Willkommenskultur

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Sie überlegen, eine Fachkraft aus dem Ausland in Ihr Team zu holen? Sie werden sehen, Ihre Entscheidung zahlt sich aus. Denn Sie werden engagiertes Personal mit spezifischen Kenntnissen und Erfahrungen gewinnen. Ihre Teamstruktur wird kulturell vielfältiger. So steigern Sie Ihre Wettbewerbsfähigkeit und können die Potenziale des globalen Marktes besser erschließen.

Mit einer gelebten Willkommenskultur sind Sie für Fachkräfte aus dem Ausland und für Personen mit Migrationshintergrund ein überaus attraktiver Arbeitgeber. Unterstützen Sie Ihre neue Mitarbeiterin bzw. ihren neuen Mitarbeiter bei der betrieblichen und gesellschaftlichen Integration. So gewinnen Sie produktive und loyale Fachkräfte. Dafür müssen alle im Unternehmen mithelfen.

Vorteile einer internen Willkommenskultur

 Wen sprechen Sie an?

Eine betriebliche Willkommenskultur richtet sich an folgende Zielgruppen:

  • Fachkräfte mit Berufs- oder Hochschulausbildung aus dem Ausland können Stellen im Unternehmen besetzen, für die Sie im Inland kein Personal finden. So holen Sie sich gleich auch Wissen über internationale Märkte und Fremdsprachenkenntnisse ins Unternehmen.
  • Ausländische Absolventinnen und Absolventen deutscher Hochschulen können Sie vor Ort für Ihr Unternehmen gewinnen. Da sie Land, Kultur und die deutsche Sprache bereits gut kennen, sind die Integrationskosten gering.
  • Die Anwerbung von Auszubildenden aus dem europäischen Ausland bietet sich vor allem in Grenzregionen an. Vielerorts laufen aber auch Initiativen zur Anwerbung von Auszubildenden aus ferneren europäischen Ländern wie Spanien oder Rumänien.
  • Rund drei Millionen Personen mit Migrationshintergrund, die bereits in Deutschland leben, haben einen Berufs- oder Hochschulabschluss im Ausland erworben. Nutzen Sie dieses Fachkräftepotenzial für sich.
  • Jugendliche mit Migrationshintergrund bewerben sich bislang nur etwa halb so häufig für eine duale Ausbildung wie andere – sprechen Sie diese Gruppe direkt an.
  • Deutsche Staatsangehörige, die im Ausland beschäftigt waren oder sind, bringen konkrete Auslandserfahrung und meist interessante Kontakte mit in Ihr Unternehmen.

So profitiert ihr Unternehmen

  • Werden Sie für Fachkräfte attraktiver
    Wenn die Willkommenskultur bei Ihnen zum Betriebsalltag gehört und dies mit konkreten Maßnahmen sichtbar ist, wissen Fachkräften aus dem Ausland oder mit Migrationshintergrund, dass sie bei Ihnen unterstützt und geschätzt werden. So fällt die Entscheidung bei mehreren Jobangeboten im Zweifel für Sie.
  • Beschleunigen Sie die Integration
    Unterstützen Sie Ihr neues Teammitglied dabei, sich schnell einzuarbeiten und wohl zu fühlen. Mit einem betrieblichen Integrationsplan oder einem Mentorenkonzept, bei dem erfahrene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Ihre neue Fachkraft begleiten, vermeiden Sie typische Anfangsprobleme.
  • Stärken Sie die Identifikation
    Wenn Sie Ihre neue Fachkraft bei der Integration in Ihren Betrieb und in den Alltag unterstützen, schafft das Vertrauen. Was sich für Sie auszahlt, denn eine positive Einstellung gegenüber Ihrem Unternehmen fördert die Einsatzbereitschaft und Arbeitsqualität.
  • Nutzen Sie die kulturelle Vielfalt
    Kulturelle Vielfalt hilft Ihnen, die Kreativitäts- und Innovationspotenziale Ihrer gesamten Belegschaft besser zu erschließen. So erleben alle die Integration der neuen Kollegin oder des neuen Kollegen als Bereicherung. Sie tragen dadurch zu einem positiven Betriebsklima bei verringern die Fluktuation.
  • Treten Sie als modernes Unternehmen auf
    Machen Sie Ihre Bemühungen um internationale Fachkräfte und die Förderung der kulturellen Vielfalt zum festen Bestandteil Ihrer Unternehmensphilosophie. So nimmt Sie die Öffentlichkeit als modernes, offenes und international orientiertes Unternehmen wahr. Was schließlich auch ausländische und inländische Fachkräfte oder internationale Geschäftspartner für Sie einnimmt.

