Umfeldanalyse

Mit einer Umfeldanalyse erkennen Sie rechtzeitig Trends in ihrem wirtschaftlichen Umfeld und in der Arbeitswelt.

Wenn Sie die Entwicklung des Fachkräfteangebots und die prognostizierte demografische Entwicklung in Ihrer Region kennen, können Sie besser entscheiden, wie Sie sich im Bereich der Fachkräftesicherung aufstellen wollen. Wenn Sie wissen, wo der Umgang mit digitalen Technologien in die Ausbildung integriert ist, können Sie bereits heute die Fachkräfte von morgen gezielt ansprechen.

So können Sie beispielsweise besser beurteilen, ob eine überwiegend regional/lokal orientierte Suche nach neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sinnvoll ist oder ob Sie besser überregional oder sogar international suchen sollten. Sie können auch besser beurteilen, welche Potenziale die externe Suche nach neuen Fachkräften überhaupt bietet oder ob Sie zusätzlich Ihre Anstrengungen im Bereich Aus- und Weiterbildung verstärken sollten.

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Vorteile

  • Transparenz
    Sie gewinnen Klarheit über aktuelle und zukünftige personalpolitische Herausforderungen.
  • Grundlagen strategischer Planung
    Kennen Sie die Rahmenbedingungen in den Bereichen Demografie, Fachkräfteentwicklung und Bildungsinfrastruktur, unter denen Ihr Unternehmen operiert, können Sie eine geeignete Fachkräftesicherungsstrategie ableiten.
  • Kostensenkung
    Kennen Sie zukünftige personalpolitische Herausforderungen, können Sie rechtzeitig Maßnahmen zur Fachkräftesicherung einleiten und damit mittel- bis langfristig Kosten sparen.

Konkrete Maßnahmen

Daten, die Sie über die regionale demografische Entwicklung, die Entwicklung des Fachkräfteangebots und die regionale Bildungsinfrastruktur informieren, gilt es einzuschätzen und zu erheben.

Diese Umfeld-Daten sollten analysiert werden, um auf deren Basis bei Bedarf personalpolitische Maßnahmen abzuleiten.

Daten sammeln

Im Folgenden bekommen Sie einen Überblick darüber, welche Daten Sie für die erfolgreiche Durchführung einer Umfeldanalyse benötigen und wie Sie diese Daten erhalten.

Daten zur regionalen demografischen Entwicklung

Das Wissen um regionale demografische Entwicklungen ist eine wichtige Grundlage der strategischen Personalarbeit, denn diese bestimmen maßgeblich Ihre zukünftige Ausgangslage im Wettbewerb um Fachkräfte.

Es geht darum, ein Gespür dafür zu bekommen, wie zukünftig die Bevölkerung im erwerbsfähigen Alter sowie die Größe verschiedener Altersgruppen innerhalb dieser Gruppe ist. Auch kann es nützlich sein, zu wissen, wann mit größeren demografischen Umbrüchen in der regionalen Bevölkerung zu rechnen ist. Solche Kenntnisse lassen Sie besser beurteilen, wie groß das regionale Arbeitskräftepotenzial ist, aus dem Sie für Ihr Unternehmen schöpfen können.

Es gibt verschiedene Anbieter von Daten zur aktuellen und zu erwartenden demografi­schen Entwicklung. Besonders interessant ist das Angebot der Bertelsmann Stiftung. Diese stellt auf der Seite „Wegweiser Kommune“ für jede Kommune mit mehr als 5.000 Einwoh­nern kostenlos Bevölkerungsprognosedaten bis zum Jahr 2030 bereit. Außerdem können Sie dort die Daten Ihrer Kommune mit Kreis und Land oder mit bis zu fünf weiteren Kommunen vergleichen.

Daten zur Entwicklung des Fachkräfteangebots

Es ist für Ihr Unternehmen wichtig zu wissen, mit welchem Potenzial an Nachwuchskräften in den nächsten Jahren zu rechnen ist, um Ihre Personalpolitik entsprechend auszurichten.

Auch in diesem Bereich gibt es verschiedene Anbieter von Prognosen. Die Kultusministerkonferenz veröffentlicht seit 1972 eigene Berechnungen zur voraussichtlichen Entwicklung der Zahl der Schülerinnen und Schüler sowie der Schulabsolventinnen und -absolventen (u. a. differenziert nach Bundesländern und Schularten bzw. Abschlüssen). Ebenso bietet sie eine Prognose der Studienanfänger/innen, Studierenden und Hochschulabsolvierenden bis 2020. Schließlich hat sie eine fächerspezifische Prognose der Hochschulabsolventinnen und -absol­venten bis 2015 herausgegeben.

In der Regel stellen auch die einzelnen Bundesländer Daten bereit. Einige Bundesländer haben Prognosen zur zukünftigen Entwicklung der Schülerzahlen verfasst (so zum Beispiel Baden-Württemberg, Nordrhein-Westfalen, Sachsen oder Thüringen). In Bayern erstellt das Staatsministerium für Unterricht und Kultur jährliche Modellrechnungen zur zukünftigen Ent­wicklung der Schüler- und Absolvierendenzahlen.

