Personalkennzahlen

Ein Instrument, um Personalarbeit zu steuern und zu bewerten Wie Personalkennzahlen Fachkräftesicherung und Fachkräftebindung erleichtern und so den Erfolg Ihres Unternehmens sicherstellen können? Personalkennzahlen bieten eine solide Basis für Ihre Entscheidungen zur Fachkräftesicherung und zur Bewertung Ihrer Personalpolitik.

Sie haben mit Personalkennzahlen ein Instrument an der Hand, mit dem Sie Maßnahmen zur Fachkräftebindung, Qualifizierung oder auch Optimierungen Ihrer Rekrutierungspraxis auf ihren Erfolg hin überprüfen und vergleichen können. Zugleich bieten sie Ihnen eine Grundlage für die Personalplanung bis hin zur individuellen Laufbahnplanung und Entwicklung jeder einzelnen Mitarbeiterin und jedes Mitarbeiters.

Download Handlungsempfehlung

Vorteile

Umsatz, Jahresüberschuss oder Rohertrag – das sind gängige Kennzahlen aus der Betriebspraxis. Sie geben einen Überblick über den Unternehmenserfolg und helfen, Entscheidungen zu treffen. Auch für die Personalarbeit sind verlässliche Entscheidungshilfen wichtig – erst recht in Zeiten von zunehmenden Fachkräfteengpässen und einem wachsenden Wettbewerb um Fachkräfte. Personalkennzahlen sind nützliche Controlling-Instrumente, die Ihnen helfen, Ihre personalwirtschaftlichen Entscheidungen auf eine vergleichbare Basis zu stellen:

  • Vergleich mit dem Branchendurchschnitt: Personalkennzahlen können Ihnen zeigen, wie Sie mit Ihrer Personalarbeit im Vergleich mit dem Branchendurchschnitt und Wettbewerbern stehen (Benchmarking).
  • Überprüfung der Wirkungen personalwirtschaftlicher Maßnahmen: Personallkennzahlen dienen außerdem dazu, die Effektivität und Effizienz Ihrer Maßnahmen im Personalbereich zu überprüfen. Zum Beispiel gibt Ihnen der Anteil an neueingestellten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die nach der Probezeit im Unternehmen bleiben, Hinweise auf die Effektivität Ihrer Rekrutierungs- und Auswahlverfahren.
  • Überblick über den Personalbestand: Mit Personalkennzahlen können Sie Ihren aktuellen Personalbestand analysieren und Ihren Personalbedarf planen.
  • Vorausschauende Unternehmenssteuerung: Personalkennzahlen liefern frühzeitig präzise Informationen über mögliche personalwirtschaftliche Risiken in der Unternehmensentwicklung. Beispielsweise können Sie anhand der Altersstruktur Ihrer Belegschaft altersbedingt ausscheidende Beschäftigte identifizieren und Nachfolgen planen.
  • Grundlage für Investitionsentscheidungen: Planen Sie beispielsweise in Ihre Karrierewebsites zu investieren oder eine Kampagne zur Stärkung Ihrer Arbeitgebermarke aufzulegen, können Ihnen Personalkennzahlen gute Argumente dafür liefern und Investitionsentscheidungen untermauern.

Wie Sie Personalkennzahlen in Ihrem Unternehmen gewinnbringend einführen und nutzen können, beschreibt die Handlungsempfehlung "Personalkennzahlen" (PDF: 250 KB).

Auswahl Personalkennzahl

Viele Lehrbücher enthalten eine Vielzahl an Personalkennzahlen. Für Sie ist es wichtig, daraus die passenden für Ihr Unternehmen auszuwählen. Diese Auswahl sinnvoller Kennzahlen sollten Sie entsprechend Ihrer Bedingungen und Ziele treffen. Ein mittelständisches Unternehmen benötigt in der Regel zwölf bis 15 Personalkennzahlen, oft auch weniger. Grundsätzlich gilt: Nur so viele Kennzahlen wie nötig. Und: Weniger ist mehr. Die „richtige“ Kennzahl sollte Ihnen bei Ihren Entscheidungen helfen und auch Dokumentationen für das Qualitätsmanagement Ihres Unternehmens unterstützen.