Werden Sie zum Überzeugungstäter

Eine Willkommenskultur in Ihrem Unternehmen zu etablieren bedeutet:

  • die Mitarbeit von Fachkräften aus dem Ausland oder mit Migrationshintergrund als bereichernden Mehrwert zu begreifen,
  • die Integration neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter als Chance für alle im Unternehmen zu verstehen und
  • für diese Werte nach innen und nach außen zu werben.

Wie gehen Sie vor?

Die Einführung einer Willkommenskultur lässt sich in drei Phasen unterteilen:

  1. Entwicklung einer Willkommenskultur,
  2. Gestaltung des Bewerbungsprozesses,
  3. Unterstützung bei der betrieblichen und gesellschaftlichen Integration.

Willkommenskultur entwicklen

Überlegen Sie, welche Maßnahmen am besten zu Ihrem Betrieb passen, um eine Willkommenskultur aufzubauen. Folgende Fragen helfen Ihnen bei der Analyse Ihrer aktuellen Unternehmenssituation:

  • Sind Ihre Führungskräfte, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf die Integration einer Fachkraft ausländischer Herkunft vorbereitet?
  • Besteht im Unternehmen die Offenheit, mit kultureller Vielfalt produktiv umzugehen?

Diese Analyse hilft Ihnen, Risiken zu identifizieren und unnötige Kosten zu vermeiden. Beauftragen Sie hiermit eine Projektgruppe, die aus Vertreterinnen und Vertretern der Geschäftsführung, der Personalabteilung, der Fachbereiche und gegebenenfalls der Arbeitnehmervertretung zusammengesetzt sein kann. Lassen Sie die Projektgruppe

  • prüfen, welche Erfahrungen bereits vorliegen, auf denen sich aufbauen lässt,
  • identifizieren, auf welche Probleme eine Fachkraft aus dem Ausland oder mit Migrationshintergrund stoßen könnte und wie Sie vorbeugen können.

Die Checkliste zur Entwicklung einer Willkommenskultur auf Seite 4 der Handlungsempfehlung "Willkommenskultur in Unternehmen" bietet Ihnen dazu eine Orientierung.

Kulturelle Vielfalt macht attraktiv

Indem Sie die Vielfalt in Ihrem Unternehmen fördern, steigern Sie die Kreativität und Innovationskraft sowie einen offenen und wertschätzenden Umgang Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter untereinander. Ziel ist eine Kultur des Miteinanders, die allen im Unternehmen gut tut und zur Identifkation mit Ihnen als Arbeitgeber beiträgt.

Doch wie können Sie sich offen zu einem kulturell vielfältigen Arbeitsumfeld bekennen, das von gegenseitigem Respekt und Wertschätzung geprägt ist? Eine Option dazu bietet die Unternehmensinitiative „Charta der Vielfalt“. Diese freiwillige Selbstverpflichtung wurde bereits von mehr als 1.200 Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen unterzeichnet. Wenn Sie dies etwa auf Ihrer Internetseite kommunizieren, unterstreichen Sie Ihre Attraktivität als moderner Arbeitgeber.

Rechtliche Rahmenbedingungen

Eine rechtliche Grundlage zum Schutz von Beschäftigten vor Benachteiligungen ist das allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG). Danach müssen Stellenausschreibungen diskriminierungsneutral formuliert werden. Die Bewerberauswahl ist unabhängig von Merkmalen wie Geschlecht, Nationalität oder Religionszugehörigkeit zu treffen. Zudem darf die Gestaltung der Rahmenbedingungen im Arbeitsalltag bis hin zu Beförderungen und Weiterbildungsteilnahmen keine Benachteiligung zulassen.

