Interne Unternehmensanalyse

Wo soll Ihr Unternehmen in ein paar Jahren stehen? Welche Unternehmensstrategie möchten Sie hierzu verfolgen? Wann brauchen Sie welche Qualifikationen in Ihrem Unternehmen?

Wenn Sie rechtzeitig die Voraussetzungen für Ihre Unternehmensstrategie schaffen wollen, mit der Sie Herausforderungen wie den demografischen Wandel oder die Digitalisierung angehen, heißt die Devise: Personalbedarf mit Weitblick planen. Zentraler Bestandteil einer zielführenden Personalarbeit ist die interne Unternehmensanalyse.

Download Handlungsempfehlung

Vorteile

Sie sollte gemeinsam mit einer Umfeldanalyse und gegebenenfalls unter Einbeziehung der Belegschaft Grundlage für alle aufbauenden Personalprozesse sein. Eine interne Unternehmensanalyse erleichtert Ihnen, ...

  • eine Unternehmensstrategie auszuarbeiten: Wenn Sie wissen, woraus Sie in Zukunft Erfolg generieren können und zukünftige Geschäftsfelder identifiziert haben, können Sie eine klare und stimmige Unternehmensstrategie formulieren.
  • ihre Personalbedarfsplanung zu professionalisieren: Stimmen Sie Personalarbeit und Unternehmensstrategie aufeinander ab, gewinnen Sie eine Entscheidungsgrundlage für Ihre Personalbedarfsplanung und der Stellenwert strategischer Personalarbeit steigt.
  • schon heute an morgen zu denken und strategisch vorzugehen: Eine gute Informationsgrundlage steigert die Produktivität und senkt Kosten – etwa indem Fehlbesetzungen und Personalengpässe vermieden werden.
  • Transparenz zu schaffen: Hat Ihre Belegschaft Einblick in die Ergebnisse Ihrer Unternehmensanalyse, wissen alle, wo es hingehen soll – so steigern Sie auch die Motivation Ihrer Beschäftigten.

Vorgehen

Ihr Unternehmen ist einzigartig. Ihre Analyse sollte daher individuell auf Ihr Unternehmen abgestimmt sein und die Besonderheiten Ihres Unternehmens abbilden. Ein bewährtes Vorgehensmodell setzt sich aus fünf aufeinander aufbauenden Schritten zusammen:

  1. Unternehmensleitbild festlegen: Formulieren oder überprüfen Sie ein bestehendes Leitbild. Welche Werte und welches Grundverständnis liegen Ihrem gesamten unternehmerischen Handeln zugrunde? Welche Ziele verfolgen Sie?
  2. SWOT-Analyse durchführen: Beleuchten Sie aktuelle Stärken und Schwächen sowie Chancen und Risiken für Ihr Unternehmen. Welche Unternehmensprozesse erzielen die besten Resultate? Welche könnten besser laufen?
  3. Unternehmensstrategie präzisieren: Die Ergebnisse der Analyse helfen Ihnen dabei, eine Unternehmensstrategie zu entwickeln oder zu präzisieren. Welche Geschäftsfelder sollen künftig wachsen? Was bedeutet das für Ihr Produkt- oder Dienstleistungsportfolio?
  4. Personalarbeit mit Strategie verzahnen: Klären Sie, ob Ihre Personalarbeit in Einklang mit Ihrer formulierten Unternehmensstrategie steht. Wo liegen Verbesserungspotenziale? Wo besteht Handlungsbedarf?

Unternehmensleitbild

Die in Ihrem Unternehmen gelebten Einstellungen und Werte sind eine wichtige Grundlage für Ihre Unternehmensstrategie. Das Leitbild stellt die Visitenkarte Ihres Unternehmens dar, die sowohl intern als auch extern kommuniziert wird.