Daten zur regionalen Bildungsinfrastruktur

Mit einem Überblick über die regionale Bildungsinfrastruktur verschaffen Sie sich eine solide Wissensgrundlage für Ihre Fachkräftesicherungsstrategie, sei es für mögliche Kooperationen mit Schulen und Hochschulen zur Gewinnung von Auszubildenden und/oder Hochschulabsolventinnen und -absolventen, sei es für eine gezielte Personalentwicklung vorhandener Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Informationen zu den verschiedenen Schulformen in Ihrem Bundesland, zu regionalen Kooperationen zwischen Schulen und Betrieben, Schulwettbewerben und -projekten, Modellversuchen, Veranstaltungen, Ansprechpartnern etc. finden Sie auf den Bildungsservern der Bundesländer. Die Initiative SCHULEWIRTSCHAFT bietet Firmen umfangreiche Informatio­nen speziell zu einer Zusammenarbeit mit Schulen an, bei Interesse ermöglicht Ihnen ein Netzwerk aus 450 regionalen Arbeitskreisen eine gezielte Suche nach Kooperationspartnern und bestehenden Projekten.

Die Seite www.hochschulkompass.de liefert ein Verzeichnis sämtlicher Hochschulen in Deutschland nach Bundesland und Hochschultyp (Fachhochschule oder Universität). Dort können Sie auch herausfinden, welche Hochschulen in Ihrer Region für Ihr Unternehmen interessante Studiengänge anbieten.

Regionale Weiterbildungsangebote

Darüber hinaus kann es sinnvoll sein, sich einen Überblick über die Weiterbildungsange­bote in Ihrer Region zu verschaffen. Lehrgänge bieten beispielsweise die Industrie- und Handelskammern. Einen allgemeinen Überblick über Weiterbildungsträger und -kurse in Ihrer Region gibt es unter www.seminus.de, in der Online-Datenbank www.iwwb.de oder in der Datenbank KURSNET der Bundesagentur für Arbeit. Anbieter eines berufsbegleitenden Studiums finden Sie beispielsweise unter www.studieren-berufsbegleitend.de, im Hochschulkompass oder auch in KURSNET. Die Datenbank AusbildungPlus erfasst schließlich bundesweit angebotene Zusatzqualifikationen für Auszubildende.

Daten analysieren

Im zweiten Schritt gilt es, die gesammelten Daten zu analysieren und aus ihnen bei Bedarf personalpolitische Maßnahmen abzuleiten. Dies kann beispielsweise im Rahmen eines gemeinsamen Workshops von Geschäftsführung, Personalleitung, Betriebsrat und Führungskräften geschehen. Dort können Sie die gewonnen Daten präsentieren und gemeinsam diskutieren.

Die folgenden Fragen können Ihnen bei der Analyse der Daten helfen:

  • Wie wirkt sich die demografische Entwicklung auf Ihr Unternehmen aus?
  • Wie wirkt sich die Entwicklung der Fachkräftesituation auf Ihr Unternehmen aus?
  • Entsprechen Ihre personalpolitischen Strategien im Bereich „Rekrutierung“ der Fachkräftesituation bzw. der absehbaren demografischen Entwicklung, oder sind Anpassungen nötig?
  • Sprechen demografische Entwicklung und Fachkräfteangebot für eine stärkere Nutzung im Unternehmen bereits vorhandener Potenziale, beispielsweise für die gezielte Höherqualifizierung talentierter Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter?
  • Nutzen Sie die regionale Bildungsinfrastruktur optimal, oder könnten Sie sie noch besser nutzen, indem Sie zum Beispiel mit (weiteren/anderen) Schulen und/oder Hochschulen kooperieren?

Maßnahmen ableiten

Die folgenden Überlegungen können Ihnen dann dabei helfen, konkrete personalpolitische Maßnahmen aus der Umfeldanalyse abzuleiten. Sie sind als Anregung zu verstehen.

