang mit den Unternehmen finden?

Horn: Vor allem suchen wir gute Beispiele aus der Praxis und präsentieren sie, so dass andere Unternehmen sich wiedererkennen können. So sehen sie, dass die meisten Lösungen sehr einfach sind – trotz der doch ziemlich abgehobenen Diskussion um Industrie 4.0, die einen Großteil der KMU gar nicht betrifft, weil die meisten Dienstleister sind. Eines unserer Beispiele ist ein sehr kleiner Mittelständler, ein Gebäudetechniker aus Potsdam, auf dessen Stellenausschreibung sich gerade einmal ein Bewerber gemeldet hatte. Den musste er dann nehmen. Er hat aber einen 17-jährigen Sohn, und der hat zu ihm gesagt: „Papa, du musst Filme machen und die dann auf Youtube stellen.“ Das hat er gemacht – und plötzlich hatte er wieder Bewerbungen. Da denken viele andere dann: „Das kann ich auch“. Genau das möchten wir erreichen.

Welche Fragestellungen zur Digitalisierung sind aus Ihrer Erfahrung für KMU besonders wichtig – unabhängig davon, ob die Unternehmen hierbei tatsächlich Rat suchen?

Horn: Die wenigsten Mittelständler haben eine Strategie für die nächsten fünf Jahre. Sie haben ein beschränktes Budget und keine Manpower für eine eigene Strategieabteilung. Meist sind sie auch so mit Aufträgen eingedeckt, dass keine Zeit bleibt, schon heute zu überlegen, wie man zum Beispiel darauf reagiert, dass in fünf Jahren ein Großteil der Mitarbeiter in Rente geht. Oder sich ganz genau zu überlegen: Was verkaufe ich, was ist mein Geschäftsmodell? Auch, wenn das heute analog noch gut funktioniert, sollte jetzt schon ein Verständnis dafür entwickelt werden, wie es in der digitalen Welt aussieht.

Wie kann so eine Strategieentwicklung denn konkret aussehen?

Horn: Oft ist es sinnvoll, sich mit der Belegschaft zusammenzusetzen und gemeinsam das Geschäftsmodell anzusehen. Meist reicht es schon, einen einzelnen Ablauf zu identifizieren, bei dem es immer wieder hängt. Das kann die Buchhaltung sein, die Rekrutierung – oder etwas ganz anderes. Bei solchen Sollbruchstellen sollten Unternehmen überlegen, wie man sie durch Digitalisierung verbessern kann. Das sind meist kleine Lösungen, die niemandem Angst machen. Und die meist nicht neu erfunden werden müssen, denn viele Unternehmen haben ähnliche Schritte gemacht. Ein wichtiger wie einfacher erster Schritt kann also auch sein, sich zu vernetzen und so Ideen von anderen aufzugreifen.

Welche Erfahrungen machen KMU mit der Umsetzung: Zieht die Belegschaft mit?

Horn: Das ist ein Thema, das schon bei der Personalgewinnung ansetzt: Die Unternehmen müssen sich bewusst werden, was genau das Personal mit Blick auf die Digitalisierung können muss. Genauso wichtig ist es aber, die Mitarbeiter, die schon da sind, mitzunehmen. Die jungen, neuen Mitarbeiter können häufig mit den digitalen Anwendungen umgehen, aber die Älteren haben das Wissen über die konkreten Geschäftsabläufe, auf das die Unternehmen nicht verzichten können.

Was hilft, wenn es Widerstände gibt?

Horn: Zunächst muss Digitalisierung den Mitarbeitern die Arbeit erleichtern. Digitalisierung darf auf Dauer nicht zusätzliche Zeit kosten. Idealerweise wird das durch die Anwendung der neuen Hilfsmittel unmittelbar klar. Es gibt aber auch Fälle, in denen sich ein Teil der Belegschaft der Digitalisierung von Prozessen von vornherein verschließt. Hier hilft kein Berater, der aus seiner Außensicht sagt, was die Lösung ist. Jedes Team funktioniert anders. Unser Ansatz ist hier, das Unternehmen durch einen Prozess zu begleiten, in dem die Lösungen von der Geschäftsführung und der Belegschaft gemeinsam entwickelt werden. Wir verfolgen dabei den Ansatz des Design Thinking, der das Denken umdreht: Aus Sicht des Kunden wird überlegt „Für wen mache ich das? Wer ist mein Kunde, was braucht er?“ Der „Kunde“ können dabei die einzelnen Mitarbeiter, aber auch die tatsächlichen Kunden sein.

Gibt es ein für KMU besonders wichtiges Thema, das aus Ihrer Sicht bei der Digitalisierungsdebatte zu kurz kommt?

Horn: Wir sprechen immer wieder auch mit Unternehmen aus Brandenburg, die uns sagen, dass sie sich ja gerne digitalisieren würden, es aber technisch in ihrer Region gar nicht möglich ist. Dort fehlen ganz einfach die Breitbandnetze. Da frage ich mich, warum hier von der Politik nicht mehr Energie aufgewendet wird, um das zu ändern. Oft sitzen schließlich unsere Weltmarktführer in solchen ländlichen Regionen. Momentan bleibt vielen dieser Hidden Champions nur die Abwanderung, wenn sie den Anschluss an die Digitalisierung nicht verpassen möchten. Ein anderes Thema ist die Datensicherheit: Viele Unternehmen zögern beim Thema Digitalisierung, weil sie nicht glauben, dass ihre Daten in einer Cloud sicher wären. Das ist ebenfalls ein großes Thema, das auf politischer Ebene viel entschlossener angegangen werden muss.

Wir danken Frau Horn für das Gespräch.

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