Mentoring: Integration aus erster Hand

In der Praxis hat es sich bewährt, einer neuen Fachkraft mit ausländischen Wurzeln eine Mentorin oder einen Mentor an die Seite zu stellen. Ob Sprachprobleme im Job oder die Erläuterung informeller Regeln: von Kollegin zu Kollegin oder von Kollege zu Kollege klappt Integration schnell und umkompliziert. Voraussetzung für das Mentoring sind Fach- und Sprachkenntnisse sowie soziale und interkulturelle Kompetenzen. Besonders geeignet sind erfahrene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die das Unternehmen gut kennen und in der Belegschaft fest verankert sind.

Mit Sprachkurs geht es leichter

Gute Deutschkenntnisse machen Ihrem neuen Teammitglied den beruflichen Alltag und das gesellschaftliche Leben in Deutschland bedeutend leichter. Helfen Sie, indem Sie etwa Sprachkurse vermitteln, Ihre Fachkraft für diese freistellen oder Finanzierungshilfen gewähren – beziehen Sie auch die Familie Ihrer neuen Fachkraft ein. Doch wie gut sind die Deutschkenntnisse? Orientierung bietet ein Selbsttest auf der Webseite des Goethe-Instituts. Das Goethe-Institut bietet weltweit an vielen Standorten Sprachkurse an – so kann das Training schon im Herkunftsland beginnen.

Zeigen Sie sich weltoffen

Ihre Homepage ist Ihr Markenzeichen nach außen. Internationale Fachkräfte gewinnen hier einen ersten Eindruck von Ihnen als Arbeitgeber. Wenn Sie wichtige Inhalte auf Englisch anbieten oder in der Landessprache der von Ihnen gesuchten Fachkräfte haben Sie schon die ersten Sympathiepunkte. Übersetzungsbüros und Muttersprachlerinnen oder Muttersprachler in Ihrer Belegschaft können hier helfen.

Sollten Sie bereits Fachkräfte aus dem Ausland oder mit Migrationshintergrund beschäftigen, können Sie persönliche Erlebnisberichte, auch Testimonials genannt, veröffentlichen. Indem die Fachkraft positive Erfahrungen authentisch schildert zeigen Sie, dass Sie kulturelle Vielfalt leben und fördern.

Heißen Sie Ihre Bewerber willkommen

 Kontaktaufnahme

Planen Sie vor der Einladung zu einem persönlichen Vorstellungsgespräch ein telefonisches Vorabgespräch (etwa über Internettelefonie oder Videokonferenz) an. So können Sie sich einen ersten Eindruck verschaffen und klären, ob die Bewerberin oder der Bewerber in die engere Auswahl kommt. 

Bewerbungsgespräch

Für die Einreise zum persönlichen Bewerbungsgespräch nach Deutschland benötigt Ihre Bewerberin oder Ihr Bewerber unter Umständen ein Touristenvisum, wenn sie oder er aus einem Land außerhalb der EU kommt. Eine Übersicht der Regelungen zur Visumspflicht finden Sie auf der Webseite des Auswärtigen Amts. Sollte ein Touristenvisum nötig sein, kann die Beantragung je nach Land Tage oder Wochen dauern. Bleiben Sie in Kontakt: Helfen Sie der Kandidatin oder dem Kandidaten bei der Anreise, übermitteln Sie eine Wegbeschreibung, unterstützen Sie bei der Unterkunftssuche oder bieten Sie an, sie oder ihn persönlich abzuholen. Gerade bei längeren Anreisezeiten sollten Sie das Bewerbungsgespräch nicht am Tag der Anreise durchführen.

Wichtig ist eine gute Vorbereitung des Bewerbungsgesprächs. Neben den Fragen, die bei allen Bewerbungsgesprächen relevant sind, sollten Sie besonders wichtige Fragen und mögliche Hilfen festlegen, um das Gespräch richtig zu lenken.

  • Versuchen Sie gleich zu Beginn, eine entspannte Gesprächsatmosphäre zu schaffen.
  • Bauen Sie Kommunikationsbarrieren durch eine verbindliche Gesprächsführung ab.
  • Passen Sie den Sprachstil den Anforderungen der Stelle an. Oft ist sehr formelles Deutsch im späteren Beruf wenig relevant.
  • Geben Sie zusätzliche Erklärungen und nutzen Sie direkte Fragen, um sprachliche Missverständnisse zu vermeiden.

