Thema des Monats: Digitalisierung konkret – Fünf erste Schritte für kleine und mittlere Unternehmen

Digitalisierung erscheint fast allgegenwärtig

Der Megatrend Digitalisierung erschließt zunehmend sämtliche Bereiche unseres Lebens. Dies umfasst sowohl unser privates wie auch das berufliche Umfeld und hat Auswirkungen auf die Art und Weise, wie wir miteinander kommunizieren, miteinander arbeiten, unsere Freizeit gestalten, einkaufen, Freunde und Partner finden.

Dieser einleitende Satz verdeutlich bereits das Dilemma, in welchem sich die Digitalisierung aktuell befindet: In der Öffentlichkeit wird Digitalisierung so breit diskutiert, dass vom Ausbau des Glasfasernetzes bis zur Nutzung eines eigenen Online-Shops und noch viel mehr unter diesem Begriff zusammengefasst werden kann.

Im vorliegenden Thema des Monats helfen wir Ihnen dabei, den Überblick zu behalten und konkrete erste Schritte einzuleiten, um die Chancen der Digitalisierung für Ihren Betrieb bestmöglich zu nutzen.

Weiterführende Informationen finden Sie auch im KOFA-Dossier "Digitalisierung" sowie in der neuen Infografik "Wie KMU digitale Vernetzung nutzen können".

Schritt 1: Verstehen, worum es eigentlich geht

Digitalisierung oder vielmehr der digitale Wandel, bedeuten zunächst einmal, dass wir Dinge, die wir „traditionell“ ohne technische Unterstützung getan haben, vermehrt über das Netz erledigen. Im privaten Umfeld wird der digitale Wandel zum Beispiel durch die weite Verbreitung von internetfähigen Smartphones und Tablets deutlich. Rund drei Viertel der deutschen Haushalte nutzen bereits heute fast täglich das Internet und beinahe neun von zehn deutschen Internetnutzern suchen auch online nach Informationen zu Produkten und Dienstleistungen.

Auch im industriellen Bereich findet eine zunehmende Vernetzung statt. Im Sinne eines „Internet der Dinge“ werden im Produktionsprozess zunehmend mehr vernetzte Geräte und Maschinen eingesetzt. Im Kontext der „Industrie 4.0“ melden Maschinen den Wartungsbedarf bereits bevor ein Produktionsausfall droht, Verbrauchsmaterial wird automatisch nachbestellt oder Werkstücke teilen den Maschinen im Fertigungsprozess die vom Kunden definierten Spezifikationen mit.

Das geänderte Kommunikations- und Einkaufsverhalten Ihrer Kunden und Geschäftspartner sowie die voranschreitende Vernetzung und Automatisierung der Produktion führen unter dem Strich zu einem zunehmend dynamischen Markt- und Wettbewerbsumfeld.

Bei der Digitalisierung handelt es sich somit um ein wichtiges strategisches Handlungsfeld, dessen Chancen Sie aktiv ergreifen können!

Auf kofa.de/digitalisierung finden Sie weitere Informationen rund um das Thema Digitalisierung und in Praxisbeispielen erfahren Sie, wie andere KMU hiermit umgehen.

Schritt 2: Anknüpfungspunkte für den eigenen Betrieb finden

Damit Maßnahmen dauerhaft zum Geschäftserfolg beitragen können, sollten diese im Bereich der Digitalisierung in Ihre Unternehmensstrategie eingebunden werden. Führen Sie eine interne Unternehmensanalyse durch und analysieren Sie die Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken. Hinweise auf Fragen, die im Zusammenhang mit der Digitalisierung besonders wichtig sind, finden Sie im KOFA-Dossier, in dem Bereich „Den digitalen Wandel gestalten“.

Stellen Sie sich die richtigen Fragen, wie zum Beispiel:

  • Welche Vorerfahrungen haben Sie und Ihre Mitarbeiter in den Bereichen der Kommunikation über digitale Kanäle, Social Media oder Vertrieb über Online-Plattformen?
  • Welche vorhandenen Produkte oder Dienstleistungen könnten durch Online-Beratung oder erweiterten Kundendienst ergänzt werden?
  • Wie verändern sich zukünftig die Erwartungen Ihrer Kunden hinsichtlich der Produkte oder Dienstleistungen sowie der Kommunikation mit Ihrem Unternehmen?
  • Welche Digitalisierungs-Trends beobachten Sie in Ihrer Branche, die sie sich zunutze machen können?