Beispiel für ein Unternehmensleitbild

  • Identität: Wir sind in unserer Region erster Ansprechpartner für unsere Produkte.
  • Mission: Wir wollen besser sein als unsere Konkurrenz. Dies erreichen wir durch eine hohe Produktqualität, Kundennähe und zeitliche Flexibilität.
  • Werte: Für unser Unternehmen sollen Menschen gerne arbeiten und sich engagieren wollen.
  • Unser Unternehmen schöpft seinen Erfolg aus der Kompetenz und dem eigenverantwortlichen Handeln unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
  • Dafür entwickeln wir unsere fachliche Kompetenz kontinuierlich durch Weiterbildung fort.
  • Unsere Kommunikation ist von Wertschätzung geprägt, im Umgang mit unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern wie auch unseren Kundinnen und Kunden.
  • Als Unternehmen tragen wir zum Wohlstand der Region und ihrer Menschen bei und stärken den Wirtschaftsstandort.

TIPP: Hüten Sie sich vor Floskeln im Leitbild. Es soll Ihnen und allen Anspruchsgruppen eine gute Orientierung geben. Es empfiehlt sich in jedem Fall, Ihre Belegschaft in die Formulierung des Leitbilds einzubeziehen. Ein verordnetes Leitbild hat es schwer, sich im Unternehmensalltag durchzusetzen.

SWOT-Analyse

Die SWOT-Analyse ist ein wichtiges Instrument der strategischen Unternehmensplanung. „SWOT“ steht für Strengths (Stärken), Weaknesses (Schwächen), Opportunities (Chancen) und Threats (Risiken).

Analyse von Stärken und Schwächen

Bei der Betrachtung sollten Sie zahlreiche Segmente einbeziehen: Bekanntheit, Produkte, Preis, Qualität, Kunden, Personal. Eine Mitarbeiterbefragung liefert Ihnen zusätzliche Informationen. Für Ihre spätere Überprüfung der Unternehmensstrategie und Ihrer Erfolge empfiehlt es sich, möglichst viele Merkmale mit Kennzahlen zu unterfüttern – dafür kommen etwa Rentabilitäts- oder Personalkennzahlen in Frage. Eine ausführliche Übersicht dazu finden Sie in der Handlungsempfehlung "Interne Unternehmensanalyse".

Folgende Leitfragen können Sie nutzen, um herauszufinden, wie Ihr Unternehmen im Hinblick auf diese Kriterien aufgestellt ist:

Stärken:

  • Worauf sind Sie stolz? Welche Erfolge konnten Sie feiern?
  • Welche Unternehmensprozesse erzielen die besten Resultate?
  • Welche besonderen Fähigkeiten und Stärken zeichnen uns aus?
  • Welche Stärken oder Marktleistungen vermögen die Marktposition auszubauen?

Schwächen:

  • Welche Prozesse bieten Verbesserungspotenzial?
  • Welche Schwierigkeiten gibt es? In welchen Bereichen? Mit welchen Konsequenzen?
  • Welche Barrieren oder Störungen behindern Sie beim optimalen Prozessablauf?
  • Welche Wünsche Ihrer Kundschaft können Sie aktuell nicht erfüllen?

Quelle: In Anlehnung an Stocker, KMU-Magazin Nr. 7/2006

Analyse von Chancen und Risiken

Chancen und Risiken ergeben sich für Ihr Unternehmen auch durch sich verändernde Rahmenbedingungen außerhalb des Betriebs. Um sich einen Überblick zu verschaffen, sollten Sie eine Umfeldanalyse durchführen. Dabei geht es unter anderem um folgende Aspekte:

  • Wie entwickeln sich Preise, Löhne, Konjunktur und der Arbeitsmarkt allgemein?
  • Wie sind sie gegenüber Wettbewerbern aufgestellt?
  • An wen verkaufen Sie Ihre Produkte oder Dienstleistungen? Mit welchem Erfolg?

Folgende Fragen können Sie bei der Suche nach Chancen und Risiken unterstützen: 

Chancen:

  • Welche Unternehmensbereiche lassen sich ausbauen?
  • Welche Optimierungsmöglichkeiten haben Sie?
  • Welche Branchentrends sind vielversprechend?
  • Was wird in Zukunft aus Kundensicht von Ihrem Unternehmen erwartet?

