Thema des Monats: Personalkennzahlen

Personalkennzahlen – Steuerung des Personalwesens

Wissen Sie, wie viele Bewerbungen pro ausgeschriebene Stelle Sie in den letzten Jahren erhalten haben? Oder wie viele der neu eingestellten Fachkräfte tatsächlich in Ihrem Unternehmen bleiben? Das sind nur zwei Beispiele für mögliche Personalkennzahlen, mit deren Hilfe Sie Ihre Personalarbeit besser kontrollieren und steuern können. Für die Leistungserstellung selber, für Marketing und Vertrieb arbeiten Sie oft schon ganz selbstverständlich mit Kennzahlen, um Kosten und Nutzen bzw. um den Erfolg zu bewerten. Gerade in Zeiten knapper Fachkräfte wird es immer wichtiger, den Überblick zu behalten und mögliche Risiken besser erkennen zu können. Nutzen Sie dieses bewährte Controlling-Instrument daher auch für Ihre Personalarbeit.

Arbeitgeberattraktivität mit Zahlen belegen

Personalkennzahlen können Ihnen dabei helfen, Ihre Position im Wettbewerb um die besten Köpfe zu sichern. Stellen Sie beispielsweise fest, dass es immer länger dauert, bis freie Stellen besetzt werden können, und nimmt gleichzeitig die Zahl von Initiativbewerbungen ab, dann deutet sich hier ein mögliches Risiko für Ihre künftige Personalbeschaffung an. Ihr Unternehmen könnte bei relevanten Bewerbergruppen an Attraktivität oder möglicherweise an Bekanntheitsgrad verloren haben. In jedem Fall sollten Sie etwas unternehmen, um für die für Sie relevanten Bewerbergruppen als attraktiver Arbeitgeber bekannt zu sein. Ob Sie stärker an Hochschulen oder Schulen präsent sein wollen oder ob Sie mehr in Employer Branding investieren: Die Entscheidung darüber, ob und wie viele Mittel bereitgestellt werden, lässt sich auf der Basis von Kennzahlen einfacher fällen. Und schließlich lässt sich der Erfolg der Investitionsentscheidung leichter überprüfen.

Kennzahlen als Planungsgrundlage

Zeigt Ihnen beispielsweise die Personalkennzahl zur Altersstruktur, dass an einer Schlüsselposition bald Handlungsdruck entsteht, können Sie langfristig die Nachfolge planen, indem Fachkräfte aus Ihrem Haus auf neue Aufgaben systematisch vorbereitet werden. Zudem liefern Ihnen Personalkennzahlen eine Datenbasis für Ihre Personalbedarfsplanung. Sie können mit Hilfe der Kennzahlen die Geschlechterverteilung im Unternehmen oder die Altersmischung der Teams besser steuern. Mögliche Engpässe werden früher sichtbar, so dass Ihnen Zeit für eine gut geplante Neueinstellung bleibt und Sie vor  unerwarteten Vakanzen besser geschützt sind.

Zielerreichung überprüfen und vergleichen

Wie auch im Controlling dienen Personalkennzahlen dazu, die Zielerreichung zu überprüfen und die eigenen Ergebnisse mit anderen zu vergleichen. Haben Sie in einem Bereich, zum Beispiel beim Employer Branding, Maßnahmen ergriffen, so können Sie Resultate unter anderem in der Kennzahl zur Anzahl von Initiativbewerbungen bzw. der Dauer der Stellenbesetzung ablesen. Sie können dies auch auf einer Zeitachse betrachten: Wie hat sich eine Personalkennzahl über einen bestimmten Zeitraum entwickelt? Oder Sie vergleichen Ihre Personalkennzahlen mit dem Branchendurchschnitt. Beim Krankenstand oder bei der Fluktuation kann dies ein wichtiger Indikator für Ihre Maßnahmen auf diesem Gebiet sein. 

Es kann unter Umständen auch sehr aufschlussreich sein, sich mit anderen Unternehmen aus der Region zu vergleichen, wenn es um die Attraktivität für überregionale Bewerberinnen und Bewerber geht. Hat beispielsweise eine Mitarbeiterbefragung Unzufriedenheit mit den Maßnahmen zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie ergeben, könnten Sie sich informieren, ob die Bereitstellung von Betreuungsplätzen bei anderen Unternehmen an Ihrem Standort erfolgreich waren. Personalkennzahlen liefern Ihnen die Zahlen, mit deren Hilfe Sie Zielerreichung messbar überprüfen können. In diesem Beispiel könnte das die Arbeitszeit bzw. Krankenstand und Fluktuationsrate von familiengebundenen Fachkräften sein.  

Eine Verbindung sollten Sie auch herstellen zwischen den Personalkennzahlen und den Unternehmenszielen. Ist es ein Unternehmensziel, die Fluktuation bei den Fachkräften zu senken und sehen Sie als Maßnahme dazu die Einführung von Fachlaufbahnen vor, können Sie als Ziel definieren: Die Fluktuationsrate soll von x Prozent im Laufe von drei Jahren auf y Prozent sinken. Der Vergleich der Personalkennzahl Fluktuationsrate vor Einführung der Fachlaufbahnen und danach zeigt Ihnen, ob die Fachlaufbahnen tatsächlich geholfen haben, die Fluktuation zu senken.

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