Hilfreich ist es, zunächst zu bestimmen, welchen personalwirtschaftlichen Bereich Sie genauer beobachten oder hinsichtlich seiner Erfolge, Effizienz oder Wirkungen prüfen wollen. Solche Bereiche können sein:

  • Arbeitsmarkt: z.B. Bewerbungen pro Ausbildungs- oder Arbeitsplatz
  • Personalstruktur und Personalvielfalft: z.B. Alterstruktur der Belegschaft, Anteil von Frauen in Führungspositionen, Verteilung von Qualifikationen, Anteil internationaler Fachkräfte am Personal
  • Krankenstand und Fluktuation: Fehl- und Krankentage, Fluktuationsquote
  • Personalplanung: z.B. geplante Einstellungen von Fachkräften oder Azubis in den nächsten Jahren
  • Weiterbildung: z.B. Weiterbildungstage oder -kosten pro Mitarbeiterin bzw. Mitarbeiter
  • Personalkosten: z.B. Personalkosten absolut, Anteil am Umsatz oder pro Mitarbeiterin bzw. Mitarbeiter
  • Mitarbeiterproduktivität: z.B. Umsatz oder Wertschöpfung pro Mitarbeiterin bzw. Mitarbeiter
  • Mitarbeiterflexibilität: z.B. Arbeitszeitreserven
  • Personalmanagement: z.B. Anteil des Budgets des Personalbereichs am Umsatz, Beschäftigte im Personalbereich in Relation zur Gesamtmitarbeiterzahl oder Kosten pro Entgeltabrechnung
  • Unternehmenskultur: z.B. Mitarbeiterzufriedenheit
  • Arbeitgeberattraktivität: z.B. Anzahl der Initiativbewerbungen oder ungeplante Kündigungen

In jedem der genannten Bereiche gibt es verschiedene Kennzahlen. Eine beispielhafte Auswahl finden Sie in der Handlungsempfehlung "Personalkennzahlen" (PDF: 250 KB). Die dort vorgestellten Kennzahlen können Sie sich als Excel-Datei herunterladen und an Ihre Belange anpassen.

Datengrundlage

Eine Personalkennzahl speist sich immer aus bestimmten Basisdaten. Sie kann eine absolute Zahl sein, zum Beispiel: „Anzahl der Schlüsselkräfte im Unternehmen“. Sie kann aber auch aus einer Formel berechnet werden. Die Basisdaten stammen in der Regel aus der Buchhaltung, dem Rechnungswesen beziehungsweise aus dem Controlling, bei einigen Kennzahlen auch aus der Personalstatistik. Wenn Vergleiche mit anderen Unternehmen oder dem Branchendurchschnitt vorgenommen werden sollen, sollte auch die Verfügbarkeit dieser Daten sichergestellt werden. Einige solcher Basisdaten veröffentlicht das Statistische Bundesamt. Branchenbezogene Basisdaten und Kennzahlen finden Sie beispielsweise beim Bundesverband der Deutschen Industrie e.V., beim Zentralverband des Deutschen Handwerks e.V., beim Handelsverband oder Bundesverband des Großhandels, Außenhandels und Dienstleistungen e.V..

Geben Sie jeder Kennzahl eine eindeutige Bezeichnung und eine durchlaufende Nummerierung. Sie können eine Kennzahl nach verschiedenen Kriterien differenzieren, etwa nach Berufsgruppen, Altersgruppen oder Geschlecht. Daraus ergibt sich der Anwendungsbereich für diese Kennzahl. Gerade kleine und mittlere Unternehmen haben in der Regel wenige Ressourcen für Personalarbeit. Darum  ist eine einfache, handhabbare Beschreibung der Personalkennzahlen wichtig.

Auswertung

Der Turnus für das Erheben der Kennzahl kann monatlich, vierteljährlich, halbjährlich oder jährlich sein. Das hängt davon ab, wie schnell jeweils reagiert werden muss. Meist genügt eine Erhebung zu Jahresbeginn, rückblickend auf das alte Jahr. 