Risiken:

  • Welche Risiken beeinflussen Ihre Branche?
  • Auf welche Unternehmensbereiche könnten daher Schwierigkeiten zukommen?
  • Welche Herausforderungen können aufgrund von Entwicklungen bei Ihrer Konkurrenz entstehen?

Gewichtung der betrachteten Kriterien

Nicht alle Aspekte sind für Ihre konkrete Unternehmenssituation gleichermaßen wichtig. Nehmen Sie daher eine Gewichtung der Kriterien – z. B. anhand einer Skala von 1 (sehr unwichtig) bis 10 (sehr wichtig) – vor. Dies hilft Ihnen dabei, die Bedeutung der einzelnen Analyseergebnisse einzuschätzen.

Unternehmensstrategie

Nutzen Sie die Ergebnisse der SWOT-Analyse, um eine Unternehmensstrategie zu formulieren oder Ihre bestehende Strategie zu verfeinern. Dazu führen Sie die Ergebnisse Ihrer Analyse in einer SWOT-Matrix zusammen. Folgende Fragen lassen sich so beantworten:

  • Stärken-Chancen-Kombination (Devise: Ausbauen): Welche Stärken Ihres Unternehmens passen zu welchen Chancen? Wie können Sie Ihre Stärken nutzen, um Chancen zu ergreifen?
  • Stärken-Risiken-Kombination (Devise: Absichern):Welche Stärken helfen Ihnen dabei, bestehende Risiken zu minimieren? Wie setzen Sie die Stärken dafür ein? 
  • Schwächen-Chancen-Kombination (Devise: Aufholen): In welchen Bereichen ergeben sich Chancen, wenn Sie an Ihren Schwächen arbeiten? Ist es möglich derzeitige Schwächen so anzugehen, dass sie sich zu Stärken entwickeln?
  • Schwächen-Risiken-Kombination (Devise: Vermeiden): Wie sichern Sie Ihr Unternehmen vor Problemen ab, die bei Eintritt der Risiken auftreten oder sich verstärken könnten?

In der Regel werden diese Fragen für jeden Geschäftsbereich separat beantwortet und anschließend zu einer Matrix für das gesamte Unternehmen zusammengeführt. Aus den zahlreichen Teilaspekten, lässt sich eine Gesamtstrategie entwickeln. Hierbei helfen folgende Leitfragen:

  • Welche Geschäftsfelder sollen künftig wachsen?
  • Werden neue Geschäftsfelder angestrebt? Wenn ja, welche?
  • Gibt es Bereiche, in denen die Geschäftstätigkeit eingestellt werden soll?
  • Welche Absatz- und Produktionswege wollen Sie nutzen?

Gleichen Sie diese Erkenntnisse auch mit Ihrem Leitbild ab.

Analyse der Personalarbeit

Die Entwicklung einer Unternehmensstrategie sollte mit einer Analyse der Personalarbeit einhergehen. Schließlich wird für die Realisierung der Ziele eine ausreichende Anzahl an Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern mit der richtigen Qualifikation benötigt. Ein gründlicher Blick auf Ihre aktuelle und zu erwartende Personalsituation schließt folgende Aspekte ein:

  • Personalstruktur
  • Rekrutierungsprozess
  • Mitarbeiterbindung
  • Weiterbildungsmaßnahmen

Analyse der Personalstruktur

Um sicherzustellen, dass auch zukünftig das passende Personal für Ihre Pläne zur Verfügung steht, benötigen Sie zahlreiche Informationen über Ihre aktuelle Personalsituation. Einen ausführlichen Fragebogen mit dem Sie diesen Überblick erhalten, finden Sie in der Handlungsempfehlung "Interne Unternehmensanalyse".

Im Rahmen dieser Analyse ist es erforderlich, dass Sie den Ist-Zustand Ihrer Personalstruktur erfassen und ihn in die Zukunft fortschreiben. Hier ist auch die Altersstruktur Ihrer Belegschaft ein wichtiger Faktor. Zur Kür gehört, dass Sie voraussichtliche Ein- und Austritte verzeichnen und mit verschiedenen Annahmen und Szenarien über die künftige Unternehmensentwicklung arbeiten. In Verbindung mit einem Überblick über die Kompetenzen Ihrer Beschäftigten können Sie prüfen, wo und wann kurz-, mittel- und längerfristig Personalengpässe auftreten könnten. Das Instrument dafür ist die Personalbedarfsplanung.