Klären Sie, ob die Durchführung des Gesprächs auf Englisch stattfinden oder gedolmetscht werden soll. Signalisieren Sie im Gespräch, dass Sie Ihre neue Fachkraft beim Aufbau ihres Lebens in Deutschland unterstützen. Nennen Sie konkrete Maßnahmen. Sollten es einen Mentor oder eine Mentorin geben, holen Sie diese Person zum Bewerbungsgespräch dazu oder lassen Sie sie eine Führung durch das Unternehmen begleiten.

Falls das Gespräch durch Sprachprobleme schwierig ist, obwohl die oder der Bewerber einschlägige Qualifikationen hat, kann eine Arbeitsprobe mit einer typischen Aufgabe weiterhelfen.

Jetzt kann die Integration starten

Sie haben sich für eine Bewerberin oder einen Bewerber entschieden? Jetzt sollten Sie die Strukturen und Instrumente Ihrer Willkommenskultur für diese Person anpassen. Wählen Sie etwa eine Mentorin oder einen Mentor aus und klären Sie, welche Sprachkenntnisse Ihr neues Teammitglied braucht.

Erstellen Sie einen Einarbeitungsplan

Planen Sie die ersten Arbeitswochen gründlich. So beschleunigen Sie die Einarbeitung, vermeiden Konflikte und verringern Kosten. Haben Sie bereits in der Vergangenheit einen Einarbeitungsplan erstellt, können Sie diesen für Fachkräfte aus dem Ausland oder mit Migrationshintergrund anpassen. Ansonsten können Sie einen Integrationsplan erstellen, der auf folgende Fragen Antwort geben sollte: 

  • Welche Informationen benötigt eine neue Fachkraft zu Arbeitsbeginn (z. B. Arbeitszeiten, Verhaltensregeln, Organisationsstruktur, Arbeitsabläufe)?
  • Mit welchen internen Gruppen (Mentor/-innen, Arbeitskolleg/-innen, Führungskräfte) wird die Fachkraft zusammenarbeiten und wie soll der Kontakt aussehen?
  • Mit welchen externen Gruppen (Kunden, Geschäftspartner, Behörden) wird die Fachkraft zusammenarbeiten und wie soll der erste Kontakt hergestellt werden?
  • Welche Tätigkeiten wird die Fachkraft ausführen, wie soll die Einarbeitung ablaufen?
  • Welche Arbeitsmaterialien und Ausstattung des Arbeitsplatzes benötigt die Fachkraft?
  • In welchem Umfang können Sie in Ihrem Unternehmen Freiraum für Behördengänge, Deutschkurse und Nachqualifizierungsmaßnahmen gewähren?
  • Wann stehen welche Meilensteine an, um den Fortschritt der Einarbeitung zu besprechen und Informations- und Qualifizierungsbedarf zu ermitteln?

Die ersten Schritte im Betrieb

Stellen Sie der Fachkraft an ihrem ersten Arbeitstag die wichtigsten Ansprechpartnerinnen und -partner persönlich vor. Führen Sie ein Einführungsgespräch mit ihr. Dabei informieren Sie sie über ihre Aufgaben und Termine. Legen Sie eventuell erste Ziele fest.

Überprüfen Sie in den ersten Wochen regelmäßig den Integrationsfortschritt Ihrer neuen Fachkraft. Beobachten Sie, ob es noch Nachqualifizierungsbedarf gibt und wie die Kolleginnen und Kollegen die Neue oder den Neuen aufnehmen. Führen Sie regelmäßige Feedbackgespräche, um Fehlerquellen und Probleme frühzeitig zu erkennen. Je nach Fortschritt können Sie weitere Ziele vereinbaren.

In die Gemeinschaft einbinden

Auch abseits der Arbeit gibt es viele Aktivitäten, bei denen sich Ihr neues Teammitglied in Ihre Unternehmensgemeinschaft integrieren kann. Regelmäßige gemeinsame Mittagessen, Stammtische, Betriebssport, Freizeitaktivitäten oder Tippspiele sind regelrechte Selbstläufer. Und bei der nächsten Betriebsfeier stellen Sie die neue Kollegin oder den neuen Kollegen noch einmal ausführlich vor.