Hauptzwecke einer Kennzahl sollten immer Controlling und die Unterstützung von Entscheidungen sein. Beispiel: Wie entwickelt sich unsere Personalkostenproduktivität? Sinkt etwa die Personalkostenproduktivität, könnten gestiegene Lohnkosten oder eine verminderte Nettowertschöpfung die Ursache sein. In beiden Fällen kann die Kennzahl eine Entscheidung stützen und begründen.

Die Interpretation einer Personalkennzahl ermöglicht Ihnen Schlüsse im Hinblick auf Planungen und Steuerungen und zeigt Risiken und Fehlentwicklungen auf. Sie sollten  auch Verbindungen zwischen verschiedenen Personalkennzahlen herstellen und diese Relationen in Ihre Interpretation einbeziehen. Beispiel: Die Dauer des Personalbeschaffungsprozesses ist in den letzten Jahren stetig angestiegen, parallel dazu ist die Anzahl der Initiativbewerbungen gesunken. Daraus ergeben sich unter Umständen Hinweise auf eine gesunkene Attraktivität des Unternehmens.

Berichterstattung

Kennzahlen wie die Anzahl an Bewerbungen für eine vakante Stelle oder die Quote der erfolgreichen Einstellungen im letzten Jahr werden zunächst vor allem das Personalmanagement interessieren. Es lassen sich daraus aber auch weitere Rückschlüsse auf die Attraktivität Ihres Unternehmens als Arbeitgeber ziehen. Damit bekommen diese Kennzahlen auch eine strategische Komponente und stoßen möglicherweise Maßnahmen seitens der Geschäftsführung an. Legen Sie daher fest, in welchen Abständen und in welcher Form die Personalleitung gegenüber der Geschäftsführung und gegebenenfalls Bereichsleitungen über die Kennzahlen berichtet. Mit der regelmäßigen Berichterstattung von Kennzahlen kann sich auch die Bedeutung des Personalmanagements zunehmen: Es gewinnt an operativem und unter Umständen auch an strategischem Einfluss im Unternehmen.

Weiterführende Informationen

Links

  • Das Statistische Bundesamt erhebt, sammelt und analysiert statistische Informationen zu Wirtschaft, Gesellschaft und Umwelt und veröffentlicht die entsprechenden Daten. Auf seiner Internetseite stellt es unter anderem wirtschaftliche Konjunktur- und Strukturdaten – wie Umsatz, Beschäftigtenzahl, Arbeits- und Lohnkosten - sehr grob gegliedert nach Wirtschaftsbereichen zur Verfügung. Sie können für die Berechnung von Personalkennzahlen im Branchendurchschnitt herangezogen werden (zur Webseite).
  • Der Bundesverband der Deutschen Industrie e.V. ist der Spitzenverband der deutschen Industrie und der industrienahen Dienstleister in Deutschland. Er bündelt 38 industrielle Verbände. Auf seiner Internetseite befindet sich eine Übersicht über die Mitgliedsverbände, bei denen branchenbezogene Basisdaten und Kennzahlen erfragt werden können (zur Webseite).
  • Der Zentralverband des Deutschen Handwerks e.V. ist die Dachorganisation der Handwerkskammern und koordiniert die Arbeit von Handwerkskammern und Fachverbänden des Handwerks auf Bundesebene. Auf seiner Internetseite bietet der Verband eine Statistikdatenbank mit Angaben zur Entwicklung von Betrieben und Beschäftigten sowie Kennzahlen zur Handwerksbranche an (zur Webseite).
  • Der Handelsverband ist die bundesweite Interessensvertretung des deutschen Einzelhandels. Er bietet zahlreiche Branchendaten und Ergebnisse eigener Umfragen an, die für Kennzahlenberechnungen aus der Handelsbranche eingeholt werden können (zur Webseite).
  • Der Bundesverband des Großhandels, Außenhandels und Dienstleistungen e.V. vertritt die Interessen der entsprechenden Branchen. Bei ihm sind Daten für Kennzahlen, weitere Informationen zu Trends und Analysen aus dem Groß- und Außenhandel sowie unternehmensnaher Dienstleistungen erhältlich (zur Webseite).
  • Der Arbeitgeberverband der Versicherungsunternehmen in Deutschland (AGV) veröffentlicht einmal jährlich eine Zusammenfassung personal- und sozialstatistischer Kennzahlen für die Assekuranz (zur Webseite).

