Mitarbeiterbefragung

Was bindet die Beschäftigten an Ihr Unternehmen?

© gettyimages, Mitarbeiterbefragung

Zufriedene Fachkräfte bleiben ihrem Arbeitgeber eher treu als unzufriedene. Für Unternehmen ist es daher sehr interessant, mehr über die Mitarbeiterzufriedenheit zu erfahren als der „Flurfunk“ vermittelt. Ein bewährtes Instrument dafür ist die Mitarbeiterbefragung, die freiwillig und anonym durchgeführt wird. Sie erfahren, was Ihre Beschäftigten attraktiv an Ihrem Unternehmen finden und welche Faktoren bindend auf Ihre Fachkräfte wirken.

Daraus können Sie weitere Maßnahmen ableiten, um Ihre Arbeitgeberattraktivität zu erhöhen. Ausführlich beschrieben finden Sie das Instrument in der Handlungsempfehlung "Mitarbeiterbefragung".

Eine Mitarbeiterbefragung lohnt sich

Eine Mitarbeiterbefragung lohnt sich für jedes Unternehmen:

  • Umfassendes Stimmungsbild: Wenn sich möglichst viele Beschäftigte an einer Mitarbeiterbefragung beteiligen, erhalten Sie ein umfassendes Stimmungsbild Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, das die Basis für Veränderungsprozesse sein kann.
  • Veränderungen verfolgen: Mit einer regelmäßigen Mitarbeiterbefragung lassen sich Erfolge von Veränderungen zuverlässig feststellen.
  • Frühwarnsystem: Sie kann zugleich frühzeitig vor entstehender Unzufriedenheit warnen.
  • Wertschätzung ausdrücken: Mit der Mitarbeiterbefragung drücken Sie Ihren Beschäftigten gegenüber Ihr Interesse an der Meinung und Beteiligung des Personals und Ihre Wertschätzung dafür aus. So wirkt die Mitarbeiterbefragung auch vertrauensbildend.
  • Verbesserungen einführen: Sie können die Ergebnisse für Maßnahmen zur Verbesserung der Zusammenarbeit und internen Kommunikation, für Veränderungsprozesse im Unternehmen oder für die Einführung beispielsweise familienfreundlicher Arbeitsbedingungen verwenden.

Die Mitarbeiterbefragung kann Bestandteil einer umfassenden Unternehmensanalyse sein oder für die Personalbedarfsplanung verwendet werden.

Sorgfalt, Transparenz und Offenheit für Veränderungen

Bei der Mitarbeiterbefragung handelt es sich um ein sensibles Thema für Ihr Unternehmen. Daher sollten Sie bei deren Umsetzung sehr sorgfältig vorgehen, frühzeitig über das Vorhaben informieren und für Transparenz im Prozess sorgen:

  • Signalisieren Sie von Anfang an, dass auch Kritik ernst genommen wird und Sie den Willen haben, aufgedeckte Mängel zu beseitigen.
  • Binden Sie Ihre Beschäftigten von Anfang an ein. Haben Sie einen Betriebsrat, so muss er laut Betriebsverfassungsgesetz beteiligt werden.
  • Anonymität und Datenschutz müssen peinlich genau beachtet werden, sonst kann eine Mitarbeiterbefragung sehr großen Schaden anrichten.
  • Ratsam kann es sein, für Datenerhebung und Auswertung einen neutralen Dienstleister zu beauftragen.

Die Fachkräftebindung können Sie schon dadurch erhöhen, dass Sie im Vorfeld über die Ziele der Mitarbeiterbefragung informieren, einen gemeinsam entwickelten Mitarbeiterfragebogen verwenden, die Ergebnisse gut aufbereitet präsentieren sowie Maßnahmen zur Verbesserung zügig entwickeln und vor allem umsetzen.

Mitarbeiterfragebogen

Mitarbeiterfragebögen entwickeln

Je nachdem, welche Ziele Sie mit der Mitarbeiterbefragung verfolgen, werden unterschiedliche Themen im Vordergrund stehen. Typische Fragekategorien sind:

  • Arbeitsklima im Bereich / im Unternehmen
  • Unternehmenskultur / Leitbild / Strategie
  • Wissensmanagement, Information und Kommunikation
  • Personalbindung / Commitment
  • Personalentwicklung / Weiterbildung
  • Betriebliche Gesundheitsförderung
  • Entgelt und Nebenleistungen
  • Work-Life-Balance / Arbeitszeiten / Familienfreundlichkeit
  • Führung / Führungskräfte.

Selten werden in einer Mitarbeiterbefragung alle Kategorien abgefragt, vielmehr sollten Sie die Themen auswählen, die für Sie im Moment relevant sind.