Kennen Sie Ihre Personalsituation und Ihren Personalbedarf, haben Sie Anhaltspunkte, wie Sie Ihre Fachkräftebedarfe am besten sichern: vom externen Arbeitsmarkt, durch die Weiterbildung Ihres Personals oder durch die Bindung der Beschäftigten.

Analyse des Rekrutierungsprozesses

Erreichen Sie mit Ihren bisherigen Personalbeschaffungsmaßnahmen Ihre Wunschkandidatinnen und -kandidaten? Einen Fragebogen dazu finden Sie in der  Handlungsempfehlung "Interne Unternehmensanalyse"

Tipps:

  • Fassen Sie auch Personengruppen ins Auge, die bisher bei Ihnen weniger im Fokus stehen.
  • Stimmen Sie die Rekrutierungskanäle auf Ihre Zielgruppen ab.
  • Steigern Sie Ihre Arbeitgeberattraktivität und kommunizieren Sie diese. Wie das geht, entnehmen Sie der Handlungsempfehlung Employer Branding.

Analyse der Mitarbeiterbindung

Um Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter möglichst lange im Betrieb zu halten, stehen Ihnen unterschiedliche Instrumente der Mitarbeiterbindung zur Verfügung. Angefangen bei einer Laufbahnplanung über Unterstützungsleistungen bei Kinder- und Angehörigenpflege bis hin zu Mitarbeitergesprächen. Wo es gegebenenfalls Verbesserungsmöglichkeiten gibt, können Sie mit Hilfe des Fragebogens in der Handlungsempfehlung "Interne Unternehmensanalyse" feststellen. Weitere Anregungen finden Sie in der Rubrik Fachkräfte binden.

Analyse der Weiterbildungsmaßnahmen

Ist Ihr Engagement in Sachen Weiterbildung und Personalentwicklung ausreichend, um Ihre Unternehmensstrategie umzusetzen? Entsprechen Ihre Weiterbildungsmaßnahmen den Bedarfen Ihres Unternehmens und den Bedürfnissen Ihrer Beschäftigten? Anregungen für die Qualifizierung Ihrer Fachkräfte finden Sie in der  Handlungsempfehlung "Interne Unternehmensanalyse" sowie in den Handlungsempfehlungen zum Thema Fachkräfte qualifizieren.

Strategische Personalarbeit

Unterstützt Ihre Personalarbeit Ihre Unternehmensstrategie? Stehen Ihre Personalstruktur, Ihre Maßnahmen zur Fachkräftesicherung und die persönlichen Einschätzungen Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Einklang?
Bei der Verzahnung von Personalarbeit und Unternehmensstrategie helfen Ihnen folgende Aspekte:

  • Über welche Maßnahmen der Personalarbeit (Fachkräfte finden, binden, qualifizieren) decken Sie derzeit quantitativ wie qualitativ Ihren Personalbedarf?
  • Sind diese Maßnahmen von Art und Umfang her Ihrer aktuellen Personalarbeit der Verfolgung und Umsetzung Ihrer Unternehmensstrategie förderlich?
  • In welchen Bereichen der Personalarbeit sind Sie bisher nicht oder kaum aktiv?

Eine ausführlichere Darstellung finden Sie im PDF. Auf dieser Grundlage ist es Ihnen möglich, Ihre Personalarbeit so auszurichten, dass sie Ihre Unternehmensziele bestmöglich unterstützt.