Helfen Sie in Alltagsfragen

Zu allen Fragen beim Start in Deutschland bietet Ihnen das Internetportal „Make it in Germany“ umfassende Unterstützung.

Umzug nach Deutschland

Vor Arbeitsbeginn steht für Ihre neue Mitarbeiterin oder Ihren neuen Mitarbeiter in den meisten Fällen der Umzug nach Deutschland an. Neben der Wohnungssuche sind auch Behördengänge zu erledigen. Wollen Sie einen Umzugs-Service nutzen, ist die Abstimmung mit diesem externen Anbieter wichtig.

Wohnungssuche

Klären Sie, wie viel Wohnraum Ihr neues Teammitglied braucht und welche Personen mitkommen. Vor Einreise helfen neben persönlichen Kontakten innerhalb der Belegschaft auch Maklerinnen und Makler, geeigneten Wohnraum ohne einen persönlichen Besichtigungstermin zu finden. Sie können Ihre Fachkraft auch bei Besichtigungsterminen begleiten, ein persönliches Empfehlungsschreiben verfassen, eine Bürgschaft für die Kaution oder einen Vorschuss für die Miete leisten. Eine Alternative stellt für die erste Zeit die Unterbringung in Hotels, Pensionen oder möblierten Wohnungen dar. Informieren Sie über Besonderheiten des deutschen Mietrechts.

Unterstützen Sie die Familie

Bringt Ihre neue Fachkraft ihre Kinder mit nach Deutschland, informieren Sie sie über das deutsche Bildungssystem. Stellen Sie Kontakt zu (internationalen) Schulen her. Die Betreuung von Babys und Kindern in freien oder kommunalen Einrichtungen ist in manchen Ländern unüblich. Organisieren Sie einen Besichtigungstermin vor Ort, um Vertrauen zu bilden. Weisen Sie frühzeitig darauf hin, dass es längere Wartezeiten auf einen Platz im öffentlichen Kindergarten oder Kindertagesstätte geben kann. Wenn Sie Kinderbetreuungsplätze anbieten wollen, können Sie Belegplätze in freien und kommunalen Einrichtungen oder Kindertagespflegepersonen buchen. Mehr Informationen hierzu finden Sie beim Bundesverband für Kindertagespflege.

Wollen Sie den Ehepartner oder die Ehepartnerin ihrer Fachkraft bei der Arbeitssuche unterstützen, sollten Sie damit bereits vor der Einreise beginnen. Aktivieren Sie dafür Ihr Netzwerk, binden Sie Ihre Belegschaft ein oder nutzen Sie das Stellenangebot der Bundesagentur für Arbeit. Sie können auch bei der Formulierung von Bewerbungen oder Stellengesuchen helfen. 

Vermitteln Sie Kontakte

Für die Entwicklung einer Willkommenskultur stehen Ihnen viele private und staatliche Unterstützungsangebote offen. Ihr Hauptansprechpartner im staatlichen Bereich sind die örtlichen Sozialämter. Diese vermitteln Integrationskurse, Kontakte zu interkulturellen Zentren, zu Landsleuten oder informieren über örtliche Förderprogramme. Oder Sie stellen in Absprache mit der Fachkraft Kontakt zu Vereinen für Freizeitinteressen wie Sport oder Musik her.

Sie können Ihrer internationalen Fachkraft eine Willkommensmappe mit wichtigen Informationen und Kontakten überreichen. Ein Beispiel finden Sie ab Seite 33 im Leitfaden Willkommenskultur (PDF - 820 KB).