Ein möglicher Rückschluss hieraus wäre es, Kunden und Geschäftspartner stärker auf den genutzten digitalen Kanälen anzusprechen, beispielsweise durch die Nutzung von Online-Marketing oder Online-Shops. Oder aber die vorhandenen Produkte durch (Online-)Dienste zu erweitern. Auch die stärkere Kooperation mit Partnern oder digitalen Vorreitern sollte bewusst abgewogen werden. Zukünftig wird die Bedeutung von Unternehmensnetzwerken in Form von Wertschöpfungsketten zunehmen, etwa, wenn Industrieunternehmen mit ihren Kunden und Lieferanten gemeinsame Software-Plattformen nutzen, um Prozesse der Fertigung, der Beschaffung und des Vertriebs besser aufeinander abzustimmen.

Schritt 3: Projekte bewusst auswählen

Aus dem zweiten Schritt ergibt sich unter Umständen schon eine sehr große Zahl verschiedener Möglichkeiten, in Ihrem Unternehmen auf den digitalen Wandel zu reagieren, beziehungsweise diesen mit zu gestalten. Um den operativen Betrieb regulär weiterführen zu können, erscheint es in den meisten Fällen sinnvoll, nicht zu viele Projekte gleichzeitig zu starten. So können Sie wichtige Erfahrungen (auch „im Kleinen“) sammeln und erhalten ein Gefühl dafür, wie sich Veränderungsprojekte initiieren und steuern lassen. Von daher ist es sehr wichtig, dass Sie priorisieren und sich besonders um die Bereiche zu kümmern, die für Ihren Geschäftserfolg wichtig erscheinen. Die Auswahl der Projekte sollte in jedem Falle mit einer ausreichenden „Rückendeckung“ aus der Geschäftsleitung und Einbindung Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter als inhaltliche Experten erfolgen (vgl. auch Schritt 4).

Schritt 4: Beschäftigte mitnehmen

Sie erhöhen die Erfolgschancen Ihrer Digitalisierungsaktivitäten deutlich, wenn Sie Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Anfang an mit ins Boot holen. Gehen Sie mit gutem Beispiel voran und kommunizieren Sie deutlich, welche Maßnahmen aus welchen Gründen geplant sind. Schaffen Sie ein Klima, in dem ein offener Austausch über mögliche Bedenken oder weitere Ideen und Verbesserungsvorschläge möglich wird. Hierdurch erhöhen Sie die Akzeptanz in der Belegschaft und stellen sicher, dass die neuen Prozesse auch wirklich erfolgreich umgesetzt werden.

Achten Sie auch darauf, dass Ihre Mitarbeiter über die nötigen Kompetenzen verfügen, die sie zur Umsetzung der Projekte und für sie ggf. neuer Arbeitsabläufe benötigen. Hinweise zur Qualifizierung Ihrer Belegschaft finden Sie in den Handlungsempfehlungen betriebliche Weiterbildung, E-Learning – Lernen mit digitalen Medien im Betrieb sowie im KOFA-Dossier Digitale Bildung.

Schritt 5: Anfangen!

Die Erfahrung zeigt, dass es sinnvoll ist, zunächst die bestehenden Prozesse zu hinterfragen und zu optimieren. Ansonsten wird etwa ein schlecht strukturierter Prozess durch eine reine Digitalisierung nicht besser. Stellen Sie den einbezogenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die benötigten Ressourcen (Informationen, Arbeitszeit, technische Infrastruktur etc.) zur Verfügung und vergeben Sie eindeutige Zuständigkeiten anhand eines gültigen Projektplanes.

Scheuen Sie nicht davor, auf externes Know-how zurück zu greifen. Beispielsweise durch Networking mit anderen Unternehmen, die in einer ähnlichen Situation waren.

Die vom Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi) geförderten Mittelstand 4.0 Kompetenzzentren stehen als Ansprechpartner bereit. Ebenso möglich ist die finanzielle Förderung einer Prozessbegleitung durch akkreditierte Berater im Rahmen  das BMWi-Förderprogramms „go -digital“. Auch seitens des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales erhalten Sie Unterstützung in Form von geförderten Beratungsleistungen durch das Programm "unternehmensWert:Mensch plus".

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