Weiterführende Informationen

Links

  • Handbuch für Organisationsuntersuchungen und Personalbedarfsermittlungen, herausgegeben vom Bundesministerium des Innern (PDF: 3,35 MB)
  • Darstellung der Vorgehensweise bei einer SWOT-Analyse mit Umsetzungsbeispielen; Zusammenstellung der RWTH Aachen mit weiterführenden Hinweisen (PDF: 480 KB)

Literatur

  • Meyer, J.-A. (Hrsg.) (2010): Strategien von kleinen und mittleren Unternehmen, Köln
  • Sattes, I, Brodbeck, H., Bichsel, A. (2001): Praxis in kleinen und mittleren Unternehmen. Checklisten für die Führung und Organisation in KMU, Zürich
  • Stocker, P. (2006): Die SWOT-Analyse: Stärken und Chancen maximieren sowie Schwächen und Gefahren minimieren. In: KMU-Magazin Nr. 7/2006 (PDF: 202 KB)

Mehr zu diesem Thema auf KOFA.de:

Personalbedarfsplanung

Durch eine regelmäßige Personalbedarfsplanung stellen Sie sicher, dass gegenwärtig und zukünftig ausreichend Personal zur Verfügung steht. mehr

Mitarbeiterbefragung

Eine Mitarbeiterbefragung lohnt sich für jedes Unternehmen. Lesen Sie hier welchen Effekt Befragungen für Ihr Unternehmen haben können und wie Sie sie durchführen. mehr

Personalkennzahlen

Hier erfahren Sie wie Personalkennzahlen Fachkräftesicherung und Fachkräftebindung erleichtern und den Erfolg Ihres Unternehmens sichern. mehr

Unternehmenserfolg durch gute Planung

Ein Beispiel aus der Maschinenbaubranche bestätigt: Rechtzeitig Mitarbeiter zu rekrutieren hat Einfluss auf den Unternehmenserfolg. mehr

Wer zufrieden ist, bleibt gerne

Langjährige Mitarbeiter haben oft Wissen aufgebaut, das Tenbrink viel wert ist. Das Unternehmen ermittelt regelmäßig ihre Zufriedenheit, um sie an sich zu binden. mehr

Mitarbeiterbefragung – oder das Streben nach Glück

Ein Kölner IT-Beratungs-Unternehmen darf sich nach einem Benchmark-Wettbewerb als „Bester Arbeitgeber Deutschlands“ bezeichnen. In einer Befragung hatten die Mitarbeiter dem Unternehmen Bestnoten ausgestellt. mehr

Studie Regionale Fachkräftesituation und Mobilität

Die KOFA-Studie zeigt: Stellenbesetzungsprobleme sind in Deutschland mittlerweile ein flächendeckendes Problem. mehr

Qualifizierung für die digitale Zukunft

Bereits ein Drittel aller Unternehmen beschäftigt sich hierzulande intensiv mit dem Thema Digitalisierung und ist sich der großen Bedeutung des Internets für ihre Geschäftsaktivitäten bewusst. mehr

Fachkräfteengpässe in Unternehmen 1/2016

KOFA-Studie Fachkräfteengpässe in Unternehmen 1/2016 - Berufe mit Aufstiegsfortbildung: Zwischen Fachkräfteengpässen und Digitalisierung mehr

Unternehmensmonitor Familienfreundlichkeit

Interview mit Dr. Oliver Stettes, Familienökonom im Institut der deutschen Wirtschaft Köln. mehr

Interview Unternehmensnachfolge

Jeder „Senior“ prägt sein Unternehmen. Dies gilt es für den Nachfolger zu berücksichtigen, rät Sibylle Stippler. mehr

Fachkräfteengpässe in Deutschland

Interview mit Dr. Susanne Seyda, IW-Ökonomin im Institut der deutschen Wirtschaft Köln. mehr

Dezember 2013 - Personalkennzahlen

Thema des Monats: Personalkennzahlen können Fachkräftesicherung und Fachkräftebindung erleichtern und so den Erfolg Ihres Unternehmens sicherstellen. mehr

Benchmark Personal

Sie möchten Ihre Stärken und Schwächen ausloten, um Ihre Personalpolitik weiterzuentwickeln? Nutzen Sie den interaktiven Unternehmensvergleich. mehr

August 2013 - Personalarbeit professionalisieren

Thema des Monats: Zunehmende Fachkräfteengpässe erfordern eine Personalarbeit mit Weitsicht. Das Fundament ist eine gründliche Analyse. mehr

Feedback geben