Literatur:

  • Uwe D. Wucknitz (2005): Personalrating und Personalmanagement. Wie mittelständische Unternehmen ihre Bewertung verbessern. Schäffer-Poeschel Verlag Stuttgart

Mehr zu diesem Thema auf KOFA.de:

Personalbedarfsplanung

Durch eine regelmäßige Personalbedarfsplanung stellen Sie sicher, dass gegenwärtig und zukünftig ausreichend Personal zur Verfügung steht. mehr

Mitarbeiterbefragung

Eine Mitarbeiterbefragung lohnt sich für jedes Unternehmen. Lesen Sie hier welchen Effekt Befragungen für Ihr Unternehmen haben können und wie Sie sie durchführen. mehr

Interne Unternehmensanalyse

Mit Hilfe der Unternehmensanalyse finden Sie die Stärken und Schwächen Ihres Unternehmens heraus. Nur wer diese kennt, kann erfolgreich handeln. mehr

Praxisbeispiel: Personalbedarfsplanung im Maschinenbau – KOFA

Ein Beispiel aus der Maschinenbaubranche bestätigt: Rechtzeitig Mitarbeiter zu rekrutieren hat Einfluss auf den Unternehmenserfolg. mehr

Praxisbeispiel: Was tun, wenn der Chef ausfällt?

Roman Gottschalk ist „Moderator für Betriebsnachfolge“ bei der Handwerkskammer Ulm. Durchschnittlich einmal im Monat rückt er zur „Notfallhilfe“ aus. mehr

Praxisbeispiel: Mitarbeiterbefragung im Ladenbau – KOFA

Langjährige Mitarbeiter haben oft Wissen aufgebaut, das Tenbrink viel wert ist. Das Unternehmen ermittelt regelmäßig ihre Zufriedenheit, um sie an sich zu binden. mehr

Studie Regionale Fachkräftesituation und Mobilität

Die KOFA-Studie zeigt: Stellenbesetzungsprobleme sind in Deutschland mittlerweile ein flächendeckendes Problem. mehr

Qualifizierung für die digitale Zukunft

Bereits ein Drittel aller Unternehmen beschäftigt sich hierzulande intensiv mit dem Thema Digitalisierung und ist sich der großen Bedeutung des Internets für ihre Geschäftsaktivitäten bewusst. mehr

Unternehmensmonitor Familienfreundlichkeit

Interview mit Dr. Oliver Stettes, Familienökonom im Institut der deutschen Wirtschaft Köln. mehr

Interview Unternehmensnachfolge

Jeder „Senior“ prägt sein Unternehmen. Dies gilt es für den Nachfolger zu berücksichtigen, rät Sibylle Stippler. mehr

Fachkräfteengpässe in Deutschland

Interview mit Dr. Susanne Seyda, IW-Ökonomin im Institut der deutschen Wirtschaft Köln. mehr

Dezember 2013 - Personalkennzahlen

Thema des Monats: Personalkennzahlen können Fachkräftesicherung und Fachkräftebindung erleichtern und so den Erfolg Ihres Unternehmens sicherstellen. mehr

Benchmark Personal

Sie möchten Ihre Stärken und Schwächen ausloten, um Ihre Personalpolitik weiterzuentwickeln? Nutzen Sie den interaktiven Unternehmensvergleich. mehr

August 2013 - Personalarbeit professionalisieren

Thema des Monats: Zunehmende Fachkräfteengpässe erfordern eine Personalarbeit mit Weitsicht. Das Fundament ist eine gründliche Analyse. mehr

Feedback geben