Weiterführende Informationen

  • Willkommensportal „Make it in Germany“
    „Make it in Germany“ zeigt, wie Fachkräfte aus dem Ausland erfolgreich ihren Weg nach Deutschland gestalten können – und warum es sich lohnt, hier zu leben und zu arbeiten. Das Internetportal des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie bündelt erstmalig alle wichtigen Informationen zu Karriere und Leben in Deutschland. Es informiert, welche Fachkräfte gesucht werden und unter welchen Voraussetzungen Interessierte eine Stelle in Deutschland annehmen können.
  • Fachkräfte–Offensive
    Das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie, das Bundesministerium für Arbeit und Soziales und die Bundesagentur für Arbeit haben eine Fachkräfte–Offensive gestartet. Diese Kampagne bündelt Beratungs- und Unterstützungsangebote und zeigt, wie bestehende und bisher vernachlässigte Potenziale zur Fachkräftesicherung im In- und Ausland besser erkannt und aktiviert werden können.
  • Allgemeine Informationen über Deutschland
    Die Website „Tatsachen über Deutschland” bietet profundes Basiswissen und Orientierungshilfe und ist dabei speziell für Leserinnen und Leser aus dem Ausland konzipiert. Sie enthält zahlreiche Fakten, ein Glossar und weiterführende Links.
  • Wohnung
    Das Angebot des Bundesamts für Migration und Flüchtlinge bietet für Migrantinnen und Migranten Erstinformationen und praktische Tipps für die Wohnungssuche, den Umzug und die Anmeldung in Deutschland.
  • Abfallentsorgung
    Dieser Themenschwerpunkt auf der Internetseite des Bundesministeriums für Umwelt, Naturschutz und Reaktorsicherheit bündelt Informationen zu Mülltrennung und Recycling.
  • Versicherungen
    Das Informationsportal der Verbraucherzentrale Bayern nennt die wichtigsten Versicherungen in Deutschland und gibt Hinweise zum Abschluss der richtigen Versicherung.
  • Medizinische Versorgung
    Das Internetangebot der Bundesärztekammern zeigt auf, wie ein passender Arzt oder eine passende Ärztin gefunden werden kann, welche Leistungen diese in Deutschland erbringen und welche Kosten dadurch für die Patientinnen und Patienten entstehen.
  • Zahlungsverkehr (Englisch; Stand: August 2005)
    Das „Blaue Buch“ der europäischen Zentralbank stellt einen Überblick über das Finanzsystem und die Zahlungsmöglichkeiten in der europäischen Union. Im Kapitel über Deutschland findet sich eine detaillierte Beschreibung des hiesigen Zahlungsverkehrs.
  • Kultur, Freizeit, Sport
    Das Kulturportal des Beauftragten der Bundesregierung für Kultur und Medien bietet Kulturinteressierten und Kulturschaffenden zahlreiche Informationen über Veranstaltungen und kulturstiftende Einrichtungen.
  • Kommunikation
    Diese Internetseite des Deutschen Akademischen Austauschdienstes bietet einen kurzen Überblick über Kommunikationsmöglichkeiten in Deutschland und nennt Möglichkeiten für Migrantinnen und Migranten, günstig mit ihrer Heimat in Kontakt zu bleiben.
  • Kinderbetreuung und Schule
    Die Internetseite der ständigen Konferenz der Kultusminister der Länder in der Bundesrepublik Deutschland bietet einen detaillierten Überblick über das deutsche Bildungssystem in deutscher und englischer Sprache.
  • Mobilität und Verkehr
    Die Internetseite des Bundesministeriums für Verkehr, Bau und Stadtentwicklung richtet sich an alle Verkehrsteilnehmerinnen und -teilnehmer unabhängig vom Verkehrsmittel und informiert über das Angebot des öffentlichen Nah- und Fernverkehrs.
  • Anerkennung ausländischer Berufsabschlüsse
    Zur Bewertung von beruflichen Abschlüssen steht Ihnen das „BQ-Portal – das Informationsportal für ausländische Berufsqualifikationen“ des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie zur Verfügung. Neben vielen Länder- und Berufsprofilen finden Sie dort viele praktische Tipps zur Anerkennungspraxis.
  • BEN Europe-Institute – Institut für Integration von Fachkräften aus Europa
  • Online-Dossier „Inklusiv, offen und gerecht? Deutschlands langer Weg zu einer Willkommenskultur“
  • Praxishandbuch Dual Career
  • Internationale Fachkräfte integrieren – BMWi-Fachforum Wirtschaft und Verwaltung im Dialog

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