  • Rekrutierung Auszubildender
    Je nachdem, wie sich die Schülerzahlen in Ihrer Region in Zukunft entwickeln, sollten Sie Ihre Ausbildungsaktivitäten überdenken. So kann es sinnvoll sein, „auf Vorrat“ auszubilden, wenn Einbrüche bei der Anzahl der Schulabgänger absehbar sind. Auch kann es in einem solchen Fall geboten sein, verstärkt die Potenziale von Frauen oder Personen mit Migrationshintergrund zu nutzen und diese Personengruppen gezielt für eine Ausbildung zu werben. Schließlich können Sie sich überlegen, mit einer geeigneten Schule eine Kooperation einzugehen, um generell einen besseren Zugang zu potenziellen Auszubildenden zu bekommen.
  • Rekrutierung von Fachkräften
    Wenn Sie sich einen Überblick über die Hochschullandschaft und die zukünftigen Absolventenzahlen in Ihrer Region verschafft haben, ist zu überlegen, mit einer geeigneten Hochschule eine Kooperation einzugehen, um einen besseren Zugang zu zukünftigen Fachkräften zu bekommen. Deuten die Analysen an, dass Sie mit Ihrer bisherigen Rekrutierungsstrategie in naher Zukunft Schwierigkeiten bekommen werden, sollten Sie darüber nachdenken, geeignete Rahmenbedingungen zu schaffen, um auch alle zur Verfügung stehenden Potenziale auszuschöpfen. Dies kann beispielsweise bedeuten, geeignete Angebote für interessante Zielgruppen wie Frauen, Personen mit Migrationshintergrund, aber auch Ältere, Arbeitslose oder Personen mit Behinderung zu schaffen und diese bei der Rekrutierung gezielter anzusprechen.
  • Personalentwicklung
    Sind in gewissen Bereichen Fachkräfteengpässe klar absehbar, sollten Sie sich überlegen, inwieweit Sie die Engpässe bei der Fachkräfterekrutierung durch eine gezielte Höherqualifizierung bereits vorhandener Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter kompensieren können, z. B. indem Sie ein berufsbegleitendes Studium fördern oder Aufstiegsfortbildungen zum Meister oder Techniker anbieten.

Tipp

Für die erfolgreiche Umsetzung von Maßnahmen ist es förderlich, wenn klare Aufgabenzuordnungen vorgenommen, Verantwortlichkeiten und Entscheidungsbefugnisse festgelegt und die notwendigen Ressourcen bereitgestellt werden. Am besten bestimmen Sie eine oder mehrere Personen, die die Koordination und Erfolgskontrolle der Maßnahmen übernimmt/übernehmen. Es empfiehlt sich, Zeiträume festzulegen, innerhalb derer der Erfolg der Maßnahmen kontrolliert und innerbetrieblich diskutiert wird sowie bei Bedarf Änderungen vorgenommen werden.

Wenn personalpolitische Maßnahmen eingeleitet werden, sollten Sie konkrete und quantifizierbare Ziele definieren und verbindliche Vorgaben machen, in welchem Zeitraum die Ziele mit welchen Maßnahmen erreicht werden sollen. Darüber hinaus ist es ist ratsam zu überprüfen, ob Betriebsvereinbarungen erforderlich sind und wie die technischen und organisatorischen Voraussetzungen für die geplanten Maßnahmen, die rechtlichen Rahmenbedingungen und der Ressourcenbedarf aussehen.

Weiterführende Informationen

Die folgenden Links geben Hinweise auf Informationsquellen, die Sie dabei unterstützen können, die für Ihr Unternehmen relevanten Daten zur Durchführung einer Umfeldanalyse zusammenzutragen.

Informationen zur regionalen demografischen Entwicklung: 

  • Das Regionale Forschungsnetz des Instituts für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung bietet für einige Bundesländer Berichte und Analysen zum demografischen Wandel und seinen Auswirkungen auf den regionalen Arbeitsmarkt (zu den Berichten und Analysen).
  • Das Demografieportal des Bundes und der Länder führt Handlungsfelder der Demografiestrategie zusammen und ergänzt diese um Fakten- und Praxiswissen (zum Demografieportal).

Informationen zur Fachkräfteentwicklung:

  • Das v. a. durch seine Hochschul-Rankings bekannt gewordene Centrum für Hochschulentwicklung hat eine Prognose der Studienanfänger in den Bundesländern bis zum Jahr 2020 veröffentlicht (zur Prognose).
  • (Unregelmäßige) Berichte zur Entwicklung des Arbeitsmarktes für verschiedene Gruppen von Akademikerinnen und Akademikern veröffentlicht die Bundesagentur für Arbeit (zu den Berichten).
  • Private Anbieter wie beispielsweise Access geben ebenfalls Prognosen zur Entwicklung der Absolvierendenzahlen in einzelnen Fachrichtungen ab (zu den Prognosen).
  • Das Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB) betreibt eine eigene Informationsplattform zum Thema „Fachkräftebedarf“, die unter anderem vom Fachkräftemangel besonders betroffene Branchen, Berufe und Regionen in den Blick nimmt. Weitere Informationsplattformen des Instituts für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB) widmen sich den Themen Akademikerarbeitsmarkt (allgemein sowie mit Blick auf Teilarbeitsmärkten für bestimmte Akademikergruppen wie Ingenieurinnen und Ingenieure oder Naturwissenschaftler/innen) oder Ausbildungsstellenmarkt (zu den Informationsplattformen). 

Informationen zu Schulen in Ihrer Region:

  • Speziell für Nordrhein-Westfalen stellen regionale Bildungsnetzwerke eine Informationsplattform im Schulbereich dar (zu der Informationsplattform).

Informationen zu Weiterbildungsträgern in Ihrer Region:

  • Links zu Weiterbildungsdatenbanken finden Sie auch auf dem Bildungsserver der Länder (zum Bildungsserver).

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