Sind Sie an Referenzergebnissen zu Ihren Befragungsergebnissen interessiert? Wollen Sie beispielsweise wissen, ob die Mitarbeiterzufriedenheit in Ihrem Unternehmen höher ist als im Branchendurchschnitt? In diesem Fall sollten Sie die Vergleichbarkeit beim Erstellen des Fragebogens berücksichtigen, beispielsweise bei der Formulierung der Fragen. Wertvolle Hilfe kann Ihnen dabei Ihr Branchenverband leisten.

Zusätzlich können Sie statistische Merkmale abfragen wie Alter, Betriebszugehörigkeit, Organisationseinheit, Familienstand. Fragen Sie nur nach den Merkmalen, die für Ihre Zielerreichung notwendig sind. Sie können beispielsweise Mitarbeitertypologien bilden wie „Junge Fachkräfte mit Karriereambitionen“, „Ältere Fachkräfte, die zeitlich flexibel sind“. Solche Gruppen können hilfreich sein, wenn Sie eine lebensphasenorientierte, individualisierte Personalentwicklung unterstützen wollen. Um die Anonymität zu wahren, sollten Sie nicht mehr als drei statistische Merkmale erfragen.

Ein Muster für einen Mitarbeiterfragebogen finden Sie auf Seite 10 der Handlungsempfehlung "Mitarbeiterbefragung".

Am besten entwickeln Sie den Mitarbeiterfragebogen gemeinsam mit einer Projektgruppe, in der alle Beschäftigtengruppen vertreten sind. Dies erhöht die Transparenz und steigert so die Akzeptanz. Entscheiden Sie zusammen mit der Projektgruppe darüber, ob die Mitarbeiterbefragung online oder mit einem gedruckten Fragebogen erfolgen soll.

Mitarbeiterbefragung durchführen

Informieren Sie die Belegschaft frühzeitig und umfassend über die Mitarbeiterbefragung und die damit verfolgten Ziele. Erläutern Sie am besten schon vor Beginn der Befragung, wie Sie die Ergebnisse kommunizieren wollen und wie mögliche Veränderungsprozesse gestaltet werden sollen.

Liegt der Fragebogen vor, laden Sie alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zur Teilnahme ein. Motivieren Sie die Beschäftigten zur Teilnahme, indem Sie beispielsweise darauf verweisen, welchen Nutzen jeder Einzelne davon haben kann. Betonen Sie erneut, dass Anonymität, Vertraulichkeit und Datenschutz gewährleistet sind. Benennen Sie die Mitarbeiterinnen und/ Mitarbeiter, die als Ansprechpartner zur Verfügung stehen. Muster für eine Einladung, die Datenschutzerklärung und eine Datenschutzregelung finden Sie auf Seite 7 der Handlungsempfehlung "Mitarbeiterbefragung" in den Publikationen.

Nach der Mitarbeiterbefragung

Die Auswertung der Mitarbeiterfragebögen sollte mittels einer Software erfolgen, die Auswertungen nach verschiedenen Kriterien erlaubt. Daher kann es empfehlenswert sein, damit ein unabhängiges Institut zu beauftragen, das die entsprechenden Programme vorhält und einschätzen kann, welche Auswertungen gerade für Ihr Unternehmen von Nutzen sein dürften. 

Die Ergebnisse sollten Sie professionell aufbereiten (lassen) und zeitnah kommunizieren. Eine Mitarbeiterversammlung hat gegenüber einer schriftlichen Information den Vorteil, dass direkte Rückfragen möglich sind und Sie bei dieser Gelegenheit erläutern können, wie mit den Ergebnissen weiter umgegangen werden soll.

Hat die Mitarbeiterbefragung Veränderungsbedarf aufgezeigt, sollten Sie diese Veränderungsprozesse rasch anstoßen. Je nach Größe des Unternehmens und / oder Umfang der geplanten Veränderungen können Sie zu einem gemeinsamen Workshop einladen oder erneut eine Projektgruppe einrichten. In vielen Fällen ist es ratsam, Veränderungsprozesse durch eine externe Moderatorin / einen externen Moderator begleiten zu lassen. Wollen Sie aufgezeigte Missstände (noch) nicht angehen, sollten Sie der Belegschaft verdeutlichen, warum Sie das derzeit nicht tun oder nicht tun können.

Beantworten Sie das Vertrauen, das Ihnen Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Mitarbeiterbefragung entgegengebracht haben, mit der gleichen Offenheit und Ehrlichkeit.

Sie steigern die Mitarbeiterbindung häufig bereits durch diese vertrauensbildenden Maßnahmen und durch das konsequente Abarbeiten der festgestellten Herausforderungen.

Weiterführende Informationen

Literatur

  • Borg, Ingwer, 2002, Mitarbeiterbefragung kompakt, Göttingen
  • Domsch, Michel E./Ladwig, Désirée, 2006, Handbuch Mitarbeiterbefragung, Berlin, Heidelberg

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